2.2. Chu tr nh kế toán bán hàng – ghi nhận doanh thu – thu tiền
2.2.2.2 Thu bằng tin gửi ngân hàng
ế toán thanh toán
Bắt đầu Giấy đề nghị thanh toán iểm tra và thu 3 2 1 UNT 1 UNT đã duyệt GBC Ghi
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM Nội dung quy trình:
Trƣờng hợp này áp dụng khi
ho c giá trị hàng hóa cần thanh tốn trên 20 triệu. Bắt đầu quy tr nh
Kế toán thanh toán tiếp nhận Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản đính
kèm chứng từ kèm theo (Hóa đơn, Biên bản giao nhận, …) từ Khách hàng. Kiểm tra và lập Ủy nhiệm thu
Kế tốn thanh tốn tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu Giấy đề nghị kèm chứng từ kèm theo từ Khách hàng với các chứng từ, sổ sách nghiệp vụ liên quan tại đơn vị.
Căn cứ đó lập Ủy nhiệm thu (3 liên) và chuyển sang Giám đốc/ Kế toán trƣởng để xét duyệt.
Xét duyệt
Giám đốc/ Kế toán trƣởng nhận Ủy nhiệm thu (3 liên) và tiến hành xét duyệt, sau đó chuyển lại cho Kế tốn thanh tốn tiến hành phân bổ các liên chứng từ:
- Kế toán thanh toán lƣu lại liên 1 đồng thời chuyển 2 liên cịn lại của Ủy nhiệm thu cho Kế tốn tổng hợp.
- Kế toán tổng hợp tiếp nhận, kiểm tra lại các thơng tin trên đó (chữ ký, nội dung, số tiền, …) đầy đủ và hợp lệ, đồng thời lƣu lại liên 3 của Ủy nhiệm thu, chuyển liên 2 cho Ngân hàng để tiến hành thu tiền.
Đối chiếu công nợ Khách hàng
Nhận thơng báo từ Ngân hàng, Kế tốn thanh tốn tiến hành đối chiếu số tiền thực tế nhận với sổ sách theo dõi công nợ trong k .
Xử lý chênh lệch với Ngân hàng (nếu có).
Ghi sổ nghiệp vụ và lƣu chứng từ, sổ sách
Kế tốn tổng hợp nhận Giấy báo Có từ Ngân hàng, đối chiếu thông tin với Ủy nhiệm thu (nội dung, ngƣời gửi, số tiền, …) và chuyển sang cho Kế toán thanh toán.
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP
Kế tốn thanh tốn có trách nhiệm thƣờng xun kiểm kê, đối chiếu số dƣ tiền gửi các Ngân hàng với Sổ tiền gửi ngân hàng vào mỗi ngày nhằm thực hiện kiểm soát và lập kế hoạch ch t chẽ cho dòng tiền.
Cuối tháng, Kế toán tổng hợp yêu cầu Ngân hàng xuất Sổ phụ tiền gửi ngân hàng gửi cho Kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu với Sổ tiền gửi ngân hàng và xử lý chênh lệch (nếu có).
ết thúc quy tr nh
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM BÁO CÁO THỰC TẬP Bộ phận bán hàng Bắt đầu Đơn đ t KH hàng Xét duyệt GĐ Đơn đ t hàng đã duyệt Lập LBH 3 2 1 LBH Xét BPXDBC duyệt và xét duyệt GĐ 3 2 1 LBH đã duyệt N A Bộ phận kế toán 2 3 LBH đã duyệt C Lập Phiếu xuất và Hóa đơn 3 3 2 2 1 1 Phiếu Hóa xuất đơn Xét duyệt B Ghi sổ N cơng nợ C ết thúc Nhóm SVTH: Nhóm 39 [35] GVHD: TS. Bùi Hồng Điệp
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP
Nội dung quy trình:
Bắt đầu quy tr nh
Bộ phận bán hàng tiếp nhận các Đơn đ t hàng phát sinh trong k và mang đi xét duyệt, căn cứ đó lập Lệnh bán hàng (3 liên) và xét duyệt tại 2 bộ phận:
- Tiếp nhận và đối chiếu các thông tin trên Đơn đ t hàng với thông tin Khách hàng tại đơn vị (Khách hàng mới/ cũ, t nh trạng nợ, thông tin giao dịch mua/ bán thƣờng xuyên tại đơn vị, …)
- Duyệt hạn mức tín dụng và xét duyệt cho hách hàng đủ tiêu chuẩn để bán chịu.
- Chấp nhận bán chịu, Bộ phận bán chịu sẽ ký duyệt lên Lệnh bán hàng và Bộ phận kho sẽ căn cứ theo đó xuất hàng bán chịu.
- Tiếp nhận và xét duyệt hợp lệ lên Lệnh bán hàng trƣớc khi giao cho các bộ phận liên quan.
Bộ phận bán hàng tiếp nhận, lƣu lại liên 1 và chuyển 2 liên c n lại của Lệnh bán hàng cho Bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán - ế toán bán hàng tiến hành quá tr nh lập và mang cho Giám đốc xét duyệt Phiếu xuất (3 liên) c ng Hóa đơn (3 liên) căn cứ Lệnh bán hàng rồi phân bổ cho các bộ phận liên quan.
Liên 3 Phiếu xuất và Hóa đơn đƣợc kế tốn chuyển sang và lƣu lại tại Bộ phận bán hàng; Liên 2 Lệnh bán hàng, Phiếu xuất, Hóa đơn đƣợc gửi cho Bộ phận giao hàng c ng hàng hóa và tiến hành giao cho hách hàng.
Bộ phận kế toán - ế toán bán hàng sẽ lƣu lại liên 1 của Lệnh bán hàng, Phiếu xuất và Hóa đơn để ghi sổ nghiệp vụ.
Căn cứ Hóa đơn Bộ phận kế tốn - ế tốn cơng nợ ghi nhận lên Sổ công nợ khách hàng, Sổ chi tiết phải thu khách hàng, Bảng đối chiếu công nợ.
Theo dõi, đối chiếu, kiểm tra cơng nợ
Trong k , Bộ phận kế tốn - ế tốn cơng nợ theo dõi, đối chiếu cơng nợ hách hàng với các chứng từ, sổ sách liên quan (Hợp đồng, Hóa đơn, Sổ chi tiết phải thu Khách hàng, …) đảm bảo đầy đủ và tránh sai xót các thơng tin (hạn thanh toán, số
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
iểm tra thƣờng xuyên t nh h nh thanh toán
gửi u cầu thanh tốn đến hạn, cấn trừ cơng nợ khi đã thanh toán, …).
Cuối k , căn cứ Sổ chi tiết phải thu khách hàng, Bộ phận kế tốn - ế tốn cơng nợ lập Bảng tổng hợp tài khoản Phải thu khách hàng có ký duyệt hợp lệ, đồng thời đối chiếu, bổ sung với các sổ sách liên quan cơng nợ từ ế tốn bán hàng và lƣu lại tại bộ phận.
ết thúc quy tr nh.
2.2.2.4. Tài khoản sử dụng
Các tài khoản sử dụng trong Quy tr nh thanh toán tiền bán hàng: Tài khoản 111 – T chi tiết 1111: Tiền m t (VNĐ).
Tài khoản 112 – T chi tiết 1121V: Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) – Vietcombank.
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng.
2.2.2.5. Ch ng t , sổ s h kế to n
Các chứng từ kế toán trong Quy tr nh thanh toán tiền bán hàng: Giấy đề nghị thanh toán (tiền m t/ chuyển khoản) Phiếu thu
Ủy nhiệm thu/ Giấy báo Có
Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán hàng
…
Các sổ sách kế toán trong Quy tr nh thanh toán tiền bán hàng: Nhật ký chung
Sổ Cái Tài khoản 1111, 1121V, 131 Sổ quỹ tiền m t
Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ chi tiết phải thu khách hàng (131)/ Bảng đối chiếu công nợ khách hàng
Bảng tổng hợp Tài khoản 131
2.2.3. C nghiệp vụ minh họ :
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP
1. Ngày 02/10/2020, Công ty xuất kho bán m t hàng Ghế cho khách hàng theo Hóa đơn GTGT số 0000951, giá bán chƣa thuế 2.000.000đ, thuế GTGT 10%, đã giao hàng, khách hàng thanh toán bằng tiền m t.
- Tài khoản sử dụng:
o Tài khoản 156 - T chi tiết 1561: Giá mua hàng hóa.
o Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.
o Tài khoản 511 - T chi tiết 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
o Tài khoản 333 - T chi tiết 33311: Thuế GTGT đầu ra.
o Tài khoản 111 - T chi tiết 1111: Tiền m t (VNĐ).
- Chứng từ liên quan: HĐ0000951, 1/4/PX, 1/4/PT.
2. Ngày 06/11/2020, Công ty xuất kho bán m t hàng ệ theo Hóa đơn GTGT số 0000023, giá bán chƣa thuế 29.000.000đ, thuế GTGT 10%, đã giao hàng, hách hàng chƣa thanh toán tiền hàng.
- Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 156 - T chi tiết 1561: Giá mua hàng hóa.
+ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.
+ Tài khoản 511 - T chi tiết 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
+ Tài khoản 333 - T chi tiết 33311: Thuế GTGT đầu ra.
+ Tài khoản 131: Phải thu khách hàng.
- Chứng từ liên quan: HĐ0000023, 44/4/PX.
3. Ngày 18/12/2020, hách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty theo HĐ0000023 ngày 06/11/2020, số tiền 31.900.000đ, thanh tốn bằng chuyển khoản qua tài khoản của Cơng ty tại Ngân hàng Vietcombank, đã nhận giấy báo Có của Ngân hàng.
- Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 112 - T chi tiết 1121V: Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) - Vietcombank.
+ Tài khoản 131: Phải thu khách hàng.
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP CƠNG TY TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT HỊA BÌNH
120Nguyễn Văn Quá,
Quận 12 309914605
Mẫu số S03a-DN
Ban hành theo thơng tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
NHẬT KÝ CHUNG QUÝ 04/2020 Ngày Chứng từ ghi Số sổ (1) (2) 02/10 1/4/PT 02/10 1/4/PT 02/10 1/4/PX 06/11 06/11 06/11 44/4/PX 18/12
Diễn giải nghiệp vụ:
1. Bán hàng – thu bằng ti n mặt:
Ở nghiệp vụ 1 này, khách hàng đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán. Do vậy kế toán đã chắc chắn về Doanh thu đƣợc ghi nhận trong ngày 02/10.
hách hàng thanh tốn lơ hàng bằng tiền m t nên kế toán sẽ lập Phiếu thu và ghi nhận vào Sổ quỹ tiền m t.
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT HB NH 120 Nguyễn V n Qu , Quận 12
309914605
Họ tên ngƣời nhận tiền : Địa chỉ : Lý do nộp : Số tiền : Kèm theo : NGƢỜI LẬP PHIẾU Đã nh n ủ số ti n (viết bằng hữ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Căn cứ vào Phiếu xuất kho 1/4/PX và Hóa đơn GTGT số 0000951, Phiếu thu số 1/4/PT, kế toán sẽ ghi nhận hai bút toán cho nghiệp vụ ngày 02/10: ghi nhận Doanh thu và Giá vốn theo nguyên tắc ph hợp.
Ghi nhận hai bút toán này lên Nhật ký chung và lên Sổ Cái tài khoản nghiệp vụ ghi nhận Doanh thu, Giá vốn hàng bán và các tài khoản liên quan: Giá mua hàng hóa, Thuế GTGT đầu ra, Tiền m t (VNĐ).
Khách hàng thanh toán bằng tiền m t nên thủ quỹ sẽ ghi nhận nghiệp vụ tăng tiền m t lên Sổ quỹ tiền m t
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT H 120 Nguyễn V n Qu , Quận 12 309914605 SỔ QUỸ TIỀN MẶT QUÝ 04/2020 NGÀY CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ (1) (2) 02/10 1/4/PT 02/10 1/4/PT 02/10 2/4/PT 02/10 2/4/PT 02/10 3/4/PT 02/10 3/4/PT
Cuối k , kế toán tiến hành kết chuyển Doanh thu và Giá vốn hàng bán để Xác định kết quả kinh doanh, lập Bảng cân đối số phát sinh và lập BCTC.
2. Bán hàng – Kh h hàng h th nh to n:
Trong t nh huống ở nghiệp vụ 2, hách hàng cũng đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán, kế toán thực hiện tƣơng tự nhƣ ở nghiệp vụ 1.
Do hách hàng chƣa thanh toán tiền hàng tại thời điểm giao hàng nên kế toán sẽ theo dõi công nợ trên Bảng đối chiếu công nợ/ Sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000023, Phiếu xuất 44/4/PX, kế tốn sẽ ghi sổ hai bút toán cho nghiệp vụ ngày 06/11: ghi nhận Doanh thu và Giá vốn hàng bán theo
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP
nguyên tắc ph hợp, đồng thời ghi nhận lên sổ Chi tiết phải thu khách hàng/ Bảng đối chiếu cơng nợ.
ế tốn ghi nhận vào Nhật ký chung và lên Sổ Cái tài khoản nghiệp vụ ghi nhận Doanh thu, Giá vốn hàng bán, các tài khoản liên quan: Giá mua hàng hóa, Thuế GTGT đầu ra, Phải thu khách hàng.
3. Bán hàng – Thu bằng ti n gửi ngân hàng:
Ở nghiệp vụ này, khách hàng thanh toán khoản tiền hàng ở nghiệp vụ 2 bằng h nh thức chuyển khoản nên kế toán sẽ ghi nhận vào sổ Tiền gửi ngân hàng của công ty.
Căn cứ Ủy nhiệm thu/ Giấy báo Có của Ngân hàng, kế tốn ghi sổ cho nghiệp vụ này: ghi nhận Tiền gửi ngân hàng và khoản Phải thu khách hàng vào ngày 18/12, đồng thời ghi nhận nghiệp vụ lên Sổ chi tiết phải thu khách hàng/ Bảng đối chiếu cơng nợ.
ế tốn ghi nhận vào Nhật ký chung và ghi nhận lên Sổ Cái tài khoản nghiệp vụ ghi nhận Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) - Vietcombank và Phải thu khách hàng.
hách hàng thanh toán bằng chuyển khoản nên kế toán ghi nhận nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng vào sổ Tiền gửi ngân hàng.
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT H 309914605 Chứng từ Ngày 18/12/2020 19/12/2020 21/12/2020 21/12/2020 22/12/2020 23/12/2020 24/12/2020
131.
Cuối k , kế toán tiến hành kết chuyển Doanh thu và Giá vốn hàng bán để Xác định kết quả kinh doanh, lập Bảng cân đối số phát sinh và lập BCTC.
CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT HB NH 120 Nguyễn V n Qu , Quận 12 309914605 CHỨNG TỪ SỐ 1/4/PT 1/4/PT 20/4/PC 20/4/PC 48/4/PT 48/4/PT 80/4/PT 80/4/PT 81/4/PT 81/4/PT
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT H 120 Nguyễn V n Qu , Quận 12 30991465 CHỨNG TỪ SỐ NGÀY 8/4/PT 16/4/PT 20/4/PT
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT H 120 Nguyễn V n Qu , Quận 12
309914605
CHỨNG TỪ SỐ
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT H 309914605
CHỨNG TỪ SỐ
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT HB NH
120 Nguyễn V n Qu , Quận 12 309914605 CHỨNG TỪ SỐ 1/4/PN 1/4/PX 44/4/PX 67/4/PX 112/4/PX 196/4/PN 197/4/PN 198/4/PN 199/4/PN
CÔNG T TNHH CUNG CẤP NỘI THẤT HB NH 120 Nguyễn V n Qu , Quận 12 309914605 CHỨNG TỪ SỐ 1/4/PT 47/4/PT 48/4/PT 78/4/PT 79/4/PT 80/4/PT
2.3. Chu trình kế tốn tiền lƣơng 2.3.1. 2.3.1. Chấm công xác nhận công việc iểm tra, xác nhận bảng chấm công Lập bảng lƣơng NO Phê duyệt YES Thanh tốn lƣơng
Lƣu hồ sơ ết thúc Bảng chấm cơng Bảng chấm cơng thêm giờ Phiếu chi Ủy nhiệm chi Bảng thanh tốn tiền lƣơng
TRƢỜNG ĐH CNTP TP.HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP
Nội dung quy trình:
Chấm công xác nhận công việc
Trƣởng bộ phận hằng ngày chấm công cho từng nhân viên, công nhân trong bộ phận, cuối ngày xác nhận cơng việc đã hồn thành vào phiếu cuối tháng tổng hợp bảng chấm công, phiếu xác nhận cơng việc đã hồn thành gửi về phịng nhân sự để xác nhận bảng chấm công.
Kiểm tra, xác nhận bảng chấm cơng
Phịng nhân sự sau khi nhận đƣợc bảng chấm cơng từ các bộ phận gửi lên, đối chiếu với dữ liệu của phần mềm chấm công (chấm vân tay, quẹt thẻ…) và các dữ liệu từ các bộ phận có liên quan (thanh tra, giám sát, bảo vệ,…) xác nhận bảng chấm cơng và chuyển sang cho kế tốn tiền lƣơng.
Lập bảng lƣơng
Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công, bảng tổng hợp khối lƣợng cơng việc hồn thành, kế toán tiền lƣơng căn cứ vào hệ số lƣơng, các chỉ số đo lƣờng hệ quả cơng việc tính ra tổng số tiền lƣơng phải trả và chi tiết tiền lƣơng phải trả từng nhân viên, cơng nhân.
Phê duyệt bảng lƣơng
Kế tốn trƣởng, giám đốc kiểm tra nếu chính xác thì phê duyệt, nếu chƣa đúng