Hoạt động kinh doanh quốc tế phức tạp và đa dạng nờn việc xảy ra cỏc tranh chấp trong quỏ trỡnh kinh doanh quốc tế tại cỏc đơn vị kinh doanh quốc tế là điều khú trỏnh khỏi.Tuy nhiờn ở chi nhỏnh cụng ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội việc giải quyết cỏc khiếu nại và dẫn đến tranh chấp rất ớt xảy ra..Do chi nhỏnh đó chủ động trong việc tỡm kiếm tiếp xỳc khỏch hàng,hợp đồng được đàm phỏn và ký kết rất chặt chẽ và luụn phự hợp với cỏc quy định phỏp lý.Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng chi nhỏnh luụn giỏm sỏt chặt chẽ và kịp
thời giải quyết cỏc vướng mắc nờn trong thực tế ,trong năm 2005 cỏc hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia khụng cos khiếu nại gỡ lớn và nghiờm trọng từ phớa khỏch hàng.
2.4.ĐIỀU HÀNH VÀ GIÁM SÁT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THIẾC THỎI SANG THỊ TRƯỜNG MALAYSIA CỦA CHI NHÁNH CễNG TY CỔ PHẦN XNK PETROLIMEX TẠI HÀ NỘI
Tại chi nhỏnh cụng ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội việc điều hành và giỏm sỏt cỏc hợp đồng được thực hiện theo theo nguyờn tắc giỏm đốc chi nhỏnh sẽ là người điều hàng chung cũn những vấn đề cụ thể trong việc giỏm sỏt hợp đồng được phõn cụng cụ thể cho từng cỏn bộ,theo hỡnh thức chuyờn mụn hoỏ.Mỗi người sẽ phụ trỏch một mảng cụng việc và chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt việc thực hiện cỏc nghiệp vụ trong quy trtinh thực hiện hợp đồng xuất khẩu đó được phõn cụng.Nếu cú phỏt sinh vướng mắc sẽ bỏo cao kịp thời cho người quản lý để thảo luận bàn bạc tỡm phương hướng giả quyết tối ưu và kịp thời.
Việc giỏm sỏt và điều hành hợp đồng tại chi nhỏnh được khởi động khi hợp đồng chớnh thức được ký kết.Tuỳ theo từng điều kiện cụ thể trong hợp đồng mà những nội dung trong việc giỏm sỏt và điều hành hợp đồng cú thể khỏc nhau.Tuy nhiờn với chi nhỏnh cỏc nội dung chủ yếu trong việc giỏm sỏt và điều hành hợp đồng :chất lượng hàng hoỏ,số lượng hàng hoỏ,chỉ định tầu /cảng ,lịch giao hàng ,thụng quan ,thanh toỏn.Đõy là cỏc nọi dung chủ yếu mà chi nhỏnh luụn tập chung giỏm sỏt và điều hành trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Trong mỗi quy trỡnh thực hiện hợp đồng chi nhỏnh luụn theo dừi chặt chẽ để cú thể đưa ra cỏc phương ỏn giải quyết nhanh chúng cỏc vấn đề phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Việc giỏm sỏt và điều hành hợp đồng xuất khẩu rấta phức tạp vỡ trờn thực tế cỏc quy trỡnh thực hiện hợp đồng luụn đan xen lẫn nhau nờn làm cho việc giỏm sỏt và điều hành luụn phức tạp và mất nhiều cụng sức.Hiện nay tại chi nhỏnh mỗi cỏn bộ phụ trỏch một mảng cụng việc chuyờn biệt.Do vậy trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu cỏc quy trỡnh cũng được thực hiờn chia ra và thực hiện bởi cỏc cỏn bộ của chi nhỏnh.Những người này sẽ chịu trỏch nhiờm bỏo cỏo kết quả cụng việc lờn
giỏm đốc chi nhỏnh.Và giỏm đốc chi nhỏnh là người điều hành mọi cụng việc sao cho quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng diễn ra suụn sẻ,và nếu cú vướng mắc cũng sẽ được giải quyết kịp thời.
Chi nhỏnh ỏp dụng phương phỏp phiếu giỏm sỏt hợp đồng để giỏm sỏt việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Phiếu này liệt kờ rừ cỏc sự kiện và cụng việc đó quy định thuộc về trỏch nhiệm của chi nhỏnh trong hợp đồng đó được ký kết. Mỗi cụng việc do một cỏn bộ dảm nhận và những người này chịu trỏch nhiệm ghi lại những cụng việc đó thực hiện hay đang trong quỏ trỡnh thực hiện ra sao? Cỏc tỡnh huống phỏt sinh và đưa ra thảo luận để tỡm giải phỏp thỏo gỡ để thực hiện cỏc nghĩa vụ đó cam kết của chi nhỏnh.
Trờn thức tế tại chi nhỏnh cỏc nội dung như chất lượng và số lượng hàng hoỏ ,thuờ tầu và thanh toỏn luụn là cỏc nội dung trong quỏ trỡnh giỏm sỏt và điều hành hợp đồng luụn cú nhiều nhất cỏc phỏt sinh so với cỏc nội dung khỏc cần giỏm sỏt.Bởi cỏc nghiệp vụ này luụn phức tạp và đũi hỏi luụn bỏm sỏt chặt chẽ để cú thể thực hiện thành cụng cỏc nghiệp vụ.Những phỏt sinh cú thể do cỏc nhõn tố khỏch quan hay chủ quan nhưng đều được chi nhỏnh tập chung giải quyết với tinh thần nhanh chúng và sao cho cú lợi nhất cho hoạt động kinh doanh của mỡnh.Trờn khả năng thực tế chi nhỏnh sẽ đưa ra cỏc lựa chọn và sẽ chọn lựa phương ỏn nào sau khi đó tớnh toỏn kỹ lưỡng những lợi và hại của mối phương ỏn lựa chọn để đưa ra quyết định.
Chi nhỏnh luụn ý thức được rằng việc giỏm sỏt và diều hành hợp đồng là hoạt động khụng thể thiếu được trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Nú gúp phần vào việc thực hiện thành cụng cỏc quy trỡnh nghiệp vụ trong cả quỏ trỡnh.Mỗi quy trỡnh thực hiện trước sẽ là tiền đề cho việc thực hiện thành cụng cỏc quy trỡnh sau.
Nhưng hiện nay thực tế đạt ra cho chi nhỏnh một khú khăn trong quy trỡnh giỏm sỏt và thực hiện hợp đồng là chi nhỏnh hiện nay khụng đủ nhõn viờn để thực hiờn quy trỡnh này một cỏch chuyờn trỏch và chuyờn nghiệp.Thứ 2 là chi nhỏnh chưa cú quy định cụ thể về phối hợp cung cấp thụng tin trong quỏ trỡnh
giỏm sỏt và điều hành hợp đồng,do vậy chưa nờu cao được trỏch nhiệm cụ thể của cỏc nhõn viờn trong quy trỡnh phối hợp để thực hiờn nghiệp vụ rất quan trọng này.
2.5.ĐÁNH GIÁ QUY TRèNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THIẾC THỎI SANG THỊ TRƯỜNG MALAYSIA CỦA CHI NHÁNH CễNG TY CỔ PHẦN XNK PETROLIMEX TẠI HÀ NỘI