CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2. Các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa
3.2.5. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt chính là các hoạt động giúp kiểm soát các rủi ro mà doanh nghiệp đang hoặc sẽ gặp phải. Để nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm sốt, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhƣ sau:
Cần phải xây dựng các quy trình, quy chế thực hiện và kiểm sốt chặt chẽ các nghiệp vụ kinh doanh quan trọng đồng thời phải ban hành văn bản hƣớng dẫn cho các nhân viên, bộ phận có liên quan để họ thực hiện, tránh tình trạng thực hiện khơng đúng quy trình gây ra sai sót. Việc thực hiện cơng việc đúng theo quy trình cũng giúp cho các cá nhân tham gia trong quy trình hiểu rõ hơn về cơng việc và trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, các cán bộ quản lý cũng phải thƣờng xuyên đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm sốt để kịp thời có những điều chỉnh cần thiết nếu thủ tục kiểm soát đó chƣa hoặc khơng cịn mang lại hiệu quả kiểm soát tốt trong điều kiện hiện tại.
Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, cá nhân có liên quan để tránh xảy ra trƣờng hợp chứng từ bị thất lạc hoặc đƣợc chuyển đến sai đối tƣợng gây nên sự chậm trễ ảnh hƣởng đến hiệu quả của công việc. Mặt khác, công
của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra sự chậm trễ.
Cần phải từng bƣớc hoàn thiện phần mềm kế tốn, phát huy tính năng kiểm sốt dữ liệu thật tốt nhằm giúp cho việc nhập liệu đƣợc chính xác, thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Tăng cƣờng kiểm sốt truy cập hệ thống máy tính. Triển khai chƣơng trình ngăn chặn virus tự động để tránh sự xâm nhập, phá hủy dữ liệu từ virus đến từ các thƣ điện tử (email) nhận đƣợc ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Những sự cố về hệ thống mạng, máy tính đơi khi có thể làm hƣ hỏng hoặc mất dữ liệu làm ảnh hƣởng và thiệt hại lớn đến doanh nghiệp vì thế việc tuyển dụng nhân viên IT ở mỗi đơn vị là hết sức cần thiết, để nếu đơn vị có gặp những sự cố về máy tính hay hệ thống mạng thì sẽ có nhân sự chun trách khắc phục mà không cần phải chờ đợi vào bộ phận IT từ Tổng công ty.
Đối với các cơng ty con có quy mơ nhỏ nên bố trí cơng việc sao cho tránh tình trạng một ngƣời kiêm nhiệm nhiều việc và không đƣợc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm là: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản. Việc vi phạm nguyên tắc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện những hành vi vi phạm vì mục đích tƣ lợi cá nhân.