7. Kết cấu của đề tài
2.3. Các nhân tố của hệ thống KSNB ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống
2.3.4. Thông tin và truyền thông
Thơng tin và truyền thơng chính là điều kiện khơng thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngồi doanh nghiệp. Thơng tin cần thiết cho mọi cấp của một
tổ chức vì giúp việc đạt được các mục tiêu kiểm sốt khác nhau. Vì vậy nhà quản lý phải thu thập hoặc tạo ra và sử dụng thông tin phù hợp, có chất lượng có từ các nguồn cả bên trong và bên ngoài để hỗ trợ việc thực hiện chức năng của các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Truyền thơng là q trình cung cấp và chia sẻ, và thu thập thông tin cần thiết, được diễn ra liên tục và lặp đi lặp lại. Nó cho phép đơn vị chia sẻ những thông tin phù hợp và có chất lượng cả bên trong và bên ngồi đơn vị. Đồng thời, nó cũng cung cấp những thông tin cần thiết cho việc thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ (Dinapoli, 2007), (COSO 2013). Truyền thơng nội bộ là phương tiện mà thơng tin được phổ biến trên tồn đơn vị, theo cả chiều dọc và chiều ngang. Nó cho phép nhân viên nhận được thông báo một cách rõ ràng từ nhà quản lý cấp cao. Truyền thơng bên ngồi gồm hai hướng: nó cho phép truyền những thơng tin có liên quan từ bên ngồi vào đơn vị, và nó cung cấp thơng tin cho các đối tượng bên ngồi để đáp ứng theo yêu cầu.
Ba nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông được giới thiệu trong khuôn mẫu COSO 2103, bao gồm:
Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập (hoặc tạo ra) và sử dụng các thơng tin
phù hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của kiểm soát nội bộ.
+ Xác định yêu cầu về thông tin: Một quá trình được đưa ra để xác định các thông tin cần thiết và dự kiến sẽ hỗ trợ chức năng của các thành phần khác của KSNB và đạt các mục tiêu của đơn vị.
+ Thu thập các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngồi đơn vị.
+ Quy trình chuyển dữ liệu phù hợp thành thơng tin: Hệ thống thông tin xử lý và chuyển đổi phù hợp thành thông tin.
+ Duy trì chất lượng trong suốt quá trình: Hệ thống thông tin cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác đầy đủ, dễ tiếp cận, an toàn, được xác minh và lưu lại.
+ Xem xét mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích: Bản chất, số lượng và độ chính xác của thơng tin truyền đạt phải phù hợp và hỗ trợ để đạt các mục tiêu
Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần
thiết nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện chức năng kiểm sốt.
+ Truyền đạt thơng tin KSNB cho nhân viên: Một quá trình được đặt ra để truyền đạt thông tin cần thiết cho nhân viên hiểu và trách nhiệm KSNB của mình.
+ Truyền thông với Hội đồng quản trị: Truyền thông tồn tại giữa nhà quản lý và Hội đồng quản trị để cả hai có thơng tin cần thiết nhằm thực hiện tốt vai trò của họ đối với các mục tiêu.
+ Cung cấp kênh truyền thơng riêng biệt: ví dụ như đường dây nóng, hộp thư kín được đưa ra và phục vụ như là cơ chế dự phịng khi các kênh thơng thường không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả.
+ Lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp: Cần xem xét thời gian, người tiếp nhận và tính chất truyền thơng.
- Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngồi các
thơng tin liên quan đến các vấn đề ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng kiểm sốt nội bộ.
+ Truyền thơng cho các đối tượng bên ngồi: Qúa trình truyền đạt thông tin phù hợp và kịp thời cho các đối tượng bên ngoài bao gồm cả cổ đông, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp…
+ Cho phép truyền thông ngược lại: kênh truyền thông mở cho đối tượng bên ngoài cung cấp cho Nhà quản lý, Hội đồng quản trị thơng tin thích hợp.
+ Cung cấp kênh truyền thơng riêng biệt: ví dụ như đường dây nóng, hộp thư kín được đưa ra và phục vụ như là cơ chế dự phịng khi các kênh thơng thường không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả.
+ Truyền thông với Hội đồng quản trị: Thông tin phù hợp từ các đánh giá được tiến hành bởi các đối tượng bên ngoài được truyền đạt đến Hội đồng quản trị.
+ Lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp: Cần xem xét thời gian, người tiếp nhận và tính chất truyền thơng, u cầu và kỳ vọng về pháp lý, quy định.