CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2. Các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa
3.2.7. Giải pháp hoàn thiện giám sát
Hệ thống KSNB dù đƣợc thiết kế tốt nhƣ thế nào đi chăng nữa cũng không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu đi sự kiểm tra, giám sát. Bên cạnh đó, thơng qua cơng tác kiểm tra, giám sát sẽ giúp cho doanh nghiệp thấy đƣợc những khiếm khuyết trong hệ thống KSNB của mình để kịp thời điều chỉnh hợp lý và phù hợp với những thay đổi của môi trƣờng và điều kiện kinh doanh mới. Vì vậy, cơng ty cần phải quan tâm và tăng cƣờng hơn nữa hoạt động giám sát thƣờng xuyên và định kỳ trong toàn bộ hệ thống. Cụ thể nhƣ sau:
Các nhà quản lý của công ty nên chú trọng đến việc việc thiết kế hệ thống, trình tự xử lý chứng từ, cơng việc để các nhân viên và các phòng ban thực hiện việc giám sát lẫn nhau. Mặt khác, các nhà quản lý phải thƣờng xuyên giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên thuộc cấp quản lý trực tiếp của mình để kịp thời phát hiện các trƣờng hợp sai sót hay gian lận xảy ra và báo cáo ngay với Ban lãnh đạo công ty.
Trong các cuộc kiểm toán nội bộ, kiểm tốn viên nội bộ của Tổng cơng ty nên tăng cƣờng tính tƣ vấn, tăng cƣờng trao đổi thơng tin giữa kiểm tốn nội bộ và đối
để báo cáo có đƣợc cái nhìn khách quan và hợp lý đối với các vấn đề đƣợc kiểm tốn.
Ngồi Ban KTNB của Tổng công ty, đối với các cơng ty con có quy mơ hoạt động lớn cần phải có một nhân viên kiểm tốn nội bộ có trình độ chun mơn và đạo đức nghề nghiệp để kiểm sốt việc tn thủ chính sách của pháp luật hiện hành, chuẩn mực, quy định của Nhà nƣớc, quy trình của cơng ty cũng nhƣ đánh giá tính chính chính xác của các BCTC tại đơn vị. Định kỳ hàng tháng kiểm toán viên nội bộ của đơn vị phải lập báo cáo gửi về Ban KTNB của Tổng công ty. Thông qua việc kiểm tra, giám sát của kiểm tốn nội bộ, đơn vị có thể thấy đƣợc những yếu kém trong hệ thống KSNB của mình và chủ động đƣa ra các chƣơng trình khắc phục kịp thời.
Tổng công ty cần tổ chức các cuộc kiểm tra đột xuất các công ty con mà khơng có lịch trình báo trƣớc để đánh giá các vấn đề kiểm soát một cách khách quan nhất. Việc tăng cƣờng kiểm tra, kiểm soát nhƣ vậy sẽ giúp cho hệ thống KSNB trong tồn Tổng cơng ty đƣợc giám sát liên tục và hồn thiện hơn.
Cơng ty nên thực hiện các cuộc khảo sát thu thập ý kiến của các nhân viên về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Thông qua kết quả khảo sát cũng giúp cho các nhà quản lý nhìn nhận đƣợc những ƣu, khuyết điểm hay những lỗ hổng trong hệ thống KSNB để từ đó có những biện pháp để vận hành hệ thống KSNB của mình ngày càng tốt hơn.
Định kỳ, các nhà quản lý và Ban lãnh đạo công ty nên tổ chức các buổi họp để phân tích, đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội trong tồn Tổng cơng ty. Ban lãnh đạo cơng ty có thể tham khảo thêm ý kiến từ kiểm toán viên độc lập hoặc những ý kiến đóng góp của các chuyên gia tƣ vấn hoặc trao đổi với kiểm toán viên nội bộ, Ban kiểm soát về hệ thống KSNB hiện tại của cơng ty.
Ban kiểm sốt đƣợc lập ra để kiểm sốt tình hình hoạt động kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động tại doanh nghiệp. Mỗi đơn vị đều có một Ban kiểm soát riêng. Cần phát huy tối đa vai trò của Ban kiểm sốt để góp phần hồn thiện hệ
cơng ty.