3.1.1. Tăng cường chuyên môn cho nhân viên
Cung cấp những chương trình đào tạo thích hợp sẽ có thể khắc phục được những tồn tại còn ở công ty và trở thành công cụ hiệu quả để nâng cao các kỹ năng cho nhân viên tư vấn đem lại hiệu quả và lợi ích cho công ty. Nó sẽ mang lại lợi ích cho việc phát triển cá nhân và tính chuyên nghiệp cho những nhân viên được đào tạo và công ty sẽ có lợi từ việc nâng cao năng suất lao động từ việc nâng cao kỹ năng mang lại.
Mỗi người có một phương pháp học khác nhau. Phương pháp đào tạo trong công ty phù hợp với đội ngũ tư vấn thiết kế sẽ giúp cho việc nâng cao hiệu quả tiếp thu và giảm chi phí đào tạo. Những mô hình đào tạo khác nhau dựa trên những phương pháp đào tạo khác nhau. Bảng dưới đây bao gồm một số phương pháp đào tạo được sử dụng trong mỗi một mô hình đào tạo.
Mô hình đào tạo Phương pháp đào tạo
Hướng dẫn Thực hành
Học qua mạng Sử dụng sáng kiến
Hội thảo Sử dụng sáng kiến/ phân tích
Quy nạp Nghe/ đặt câu hỏi
Theo dõi công việc Quan sát/ Đặt câu hỏi Thu thập kinh nghiệm Khám phá
Thảo luận Nghe/ Đặt câu hỏi
Học hỏi công khai Sử dụng sáng tạo/ khám phá Lớp học buổi tối Nghe/ đặt câu hỏi
Làm dự án Khám phá/ Thực hành
Hội thảo Xem xét/ Thưc hành
Mô phỏng Thực hành
Một số phương pháp đào tạo có thể tham khảo như:
Huấn luyện: Thông qua việc đưa ra một vấn đề hoặc nhiệm vụ với người quản lý, nhân viên có thể tìm được một giải pháp hoặc có được phương pháp làm việc tốt hơn. Ưu điểm: Chi phí thấp nếu tự thực hiện, cụ thể được nhu cầu kinh doanh của bạn.
Nhược điểm: Người quản lý cần biết dẫn dắt vấn đề, có thể tốn nhiều thời gian.
Học qua mạng: Nhân viên theo học trên mạng. Ưu điểm: Nhân viên tự học hỏi lẫn nhau một cách thích hợp nhất, chi phí thấp. Nhược điểm: Các khoá học thường là chung chung hơn là cụ thể đối với nhu cầu của công ty.
Các lớp học buổi tối: Tiến hành đào tạo thông qua việc tổ chức các lớp học buổi tối. Ưu điểm: Không ảnh hưởng đến công việc của nhân viên. Nhược điểm: Có thể ảnh hưỏng đến việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên, nhân viên có thể không hài lòng với việc tham gia các lớp học buổi tối và không thể tham dự
Thảo luận: Một nhóm nhân viên tự đào tạo lẫn nhau dưới sự giám sát của một huấn luyện viên – tham gia cụ thể là việc giảng giải, ví dụ như đưa ra các kỹ năng và phương pháp, xem xét lại cái gì có khả năng xảy ra, xem xét những thay đổi. Ưu điểm:
Nhân viên thực hành giải quyết vấn đề. Nhược điểm: Tốn thời gian, điển hình là mất ít nhất nửa ngày nếu như không nói là hơn nữa, có thể gây ảnh hưởng tới công việc của công ty nếu nhiều nhân viên tham dự cùng một lúc, tạo ra một khoản chi phí tốn kém nếu như bạn cử nhiều nhân viên tham dự hội thảo
Study leave: Nhân viên được trả một khoản về việc đã tham dự khoá học và đã nhận được cứng chỉ của khoá học. Ưu điểm: Cả nhân viên và công ty đều được lợi, có thể có một động cơ tuyển dụng tốt, trợ giúp về thuế có thể có giá trị đối với chi phí của khoá học. Nhược điểm: Có thể gây khó khăn cho việc đưa ra quyết định ai sẽ là người thích hợp.
Ngoài ra còn có rất nhiều hình thức đào tạo khác như: Introduction, Job shadowing, Cố vấn, networking seminar, học từ xa,…
nghề, công ty còn thực hiện đa dạng hóa các phương thức đào tạo: đào tạo tại chỗ, đào tạo kỹ sư mới vào làm bằng phương thức kèm cặp, cử cán bộ có năng lực kết hợp làm việc với chuyên gia nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm. Ngoài ra, Công ty cổ phần Thiên Khai còn thường xuyên tổ chức hoặc phối hợp tổ chức, cử cán bộ công nhân viên đi tham gia các khóa đào tạo nâng cao tay nghề đối với công nhân, đào tạo các lớp tư vấn giám sát đối với các kỹ sư và đào tạo về quản trị đối với các cán bộ quản lý, cán bộ tư vấn, cán bộ thiết kế,…
Hàng năm, công ty luôn dành cho công tác đào tạo một khối lượng kinh phí nhất định nhằm nâng cao năng lực trình độ của cán bộ công nhân viên, đồng thời với việc tiến hành đào tạo tại chỗ thông qua hình thức kèm cặp, chỉ dẫn kinh nghiệm của cán bộ lõu năm có kinh nghiệm cho cán bộ trẻ thì công ty cũng tiến hành gửi cán bộ, công nhõn tham gia các lớp tập huấn trung và ngắn hạn để cán bộ công nhân viên có thể kịp thời tiếp thu công nghệ mới vào sản xuất.
Theo thống kê từ năm 2008 đến năm 2012, kinh phí đào tạo của công ty đã đạt 500 triệu đồng, đào tạo cho công ty thêm 1 tiến sỹ, 2 thạc sỹ và hàng chục cán bộ kĩ sư, công nhân kĩ thuật của công ty. Nhìn chung, cùng với sự phát triển nhanh chóng của công ty thì nhu cầu đào tạo cũng tăng liên tục trong các năm với tốc độ đồng đều trong khoảng từ 15 – 20% mỗi năm. Trong những năm tới, nhận thấy sự cần thiết và quan trọng của chất lượng nguồn nhân lực của công ty nên công ty sẽ tiếp tục nâng cao kinh phí đào tạo, cử thêm các cán bộ kĩ sư còn trẻ đi đào tạo ở nước ngoài để sau này làm nền tảng, trụ cột trong chiến lược phát triển lâu dài của công ty.
3.1.2. Tạo động lực cho nhân viên
Động cơ thúc đẩy có thể giúp công ty tuyển dụng và giữ lại được những nhân viên có năng lực, trao thưởng cho công tác thực thi và hiệu suất làm việc. Động cơ làm việc có thể được xác định dựa trên cấp độ và sự kiên trì về sinh lực và sự cam kết trong việc thực hiện công việc được giao và các trách nhiệm đối với công việc để công việc được hiệu quả theo chiến lược của tổ chức.
Các công cụ khuyến khích nhân viên có thể là các khoản được trả bằng tiền và không phải bằng tiền. Ban hành quy chế lương cho từng bộ phận, từng đơn vị trên cơ sở hiệu quả công việc thực hiện để phát huy hết khả năng của cán bộ làm công tác chuyên môn, quản lý nhằm kích thích sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm. Có chính sách hợp lý để thu hút cán bộ có trình độ chuyên môn cao, quản lý tốt ở các đơn vị khác về làm việc lâu dài tại công ty.
• Đưa ra các mục tiêu và kết quả cụ thể
Các mục tiêu cá nhân được đặt ra dựa trên mục tiêu chung của toàn công ty một cách cụ thể giúp cho đội ngũ tư vấn thực hiện và đạt được những mục tiêu đó nhanh chóng và hiệu quả nhất. Các mục tiêu cụ thể có thể dựa trên những tiêu chí có sẵn và được xây dựng một cách hệ thống và bài bản như:
Mục tiêu về kinh tế: Hệ thống tiền lương và doanh thu theo sản phẩm, hệ thống thưởng doanh nghiệp hàng năm, quý, tháng, các chính sách về tài chính hoặc ưu đãi cho nhân viên với mức thưởng bằng tiền mặt hoặc hiện vật có giá trị về kinh tế.
Mục tiêu về vị trí: Các hệ thống cấp bậc, vị trí tương xứng và quá trình phát triển, quá trình nâng bậc được xây dựng rõ ràng, các cơ hội được mở rộng, minh bạch và công bằng trong đánh giá, lựa chọn. Cán bộ nhân viên có thể nhìn thấy được những con đường cần phải tiến lên từ đó xây dựng lộ trình công danh cá nhân rõ ràng để phấn đấu phát triển theo mục tiêu đã đề ra đó.
Mục tiêu về tinh thần: Các khen thưởng, tuyên dương được thực hiện khi các dự án hoặc hợp đồng được ký kết hoặc hoàn thành với chất lượng cao đúng hạn. Những tuyên dương hoặc đánh giá cao kết quả thực hiện công việc giúp nâng cao năng lực cá nhân không nhỏ đồng thời tạo động lực và hiệu quả trong công việc.
Khi công khai các mục tiêu và có một hệ thống đánh giá các kết quả đạt được dựa trên những mục tiêu đó giúp cho công ty cổ phần Thiên Khai giải quyết được phần nào những khó khăn trong quản lí nhân sự nội bộ công ty, thúc đẩy năng lực làm việc của đội ngũ tư vấn thiết kế, từ đó nâng cao được hiệu quả công việc thực hiện đem lại doanh thu và mức lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, doanh nghiệp và cá nhân đều có lợi và cùng xây dựng theo một mục tiêu lợi ích chung. Nhân viên sẽ có những hướng đi mang tính cá nhân thích hợp hơn với những mục tiêu đã vạch sẵn, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những chi phí phát sinh không cần thiết trong quản lí nhân sự.
• Tạo môi trường dễ chịu
Mục tiêu đề ra là đưa ra các quy tắc/ quy trình làm việc rõ ràng trong công ty đồng thời tạo môi trường dễ chịu để mọi nhân viên cảm thấy được phát huy hết năng lực. Môi trường trong công ty có thể hiểu là không gian làm việc, thái độ đồng nghiệp, những quy định quy chế trong công ty,… Tạo môi trường dễ chịu có thể sử dụng các biện pháp cụ thể như sau:
Xây dựng giá trị và văn hoá tốt cho công ty và truyền đạt cho nhân viên. Tôn trọng những đóng góp của nhân viên và ghi nhận những xlợi ích mà nhân viên đã đóng góp cho công ty bằng các hình thức khác nhau.
Giúp nhân viên hiểu được và phối hợp với nhau để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Tạo cho nhân viên cơ hội nêu ra những ý tưởng sán tạo cho sự phát triển của công ty và trao thưởng cho họ nếu đó là những ý kiến quý giá.
Tôn trọng sự khác nhau về đặc điểm cá nhân giữa các nhân viên trong công ty. Tìm hiểu thêm về những mong đợi của nhân viên và những lý do của họ khi quyết định làm việc cho công ty.
Quan tâm hơn nữa đến gia đình của nhân viên, tổ chức các sự kiện cho gia đình của họ có thể tham gia và giúp họ tìm hiểu thêm về công ty của bạn. Tổ chức các kỳ nghỉ và các nữa liên hoan cho gia đình của các nhân viên. Cho nhân viên thêm một số tiền thưởng đặc biệt như học phí cho con của họ…
3.1.3. Các biện pháp về tổ chức công ty
Các biện pháp về tổ chức công ty bao gồm hệ thống tuyển chọn, tuyển dụng, các cơ cấu phân bổ công việc, cơ chế nói chung,…
• Cơ chế về lương, thưởng, kiểm tra
Một hệ thống trao thưởng và khiển trách đủ công bằng, minh bạch sẽ có tác động thúc đẩy không nhỏ đội ngũ tư vấn thiết kế công ty. Các nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ hơn và hiệu quả hơn. Đặc biệt sự kết hợp giữa các quyết định về lương thưởng và các hình thức khích lệ khác như việc đóng góp cổ phần sẽ tăng sự gắn bó và trách nhiệm đối với đội ngũ tư vấn thiết kế xây dựng của công ty. Các hình thức thiết lập hệ thống trao thưởng gồm có:
- Thưởng một lần: Dựa trên kết hợp phần trăm lương và mức độ đội ngũ tư vấn thiết kế đạt được mục tiêu trong năm về số lượng, chất lượng thiết kế của dự án.
- Tăng lương: Dựa trên mức thực thi tổng thểm ví dụ: Đạt số lượng và chất lượng các dự án ở các mức trung bình, trên trung bình, khá, xuất sắc tương ứng với mức tăng lương 2%, 3%, 4%, 5%.
Công ty áp dụng chính sách tiền lương theo năng suất và hiệu quả kinh doanh trên cơ sở tính chất công việc và năng lực cán bộ. Lương của lực lượng lao động trực tiếp được trả theo phương thức khoán sản phẩm, theo sản lượng thực hiện để khuyến khích
người lao động hăng hái làm việc. Công ty còn áp dụng chính sách lương đãi ngộ đối với cán bộ làm chủ nhiệm dự án, chủ trì thiết kế, kỹ sư trưởng, tư vấn giám sát, kỹ sư làm việc ở vùng sâu, vùng xa. Tiền lương bình quân của cán bộ công nhân viên bao gồm: lương thời gian và lương năng suất, đạt 4.900.000 đồng/ tháng.
Bên cạnh chính sách thưởng theo quy định của luật thi đua khen thưởng của Nhà nước được thực hiện thường xuyên, có hệ thống cho cán bộ công nhân viên, Công ty còn khen thưởng cho các tập thể, cá nhân hoàn thành công việc vượt tiến độ, đảm bảo chất lượng, thưởng cho cá nhân có những sáng kiến, cải tiến kỹ thuật… Bảo hiểm và phúc lợi: Công ty đã thực hiện đầy đủ chế độ chính sách cho người lao động như chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho 100% cán bộ công nhân viên. Công ty cũng thường xuyên tổ chức các chương trình phúc lợi cho người lao động như tham quan, nghỉ mát, thi đấu thể thao ... sau những giờ làm việc căng thẳng, tạo niềm tin và động lực phấn đấu hết mình cho sự phát triển của Công ty.
Đồng thời việc xem xét trao thưởng cho nhân viên bằng việc chia cổ phần – tương ứng với số dự án đạt chất lượng cao càng tốt thì số lượng cổ phần càng nhiều, điều này nằm trong lợi ích về tài chính cho công ty để thực hiện và giá cổ phiếu sẽ tăng. Chính sách ưu đãi cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên: Nhằm tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên với Công ty và tạo động lực khuyến khích cho cán bộ công nhân viên làm việc, cho phép cán bộ công nhân viên được mua cổ phiếu của Công ty với giá ưu đãi khi chuyển sang cổ phần hóa. Trong việc xem xét trao thưởng phải kể đến việc thăng chức, đề bạt vị trí cao cho nhân viên, quan trọng là những hình thức và phương pháp này được thực hiện công bằng, minh bạch và được rộng rãi đội ngũ tư vấn thiết kế công ty chấp nhận.
• Xây dựng nhóm làm việc
Có thể xem xét những giai đoạn dưới đây trong việc phát triển nhóm làm việc trong công ty: Xem xét các tiến độ kinh doanh cho đến thời điểm đó và quyết định hướng đi. Đo lường việc thực thi trên thị trường đối với các đối thủ cạnh tranh của công ty, phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ họi và thách thức, nói chung được gọi là phân tích SWOT để xác định khoảng trống giữa vị trí mà doanh nghiệp đang ở và cái đích mà doanh nghiệp đang hướng tới. Phân tích mà doanh nghiệp cần và xem xét các điểm mạnh và điểm yếu nào mà cá nhân bạn đưa ra. Học hỏi các kỹ năng và tham vọng của nhân viên và xem xét các kỹ năng khó xác định hơn như là chất lượng lãnh đạo. Đưa ra các ưụ tiên về việc giành được các kỹ năng còn thiếu và phân tích sự thích hợp của các
việc bố trí lại các trách nhiệm để tạo ra một nhóm xác thực hơn là một nhóm các nhà quản lý riêng rẽ.Kiểm tra lại các khoảng trống về các kỹ năng. Xem xét những lựa chọn như là các nhà tư vấn, ngồn lực bên ngoài, nhân viên hợp đồng, vv với việc phân tích chi phí/ lợi nhuận.Thưc hiện việc tuyển dụng nhân viên thường xuyên – rất có thể đây là cách tốt nhất để lập kế hoạch tiên phong trong việc tuyển dụng cho các vị trí trong tương lai và lường trước những khoảng trồng về kỹ năng.
Với một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xây dựng như Công ty thì yếu tố con người đóng vai trò trung tâm, quyết định sự phát triển và lớn mạnh của Công ty.