5. Bố cục luận văn:
2.3. THỰC TRẠNG VẬN HÀNH HTQLCL TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN
2.3.2. Hệ thống tài liệu
Bảng 2.5 Kết quả tự đánh giá “hệ thống tài liệu”
STT Nội dung Ý kiến tự đánh giá 1 2 3 4 5 Trung bình Hệ thống tài liệu 3.25 1. Sự sẵn có, đầy đủ, dễ áp dụng của hệ thống tài liệu được thực hiện như thế nào?
2 8 6 3.25
2. Việc soạn thảo/sửa đổi/cải tiến/hủy
tài liệu được thực hiện như thế nào? 12 4 3.25 (Nguồn: trích từ phụ lục 4)
Theo bảng 2.5, điểm trung bình của “hệ thống tài liệu” là 3.25, hơn mức 3, có thực hiện, chưa đạt mức tốt nhất.
Ngồi ra từ thơng tin thứ cấp:
“Các tài liệu của Hệ thống Quản lý chất lượng của Trường Đại học Tôn Đức Thắng phải được kiểm soát bao gồm:
- Sứ mạng và Chính sách chất lượng của Trường, Mục tiêu chất lượng của
Trường và các đơn vị.
- Sổ tay chất lượng
- Các qui trình, hướng dẫn cơng việc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO
9001:2008
- Các tài liệu cần có của Trường để bảo đảm việc hoạch định, thực hiện và
kiểm sốt có hiệu lực các q trình của Trường như: các qui trình, các hướng dẫn cơng việc, các qui định và các biểu mẫu.
- Các hồ sơ theo yêu cầu tiêu chuẩn này.
- Và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi.”
(Trích từ Sổ tay chất lượng của trường)
Số liệu ghi nhận từ sổ tay chất lượng của trường, ngồi 6 qui trình bắt buộc của ISO 9001, hoạt động của trường được chia thành các quá trình, để thực hiện,
kiểm sốt các q trình chặt chẽ, các đơn vị liên quan đã soạn thảo thành 95 tài liệu (qui trình, hướng dẫn cơng việc,…). Cho thấy hệ thống tài liệu của trường khá lớn.
Về công tác cập nhật tài liệu vận hành ISO mới nhất: theo ghi nhận từ hồ sơ ban ISO, hiện nay cán bộ KSTL tại đơn vị tự cập nhật khi được phân phối tài liệu, tự tạo danh mục riêng cho đơn vị. Điều này dẫn đến khó khăn như sau: cán bộ KSTL cũng khơng biết mình lưu đủ tài liệu hay khơng, và khi kiểm tra, đánh giá, đoàn kiểm tra, đánh giá muốn biết số lượng, phiên bản tài liệu ở đơn vị chính xác khơng, phải liên hệ xác nhận từ ban ISO trường. Có thể xemđây là nguyên nhân dẫn đến cóý kiến “cảm thấy khó khăn trong vận hành ISO”. Cần được cải tiến.
Về công tác phổ biến, triển khai thực hiện tài liệu (qui trình, hướng dẫn cơng việc, v.v..) như sau: cán bộ KSTL nhận tài liệu từ ban ISO trường, sau đó thơng báo đến các thành viên trong đơn vị trong cuộc họp giao ban, và thành viên nào có liên quan thì sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và lưu trữ hồ sơ. Qua khảo sát (kết quả ở phụ lục 6), đến 80% cho là việc tra cứu tài liệu vận hành ISO không thuận tiện, hiện nay mỗi đơn vị chỉ có 01 bộ tài liệu giấy, do cán bộ KSTL cập nhật, lưu trữ, khi một cán bộ viên chức cần tra cứu phải đến gặp cán bộ KSTL để mượn. Đây cũng là vấn đề góp phần tạo nên sự khơng thuận tiện trong vận hành ISO, cần cải tiến.
Về cơng tác soạn thảo tài liệu (qui trình, hướng dẫn cơng việc, v.v…), ở góc độ người soạn thảo: qua khảo sát (phụ lục 6), gần 72.7% cho rằng việc soạn thảo phức tạp, ghi nhận vài ý kiến như sau: “mỗi người mỗi ý, khó đáp ứng hết”, “phải sửa tới sửa lui nhiều lần”, “thủ tục kiểm soát tài liệu hướng dẫn chưa rõ ràng về các cấp tài liệu”, “mất nhiều thời gian để hoàn tất”,…..đến 91% là cảm thấy “không hứng thú” với việc soạn thảo, ghi nhận vài ý kiến như sau: “mất nhiều thời gian”, quá nhiều việc”, “khơng khác gì so với khi chưa có qui trình”…Đến 72.7% cho rằng thủ tục kiểm soát tài liệu hiện hành chưa qui định rõ các soạn thảo tài liệu, ghi nhận vài ý kiến như sau: “chưa phân biệt rõ các cấp tài liệu”, “cần qui định rõ đối với người soạn thảo, xem xét và phê duyệt ở các cấp tài liệu”, “cách đặt mã số chưa thống nhất, chưa rõ ràng, ví dụ như mục tiêu chất lượng, mơ tả cơng việc…”. Đó là từ góc độ người soạn thảo, cịn từ góc độ người xem xét, theo đánh giá từ ban ISO,
các qui trình/hướng dẫn cơng việc từ các đơn vị soạn thảo gửi cho ban ISO xem xét, đa phần khơng đạt về mặt hình thức (theo qui định của thủ tục kiểm soát tài liệu và qui định về soạn thảo văn bản), thậm chí cả về nội dung. Ban ISO phải chỉnh sửa lại rất nhiều, chi phí chất lượng ở đây rất lớn (là chi phí cho việc sửa chữa, điều chỉnh).Từ hai góc độ trên (người soạn thảo và người xem xét), có thể thấy đây cũng là một vấn đề cần chưa ổn trong hệ thống: “chất lượng của qui trình, hướng dẫn công việc chưa được người làm chủ quá trình hết lịng đầu tư”.Hệ thống là gồm nhiều quá trình, mỗi người làm chủ q trình nếu tồn tâm tồn ý cho q trình mình đang làm chủ, đầu tư soạn thảo tài liệu (qui trình, hướng dẫn…), chủ động có những cải tiến để tăng hiệu quả của q trình, thì như vậy tồn bộ hệ thống sẽ được vận hành rất tốt. Mặt khác, để hỗ trợ cho công tác soạn thảo, ban ISO cần điều chỉnh lại hướng dẫn cho chi tiết, cụ thể, dễ hiểu hơn.
Về việc phê duyệt tài liệu, tất cả tài liệu, kể cả những hướng dẫn công việc, cũng phải trình lãnh đạo cao nhất phê duyệt, điều này cũng là nguyên nhân làm tăng sự phức tạp ở khâu ban hành trong hệ thống tài liệu.Cần xem xét cải tiến.
Về công tác xem xét, điều chỉnh tài liệu (qui trình, hướng dẫn cơng việc, v.v…), từ dữ liệu ban ISO, chưa có qui định thời gian xem xét tài liệu định kỳ, và các đơn vị ít chủ động trong việc đề xuất điều chỉnh tài liệu (qui trình, hướng dẫn cơng việc,…), theo hồ sơ từ ban ISO thì đến sau đợt đánh giá nội bộ thì hàng loạt qui trình, hướng dẫn công việc được yêu cầu chỉnh sửa, soạn mới. Đây cũng là một hạn chế trong công tác chủ động cập nhật, cải tiến hệ thống tài liệu.
Về cơng thực hiện qui trình, hướng dẫn cơng việc,…đã ban hành: theo kết quả tự đánh giá, việc thực hiện đạt trung bình mức 3, “có thực hiện”.
Tóm lại, qua khảo sát, tự đánh giá và tài liệu, hồ sơ từ ban ISO, có thể thấy trường có thực hiện quản lý hệ thống, quản lý q trình; có soạn thảo các qui trình, hướng dẫn công việc…phục vụ cho các hoạt động. Tuy nhiên để đạt đến mức độ nhuần nhuyễn cao, tháo gỡ những phức tạp cần cải tiến các vấn đề mà tác giả đã nêu ở trên.