7. Kết cấu của đề tài
3.4. Xây dựng thang đo và thiết kế bảng câu hỏi
Một bảng câu hỏi gồm 33 câu hỏi khảo sát tương ứng 33 biến quan sát đã được thiết lập (chi tiết các câu hỏi được trình bày chi tiết trong phụ lục 01 “Bảng câu hỏi”). Trong đó, có 27 câu hỏi tương ứng với 27 biến quan sát giải thích 5 thành phần nhân tố của hệ thống KSNB, 6 câu hỏi còn lại tương ứng với 6 biến quan sát giải thích cho tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Các biến nhân tố (thành phần) của KSNB trong các doanh nghiệp CBTS được xác định bằng bảng câu hỏi dựa trên các chỉ mục nội dung theo 5 thành phần KSNB trong khuôn khổ báo cáo COSO năm 1992, được cập nhật chi tiết thành 17 nguyên tắc KSNB năm 2013 (Jokipii, 2010, Sultana, 2011). Đối với biến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, tác giả sử dụng những câu hỏi đánh giá mục tiêu hiệu quả, mục tiêu tin cậy, mục tiêu tuân thủ trong nghiên cứu về KSNB của Jokipii 2010. Để thuận tiện cho việc tổ chức thu thập và xử lý dữ liệu, các biến quan sát sẽ được mã hóa tương ứng với các thành phần nhân tố. Cụ thể:
- Nhân tố môi trường kiểm soát (CE): CE là tập hợp các chuẩn mực, các quy trình,
và các cấu trúc làm cơ sở cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ trong công ty CBTS. Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao thiết lập sắc thái từ cấp trên liên quan đến tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và những tiêu chuẩn về đạo đức được mong đợi. Chính vì thế CE tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác của KSNB. Khái niệm CE được đo lường bằng 7 biến quan sát từ CE1 đến CE7 được xây dựng dựa trên chỉ mục nội dung từ 5 nguyên tắc của COSO 2013, cụ thể là 2 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 1, 1 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 2, 2 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 3, 1 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 4 và 1 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 5 sau đây:
CE1. Nhà quản lý và hội đồng quản trị có thơng qua các chỉ thị, hành động của họ cho thấy tầm quan trọng của tính chính trực và giá trị đạo đức.
CE2. Nhà quản lý thiết lập các quy tắc đạo đức và phổ biến những quy tắc này đến mọi thành viên trong doanh nghiệp.
CE3. Hội đồng quản trị có các thành viên có chuyên môn phù hợp để giám sát hoạt động của các nhà quản lý cấp cao.
CE4. Nhà quản lý thiết lập hợp lý cơ cấu tổ chức (phân công phân nhiệm giữa các bộ phận, cá nhân, mối quan hệ giữa các nhà cung cấp).
CE5. Nhà quản lý đã thiết kế các loại báo cáo phù hợp.
CE6. Doah nghiệp xây dựng và cơng bố các chính sách để thu hút, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực.
CE7. Nhân viên chịu trách nhiệm về công việc đã được phân công theo quy định của doanh nghiệp.
- Nhân tố đánh giá rủi ro (RA): Mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô, cấu
trúc, ngành nghề...đều phải đối mặt với nhiều rủi ro từ các nguồn bên trong và bên ngoài, ở tất cả các cấp độ. Vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho
phép. RA là một tiến trình nhận diện và phân tích các rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu của công ty. Công ty phải nhận biết và đối phó được với các rủi ro bằng cách thiết lập các mục tiêu tại cơng ty và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích, đánh giá rủi ro liên quan. Khái niệm RA được đo lường bằng 5 biến quan sát từ RA1 đến RA5 được xây dựng dựa trên chỉ mục nội dung từ 4 nguyên tắc của COSO 2013; cụ thể là 1 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 6, 2 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 7, 1 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 8 và 1 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 9 như sau:
RA1. Doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng, đầy đủ để có thể xác định và đánh giá rủi ro phát sinh liên quan đến các mục tiêu.
RA2. Nhà quản lý ln phân tích và xác định rủi ro bên trong và bên ngoài tác động đến việc đạt các mục tiêu doanh nghiệp để từ đó đưa ra các biện pháp đối phó rủi ro thích hợp.
RA3. Nhà quản lý thiết lập cơ chế đánh giá rủi ro phù hợp các cấp quản lý có liên quan.
RA4. Doanh nghiệp xem xét khả năng xảy ra gian lận và sai sót trong đánh giá rủi ro để đạt được mục tiêu.
RA5. Doanh nghiệp có cơ chế dự đốn, xác định và phản ứng rủi ro do thay đổi trong môi trường pháp lý, môi trường kinh tế liên quan hoạt động CBTS có thể ảnh hưởng đến việc đạt các mục tiêu doanh nghiệp.
- Nhân tố hoạt động kiểm soát (CA): CA là các hoạt động được thiết lập bởi các chính sách, quy trình kiểm sốt và thủ tục kiểm sốt giúp đảm bảo những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và có các hành động cần thiết để đối phó với các rủi ro nhằm thực hiện mục tiêu của công ty. CA được thực hiện ở tất cả các cấp của đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau trong q trình kinh doanh, và trong mơi trường công nghệ thông tin. Khái niệm CA được đo lường bằng 5 biến quan sát từ CA1 đến CA5 được xây dựng dựa trên chỉ mục nội dung từ 3 nguyên tắc của COSO 2013; cụ thể
là 2 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 10, 2 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 11 và 1 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 12, như sau:
CA1. Nhà quản lý xác định các quy trình kinh doanh phù hợp với yêu cầu hoạt động kiểm soát.
CA2. Các hoạt động kiểm soát được thiết lập phù hợp ở các cấp trong đơn vị ( phòng ban, phân xưởng...) cũng như từng hoạt động, giai đoạn chế biến.
CA3. Nhà quản lý kiểm soát việc mua sắm, thực hiện và bảo trì cở sở hạ tầng cơng nghệ thích hợp để đạt được mục tiêu của đơn vị.
CA4. Doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý bảo mật thông tin trong hoạt động kiểm soát để kiểm soát việc tiếp cận với phần mềm, số liệu thông tin, xử lý, báo cáo, thay đổi hệ thống.
CA5. Nhà quản lý thực hiện rà soát định kỳ lại các chính sách và thủ tục kiểm sốt để thay đổi chúng khi khơng cịn phù hợp.
- Nhân tố thông tin và truyền thông (IC): Thông tin cần thiết cho việc tổ chức thực
hiện KSNB để hỗ trợ cho các mục tiêu. Truyền thông xảy ra bên trong lẫn bên ngồi đơn vị, cung cấp thơng tin cần thiết để thực hiện KSNB hàng ngày. Như vậy, IC được thiết lập để các thành viên có khả năng nắm bắt và trao đổi thơng tin cần thiết cho việc thực hiện, điều hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động hướng đến đạt được các mục tiêu của công ty. Khái niệm IC được đo lường bằng 5 biến quan sát từ IC1 đến IC5 được xây dựng dựa trên chỉ mục nội dung từ 3 nguyên tắc của COSO 2013, cụ thể là 2 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 13, 2 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 14 và 1 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 15, như sau:
IC1. Hệ thống thơng tin tài chính đầy đủ, phản ánh trung thực tình hình hoạt động doanh nghiệp, tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ doanh nghiệp.
IC2. Nhà quản lý xem xét dữ liệu cả bên trong và bên ngoài khi xác định các thơng tin có liên quan là hợp lý và hữu ích để sử dụng trong các hoạt động của kiểm sốt nội bộ.
IC3. Doanh nghiệp có kênh truyền thơng đảm bảo tất cả các nhân viên hiểu rõ, tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
IC4. Doanh nghiệp có quy trình truyền thơng cho các đối tượng bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng, đối tác...) các thơng tin thích hợp và kịp thời liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ.
IC5. Doanh nghiệp thiết lập các kênh thông tin truyền thông để nhân viên báo cáo những sai phạm kịp thời được họ phát hiện.
- Nhân tố giám sát (MA): Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ
thống KSNB luôn hoạt động hữu hiệu và hiệu quả do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị, phải có khả năng phản ứng năng động, thay đổi theo yêu cầu của mơi trường bên trong và bên ngồi. Khái niệm MA được đo lường bằng 5 mục hỏi từ MA1 đến MA5 được xây dựng dựa trên chỉ mục nội dung từ 2 nguyên tắc của COSO 2013, cụ thể là 3 biến quan sát dựa vào nguyên tắc 16 và 2 biến quan sát dựa vào ngun tắc 17.
MA1. Doanh nghiệp có chính sách sử dụng những cán bộ kinh nghiệm trong việc thanh tra, kiểm tra đơn vị cấp dưới.
MA2. Đánh giá liên tục được xây dựng gắn liền với quá trình kinh doanh và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thay đổi.
MA3. Nhà quản lý thay đổi phạm vi và tần suất của các đánh giá định kỳ tùy thuộc vào rủi ro.
MA4. Những khiếm khuyết của kiểm sốt nội bộ được thơng báo một cách kịp thời tới cho Nhà quản lý và hội đồng quản trị.
MA5. Nhà quản lý theo dõi sai sót để khắc phục kịp thời.
- Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB(EIC): Khái niệm EIC là biến tiềm ẩn được
đo lường bằng 6 biến quan sát về 3 mục tiêu kiểm soát, bao gồm: mục tiêu hiệu quả, mục tiêu tin cậy, mục tiêu tuân thủ. Cụ thể: 2 biến quan sát về mục tiêu kiểm soát hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, 2 biến quan sát về mục tiêu kiểm soát mức độ
tin cậy các báo cáo của doanh nghiệp, 2 biến quan sát về mục tiêu kiểm soát mức độ tuân thủ quy định của doanh nghiệp. Khái niệm EIC được đo lường bằng 6 biến quan sát từ EIC1 đến EIC6 theo nghiên cứu về KSNB của Jokipii (2010) như sau:
EIC1. Doanh nghiệp luôn đạt được những mục tiêu về hoạt động kinh doanh (tăng doanh thu, tối đa hóa lợi nhuận, khả năng sinh lợi,...) với một chi phí hợp lý.
EIC2. Các nguồn lực trong doanh nghiệp được sử dụng một cách hiệu quả và khơng lãng phí.
EIC3. Các báo cáo trong doanh nghiệp tôi được cung cấp kịp thời cho các đối tượng sử dụng.
EIC4. Chương trình kế tốn đang sử dụng tại doanh nghiệp đáp ứng đến tính đáng tin cậy của báo cáo đầu ra.
EIC5. Doanh nghiệp phản ứng kip thời với những thay đổi thường xuyên trong các quy định của pháp luật.
EIC6. Các nhà quản lý trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm trong việc theo dõi những thay đổi sắp tới của pháp luật và những quy định mới.
Ngoài ra, để gạn lọc được các bảng câu hỏi phù hợp cho nghiên cứu có 6 câu hỏi được thiết lập nhằm thu thập thông tin về doanh nghiệp được khảo sát như tên doanh nghiệp, địa chỉ, loại hình doanh nghiệp, thời gian hoạt động…
Trong nghiên cứu này, tác giả sử dụng thang đo quãng Likert Scale 5 điểm (Nguyễn Đình Thọ, 2011), sử dụng dữ liệu sơ cấp thu thập từ bảng câu hỏi điều tra. Thang đo Likert Scale được sử dụng đánh giá 5 nhân tố KSNB theo 5 điểm sau: “Yếu kém” = 1, “Yếu” = 2, “Trung bình” = 3, “Tốt” = 4, “Rất tốt” = 5. Thang đo Likert Scale được sử dụng đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB theo 5 điểm như sau: “Rất không đồng ý” = 1, “Không đồng ý” = 2, “Bình thường” = 3, “Đồng ý” = 4, “Rất đồng ý” = 5. Bảng câu hỏi, sau khi thiết kế xong, được thử nghiệm thông qua việc tham khảo ý kiến một số giảng viên chuyên ngành, kiểm tốn viên, một số nhà quản lý có liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu. Sau đó, bảng câu hỏi sẽ
được chỉnh sửa lại dựa trên những ý kiến đóng góp và hồn chỉnh trước khi bảng câu hỏi được dùng khảo sát chính thức.