2.1.3.1. Đặc điểm sản phẩm chính, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Ở công ty TNHH Đầu tư kỹ nghệ Trọng Trí Tín, sản phẩm kinh doanh chủ yếu là vật tư sản xuất thức ăn chăn nuôi như hương sữa, đạm, vitamin, bột ngô, bột huyết, hạt lúa mì, bột đậu tương, bột cá… đã đặt ra cho doanh nghiệp những vấn đề sau:
-Về điều kiện bảo quản lưu trữ: hàng hóa chủ yếu của doanh nghiệp đều là những sản phẩm cần điều kiện bảo quản ngặt nghèo về nhiệt độ, độ ẩm và chủ yếu là những sản phẩm rất dễ hư hỏng . Vì đó công ty đã tổ chức một bộ phận kho gồm 5 nhân viên chuyên việc bảo quản hàng đúng yêu cầu và đảm bảo chất lượng khi giao cho khách hàng. Hơn nữa việc lữu trữ hàng hóa của doanh nghiệp cũng cần phải có mặt bằng để lưu trữ đủ hàng hóa phục vụ cho nhu cầu kinh doanh.
-Về chi phí: điều kiện bảo quản hàng hóa khó khăn cung đặt ra cho doanh nghiệp vấn đề về quản lý chi phí lưu kho của hàng hóa. Đây cũng là một trong những lý do làm tăng chi phí của doanh nghiệp.
-Về vấn đề tiêu thụ: vì điều kiện bảo quản không được lâu dài cùng vấn đề chi phí mà doanh nghiệp gặp phải nên doanh nghiệp phải thực hiện những biện pháp rút ngắn thời gian lưu kho, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ. Hay nói cách khác là tiêu thụ hàng hóa càng nhanh càng tốt.
Ngoài ra, hoạt động của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào yếu tố thị trường và đặc biệt sự phát triển của ngành chăn nuôi trong nước. Trong những năm qua không khó để nhận ra sự phát triển của ngành chăn nuôi nhưng ngành chăn nuôi nước ta chưa phát triển ổn định và bộc lộ nhiều nhược điểm ảnh hưởng không nhỏ tới việc tiêu thụ của doanh nghiệp vì khó khăn trong khâu
dự báo thị trường. Hơn nữa, các doanh nghiệp Việt Nam trong cùng ngành đang phải cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp nước ngoài.
2.1.3.2. Quy trình tổ chức hoạt động kinh doanh
Hình 2.2. Quy trình tổ chức hoạt động kinh doanh
Mô tả quy trình tổ chức hoạt động kinh doanh:
(1) Phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh và lượng hàng còn tồn, bộ phận kinh doanh lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp đồng ý đơn đặt hàng thì lập hợp đồng hay thỏa thuận mua hàng với nhà cung cấp và báo với bộ phận kho về kế hoạch nhận hàng
(2) Bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho. Lập phiếu nhập kho và tiếp nhận hóa đơn, chứng từ liên quan từ nhà cung cấp. Chuyển phiếu nhập kho vào các chứng từ khác liên quan lên bộ phận kế toán.
(3) Bộ phận kế toán tiếp nhận giấy tờ kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ. Hạch toán và ghi vào các sổ kế toán có liên quan. (4) Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và xem xét
đơn đặt hàng. Nếu doanh nghiệp có thể đáp ứng thì thỏa thuận về việc giao hàng và ký kết hợp đồng nếu cần thiết. Báo bộ phận kho chuẩn bị hàng hóa
Nhà cung cấp Kho Khách hàng
Bộ phận kế toán Bộ phận kinh
(5) Khi nhận được yêu cầu của bộ phận kinh doanh thì chuẩn bị hàng hóa và đến ngày thì làm công tác xuất kho. Lập phiếu nhập kho chuyển lên bộ phận kế toán.
(6) Bộ phận kế toán thực hiện xuất hóa đơn cho khách hàng. Từ phiếu xuất kho tính toán và ghi sổ liên quan
(7) Bộ phận kế toán còn phụ trách kiểm tra đối chiếu công nợ và thực hiện thu tiền của khách hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
(8) Bộ phận kế toán (đặc biệt kế toán kho) định kỳ hoặc khi có yêu cầu thực hiện việc kiểm kho và đối chiếu sổ sách theo dõi ở bộ phận kho.