Sau khi xđy dựng xong câc chính sâch tín dụng, bước tiếp theo lă tổ chức triển khai thực hiện câc chính sâch tín dụng, cơng việc năy có thể khâi qt như sau:
1.Tổ chức tiếp xúc giới thiệu vă thiết lập câc quan hệ:
Mục đích của cơng việc năy nhằm thơng tin cho khâch hăng về câc phương thức thực hiện, câc yíu cầu, câc điều khoản vă những lợi ích đối với khâch hăng khi tham gia văo chính sâch tín dụng của cơng ty. Để khâch hăng hiểu rõ hơn về câc thơng tin cho việc âp dụng chính sâch tín dụng, đồng thời nhằm lơi kĩo tạo lập mối quan hệ với những khâch hăng mới, khuyến khích họ tham gia văo việc thực hiện chính sâch tín dụng của công ty.
Thông thường để thực hiện cơng việc năy cơng ty nín gởi thư thơng bâo đến câc khâch hăng, hoặc câc biểu mẫu thơng bâo rộng rêi trín câc phương tiện thơng tin bâo chí...hoặc gởi kỉm với câc thư chăo hăng đến câc khâch hăng mới.
2. Tiếp nhận đơn xin cấp tín dụng:
Sau qúa trình xúc tiến giới thiệu vă thiết lập câc mối quan hệ với khâch hăng thông qua việc giới thiệu trực tiếp hoặc giân tiếp câc hình thức tín dụng của cơng ty, cơng ty sẽ tiến hănh tiếp nhận dơn xin cấp tín dụng.
Nếu những khâch hăng đồng ý tham gia mua hăng bằng hình thức bân tín dụng của cơng ty, thì u cầu họ lăm đơn xin cấp tín dụng vă những thơng tin cần thiết vỉ tình
Trang 64
Xúc ti n gi i thi u vă ế ớ ệ
thi t l p câc m i quan ế ậ ố
hệ
Ti p nh n n xin c p ế ậ đơ ấ
tín d ngụ
Xem xĩt gi i quy tả ế
Quy t nh c p tín d ngế đị ấ ụ
Ki m tra giâm sât tình ể
hình tăi chính của ho (theo mẫu), qua những thơng tin năy sẽ giúp công ty đânh giâ được khả năng, tình trạng tăi chính của họ để đi đến quyết định cho họ hưởng hoặc khơng cấp tín dụng.
Mẫu 1,2 đưa cho khâch hăng (Xem phụ lục biểu số1,2)
Thơng qua đơn xin cấp gấy phĩp tín dụng của khâch hăng, mục đích chính lă nhằm nghiín cứu khâch hăng, tìm kiếm câc thơng tin về khâch hăng, để phục vụ cho cơng việc nghiín cứu phđn tích khâch hăng sau năy để lựa chọn đânh giâ quyết định cấp tín dụng.
3. Xem xĩt giải quyết:
Sau khi chấp nhận đơn xin cấp tín dụng của khâch hăng, ta tiến hănh tập trung xem xĩt, nghiín cứu phđn tích khâch hăng thơng qua câc thơng tin có được từ việc cung cấp của khâch hăng, đồng thời kết hợp với mục tiíu nghiín cứu câc hồ sơ lưu trữ về khâch hăng tại công ty vă đânh giâ tổng hợp câc kết quả từ câc phiếu thăm dò khâch hăng để tổng hợp phđn tích, đânh giâ vă lựa chọn kết quả cuối cùng bằng câc cơng cụ thống kí hoặc phđn tích tăi chính...
4. Quyết định cấp tín dụng:
Dựa trín kết qủa phđn tích đânh giâ cuối cùng ở bước trín ta sẽ lựa chọn những khâch hăng hội đủ câc yếu tố, u cầu vă có đủ khả năng tăi chính để ta cấp tín dụng. Đồng thời sẽ phđn nhóm câc khâch hăng ra từng nhóm theo tiíu chuẩn, đặc điểm riíng để lựa chọn âp dụng cho mỗi nhóm một chính sâch tín dụng phù hợp họ.
Đối với câc khâch hăng hội đủ câc yíu cầu vă điều kiện được cấp tín dụng, cơng ty sẽ hănh ký kết câc hợp đồng cam kết về câc điều khoản tín dụng, nghĩa vụ vă trâch nhiệm cũng như quyền lợi của khâch hăng.
5. Kiểm tra, giâm sât theo dõi tình hình thực hiện tín dụng: a. Giâm sât, kiểm soât câc tăi khoản: a. Giâm sât, kiểm soât câc tăi khoản:
Kể từ ngăy cấp tín dụng cho khâch hăng bộ phận quản lý cơng nợ vă người phụ trâch phải có trâch nhiệm theo dõi câc tăi khoản đó một câch cẩn thận để xem xĩt khâch hăng đó có thực hiện đúng câc điều khoản trong hợp đồng hay không.
Việc kiểm sơt tín dụng bao gồm những hồ sơ thích hợp vă những tăi liệu thu thập nhanh chóng. Những điều khoản quan trọng gồm những hồ sơ riíng cho mỗi khâch hăng. Bao gồm một hệ thống câc tệp hồ sơ để giữ cho hồ sơ có thứ tự thắn, vă dễ dăng dõi những tăi khoản nợ khơng trả đúng hạn. Mức giới hạn tín dụng thường được đặt ra cho mỗi hồ sơ tăi khoản hợp lý.
Điều quan trọng lă phải theo dõi những thói quen thực tế của khâch hăng để biết được họ nợ bao nhiíu vă trả nợ như thế năo để có biện phâp xử lý.
Để tiện việc giâm sât câc tăi khoản ta có thể sử dụng mẫu 3 (xem phụ lục biểu số 3)
b. Theo dõi những tăi khoản trả nợ không đúng hạn:
Việc theo dõi sât sao câc khoản nợ có thể cho ta biết được những tăi khỏan nợ không đúng hạn, việc khâch hăng khơng trả nợ đúng hạn có thể do câc ngun nhđn:
- Thứ nhất: Sự sao lõng từ phía khâch hăng, họ khơng quan tđm đến việc thanh toân đến câc khoản nợ.
- Thứ hai: Sự khó khăn về tăi chính, có thể do trục trặc gặp khó khăn về tăi chính nín dẫn đến việc chậm thanh tôn câc khoản nợ.
- Thứ ba: Sự cố tình khơng thanh tơn nợ, họ cố ý trốn trânh từ chối thanh toân câc khoản nợ.
Trong câc ngun nhđn trín trường hợp thứ nhất ta có thể nhắc nhở thúc giục họ thanh toân câc khoản nợ. Trường hợp thứ hai ta có thể thơng cảm tình trạng khó khăn về tăi chính của khâch hăng, ta có thể gia hạn cho họ thu xếp một kế hoạch trả tiền do hai bín thỏa thụận. Nhưng ở tình huống thứ ba rất nguy hiểm dể dẫn đến khả năng mất mât rủi ro về câc khoản nợ. Tuy nhiín ta có thể xem xĩt lý do từ chối thanh tơn của khâch hăng có thể lă sự khơng hăi lịng ví phía khâch hăng, điều năy có thể được giải quyết một câch dễ dăng nếu cơng ty cố gắng tìm hiểu vă xóa bỏ những điều khơng hăi lịng đó.
Khi biết được những lý do của việc thanh tôn nợ khơng đúng hạn, cơng ty cần có một hănh động thích hợp, cần đưa ra câc biện phâp thu tiền có tính mạnh mẽ nếu cần thiết, tuy nhiín nín trì hn để tìm câch cứu vên bất cứ khi năo có thể.
Có thể sử dụng câc dạng mẫu 4,5 để theo dõi những khoản nợ không đúng hạn:
(xem phụ lục biểu số 4,5) c. Công tâc thu nợ:
Đối với câc doanh nghiệp nhỏ có cấp tín dụng, khả năng thu nợ có thể phản ânh được sự khâc biệt giữa thănh cơng hay thất bại của doanh nghiệp đó. Mặc dù kinh doanh bân chịu có thể mang lại nhiều lợi nhuận, nhưng quâ nhiều khoản nợ trả chậm có thể mang lại cho doanh nghiệp đó tổn thất nhiều vă hạn chế khả năng tạo ra lợi nhuận bởi vì:
- Một khoản nợ căng lđu căng khó thu
- Việc cố gắng thu nợ sẽ lăm giảm thời gian thực hiện những nhiệm vụ khâc. -Những khâch hăng trước đđy không muốn đến mua hăng nữa vì họ ngại gặp những người mă họ đang mắc nợ.
-Những khoản nợ trả chậm lăm kẹt vốn cần có để điều hănh những hoạt động khâc của doanh nghiệp, do đó hoạt động tín dụng của chính cơng ty sẽ bị tổn hại vă doanh nghiệp sẽ khơng có được lợi thế trong việc chiết khấu cho khâch hăng mua trả ngay.
Do đó hiện nay để giảm thiểu những khỏan nợ khó địi, cơng ty cần lập bảng theo dõi những khoản nợ thu được ít nhất một thâng một lần (sử dụng mẫu minh họa phần phụ lục). Bản phđn tích năy tập trung văo câc khoản nợ quâ hạn, một khoản nợ được ghi nhiều lần trín sổ sâch căng ít có khả năng thu hồi.
Hai biện phâp cơ bản thường được sử dụng để đo lường chiều hướng dẫn đến câc khoản nợ bị trả chậm.
-Thứ nhất: So sânh doanh số bân chịu với số tiín thu được.
-Thứ hai: So sânh doanh số bân chịu với số tiền mă khâch hăng còn nợ.
Cần phải có được một sự liín hệ chặt chẽ giữa những khoản nợ thu được vă doanh số bân chịu. Một dấu hiệu nguy hiểm lă khi những khoản nợ thu được của khâch hăng tụt lại sau những khoản nợ từ tuần năy sang tuần khâc.
Những thiệt hại do những khoản nợ được trừ khỏi thu nhập trước thuế, vì những khoản nợ năy đê mất giâ trị hoăn toăn hay một phần.
Khi một khoản nợ đê q hạn, có hai mục tiíu phải hoăn thănh:
-Thứ nhất: Thu lại tiền
-Thứ hai: Duy trì sự lui tới thường xuyín vă quan hệ tốt với khâch hăng.
Cần phải nhắc nhở họ phải trả tiền khi đê hết hạn mong muốn bằng thư, hoặc bằng điện thoại hay gặp trực tiếp với khâch hăng. Tiếp xúc qua điện thoại vă gặp trực tiếp cho phĩp chủ nợ có thể dễ dăng điều chỉnh biện phâp của mình tùy theo phản ứng của người nợ.
Thư đòi tiền đòi hỏi phải được chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, thư phải ngắn gọn, lời lẽ khĩo lĩo vă dễ chịu, sử dụng câch tiếp cận tích cực (trânh dùng những từ ngữ nặng lời) vă những thủ thuật khâc hiệu quả để thu được những khoản nợ mă vẫn duy trì được quan hệ tốt giữa cơng ty với khâch hăng.
Đối với những khoản nợ khó địi sẽ liệt văo danh sâch khó địi, nếu những khoản nợ lớn mă người nợ khơng trả thì biện phâp cuối cùng lă nhờ sự can thiệp của phâp luật.
Công tâc thu nợ có thể được thực hiện theo mơ hình sau:
Trang 67
G i th kỉm hóa n vă thúc d c ở ư đơ ụ
tr n vă khuy n câo có th lăm ả ợ ế ể
gi m uy tín trong yíu c u tín d ngả ầ ụ
45 ngăy sau khi hóa n n h nđơ đế ạ
G i th kỉm hóa n vă thơng bâo ở ư đơ
n u không tr n trong th i h n ế ả ợ ờ ạ
30 ngăy s h y b câc gía tr tín ẽ ủ ỏ ị
d ng ê thi t l pụ đ ế ậ
75 ngăy sau khi hóa n n h nđơ đế ạ
G i th kỉm hóa n vă u c u ở ư đơ ầ
tr n úng h n quy nhả ợ đ ạ đị
15 ngăy sau khi hóa n n h nđơ đế ạ
G i th thông bâo vi c h y b giâ ở ư ệ ủ ỏ
tr tín d ng c a khâch hăng ngay ị ụ ủ
c khi ê thanh tơn n , vă có th ả đ ợ ể
s nh phâp lu t can thi pẽ ờ ậ ệ
105 ngăy sau khi hóa n n h nđơ đế ạ
Có th a kho n n văo n khó ể đư ả ợ ợ
ịi, n u kho n n quâ l n có th
đ ế ả ợ ớ ể
nh phâp lu t can thi pờ ậ ệ
135 ngăy sau khi hóa n n h n đơ đế ạ
hóa n n h nđơ đế ạ
G i thông bâo, g i i n tho i ở ọ đ ệ ạ
kh ng nh quy t nh cu i cùngẳ đị ế đị ố
80 ngăy sau khi hóa n n h nđơ đế ạ