I. Mục tiêu và phương hướng của công ty đối với hoạt động nhập khẩu linh kiên
2. Kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy trong năm 2004
+ Qua phân tích thực trạng tình hình tiêu thụ xe máy tại công ty trong năm vừa qua, phòng kinh doanh đã có kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy phục vụ sản xuất kinh doanh như sau:
Tên hàng Nước nhập khẩu Ngày nhập khẩu Số lượng (bộ)
1. Động cơ máy tay ga và các chi tiết điện Hàn quốc 23/12/2004 15000 2.Bộ linh kiên trừ động cơ va chi tiết điện Hàn quốc 10/09/2004 18000
Tổng cộng 33000
3. Động cơ m áy trung quốc và chi tiết điện Trung qu ốc 25/5/2004 30000 4.Linh kiện trừ động cơ v à chi tiết đi ện Trung qu ốc 02/02/2004 15100
Tổng cộng 45100
3.Bố trí nhân sự chuẩn bị cho hoạt động nhập khẩu của công ty:
Sau khi đã có kế hoạch nhập khẩu linh kiện xe máy, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiếp hành công việc bố trí nhân sự để thực hiện hoạt động nhập khẩu, việc bố trí nhân sự đòi hỏi phải căn nhắc kĩ lưỡng và phân công việc rõ ràng cho từng cán bộ nghiệp vụ thông thường trong một thương vụ nhập khẩu công ty thường bố trí 5 nhân sự cho hoạt động này cụ thể như sau:
Công việc Số lượng
Đàm phán 2
Giao nhận hàng 2
Kiểm tra hàng 1
Tổng cộng 5
4.Lựa chọn nhà cung cấp:
Việc lựa chọn đối tác knh doanh phù hợp là rất quan trọng, nếu làm tốt khâu này sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian giao dịch đàm phán, giảm bớt các khoản chi phí không cần thiết, đông thời việc ký kết hợp đông cung nhanh chống đạt hiệu quả.
A.Lựa chọn thương nhân giao dịch truyền thống trên thị trường mục tiêu: + Việc duy trì và cũng cố mối quan hệ buôn bán với bạn hàng củ luôn là hướng ưu tiên hàng đầu của công ty. Khi làm ăn lâu dài với bạn hàng củ có rất nhiều ưu điểm: bảo đản sự ổn định của người cung cấp đặt biệt trong những thời điểm thị trường xe máy biến động về giá cả thì nhà cung cấp bao giờ cung ưu tiên cho bạn hàng truyền thống của mình, điều này sẽ giảm cho công việc nghiên cứu tiềm hiểu nhà cung cấp, giảm các chi phí giao dịch, đàm phán đơn giản hơn và tiết kiệm được thời gian.
+ Với những lợi thế như vậy công ty phải thường xuyên theo dõi quá trình thực hiên hợp đồng nhập khẩu của các nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả làm ăn của họ, từ đó nên tiếp tục duy trì và mở rộng buôn bán với nhà cung cấp đó hay không.
+ Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ là một công ty xuất nhập khẩu lớn tại miền trungcó uy tín hợp tác cùng một lúc với nhiều nhà cung ứng. Riêng đối với mặt hàng xe máy công ty nhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc và Hàn Quốc.Hiện nay nhà cung ứng nước ngoài mà công ty nhập linh kiện về lắp ráp trong nước là tập đoàn xe máy LIFAN và chiếm độc quyền với nhãn hiệu của chính nhà cung cấp và một số nhà cung cấp khác như: LONCIN, MIXING, ngoài ra công ty còn cung ứng từ các nhà cung ứng khác như: DAELIM, DAEHAN. Đối với nhập khẩu mặt hàng nào thường gắn liền với từng thị trường cụ thể. Vì vậy việc duy trì mối quan hệ với bạn hàng củ đồng thời công ty cũng không coi nhẹ việc nghiên cứu tìm hiểu bạn hàng mới là cần thiết tại công ty. Bởi vì muốn hoạt đông sản xuất kinh doanh đ ạt hi ệu quả cần phải có những nguồn hàng cung cấp dự phòng, những chào hàng giá mới, những quan hệ mới để công ty không phải lệ thuôc và một số khách hàng nhất định, công ty phải chủ động hơn trong việc nhập khẩu, hiện nay với sự phát triển của nghành công nghệ thông tin do đó mà công ty sẽ có rất nhiều nguồn thông tin để
kiếm bạn hàng mới: có thể qua mục quản cáo trên kên truyền hình, các tạp chí kinh tế, the saigon times… hoặc tham khảo một số ý kiến của đồng nghiệp, ý kiến của một số chuỵên gia kinh tế. Một hình thức đuợc xem là khá phổ biến là tham dự hội chợ quốc tế, hội chợ này sẽ tập trung nhiều doanh nhân rất thuận lợi cho việc tìm kiếm đối tác mà không nhất thiết phải đến đó. Chỉ cần gọi điện hoặc fax qua công ty họ. Để việc lựa chọn khách hàng mới đạt hiệu quả công ty cần tiến hành các bước sau:
Bước 1:
+ Loại bỏ ban đầu : công ty cùng một lúc có thẻ nhận nhiều thư chào hàng từ nhà cung cấp khác nhau ,từ đó thông qua một số chỉ tiêu cơ bản công ty loại bỏ ban đầu những thư chào hàng không đáp ứng nhu cầu của công ty để tránh mất thời giang và chi phí do tìm hiểu sâu hơn các tiêu chuẩn như : Khách hàng ở xa khi công ty chưa bao giờ quan hệ mua bán rủi ro cao trong công tác vận chuyển giá chào hàng cao
Bước 2: Đánh giá chào hàng trước khi chọn hàng thông qua một số chỉ tiêu cụ thể như thời gian giao hàng khả năng cung cấp tín dụng điều kiện thanh toán, uy tín chất lượng sản phẩm tiến hành đánh giá đơn chào hàng thông qua sơ tuyển có nhiều cách như ướt lượng chủ quan theo ý kiến của công ty hoặc lấp bảng so sánh chi tiết hoặc cho điểm theo từng chỉ tiêu.
Khách hàng cung ứng mặt hàng linh kiện xe máy:
Khách hàng
Tiêu thức Doanh nghiệp 1 Doanh nghiệp 2 Doanh nghiệp 3
1.khả năng cung ứng Rất tốt Tương đối Rất tốt
2.giá cả và khả năng ưu đãi Cao Tương đối Cao
3.Năng lực tài chính Mạnh Mạnh Mạnh
4.Tác phong kinh doanh Có uy tín trên 1/2 Tạm Uy tín trên ½
5.Thuận tiện trong giao dich. Thuận tiện Thuận tiện Thuận tiện
Thang điểm được xây dựng như sau:
♦ Rất tốt : 4
♦ Khá cao: 3
♦ Tương đối: 2
♦ Tạm: 1
Ghi chú: DN1:Hợp tác xã “CHUNG QUING MING XING MANY FACTUER.ltd.co” cung ứng linh kiện xe máy hiệu MING XING LIFAN(Trung Quốc)
DN2:Tập đoàn “CHONG QUING ZONGSHEN MOTORCYCLE GROUP” cung ứng linh kiện xe máy ZONGSHEN(TRUNGQUỐC)
DN3: Tập đoàn “HANSUN” cung ứng linh kiện xe máy HANSUN Đánh giá khách hàng cung ứng linh kiện lắp ráp xe máy
Tiêu thức Hệ số DN1 DN2 DN3
1. Khả năng cung ứng hàng 3 4 2 4
2.Giá cả và ưu đãi khác 3 4 2 4
3.Thuận tiện trong giao dịch 2 3 3 3
4.Năng lực tài chính 1 4 1 4
Tổng cộng 38 20 38
Qua bảng trên ta thấy hai doanh nghiêp (DN1) &(DN3) vẫn chiếm số điểm cao nhất là 38 điểm .(DN) chỉ 20 điểm . Vậy hai nhập khẩu chủ lực của công ty hiện nay là (DN1) và (DN3).tuy nhiên không có nghĩa là công ty không nhập khẩu linh kiện xe máy của doanh nghiệp 2 mặc dù tổng số điểm thấp hoặc từ các nguồn cung cấp khác để có thể đáp ứng một cách tố nhất yêu cầu của thị trường nôi địa :
4. Xác định qui mô thời điểm nhập khẩu cụ thể : Trong năm 2004 QU
Ý Tên hàng Nươc nhập khẩu Số lượng (bộ)
I Linh kiện xe máy trung quốc trừ động cơ
và chi tiết điện Trung quốc 15100
II Động cơ xe máy và chi tiết điện Trung quốc 30000
III Bộ linh kiện trừ động cơ và chi tiết điện xe máy hàn quốc
Hàn quốc 18000
IV Động cơ xe may tay ga + các chi tiết điện Hàn quốc 15000 4.1. Định hưóng giao dịch đàm phán kí kết hợp đồng :
Quá trình giao dịch là một khâu quan trọng trước khi hai bên tiến hành kinh doanh ,thông qua giao dịch đàm phán công ty sẽ nắm bắt được các thông ty cần thiết và đối với đối tác nước ngoài họ cũng đánh giá công ty qua các lần giao dịch .vì vậy quá trình giao dịch không những thu được những thông tin cho công ty mà tạo được nhận thức tốt về công ty của đối tác nước ngoài .và để đạt được mục tiêu chủ yếu của quá trình giao dịch đàm phán tức là đạt được sự thống nhất về các điều kiện giao dịch của mỗi bên thì doanh nghiệp cần phải cố gắn tao ra được một cuộc giao dịch của mỗi bên thì doanh nghiệp cần phải cố gắn tạo ra được một cuộc giao dịch đàm phán mua bán có hiệu quả trên cơ sở thõ mãn nhu cầu của nhau .chính vì vậy bên cạnh những chuẩn bị kỷ lưỡng các nội dung giao dịch, thì vấn đề các hình thức đàm phán có hiệu quả cũng là một vấn đè quan trọng dẫn đến thành công trong doanh nghiệ ma doanh nghiệp cần chú trọng
4.2. Công tác giao dịch , đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu linh kiện xe máy tại công ty:
+ Công tác giao dịch đàm phán:
Công ty là một doanh nghiệp rất có uy tín được nhiều khách hàng ngoài nước tín nhiệm , các khách hàng phần lớn đã có quan hệ lâu dài, tin cậy nên việc đàm phán ký kết hợp đồng nhìn chung không có gì khó khăn. Tuỳ vào từng điều kiện mà công ty linh hoát sử dụng các hình thức giao dịch đàm phán cho phù hợp
Trong công ty trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu được giám đốc uỷ quyền thực hiện các giao dịch , công ty giao dịch đàm phán chu yếu qua FAX, TELEX , thư tín …. Các hình thức giao dịch gặp mặt trực tiếp hầu như công ty ít sử dụng. Tuy nhiên trong trường hợpthật cần thiết và khẩn cấp để xác định một vài chi tiết nhỏ trong hợp đồng , công ty mới sử dụng điện thoại cho tiện lợi và nhanh chóng. Để thực hiện hoạt động nhập khẩu của mình công ty thường tiến hành giao dịch đàm phán như sau
Sau khi nắm bắt được nhu cầu của thị trường về mặt hàng linh kiện xe máy công ty tiến hành hởi giá cho một số đối tác có khả năng cung ưng một số mặt hàng linh kiện xe máy ma công ty cần nhập khẩu, đối tác ncung ứng sau khi nhận thư hỏi giá của công ty sẽ tiến hanh gởi cho công ty bảng báo giá của mình. Nhiều lúc đây la bước đầu tiên trong giao dịch, tức là đối tác chủ động gởi thư chào hàng cho công ty theo định kỳ . Khi nhận được thư chào hàng nếu chấp nhận công ty sẽ gửi đơn đặt hàng cho đối tác .nếu không chấp nhận hoàn giá với chào hàng công ty sẽ tién hành trả giá để thương lượng một số điều kiện giao dịch cho đến khi hai bên chấp nhận hoàn toàn nội dung của chào hàng thì công ty tiến hành đặt hàng .hai bên đi đến việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương
+ Chúng ta có thể thấy quá trình giao dịch của công ty ngày càng đơn giản và ngắn gọn hơn n.tuy nhiên công ty còn thụ động kinh doanh ,nguyên nhân là việc nắm bắt nhu cầu tiêu thụ xe máy trong tiêu thụ chậm trong đó việc cạnh tranh trên thị trường diễn ra ngày càng quyết liệt .mặt khác ,việc tìm hiểu thông tinthị trường nước ngoài của công ty rất hạn chế từ đó gây khó khăn cho công ty trong việc lựa chọn đối tác giao dịch ,mà phần lớn công ty chỉ quan hệ với khách hàng quen .vì vậy công ty đặt ra giải pháp cụ thể tạo năng động trong giao dịch , đàm phán nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh nhập khẩu linh kiện xe máy đạt hiệu quả cao
4.3 công tác kí kết hợp đồng :
Việc ký kết hợp đồng dưới hình thức một văn bản là một yêu cầu bắt buộc ,mặc dù đã có đơn đặt hàng ,chào hàng nhưng các điều khoản trong hợp đồng do bên mua và bên bán thoã thuận bàn bạc chi tiết nhằm làm cơ sở pháp lý cụ thể cho hoạt động mua bán và căn cứ cho việc xác định lỗi khi có tranh chấp trong khi thực hiệ hợp đòng .trong khi thực hiệ hợp đồng .trong công ty việc soạn thảo nội dung của hợp đồng nhập khẩu thường được thực hiện nhanh chóng ,theo mẫu sẵn nhân viên chỉ cần thay đổi một số điều khoản cho phù hợp với từng thương vụ
- Tuy nhiên, đối với những hợp đồng có giá trị lớn và quan trọng thì nhân viên tham khoả ý kiến của trưởng phòng kinh doanh và giám đốc và sau khi cả hai bên cùng thoã thuận và chấp nhận ký kết hợp đồng và hợp đồng này phải đảm bảo quyền lợi hai bên , phù hợp với các điều kiện đặt ra
4.3. Công tác tổ chức thực hiện: hợp đồng nhập khẩu linh kiện xe máy tại công ty + Sau khi ký kết hợp đồng công ty xác định rõ trách nhiệm , nội dung và trình tự công việc phải làm cho từng cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sau khi nhận công việc các cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ tiến hành công việc của mình như đã phân công theo sự chỉ đạo của phòng. Thông thường trình tự các khâu công việc trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty bao gồm các trình tự sau
A.Mở l/c : Ở công việc này cán bộ công ty đến ngân hàng ngoại thương tại việc nam (VCB) để mở l/c , sau khi ngân hàng cung cấp mẩu l/c in sẵn cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ tiến hành điền tất cả các nội dung cần thiết vào đơn xin mở l/c và nộp lại cho phòng nhập khẩu của ngân hàng ngoại thương kèm theo giấy tờ sau cho ngân hàng ngoại thương
- Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu hàng - Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá
1. Làm thủ tục hải quan: Sau khi nhận được vận đơn tàu đến công ty cử nhân viên phòng xuất nhập khẩu đến hải quan cảng tàu đến làm thủ tục nhận hàng. Trước
khi nhận hàng nhân viên công ty phải làm từ khai hải quan, tờ khai được làm theo mẫu nhân viên công ty chỉ điền theo các chi tiết trên tờ khai, sau khi hoàn thành việc khai báo nhân viên công ty sẽ nộp các chứng từ cần thiết theo yêu cầu của hải quan, và nộp thuế nhập khẩu. Sau khi mọi thủ tục hải quan đã hoàn thành nhân viên công ty sẽ tiến hành công việc nhận hàng.
A.Tổ chức công tác nhận hàng: Nhận hàng nguyên Contaner là nhân viên công ty đến hải quan xin giấy phép hải quan để kiểm tra hàng trong Contaner tại kho của công ty, sau khi được sự chấp nhận của hải quan thì nhân viên công ty đếm D/O có đóng dấu đến văn phòng đại lý tàu để lấy giấy phép xuất Container ra khỏi bãi sau khi kiểm tra tính nguyên vẹn của Container nhân viên công ty phải bố trí phương tiện vận chuyển để đưa container về kho hàng công ty, lúc này nhân viên cônng ty với cán bộ kiểm hoá hải quan áp tải Containe về kho hàng công ty. Sau khi hàng về đến kho của công ty sẽ bố trí công việc kiểm tra hàng hoá.
B.Tổ chức kiểm tra hàng hoá: đây là một công tác rất quan trong đối với công ty trong việc nhập khẩu hàng hoá. Thông thường do nhập khẩu với khối lượng lớn nên người bán ít chú tâm trong công tác giao hàng. Vì vậy hàng của công ty nhận dễ bị hao hụt về số lượng và một số chi tiết hàng không được đảm bảo chất lượng. Do đó công ty luôn giám sát toàn bộ quá trình giao hàng, khi phát hiện trong việc giao hàng có sự thiếu hụt, một số chi tiết không đảm bảo chất lượng thì nhân viên kiểm tra hàng lập biên bản giám định, làm biên bản kết toán với tàu nhờ các cơ quan hải quan xem xét và xác nhận làm căn cứ sau này.
C.Thanh toán tiền hàng: công ty khiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán do ngân hàng công thương việt nam cung cấp đến đúng như số tiền đã yêu cầu trong L/C. Việc thanh toán tiền hàng hoá đơn giản do công ty đã có tài khoảng ngoại tệ tại ngân hàng mở L/C. Sau khi thanh toán xong.