3.4.1.5. Chuyển toàn bộ hệ thống tài liệu sang file điện tử
Theo như phần thực trạng đã phân tích, việc tra cứu tài liệu cịn phức tạp, chưa thuận tiện. Vì vậy tác giả đề xuất như sau: chuyển toàn bộ hệ thống tài liệu sang file điện tử, mỗi cán bộ viên chức, giảng viên được cấp một tài khoản truy cập để xem tham khảo. Biểu mẫu nào được tải về sử dụng sẽ được cài đặt là “được phép tải”; tài liệu nào chỉ xem tham khảo thì sẽ được cài đặt là “chỉ xem”,…
Như vậy hệ thống tài liệu sẽ được hiển thị ở cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử, rất thuận tiện trong việc tra cứu. Bất kỳ cán bộ viên chức, giảng viên nào muốn tham khảo cũng có thể xem, mọi lúc, mọi nơi.
Tóm lại, tác giả đã đưa một số giải pháp đổi mới việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ. Hệ thống tài liệu được xem là xương sống của HTQLCL, vì vậy vấn đề này cần được tập trung nguồn lực (thời gian, nhân lực) để giải quyết trước nhất.
3.4.2. Nâng cao nhận thức, hiểu biết của CBVC, GV trong trường về định hướng phát triển của trường, về HTQLCL của trường
Để toàn bộ cán bộ viên chức, giảng viên của trường thấu hiểu hơn về chính sách, định hướng phát triển của trường, ngồi hoạt động hiện nay là thơng báo, đăng web, triển khai thành các MTCL các cấp,…. Tác giả đề xuất như sau: cho toàn trường tham dự lễ tổng kết năm học của trường. Hiện nay, số lượng tham dự bị giới hạn, nên sẽ có nhiều cán bộ viên chức, giảng viên chưa từng tham dự lần nào. Việc cho viên chức tồn trường tham dự có mục đích sau: cho mọi người biết tình hình hoạt động của trường trong năm qua, định hướng năm tới là gì, những gì mình chưa làm được và những gì mình làm rất tốt,…..Theo tác giả, việc tuyên truyền bằng cách trực quan như vậy, mọi người sẽ được “truyền lửa” trực tiếp, thấu hiểu hơn, có động lực làm việc tốt hơn, sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu chỉ xem thông báo.
Đối với công tác tập huấn, nâng cao hiểu biết về HTQLCL: tác giả đề xuất
cần phải thiết kế tài liệu, bộ câu hỏi dùng trong kiểm tra phù hợp với từng loại đối tượng. Gợi ý như sau:
- Đối với đánh giá viên nội bộ: qua ít nhất 2 lớp (nhận thức về HTQLCL theo ISO 9001 và đánh giá nội bộ HTQLCL theo ISO 9001) do tổ chức bên ngoài đào
tạo, cấp chứng chỉ. Và ít nhất 01 lớp tập huấn nội bộ về HTQLCL theo ISO 9001 của Trường. Sau đó làm quan sát viên ít nhất 01 lần và trở thành đánh giá viên chính thức. Định kỳ hàng năm (trước đánh giá nội bộ), ban ISO sẽ tổ chức thi lại, nhằm ôn lại kiến thức, kỹ năng về đánh giá nội bộ. Cần theo dõi hồ sơ đào tạo của đánh giá viên nội bộ.
- Đối với cán bộ kiểm sốt tài liệu: qua ít nhất 1 lớp (nhận thức về HTQLCL theo ISO 9001) do bên ngoài đào tạo và qua ít nhất 01 lớp đào tạo nội bộ về HTQLCL theo ISO 9001 của Trường, giới thiệu chi tiết hệ thống tài liệu của Trường. Định kỳ hàng năm sẽ được tổ chức thi ít nhất 02 lần. Cần theo dõi hồ sơ đào tạo của cán bộ kiểm soát tài liệu.
- Đối với các cán bộ, viên chức khác: ít nhất 01 lớp tập huấn nội bộ, giới thiệu sơ lược về HTQLCL theo ISO 9001 của Trường.
Về việc thay đổi phương pháp tập huấn, tác giả đề xuất như sau:
- Gửi tài liệu tham khảo trước ngày tập huấn, kèm thêm một số câu hỏi thảo luận nhóm. Mục đích: để mọi người có sự chuẩn bị.
- Cách thức tập huấn: không phải chiếu rồi diễn giải theo từng slide nữa. Chủ yếu là đưa câu hỏi thảo luận, xem các clip vui có liên quan đến HTQLCL, chốt vấn đề, kiểm tra.
- Tạo bộ câu hỏi trắc nghiệm áp dụng cho các kỳ thi với nội dung ngắn gọn, vui, làm tăng tính hấp dẫn cho các đợt tập huấn.
3.4.3. Đổi mới công tác đánh giá nội bộ
3.4.3.1. Xây dựng ngân hàng câu hỏi đánh giá nội bộ
Để hỗ trợ công tác đánh giá nội bộ, tác giả đề xuất soạn “ngân hàng câu hỏi đánh giá nội bộ”. Ngân hàng câu hỏi này sẽ được điều chỉnh, bổ sung, hoàn chỉnh thường xuyên, trước khi đánh giá, sau khi đánh giá. Những người soạn thảo, điều chỉnh, bổ sung….là bất kỳ ai, có thể là đánh giá viên nội bộ, trưởng đơn vị, cán bộ kiểm soát tài liệu hoặc một bất kỳ viên chức nào khác. Cụ thể các bước như sau:
Bước 2: ban ISO chia thành các nhóm: Phòng, Khoa, Trung tâm, Ban, Viện, Trung cấp chuyên nghiệp và gửi cho các trưởng nhóm đánh giá xem, góp ý bổ sung.
Bước 3: hoàn chỉnh và đưa vào sử dụng
Bước 4: xem xét cải tiến bộ ngân hàng câu hỏi vào các thời điểm như xem xét tài liệu định kỳ, chuẩn bị đánh giá nội bộ, sau khi đánh giá nội bộ, hoặc đột xuất nhận được yêu cầu xem xét điều chỉnh từ các đơn vị.
3.4.3.2. Cải tiến qui trình đánh giá nội bộ
Để đạt được sự xuyên suốt từ khâu đặt hàng của ban giám hiệu, chủ đề đánh giá của năm, đến việc thiết lập, triển khai chương trình đánh giá nội bộ, tác giả đề xuất cải tiến qui trình đánh giá nội bộ như sau:
Bước 1: Thơng báo tồn trường thời gian dự kiến đánh giá nội bộ và nhận đặt hàng của Ban giám hiệu (trước khi đánh giá 1 tháng)
Bước 2: Từ đặt hàng đó, chuyển thành chủ đề cho đợt đánh giá nội bộ Bước 3: Lập đoàn đánh giá nội bộ (khoảng 4 nhóm)
Bước 4: Hồn tất chương trình đánh giá và gửi cho các đơn vị (trước khi đánh giá ít nhất 1 tuần)
Bước 5: Xem xét, chắt lọc bộ ngân hàng câu hỏi đánh giá nội bộ cho phù hợp chủ đề của đợt. Thảo luận với đoàn đánh giá và phân chia phạm vi phụ trách cụ thể cho từng nhóm đánh giá (phân chia dựa vào sự xung phong, thế mạnh của từng nhóm)
Bước 6: Khai mạc, tiến hành đánh giá, bế mạc, ráp kết quả thành bức tranh toàn cảnh theo chủ đề đã xác định.
3.4.4. Cập nhật thường xuyên bảng mô tả trách nhiệm – quyền hạn
Bổ sung quyết định bổ nhiệm chính thức cho Đại diện lãnh đạo của Trường. Cập nhật đầy đủ bảng mô tả trách nhiệm – quyền hạn và định kỳ 6 tháng các đơn vị phải xem xét lại để có điều chỉnh (nếu có) cho phù hợp.
Đồng thời phịng TCHC cần phối hợp với các đơn vị rà soát lại từng chức danh, từng vị trí cơng việc; bổ sung ngay bảng mô tả trách nhiệm – quyền hạn (nếu
chưa có). Ban ISO cần qui định rõ các đơn vị khi soạn mô tả công việc thì phải chuyển về phịng TCHC xem xét, góp ý.
Mục đích: đảm bảo tất cả các chức danh đều có mơ tả cơng việc rõ ràng, không chồng chéo, được cập nhật thường xuyên để phù hợp với thực tế.
3.4.5. Định kỳ khảo sát nhu cầu của CBVC, GV trong trường
Để thực hiện “quản lý tổ chức thành công bền vững” trong yêu cầu của ISO 9004, cần đáp ứng các nhu cầu, mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm khác. Hiện nay trường chưa định kỳ khảo sát nhu cầu của cán bộ viên chức, giảng viên trong trường.
Vì vậy tác giả đề xuất: định kỳ hàng năm phòng TCHC sẽ gửi phiếu khảo sát đến toàn thể cán bộ viên chức, giảng viên trong trường để khảo sát nhu cầu của họ. Phiếu khảo sát bao gồm 2 phần:
- Phần 1: câu hỏi lựa chọn (chọn các câu trả lời có sẵn)
- Phần 2: câu hỏi mở (câu trả lời tùy theo người được khảo sát)
Từ những thơng tin đó, phịng TCHC sẽ tổng kết kết quả, xem xét nhu cầu, mong muốn của viên chức toàn trường, đề xuất và trình Ban giám hiệu phê duyệt.
Để khách quan và có thể nhận được kết quả chính xác, tác giả đề nghị phiếu khảo sát không để tên, và nội dung khảo sát cần khác nhau giữa cấp lãnh đạo, viên chức hành chính, giảng viên,….
3.4.6. Xây dựng qui trình thiết lập, thực hiện và kiểm soát mục tiêu chất lượng. lượng.
- Để xác định rõ tiến trình, đối tượng, nội dung cụ thể khi thiết lập, thực hiện và kiểm soát MTCL của trường, của đơn vị; đảm bảo theo đúng kế hoạch phát triển của trường; và để tạo sự thống nhất giữa các đơn vị, ví dụ: tuân thủ nguyên tắc SMART, biểu mẫu, font chữ, size chữ, khung như thế nào,…. ban ISO khơng phải mất nhiều chi phí chất lượng cho việc kiểm tra, điều chỉnh; tác giả đề xuất xây dựng qui trình thiết lập, thực hiện và kiểm soát mục tiêu chất lượng.Gợi ý các bước như sau, đối với các bước cần bổ sung thời gian phù hợp với kế hoạch thời gian năm học:
- Thiết lập mục tiêu chất lượng của trường (ban giám hiệu và cán bộ chủ chốt thực hiện).
- Mỗi MTCL của trường do một phòng/viện chịu trách nhiệm triển khai, đơn đốc, kiểm sốt tình hình thực hiện.
- Thống nhất toàn trường: cách thực hiện, đo lường, thời gian và cách thức thu thập dữ liệu, cách tính kết quả mục tiêu…tất cả thể hiện trong kế hoạch thực hiện MTCL….
3.4.7. Định kỳ tự đánh giá hiệu lực, hiệu quả, mức độ nhuần nhuyễn của việc vận hành HTQLCL của trường vận hành HTQLCL của trường
Tổ chức tự đánh giá định kỳ mỗi năm một lần, sau khi đánh giá nội bộ và trước khi xem xét của lãnh đạo, để làm dữ liệu đầu vào cho q trình xem xét của lãnh đạo. Có thể sử dụng bảng hỏi như tác giả đã làm, hoặc thiết kế cho từng chủ đề riêng biệt. Giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng qt hơn về tính hiệu lực, hiệu quả, mức độ nhuần nhuyễn của HTQLCL hiện tại, hoặc tổng quát về một phạm vi nào đó của HTQLCL mà ban lãnh đạo đang mong muốn cải tiến. Tác giả đề xuất các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Thiết kế nội dung tự đánh giá (tùy theo tình hình thực tế, có thể dựa vào chủ đề, kết quả đánh giá nội bộ, mục đích của việc tự đánh giá, v.v…)
Bước 2: Gửi đến lãnh đạo đơn vị, cán bộ kiểm soát tài liệu, hoặc viên chức bất kỳ đã vào trường trên 1 năm (tùy theo nội dung của bảng tự đánh giá)
Bước 3: Thống kê, phân tích dữ liệu, lấy kết quả làm đầu vào đợt xem xét của lãnh đạo.
Bước 4: Lưu giữ kết quả và theo dõi xu hướng qua các đợt tự đánh giá.
3.4.8. Đổi mới cơng tác đo lường, phân tích dữ liệu
Nhằm giảm bớt gánh nặng giấy tờ trong cơng tác đo lường, phân tích dữ liệu, tác giả đề xuất như sau:
Ứng dụng phần mềm để cập nhật, theo dõi, phân tích dữ liệu, so sánh với dữ liệu quá khứ, từ đó có thể đánh giá được xu hướng q trình một cách chính xác, nhanh chóng. Khi cần, có thể truy xuất dữ liệu nhanh chóng.
Ví dụ: việc theo dõi tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng, thay vì phải làm báo cáo trên giấy, gửi về ban ISO, ban ISO phải cập nhật vào file chung, muốn đối chiếu dữ liệu cũ phải lật tìm lại, rất mất thời gian và phải lưu quá nhiều giấy tờ. Khi ứng dụng phần mềm, mỗi tháng các đơn vị tự lên đó cập nhật; đồng thời có thể xem (không được điều chỉnh) đơn vị khác như thế nào, không phải in ra giấy, mang đi nộp nữa. Từ đó dữ liệu được lưu trữ, phân tích và so sánh thường xuyên với dữ liệu quá khứ, có thể đánh giá được xu hướng đang tăng hay giảm và có đề xuất cho phù hợp. Ban ISO dễ dàng kiểm sốt hơn. Ban lãnh đạo có thể xem bất cứ lúc nào về tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng của toàn trường.
3.4.9. Xây dựng chính sách khen thưởng
Để động viên, khích lệ trong vận hành HTQLCL, cần có chính sách khen thưởng thêm cho cán bộ kiểm soát tài liệu và đánh giá viên đánh giá nội bộ có thành tích tốt, cho các cải tiến về vận hành HTQLCL (vì tất cả các cán bộ KSTL và đánh giá viên đánh giá nội bộ đều là các cán bộ khác kiêm nhiệm). Cụ thể như sau:
- Xác định tiêu chí đánh giá mức độ thực hiện cơng việc của cán bộ KSTL và đánh giá viên đánh giá nội bộ.
- Định kỳ 2 lần/năm xét khen thưởng cho cán bộ KSTL và 1 lần/năm cho đánh giá viên đánh giá nội bộ.
- Định kỳ 1 lần/năm xét khen thưởng cho những cải tiến lớn về vận hành HTQLCL.
- Ngoài ra, đối với đánh giá viên nội bộ, cần có qui chế trả thù lao thích hợp. Nếu thực hiện được giải pháp này, sẽ tạo được sự động viên, khích lệ mọi người, thu hút mọi người làm cán bộ KSTL và đánh giá viên đánh giá nội bộ.
3.5. KIẾN NGHỊ
Để thực hiện tốt các giải pháp trên, cần có sự quyết tâm, kiên trì, bền bỉ, thời gian, tài chính và nhân sự thực hiện. Và kết quả nhận được khơng phải là ngay lập tức có thể thấy, mà phải sau một thời gian kiên trì bền bỉ thực hiện theo kế hoạch. Vì vậy tác giả có kiến nghị với ban lãnh đạo trường cần quan tâm nhiều hơn nữa đến ban ISO, đến đội ngũ cán bộ kiểm soát tài liệu, đến đội ngũ đánh giá viên nội
bộ, đến tất cả những người đang đóng góp rất nhiều cơng sức trong cơng tác kiểm sốt vận hành HTQLCL, bằng các hành động thiết thực như sau:
Một là, trao quyền mạnh cho ban ISO trong công tác theo dõi, đơn đốc việc vận hành ISO 9001 tồn trường.
Hai là, thường xuyên động viên tinh thần, nêu ra những kết quả đạt được nhiều hơn là chăm chăm vào những sai sót nhỏ. Như vậy người thực hiện sẽ cảm thấy phấn chấn hơn và tự nhiên sẽ giảm bớt những sai sót.
Ba là, ngoại trừ ban ISO, còn lại đều là cán bộ kiêm nhiệm, vì vậy thành tích của họ sẽ được ghi nhận vào tổng kết hoạt động tháng, năm của đơn vị, là minh chứng để xếp loại trên hoàn thành nhiệm vụ của tháng, của năm.
Bốn là, đối với đánh giá viên nội bộ, cần có chế độ thù lao phù hợp cho mỗi đợt đánh giá.
Năm là, khi kế hoạch hoàn thiện HTQLCL của trường được duyệt, thường xuyên hỗ trợ nguồn lực để ban ISO có thể triển khai, thực hiện và hoàn thành đúng theo kế hoạch.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Từ nguyên nhân đã nêu ở chương 2, tác giả đã đề xuất các giải pháp ở chương 3, trong đó, theo tình hình thực tế của trường, tác giả lưu ý hệ thống tài liệu là vấn đề cần được tập trung thời gian, nhân sự để cải tiến trước. Đồng thời, tác giả cũng có kiến nghị với ban lãnh đạo trường, để các giải pháp đề ra được thực hiện, kiểm soát tốt. Nếu thực hiện tốt các giải pháp đề ra, mọi người sẽ cảm thấy việc vận hành HTQLCL của trường sẽ trở nên đơn giản, có hứng thú, u thích hơn, việc cải tiến hệ thống thường xuyên hơn, và từ đó sẽ tăng mức độ nhuần nhuyễn đến mức tối đa.
KẾT LUẬN
Trường Đại học Tôn Đức Thắng đang từng bước thực hiện theo mục tiêu, định hướng phát triển của trường. Là một trường được xem là trẻ, đang phát triển, đang từ từ khẳng định mình. Để có thể đứng vững và tạo một thương hiệu cho riêng mình trong xã hội quá nhiều trường Đại học đang cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, chất lượng là một yếu tố cần được kiểm soát chặt chẽ. Và trường vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, để kiểm soát chất lượng.
HTQLCL của trường được chứng nhận đầu tiên vào năm 2006, đến nay gần 8 năm, đã đạt những thành tựu nhất định, nhưng bên cạnh đó vẫn cịn những mặt hạn chế. Thực trạng này đã được tác giả phân tích ở chương 2.
Từ đó, tác giả có đề xuất giải pháp ở chương 3, liên quan đến các vấn đề như trách nhiệm – quyền hạn, quản lý hệ thống, quá trình, hệ thống tài liệu, đánh giá nội bộ, tập huấn nội bộ, xác định, thỏa mãn nhu cầu của các bên quan tâm, công