Hàng xuất khẩu của nước ta chủ yếu giao bằng đường biển. Trong trường hợp này doanh nghiệp xuất khẩu cần tiến hành theo cỏc bước sau:
- Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kờ hàng hoỏ chuyờn cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng.
- Trao đổi với cơ quan điều độ cũng để nắm vững kế hoạch giao hàng.
- Lập kế hoạch tổ chức vận chuyển hàng vào cảng. - Bốc hàng lờn tàu
- Sau khi nhận hàng xong lấy biờn lai thuyền phú để xỏc nhận hàng đó giao nhận xong. Trong đú cú xỏc nhận: Số lượng hàng, tỡnh trạng hàng... - Trờn cơ sở thuyền phú đổi lấy vận đơn đường biển B/L. Quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo (hay vận đơn sạch).
Giao hàng bằng container thỡ cú hai phương thức:
-Giao hàng đủ một container(FCL.)-Khi tiến hành giao hàng đủ một
container người xuất khẩu tiến hành theo cỏc bước sau:
+Căn cứ vào số lượng hàng giao,đăng ký mượn hoặc thuờ container tương thớch với số lượng hàng giao,vận chuyển container rỗng về địa đIểm đúng hàng.
+Làm thủ tục hải quan,mời hải quan kiểm hoỏ đến xếp hàng vào container,niờm phong kẹp chỡ cỏc container.
+Giao hàng cho bóI container để nhận biờn lai xếp hàng. +Đổi biờn lai xếp hàng lấy vận đơn.
-Giao hàng khụng đủ container(LCL.)-Khi giao hàng khụng đủ một
container,người xuất khẩu vận chuyển hàng đến bóI container do người chuyờn chở chỉ định để giao cho người chuyờn chở.Việc giao hàng được coi là hoàn thành khi hàng được giao cho người chuyờn chở hoặc người đại diện cho người chuyờn chở.
Ngoài ra hàng hoỏ cũn được gửi theo đường hàng khụng, đường sắt. Tuỳ theo từng trường hợp mà doanh nghiệp cú những trỏch nhiệm khỏc nhau.
Thanh toỏn là một nội dung hết sức quan trọng trong quy trỡnh thực hiện hợp đồng.Chất lượng của việc này cú ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của đơn vị kinh doanh xuất khẩu.Với tư cỏch là người bỏn nờn nhà xuất khẩu luụn mong muốn quỏ trỡnh thanh toỏn diễn ra suụn sẽ và họ nhận được số tiền thanh toỏn đỳng số lượng và thời gian như đó thoả thuận với phớa đối tỏc,tõt nhiờn là sau khi họ đó thực hiện đầy đủ cỏc nghĩa vụ với cỏc đối tỏc của mỡnh.Do vậy từ việc lựa chon phương thức thanh toỏn và điều kện thanh toỏn luụn là một trong những nội dung mà tất cả cỏc doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu quõn tõm hàng đầu.
Cỏc doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay thương xử dụng cỏc phương thức thanh toỏn như:
➢ Thanh toỏn bằng phương thức tớn dụng chứng từ:Sau khi kớ kết hợp đồng,nhà xuất khẩu phải nhắc nhở bờn Mua mở L/C theo đỳng thời hạn quy định.Sau đú bờn Bỏn phải tiến hành kiểm tra thật kĩ lưỡng L/C,nếu L/C chưa phự hợp thỡ phải yờu cõu bờn Mua và ngõn hàng mở L/C sủă đổi L/C cho phự hợp.Sau khi L/C đó kiểm tra hồn tồn phự hợp bờn Bỏn mới tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ để tiến hành thanh toỏn.
➢ Thanh toỏn bằng phương thức nhờ thu:Nếu xử dụng phương thức này thỡ ngay sau khi giao hàng,doanh nghiệp xuất khẩu phải hoàn thành việc lập bộ chứng từ thanh toỏn chớnh xỏc, nhanh chúng, phự hợp và xuất trỡnh cho ngõn hàng để uỷ thỏc cho ngõn hàng việc thu đũi tiền.
➢ Thanh toỏn bằng phương thức giao chứng từ trả tiền:theo phương thức này đến kỳ hạn mà hai bờn đó thoả thuận bờn Bỏn nhắc nhở bờn Mua đến ngõn hàng làm thủ tục thanh toỏn.Khi ngõn hàng thụng bỏo cho bờn Bỏn rằng đó thực hiện quỏ trỡnh thanh toỏn,tài khoản ký thỏc đó bắt đầu hoạt động.Thỡ bờn Bỏn sẽ tiến hành giao hàng và nhanh chúng lập bộ chứng từ thanh toỏn cho phự hợp với yờu cầu của bản nghi nhớ sau đú xuất trỡnh chứng từ cho ngõn hàng để thanh toỏn tiền hàng.
➢ Phương thức chuyển tiền:Theo phương thức này thỡ khi bờn Bỏn giao hàng xong phải nhanh chúng hoàn thành việc lập bộ chứng từ phự hợp với yờu cầu của hợp đồng,và chuyển độn cho bờn Mua.Khi bờn Mua chuyển tiền thanh toỏn đến,ngõn hàng sẽ gửi giấy bỏo cho nhà xuất khẩu. Yờu cầu đối với việc thành lập bộ chứng từ là: Nhanh chúng chớnh xỏc và phự hợp với yờu cầu quy định trong hợp đồng hoặc theo L/C (nếu thanh toỏn bằng L/C). Thụng thường bộ chứng từ gồm:
- Hối phiếu.
- Vận đơn đường biển sạch
- Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. - Hoỏ đơn thương mại.
- Giấy chứng nhận phẩm cấp hàng hoỏ. - Giấy chứng nhận số lượng trọng lượng. - Giấy chứng nhận xuất sứ hàng hoỏ. - Giấy chứng nhận kiểm dịch và vệ sinh. - Phiếu đúng gúi.
1.2.2.8.Khiếu nại giải quyết khiếu nại (nếu cú)
Khiếu nại là phương phỏp giải quyết cỏc phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng, bằng cỏch cỏc bờn trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra cỏc giải phỏp mang tớnh phỏp lý thoả món hay khụng thoả món cỏc yờu cầu của cỏc bờn khiếu nại, cỏc trường hợp khiếu nại.
Người mua khiếu nại người bỏn khi người bỏn vi phạm bất cứ điều khoản quy định về nghĩa vụ của người bỏn trong hợp đồng như:
- Giao hàng khụng đỳng về số lượng, trọng lượng, quy cỏch. - Hàng giao khụng đỳng phẩm chất nguồn gốc như hợp đồng quy định.
- Bao bỡ, ký mó hiệu kẻ sai quy cỏch, khụng phự hợp với điều kiện vận chuyển bảo quản làm hàng hoỏ bị hư hỏng trong quỏ trỡnh vận chuyển.
- Giao hàng chậm, cỏch thức giao hàng sai so với thoả thuận.
- Khụng giao hàng mà khụng phải do trường hợp bất khả khỏng gõy ra chậm việc hàng đó giao, khụng thực hiện đầy đủ cỏc nghĩa vụ khỏc: Như thuờ phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hoa.
Người bỏn khiếu nại người mua trong cỏc trường hơp: Thanh toỏn chậm, khụng thanh toỏn, thanh toỏn khụng đỳng lịch trỡnh. Khụng chỉ định phương tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phương huỷ bỏ hợp đồng.
Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại bằng chứng vi phạm và cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, bờn bị khiếu nại cần nghiờm tỳc, nhanh chúng nghiờn cứu hồ sơ tỡm ra giải phỏp để giải quyết một cỏch thoả đỏng nhất.
1.3.GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU:
1.3.1.Khỏi niệm và vai trũ của giỏm sỏt và điều hành hợp đồng xuất khẩu:
Một hợp đồng thưũng quy định hoặc ngầm quy định những một loạt cỏc nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bờn tham gia kớ kết hợp đồngNhững ràng buộc này kộo theo hàng loạt cỏc hoạt động và cụng việc mà cả hai bờn sẽ cam kết thực hiện.Thực hiện thành cụng một hợp đồng,chủ yếu phụ thuộc vào vấn đề cỏc nghĩa vụ của mỗi bờn cú được thi hành trụi chảy trong một thời hạn đó định hay khụng.Hoạt động giỏm sỏt hợp đồng đề cập đến những cụng việc mà mỗi bờn phải thực hiện để đảm bảo rằngmỗi bờn cú thực hiện cỏc nghĩa vụ của mỡnh và cần biết rừ bờn kia cú đang thực hiện cỏc bghĩa vụ của mỡnh như đó quy định hay ngầm quy định trong hợp đồng hay khụng.
Cỏc nghĩa vụ riờng của mỗi bờn cần phải thực hiện ở những thời điểm khỏc nhau trong giai đoạn thực hiện hợp đồng.Như vậy cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở về cỏc nghĩa vụ hợp đồng tại cỏc thời điểm thớch hợp để cú thể
thực hiện đỳng cỏc nghĩa vụ của mỡnh trong hợp đồng.Đồng thời,một cụng việc khụng kộm phần quan trọnglà phải thiết lập hệ thống thu thập cỏc thụng tin vvề việc thực hiện hợp đồng của bờn đối tỏc.Thụng qua đú theo dừi tiễn độ và thời gian biểu của cỏc cụng đoạn để cú thể nhắc nhở đối tỏc tại cỏc thời điểm thớch hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hoỏ quy trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Như vậy về thực chất giỏm sỏt hợp đồng là một hệ thống cảnh bỏo sớm về cỏc cụng iẹc mà mỗi bờn phải thực hiện để đảm bảo trỏnh được chậm trễ và sai sút trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.
Khi cả hai bờn thực hiện trung thành cỏc nghĩa vụ của hợp đồng thỡ thụng thường kết quả hợp đồng sẽ được thực hiện một cỏch tương đối thoả đỏng với cả hai bờn.Tuy nhiờn trong thực tế cú nhiều vấn đề nảy sinh trong quỏ trỡnh thực hiện hựp đồng mà lỳc xõy dựng hợp đồng khụng tớnh trước được.Cú nhiều ngườn nhõn song cú thể kể ra một số nguyờn nhõn chớnh thức như sau:Thứ
nhất,cỏc bờn hiểu cỏc điều kiện và điều khoản của hợp đồng theo cỏc nghĩa
khỏc nhau cho nờn hành động theo cỏc hướng khỏc nhau;Thứ hai,cú những sự cố mà khụng thể khắc phục để cú thể trung thành với cỏc nghĩa vụ trong hợp đồng.Chẳng hạn một nguyờn liệu cần dựng trong quỏ trỡnh sản xuất cú thể lại khụng đỏp ứng được yờu cầu vỡ một lý do nào đú.Vỡ thế nhà cung cấp khụng thể thực hiện đầy đủ cỏc mụ tả kĩ thuật của sản phẩm như dó nghi trong hợp đồng.Người cung cấp phải yờu cầu người mua đồng ý hoặc phờ chuẩn cỏc chi tiết kĩ thuật mới;Thứ ba,một số cỏc điều khoản của hợp đồng cú khi cũn để “mở” mà cỏc bờn phải quyết định trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.Như vấn đề chọn cảng bốc hàng,cảng dỡ hàng,xỏc định lại giỏ do thị trường cú nhiều biến động về giỏ…Một số cỏc tỡnh huống trờn cú thể là thứ yếu,nhưng một số khỏc lại cú tớnh rất quan trọng mà yờu cầu mỗi bờn phải cú sự điều hành trước mỗi thay đổi đú.
Điều hành hợp đồng là tất cả cỏc quyết định cần phải đề ra để giải quyết cỏc vấn đề khụng tớnh trước được hoặc khụng giải quết được trong thời gian xõy
dựng hợp đồng và do vậy khụng được chuẩn bị để đưa vào cỏc quyết định và điều kiện của hợp đồng.
Giỏm sỏt hợp đồng núi chung cú tớnh thụng lệ và tương đối đơn giản.Nú liờn quan đến việc nhận dạng và theo dừi chuỗi sự kiện và hành động khi đến thời điểm hành động hoặc khi cần phải hành động.Nú cũng lưu ý tới việc quản lý ở nhũng điểm mấu chốt của vấn đề đang được đặt ravà tổ chức hàng loạt hoạt động giỏm sỏt xung quanh những sự kiện đú nhằm phũng ngừa cỏc rủi ro.Hoạt động giỏm sỏt cũn tạo ra cỏc dữ liệu thụng tin quan tỷọng cho hoạt động điều hành hợp đồng.
Trong quỏ trỡnh thực hện hợp đồng,thường xuyờn xuất hiện cỏc tỡnh huống phỏt sinh.Điều hành hợp đồng là giải quyết cỏc tỡnh huống này một cỏch cú lợi nhất trờn cơ sở đỏnh giỏ thực tếvề tỡnh hỡnh và những khả năng lựa chọn cú thể tỡm được nếu cú.Giỏm sỏt và điều hành hợp đồng là quỏ trỡnh khụng thể thiếu được trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.
1.3.2.Những nội dung và phương phỏp giỏm sỏt,điều hành hợp đồng xuất khẩu:
Việc giỏm sỏt và điều hành một hợp đồng xuất khẩu đầu tiờn đũi hỏi phải xỏc định những thành phầnchủ yếu trong hợp đồngcú tớnh chất sống cũn đối với việc thực hiện hợp đồng thành cụng.Nhỡn chung cỏc điều khoản hợp đồng sẽ cần giỏm sỏt chặt chẽ là:
-Khối lượng hàng hoỏ:Cỏc chủng loại,số lượng của từng chủng loại,phạm vi lựa chọn về số lượng.
-Chất lượng hàng hoỏ:Sự tuõn thủ về chất lượng ,thời gian,địa điểm giỏm định chất lượng,chỉ định cỏc cơ quan giỏm định.
-Bao bỡ hàng hoỏ:Loại và chất lượng bao bỡ,người cung cấp bao bỡ,thời điểm và địa điểm cung cấp bao bỡ.
-Chỉ định tầu/cảng:Đặc điểm tầu,thời gian đến cảng bbốc hàng,đặc diểm tuyến đường vận chuyển.
-Lịch giao hàng:Lịch trỡnh giao hàng,số lần giao hàng,ngày cuối cựng phải giao của từng đợt giao hàng,thụng bỏo giao hàng,cỏc điều kiện về cảng,thụng bỏo về điều kiện cảng,thời điểm dự tớnh tầu đến nơi.
-Những chứng từ cần thiết để xuất trỡnh Hải quan và cỏc thủ tục khỏc:Cỏc loại chứng từ ,thời điểm cần thiết để xuất trỡnh.
-Giỏ:Nếu giỏ là để ngỏ thỡ thời điểm và địa điểm gặp ngỡ nhau để đàm phỏn về giỏ,những thụng tin và dữ liệu cần thiết để đàm phỏn giỏ.
-Thanh toỏn:Tiến độ thanh toỏn,hạn cuối cựng của từng lần thanh toỏậnccs chứng từ cần thiết cho mỗi lần thanh toỏn.
-Bảo hành:Thời gian bảo hành ,địa điểm bảo hành,nội dung và phạm vi trỏch nhiệm về bảo hành.
-Kiếu nại:Thời gian khiếu nại,chứng từ cần lập khi khiếu nại,giải quyết khiếu nại.
Tuỳ vào từng hợp đồng mà cú thể thờm hoặc bớt đi một số nội dung giỏm sỏt khỏc.
Để tiến hành giỏm sỏt hợp đồng,người ta xử dụng một loạt phương phỏp như:Hồ sơ theo dừi hợp đồng,phiếu giỏm sỏt hợp đồng,phiếu chỉ số giỏm sỏt hợp đồng và cỏc phương phỏp xử dụng mỏy điện toản.Trong đú phương phỏp phiếu giỏm sỏt hợp đồng được xử dụng nhiều hơn cả.
Phương phỏp ỏp dụng phiếu giỏm sỏt hợp đồng là liệt kờ cỏc sự kiện và cụng việc đó ngầm định hoặc đề cập rừ ràng trong cỏc điều khoản của hợp đồng,ngày thỏng mà những sự kiện đú xảy ra và cỏc biện phỏp giỏm sỏt,phũng ngừa cần được thực hiện.Mỗi một hợp đồng cú thể bao gồm nhiều phiếu giỏm sỏt cỏc hoạt động khỏc nhau như:vận tải,bảo hiểm,giao nhận ,thanh toỏn…Về căn bản hỡnh thức của chỳng như nhau,nếu khụng kể đến bản chất của cỏc cụng việc cần giỏm sỏt,và bao gồm cỏc phần cơ bản như sau:
➢ Phần chung bao gồm:Số hợp đồng,ngày kớ tờn sản phẩm,người mua(Người nhập khẩu),tờn ,địa chỉ ,điện thoại,điện bỏo,fax,E-mail,người liờn hệ…
➢ Bảng cụ thể bao gồm cỏc cột nghi:Cỏc hoạt động ,mức độ quan trọng,ngày thỏng giỏm sỏt ,ngày hoàn thành.
Điều kiện hợp đồng phải tập chung giải quyết cỏc vấn đề sau:
➢ Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hoỏ trong hợp đồng.
➢ Cỏch giải quyết khi giao hàng khụng phự hợp với quy định trong hợp đồng.
➢ Tuỳ chọn số lượng:Đề cập độn sự giải quyết tăng giảm số lượng hàng hoỏ bỏn(xuất khẩu) trong hợp đồng và mỳc giỏ ỏp dụng đối với số lượng hàng hoỏ tăng giảm đú.
➢ Lịch giao hàng:Cũng cú thể người Mua muốn thay đổi lịch giao hàng đó quy định trong hợp đồng vỡ nhiều lớ do
➢ Điều chỉnh giỏ:Sự xem xột về giỏ hợp đồng cú thể phỏt sinh do điều kiện giỏ để “mở”.
➢ Cỏc điều kiện thanh toỏn:Việc thực hiện cỏc điều khoản thanh toỏn trong hợp đồng giỏ cố định và thanh toỏn một lần là tương đối đơn giản.Tuy nhiờn ,việc thực hiện thanh toỏn nhiều lần thỡ điều hành hợp đồng phải đảm bảo những hoạt động điều kiện cho việc thanh toỏn phải thực hiện đỳng thời hạn để việc thanh toỏn diễn ra theo đỳng thời gian đó đề ra.
➢ Hợp đụng vận tải:Kớ hợp đồng vận tải và đặc biệt chỳ ý cỏc phỏt sinh khi bốc hàng lờn tầu và dỡ hàng khỏi tấu.
➢ Hợp đồng bảo hiểm:Điều hành hợp đồng phải thực hiện cỏc cụng việc:thụng bỏo hoặc cỏc thủ tục,khiếu nại cụng ty bảo hiểm nếu hàng hoỏ cú tổn thất.
cỏc tỡnh huống và cỏc thụng tin,dữ kiệu cần thiết.Từ đú căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế tiến hành phõn tớch đưa ra cỏc phương ỏn cú thể coỏ và lựa chọn cỏc phương ỏn tối ưu nhất để giải quyết cỏc tỡnh huống.
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG QUY TRèNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THIẾC THỎI SANG THỊ
TRƯỜNG MALAYSIA CỦA CHI NHÁNH CễNG TY CỔ PHẦN XNK PETROLIMEX TẠI HÀ NỘI
2.1.TỔNG QUAN VỀ CễNG TY CỔ PHẦN XNK PETROLIMEX VÀ CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
2.1.1.Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển:
Cụng ty cổ phần XNK Petrolimex – PITCO là doanh nghiệp thành viờn của Tổng Cụng ty Xăng dầu Việt Nam; tiền thõn là Cụng ty XNK tổng hợp Petrolimex – Doanh nghiệp nhà nước được cổ phần húa và chớnh thức hoạt động theo phỏp nhõn mới từ ngày 01/10/2004. Cụng ty xuất nhập khẩu tổng hợp Petrolimex (Petrolimex International Trading Company – PITCO) trực thuộc Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam đợc Bộ Thương mại ra quyết định thành lập (ngày 03/07/1999). Cú thể núi sự ra đời của PITCO là một tất yếu trờn bước đường phỏt triển của Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam.Cụng ty XNK