3. 1. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn
Kiểm tra là so sánh kết quả thực tế và tiêu chuẩn đã đƣợc xác định. Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần đƣợc thực hiện và thơng qua nó nhà quản trị có thể thu đƣợc những dấu hiệu cần thiết để theo dõi tiến trình cơng việc.
Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho kiểm tra là việc khơng đơn giản chút nào vì cịn phải cân nhắc rất nhiều vấn đề. Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu hơn nếu nó đƣợc kết nối với mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, đúng lúc và đƣợc chấp nhận. Cụ thể:
- Kết nối với mục tiêu mong muốn: Tức là mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức. - Khách quan: Chính là sự cơng bằng và không bị tác động bởi nhân viên do
những yếu tố các nhân.
- Đầy đủ: Bao gồm tất cả các hành vi và mục tiêu ƣớc muốn của tổ chức. - Đúng lúc: Kiểm tra cung cấp thông tin khi cần thiết nhất.
- Chấp nhận đƣợc: Hệ thống kiểm tra phải đƣợc cơng nhận là cần thiết và thích hợp.
Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lƣờng kết quả có thể đƣợc đặt ra dƣới các dạng khác
nhau:
- Bằng đơn vị số lƣợng vật chất: giờ công, ngày công, số lƣợng sản phẩm, phế phẩm
75
- Định tính: nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng, sự vui lòng của khách hàng, cải tiến uy tín của doanh nghiệp…
3.2. Đo lường và đánh giá sự thực hiện
Có thể và nên hình dung ra thành quả trƣớc khi nó đƣợc thực hiện để so chiếu với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thờị
Việc đo lƣờng chỉ dễ dàng nếu các tiêu chuẩn đƣợc xác định đúng đắn và thành quả của các nhân viên đƣợc xác định chính xác.
Việc đo lƣờng thành quả sẽ khó khăn đối với một số cơng việc. Ví dụ nhƣ đánh giá chất lƣợng phục vụ của phịng hành chính của phịng hành chính của doanh nghiệp, đánh giá uy tín của sản phẩm. Trong trƣờng hợp này địi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt các tiêu chuẩn gián tiếp nhƣ sự nhiệt tình và lịng trung thành của cấp dƣới, sự khâm phục của các bạn đồng nghiệp, thái độ của báo chí, dƣ luận cơng chúng…
3.3. Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra
- Mơ hình kiểm tra theo mối liên hệ ngược:
Đây là mơ hình kiểm tra truyền thống đƣợc bắt đầu bằng việc đo kết quả đầu ra đem so sánh tiêu chuẩn, để thực hiện tác động điều chỉnh đối với đầu vào của quá trình
nhằm đảm bảo đầu ra ở chu kỳ sau không bị ảnh hƣởng.
Tuy nhiên nhƣợc điểm lớn nhất của mơ hình này là sự chậm trễ về thông tin. Các thông tin thu đƣợc chỉ thuần tuý phản ánh các sự kiện xảy ra trong quá khứ. Tác động điều chỉnh chỉ đƣợc thực hiện sau khi đầu ra đã bị ảnh hƣởng.
Vịng phản hồi kiểm tra
76
Theo mơ hình này, chúng ta sẽ tìm hiểu và cập nhật những nguồn thơng tin có thể dẫn đến sai lệch ở đầu vào, tiến hành điều chỉnh ở đầu vào trƣớc khi đầu ra bị ảnh hƣởng.
Sử dụng mơ hình này chúng ta sẽ khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm của mơ hình kiểm tra theo mối liên hệ ngƣợc.
77
Tài liệu tham khảo:
- Nguyễn Thị Liên Diệp, Phạm Văn Nam, Quản trị học, NXB thống kê Hà Nội, 1996.
- Nguyễn Thanh Hội và Phan Thắng, Quản trị học, NXB Thống kê Hà Nội, 1999. - Đoàn Thị Thu Hà và Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Quản trị học, NXB Tài chính, 2002
TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THƠNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I
: Thụy An, Ba Vì, Hà Nội : (024) 33.863.050