3.1. Nhóm và sự hình thành nhóm
Nhóm làm việc là sự liên kết của 2 hay nhiều cá nhân có sự tác động qua lại với nhau và phụ thuộc lẫn nhau nhằm thỏa mãn những nhu cầu nào đó của các thành viên và cùng đạt tới những mục tiêu nhất định của cả nhóm.
59
Các thành viên của nhóm kết hợp với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu nhất định của nhóm nhƣng lại khơng phải là một phép cộng đơn thuần nhƣ 1 + 1 = 2. Bởi vì, khi có sự kết hợp giữa hai cá nhân trở lên để thực hiện một cơng việc nào đó thì ngồi sự sự kết hợp của những điểm mạnh của các thành viên nhóm cịn là sự kết hợp của những tính cách khác nhau, những tình cảm khác nhau của các thành viên đó. Vì nhóm là tập hợp của những ngƣời có các giá trị cá nhân riêng nhƣng để thực hiện một mục tiêu chung thì nhóm cần có các giá trị riêng của nhóm để làm chuẩn mực cho các thành viên của nhóm và làm cho nhóm này khác với các nhóm khác. Các giá trị đó đƣợc gọi và văn hố nhóm. Lúc này có thể diễn ra tình trạng văn hố nhóm khác hoặc khơng phù hợp với văn hố của một thành viên nào đó trong nhóm. Tuy nhiên, nhóm làm việc hiệu quả thƣờng có các giá trị cá nhân tƣơng đồng với các giá trị của nhóm ở một mức độ nhất định.
Một nhóm hoạt động tốt là nhóm mà các thành viên cùng hiểu rõ mục đích và nhiệm vụ của nhóm cũng nhƣ của từng cá nhân trong nhóm để có thể phối hợp giúp từng thành viên thành cơng và cả nhóm thành cơng. Một nhóm làm việc tốt cần có 3 điều kiện quan trọng đó là:
- Tập hợp các tài năng cá nhân: Đây là một điều kiện hết sức quan trọng vì năng
lực làm việc của từng cá nhân, kiến thức và trình độ của từng cá nhân có một ý nghĩa hết sức quan trọng đóng góp vào sự thành cơng của một nhóm.
- Có cùng một viễn cảnh tương lai: Để các cá nhân tài năng cùng làm việc tốt với
nhau cần xác định một hƣớng đi chung và giúp từng thành viên hiểu rõ viễn cảnh tƣơng lai của nhóm để mọi nguời cùng hƣớng tớị Trong một số trƣờng hợp, khi viễn cảnh tƣơng lai của các thành viên nhóm là khác nhau thì sẽ dẫn đến tình trạng mỗi ngƣời đi theo một hƣớng và sức mạnh của nhóm sẽ bị giảm đi rất nhiềụ
- Có một người lãnh đạo giỏi: Một cá nhân lãnh đạo giỏi sẽ có sức thuyết phục và
lơi cuốn rất lớn nhờ đó mà có thể tập hợp đƣợc sức mạnh của các cá nhân trong nhóm. Hơn nữa, ngƣời lãnh đạo giỏi sẽ có khả năng tác động đến các thành viên trong nhóm
và hƣớng dẫn họ đi theo một hƣớng nhất định, tránh các tác động ngƣợc chiềụ Ngƣời lãnh đạo giỏi sẽ khuyến khích và động viên đƣợc các cá nhân phát huy hết thế mạnh của mình để thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu chung của nhóm một cách hiệu quả nhất trong sự phối hợp với các cá nhân khác trong nhóm.
60
Năng lực Có thể bạn đã nghe nói đến câu này: “một dây xích chỉ mạnh bằng một
mắt xích yếu nhất”. Điều đó chắc chắn áp dụng cho nhóm làm việc. Một nhóm hiệu quả phải bao gồm những ngƣời có những năng lực quan trọng cho nỗ lực chung.
Mỗi ngƣời là một mắt xích trong chuỗi dây xích năng lực, có tài năng, kiến thức, kinh nghiệm, bí quyết kỹ thuật để thực hiện công việc. Bất kỳ năng lực nào yếu kém đều phải đƣợc củng cố - điều mà hầuhết các nhóm phải học cách làm khi họ muốn tiến lên phía trƣớc. Nếu thiếu vắng bất kì năng lực cần thiết nào, chúng phải đƣợc bổ sung.
Mục tiêu chung rõ ràng
Hầu nhƣ không thể thành cơng khi các thành viên trong nhóm khơng thể truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng. Và hịan tịan khơng thể thành cơng khi chính các nhà điều hành bảo trợ nhóm lại khơng rõ ràng và chắc chắn về nhƣng gì mà họ muốn thực hiện.
Mục tiêu thuyết phục
Việc xác định rõ ràng về mục tiêu của nhóm là điều quan trọng nhƣng vẫn chƣa đủ. Mục tiêu cịn phải có sức thuyết phục. Mọi ngƣời phải nhìn nhận mục tiêu đó là khẩn cấp, tối quan trọng và xứng đáng nổ lực. Thiếu mục đích thuyết phục, một số thành viên sẽ không đặt mục tiêu cá nhân của họ sau mục tiêu của nhóm. Họ sẽ khơng chia sè với nhóm hay mục đích của nhóm.
Tận tụy với mục tiêu chung
Sự hiểu biết chung về mục tiêu là điều cực kỳ quan trọng, nhƣng một nhóm thực sự hiệu quả còn phải tiến xa hơn một bƣớc. Họ phải có các thành viên tận tâm với mục tiêu đó. Có sự khác biệt lớn giữa sự thơng hiểu và tận tâm. Việc thông hiểu đảm bảo rằng mọi ngƣời biết đƣợc định hƣớng mà mọi ngƣời nên làm, cịn sự tận tâm thơi thúc họ làm việc và tiếp tục khi gặp khó khăn.
Bản chất của nhóm là sự cam kết chung đối với việc đạt đƣợc mục tiêụ Điều này có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm phải xem mục tiêu là điều rất quan trọng và xứng đáng để nổ lực. Trong hầu hết mọi trƣờng hợp, sự tận tâm xuất phát từ ý thức sở hữu mục tiêu và có trách nhiệm liên đớị Sau đây là một số điều mà bạn có thể làm để tăng cƣờng sự tận tâm:
1) Giữ cho nhóm có quy mơ nhỏ. Có một mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa quy mô
61
2) Bố trí các thành viên trong nhóm tương tác cùng nhaụ Mọi ngƣời cần gặp
gỡ và tƣơng tác với các thành viên khác trong nhóm thƣờng xuyên. Điều này đƣợc thực hiện tốt nhất khi họ đƣợc bố trí trong phạm vi gần gũị
3) Cơng nhận nổ lực và thành quả. Hãy đảm bảo rằng nhóm và các thành viên
trong nhóm đƣợc cơng nhận xứng đáng về thành cơng của mình.
4) Hãy nhớ rằng sự tận tâm thường phát triển và mạnh mẽ thêm theo thời
gian khi nhóm xúc tiến cơng việc của mình. Vì thế nếu ban đầu chƣa có sự tận tâm
đó, hãy kiên nhẫn.
Mọi thành viên đều đóng góp và được hưởng lợi
Việc thực hiện công việc phụ thuộc vào sự đóng góp của mọi ngƣời để tiến đến mục tiêụ Nếu các thành viên trong nhóm muốn có giá trị thì họ phải tìm kiếm nó thơng qua cơng việc thực tế. Điều đó có nghĩa là khơng chấp nhận những thành viên khơng đóng góp nổ lực chung với nhóm.
Điều đó khơng có nghĩa là một thành viên đều sử dụng một lƣợng thời gian nhƣ nhau cho các họat động của nhóm. Trƣởng nhóm cũng phải làm công việc thực sự, kể cả chia sẽ những cơng việc khó chịụ họ khơng thể vừa là thành viên trong nhóm lại vừa là sếp và giao hết cơng việc cho ngƣời khác.
Vì thế trong chừng mực nào đó có một chút mơ hồ về vai trị của ngƣời trƣởng nhóm: họ vừa phải giữ trách nhiệm lãnh đạo trong một số thời gian và giữ vị trí thành viên nhóm trong thời gian cịn lạị
Vì mỗi thành viên phải đóng góp vào cơng việc của nhóm, nên mỗi thành viên cần nhận đƣợc lợi ích rõ ràng. Những lợi ích này có thể xuất hiện dƣới nhiều hình thức: phần thƣởng tinh thần do làm công việc thú vị và ý nghĩa, kinh nghiệm học hỏi có lợi cho nghề nghiệp trong tƣơng lai, hay tiền thƣởng. Thiếu lợi ích rõ ràng, các cá nhân sẽ khơng đóng góp hết phần.
Mơi trường khuyến khích
Nhóm phụ thuộc vào tổ chức ở một mức độ nào đó về nguồn lực, thơng tin và sự hỗ trợ. Mức độ mà tổ chức tỏ ra khuyến khích, bàng quan hay thù địch với nhóm và mục tiêu có tác động đến sự hiệu quả của nhóm. Cần xem xét các yếu tố mơi trƣờng sau đây:
Hỗ trợ của cấp lãnh đạo Sự hỗ trợ này đảm bảo nguồn lực và giúp nhóm có thể tuyển chọn đúng ngƣờị Sự hỗ trợ này cịn giúp tránh khỏi tình trạng các phịng ban và
62
nhà quản lý đầy quyền lực vì một lý do nào đó có chiều hƣớng làm tê liệt nỗ lực của
nhóm.
Cơ cấu khơng nặng nề về thức bậc. Làm việc theo nhóm sẽ có khả năng thành công hơn nếu tổ chức không họat động theo một cơ cấu thứ bậc cứng nhắc.
Cơ chế khen thưởng phù hợp.
Kinh nghiệm làm việc theo nhóm. Nhóm đƣợc hƣởng lợi khi cơng ty của họ và các thành viên cá nhân có nhiều kinh nghiệm làm việc theo nhóm.
Phù hợp với mục tiêu của tổ chức
Sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức nhằm chỉ sự phối hợp kế họach, nỗ lực và khen thƣởng tƣơng ứng với mục tiêucao nhất của tổ chức. Trong một tổ chức có sự phù hợp này, mọi ngƣời hiểu đƣợc cả mục tiêu của tổ chức lẫn mục tiêu của bộ phận mình. Nhóm cần có sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức, các thành viên của nhóm nên có mục tiêu tƣơng ứng với mục tiêu cao hơn của tổ chức thơng qua nhóm của mình. Nổ lực của mọi ngƣời cũng nên tƣơng ứng với mục tiêu chung thông qua cơ chế khen thƣởng.
3.3. Lãnh đạo theo nhóm
Khi làm việc trong nhóm, các thành viên của nhóm có các nỗi sợ nhƣ sợ bị từ chối, sợ bị coi là lố bịch hoặc sợ bị điều khiển. Trong khi đó, từng thành viên trong nhóm lại có những nhu cầu khác nhau nhƣ nhu cầu đƣợc nhận biết, nhu cầu gây ảnh hƣởng và nhu cầu đƣợc tơn trọng. Từ các nhu cầu và nỗi sợ đó, mỗi thành viên khi làm việc nhóm thƣờng thể hiện những hành vi tích cực hoặc tiêu cực rất khác nhau nhƣ xây dựng đồng minh hoặc tranh cãi dành phần thắng, sáng tạo và chia xẻ các ý tƣởng mới hoặc dựa dẫm và che dấu thơng tin, tích cực xây dựng nhóm hoặc lảng tránh rút lui khỏi nhóm. Là một ngƣời lãnh đạo nhóm, cầnphải hiểu nhu cầu và các nỗi sợ của từng thành viên trong nhóm để đánh giá và giải thích các hành vi của họ và có biện pháp tác động để điều chỉnh các hành vi đó sao cho có lợi nhất cho sự phát triển lâu dài của nhóm làm việc và đem lại lợi ích cho tổ chức. Hay nói cách khác, việc quan sát và đánh giá, phân tích các hành vi của từng cá nhân trong nhóm là hết sức cần thiết đối với các nhà lãnh đạo nhóm.
Các hành vi có hiệu quả khi làm việc nhóm có thể kể đến nhƣ:
63
- Làm rõ các ý kiến và các dự định của mình, tránh đƣa ra những ý kiến hoặc thơng tin khó hiểu
- Kiểm tra tính thực tiễn của các thơng tin và tìm cách liên kết các ý kiến khác nhau của các thành viên trong nhóm
- Khuyến khích từng thành viên đóng góp cho sự phát triển của nhóm
- Tơn trọng sự đóng góp và ý kiến của mọi thành viên nhóm
Các hành vi khơng hiệu quả khi làm việc nhóm là những hành vi chỉ tơn trọng và đề cao cá nhân nhƣ:
- Hiếu thắng, không lắng nghe ý kiến của ngƣời khác
- Lấn án ngƣời khác bằng các hành vi áp đảo hoặc gây ảnh hƣởng
- Khoe khoang, thích thể hiện mình
- Lảng tránh hoặc chỉ chuyên gây mâu thuẫn trong nhóm - ...
Từ những hành vi không hiệu quả và có hiệu quả khi làm việc nhóm trên đây, chúng ta có thể tóm tắt một số các nhân tố cản trở tính hiệu quả của nhóm làm việc nhƣ
sau:
- Lãnh đạo nhóm có năng lực hạn chế
- Nhóm khơng có mục tiêu làm việc rõ ràng và các thành viên nhóm khơng hiểu
giống nhau về mục tiêu đó
- Mục tiêu của các cá nhân trong nhóm là khơng tƣơng đồng
- Việc đánh giá kết quả cơng việc của các thành viên trong nhóm là khơng cơng bằng, thuởng phạt là không hợp lý
- Tính năng động và cởi mở của các thành viên trong nhóm thấp - Qui mơ của nhóm là q lớn hoặc
- Nhóm thiếu sự ủng hộ của cấp trên và lãnh đạo trong tổ chức.
Ngƣợc lại với các yếu tố cản trở trên thì các nhà lãnh đạo cũng dễ dàng có thể nhận ra những yếu tố thành cơng của nhóm là:
- Các thành viên trong nhóm hiểu biết và tơn trọng nhau
- Hiểu rõ điểm mạnh và điểm đặc biệt của nhóm cũng nhƣ của từng thành viên
trong nhóm
- Các thành viên trong nhóm cùng chia xẻ các giá trị để có thể kết hợp tốt lợi ích
64
- Nhóm chọn đƣợc ngƣời lãnh đạo phù hợp có khả năng tạo ra sự cộng hƣởng của
các thành viên trong nhóm
Nhƣ vậy, để có thể có một nhóm làm việc hiệu quả, vai trị khơng chỉ dừng lại ở ngƣời lãnh đạo nhóm mà cịn tuỳ thuộc vào các thành viên trong nhóm. Muốn có nhóm
thành cơng, các nhà lãnh đạo nhóm cần:
- Xác định rõ mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu của nhóm
- Tạo ra nhiệt huyết của các thành viên và những ngƣời có liên quan đến việc thực hiện mục tiêu của nhóm
- Tơn trọng sự khác nhau của mỗi thành viên trong nhóm và biết cách phát huy các điểm mạnh của từng thành viên
- Coi trọng sự hỗ trợ và hợp tác lẫn nhau
- Đào tạo cách thức làm việc nhóm cho các thành viên
- Có chính sách và qui trình làm việc trong nhóm rõ ràng, cơng khai và tạo mơi trƣờng làm việc hiệu quả trong nhóm
Bên cạnh sự nỗ lực của lãnh đạo nhóm, các thành viên của nhóm cần:
- Hiểu mình, hiểu ngƣời
- Quản lý tốt bản thân
- Phát triển kỹ năng giao tiếp tốt, biết lắng nghe và chia xẻ - Phát triển kỹ năng thƣơng lƣợng tốt
- Biết cách làm việc vì mọi ngƣời và vì tập thể.