1. Đặc điểm của bài toán.
1.1.Các yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng
- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và thoả thuận với khách hàng.
- Nhập thơng tin về hàng hố.
- Nhập thông tin về khách hàng.
- Lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng.
- Lập hoá đơn thanh toán.
- Lập các báo cáo thống kê về hàng hoá.
- Lập các báo cáo tổng hợp về hoá đơn, doanh số bán hàng,…
- Lập các báo cáo thống kê về khách hàng.
1.2.Các mẫu biểu thờng sử dụng trong hệ thống bán hàng
- Hoá đơn bán hàng.
- Sổ ghi chép khách hàng.
- Sổ ghi chép hàng hoá.
- Sổ ghi chép hoá đơn.
- Danh sách các loại hàng.
- Phiếu thanh toán.
- Phiếu nhập hàng...
2. Quy trình của bài tốn quản lý bán hàng
Tiến trình quản lý nhập xuất hàng của một cơng ty hay một cửa hàng trong lĩnh vực kinh doanh bn bán hàng hố nh sau:
Khi bộ phận bán hàng có u cầu về hàng hố thì phát sinh u cầu nhập hàng. Hàng hố nhập có thể đợc đáp ứng bởi nhiều nhà cung cấp. Hàng đ- ợc nhận về kèm với đơn đặt hàng của cơng ty và hố đơn bán hàng của nhà cung cấp.
Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lợng và chất lợng hàng nhập.
Nếu hàng không đủ số lợng hoặc khơng đảm bảo chất lợng thì:
- Báo cáo kiểm tra hàng không chấp nhận (đối với những hàng không đảm bảo yêu cầu) đợc lập và chuyển tới bộ phận mua hàng.
- Những hàng lỗi đợc để riêng sang một bên và chờ chuyển trả lại nhà cung cấp.
Bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhận và chuyển tới bộ phận quản lý kho đối với hàng đợc chấp nhận.
Bộ phận quản lý kho sẽ đối chiếu danh sách hàng trên phiếu nhận và thực tế, tìm vị trí thích hợp trong kho để đặt hàng vào vị trí trong kho, viết phiếu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập.
Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu xuất hàng bán cho khách hàng, thì hố đơn bán hàng sẽ đợc bộ phận bán hàng viết theo yêu cầu về hàng hoá của khách hàng và chuyển tới bộ phận quản lý kho.
Bộ phận quản lý kho sẽ tìm hàng theo hố đơn bán hàng và tiến hành thủ tục xuất hàng. Nếu hàng khơng có hoặc khơng đủ số lợng theo yêu cầu thì lập báo cáo chuyển cho bộ phận mua hàng.
Trờng hợp hàng hoá đã xuất bán theo yêu cầu của khách hàng mà không đợc khách hàng chấp nhận (do hàng không đạt yêu cầu kỹ thuật hoặc
khơng đảm bảo chất lợng) thì hàng sẽ đợc chuyển tới bộ phận kiểm tra. Tại đây, hàng sẽ đợc kiểm tra lại, nếu đúng thì sẽ tiến hàng làm thủ tục nhập lại kho.
Khi có yêu cầu về thơng tin xuất nhập hàng hố thì bộ phận quản lý kho phải lập đợc các báo cáo về hàng hoá để cho bộ phận quản lý bán hàng biết đợc tình hình và các thơng tin về hàng hố. Trong kho có những loại hàng hố nào, số lợng là bao nhiêu,...để có thể tiến hành nhập xuất hàng hoá.
3. Giải pháp phần mềm
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học phần cứng, công nghệ tin học phần mềm cũng tiến những bớc dài trên con đờng phát triển của nó. Đặc biệt là về một số lĩnh vực nh: hệ điều hành máy tính, ngơn ngữ phát triển các chơng trình phần mềm ứng dụng trên máy tính,…
Hiện nay, có rất nhiều ngơn ngữ đợc sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng các chơng trình phần mềm phục vụ cho cơng tác quản lý, cũng nh trong một số lĩnh vực khác. Do vậy việc lựa chọn ngơn ngữ viết chơng trình nhằm giải quyết bài tốn đặt ra là vơ cùng quan trọng. Mỗi bài tốn đặt ra đều có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài tốn và sự lựa chọn của ngời thực hiện bài tốn đó. Mỗi ngơn ngữ đều có những điểm mạnh và nhợc điểm của nó, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầu của bài toán đạt ra. Các cơng cụ mà ngơn ngữ đó cung cấp cho ngời sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra.
Dựa trên các yêu cầu của bài tốn và q trình phân tích thiết kế chơng trình thì phải tìm ra đợc một giải pháp phần mềm tối u. Tức là phải đảm bảo thơng tin chính xác, dễ sử dụng vào cơng tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiện với ngời sử dụng, Trên cơ sở phân tích bài tốn, tìm hiểu các ngơn ngữ, em… quyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0 để xây dựng chơng trình.
Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nổi tiếng với khả năng đơn giản hoá thủ tục thiết kế quản lý dữ liệu. Microsoft Visual Foxpro 7.0 giúp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chơng trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ hoạ, Ngồi ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 cịn cho phép thiết kế nhanh các
trình ứng dụng có đầy đủ các tính năng thơng qua mơi trờng thiết kế thích hợp, cung cấp các cơng cụ lập trình hớng đối tợng cực kỳ mạnh mẽ, khả năng máy khách/ máy chủ, hỗ trợ OLE và ActiveX. Nói tóm lại Microsoft Visual Foxpro 7.0 là công cụ quản lý dữ liệu tơng tác cực kỳ mạnh mẽ và đang đợc sử dụng rộng rãi nh là một công cụ mạnh của các nhà lập trình ứng dụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, các chơng trình kế tốn.
Chơng III
Phân tích và thiết kế HTTT quản lý bán hàng tại Công ty gạch ốp lát hà nội