2.3. Đánh giá tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng hóa nhập khẩu tạ
2.3.2. Kết quả đánh giá tổ chức thực hiện nghiệp vụ
**Kết quả đánh giá từ việc áp dụng phương pháp phân tích – tổng hợp:
Từ những nội dung đã phân tích ở trên, em nhận thấy mức độ hồn thiện các công việc đều đạt 80-90% mục tiêu đề ra. Xét về mức độ hồn thiện nhất chính là bước 1: “Nhận và kiểm tra bộ chứng từ” và bước 3: “Khai hải quan điện tử, truyền tờ khai và đóng thuế”. Trong các bước này chủ yếu vẫn là các anh chị nhân viên có kinh nghiệm lâu năm, nắm vững nghiệp vụ và thao tác nhanh chóng và chính xác trên máy tính đảm nhiệm để giữ tiến độ cơng việc, đảm bảo tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập hoàn thành đúng thời hạn, giảm thiểu rủi ro phát sinh. Đối với bước 2: “Nhận HBL, AN, gửi mail xin eDo” là công tác nhằm hỗ trợ cho thực hiện khai báo hải quan lô hàng nhập đáp ứng đầy đủ giấy tờ để nhà nhập khẩu có thể nhận hàng về đúng thủ tục. Bước 4: “Đăng ký tờ khai tại cảng – kiểm hóa (nếu có)” và bước 5: “Thơng quan hàng hóa” đều cần phải làm việc trực tiếp với hải quan nên nhân viên thực hiện hai bước này phải hết sức cẩn trọng và khéo léo trong xử lý các vấn đề nảy sinh khi đối mặt với hải quan. Bước 6: “Thanh lý tờ khai nhập khẩu” và bước 7: “Lưu hồ sơ nhập khẩu tại doanh nghiệp” đã cơ bản hoàn thiện mục tiêu của từng nhiệm vụ, tạo nên sự hoàn chỉnh cho nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập khẩu của công ty TNHH TMDV Xuất nhập khẩu Thành Danh.
**Kết quả đánh giá từ việc áp dụng phương pháp phỏng vấn:
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát phỏng vấn các anh chị nhân viên công ty Thành Danh
Nội dung đánh giá
I. Mặt hoàn thiện
1.Nhân viên kiểm tra chứng từ cẩn thận, kỹ càng
2.Nhân viên chủ động liên hệ lấy HBL, AN và eDo kiểm tra 3.Nhân viên khai báo dày dặn kinh nghiệm, thực hiện nhanh
4.Nhân viên hiện trường đối đáp, giải trình thuyết phục được hải quan thơng quan 5.Tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập được tiến hành đúng thời gian, đúng tiến độ.
6.Tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập được thực hiện đầy đủ 7 bước.
II. Nguyên nhân hoàn thiện
7.Nhân viên chứng từ giàu kinh nghiệm, nắm vững thao tác tin học văn phòng. 8.Nhân viên hiện trường hiện trường nắm rõ, hiểu kỹ về lơ hàng.
III. Mặt chưa hồn thiện
9.Cơ sở vật chất (máy in, máy tính, văn phịng phẩm,…) hay bị lỗi, khơng hoạt động hiệu quả.
tin.
11. Nhân viên mới cịn khai sai thơng tin trên tờ khai. 12.Nhân viên mới khai báo điện tử với tốc độ chậm. 13.Khai nhưng hệ thống không báo kết quả phải khai lại.
39
14.Đường truyền mạng Internet yếu không đủ mạnh để truyền tải dữ liệu. 15.Trong q trình khai báo, áp dụng sai cơng văn, thông tư
16.Lưu hồ sơ chưa được phân loại hợp lý.
IV. Nguyên nhân của các mặt chưa hoàn thiện
17.Khách hàng gửi chứng từ khơng hợp lệ, sai sót hay gửi thiếu. 18.Cơ sở vật chất đã cũ kỹ, xuống cấp.
19.Nhân viên mới thì ít có kinh nghiệm, nghiệp vụ cịn yếu.
20.Phần mềm ECUS05 bị lỗi không truyền được tờ khai lên hệ thống hải quan 21.Wifi đã cũ, khơng cịn kết nối mạnh như trước.
22.Hải quan đưa ra quá nhiều văn bản, thông tư, nghị định nên công ty không nắm bắt kịp.
Sau khi thu thập, tổng hợp lại các dữ liệu phỏng vấn. Em xin được trình bày kết quả khảo sát, phỏng vấn nhóm chun gia. Đối với các mặt hồn thiện, em nhận thấy các anh chị đều đánh giá “Nhân viên kiểm tra chứng từ cẩn thận, kỹ càng” và “Nhân viên khai báo dày dặn kinh nghiệm, thực hiện nhanh”, “Tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập được tiến hành đúng thời gian, đúng tiến độ” là những nội dung cốt lõi, thành tựu công ty muốn đạt được khi tổ chức thực nghiệp vụ này nên khơng thể khơng nói cơng ty ln cố gắng hồn thiện nhất có thể bằng cách sửa chữa những mặt tồn tại, hạn chế. Để thực hiện những công việc công đoạn này thì cần đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, thao tác máy tính nhanh nhạy, linh hoạt, chính xác. Vì hiện nay cơng ty cũng đã tuyển thêm nhân viên mới hỗ trợ nhưng họ vẫn còn yếu về kinh nghiệm, non nớt về nghiệp vụ, thao tác còn chậm và kém dẫn đến mắc lỗi, sai phạm khi thực hiện khai báo hoặc để chính xác thì họ thường loay hoay tiêu hao thời gian khơng cần thiết, từ đó làm giảm năng suất làm việc. Nhưng đưa lên mức độ quan trọng hàng đầu theo các anh chị nhân viên lâu năm cho rằng đó là “Cơ sở vật chất (máy in, máy tính, văn phịng phẩm,…) hay bị lỗi, khơng hoạt động hiệu quả” vì người mới có thể đào tạo và làm càng nhiều thì càng được mài giũa nhưng cơng việc hầu hết đều tiến hành trên máy tính nên máy tính hư hay gặp sự cố đen màn hình, bàn phím liệt,… thì nhân viên giỏi cũng khơng làm được. Trong năm 2021, Việt Nam đã được ký thêm một số hiệp định với các khu vực lớn tạo cơ hội miễn, giảm thuế quan nên “Trong quá trình khai báo, áp dụng sai cơng văn, thơng tư” là việc có thể ảnh hưởng tới số tiền thuế công ty phải nộp quá cao hay áp không đúng sẽ bị phạt vi phạm. Đây là điều cơng ty khơng hề mong muốn nên nó được đặt lên hàng đầu để ưu tiên thay đổi.
Các ý kiến bổ sung thêm của các anh chị nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong ngành:
Theo anh An (Nhân viên hiện trường – kinh nghiệm 7 năm trong ngành Xuất nhập khẩu) thì Tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập khẩu của công ty đã đáp ứng được mục tiêu là thơng quan hàng hóa, các cơng việc đã được chuyển hóa thành 7 bước cụ thể rõ ràng, tuy nhiên vẫn cịn một số điểm chưa hồn thiện là Bước “Đăng ký tờ khai tại cảng” đối với tờ khai luồng vàng thì có thể gộp chung vào bước “Thơng quan hàng hóa” vì bộ hồ sơ khi nộp cho hải quan kiểm duyệt mà hải quan chấp nhận thì hàng hóa sẽ được thơng quan, việc in hồ sơ kèm mã vạch là tạo sự thuận tiện để kiểm tra nhanh chóng khi hải quan thơng quan hàng hóa. Đối với kết quả phân luồng mỗi loại thì có thể tiến hành linh hoạt các cơng việc, chứ không nhất thiết đi theo sơ đồ nghiệp vụ một cách cứng nhắc. Tiến hành gộp nội dung công việc từ hai bước vào một bước sẽ tinh gọn nghiệp vụ và tiết kiệm thời gian hơn.
Theo anh Nam (Phó bộ phận giao nhận – kinh nghiệm 10 năm về mảng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và cơng tác hiện trường) đánh giá nghiệp vụ khai báo hải quan của công ty so với một số cơng ty khác đều có sự tương đồng về nội dung các khâu làm việc, thực hiện các thủ tục
chung để hoàn thành mục tiêu thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu cho khách hàng. Tuy nhiên vẫn còn bổ sung thêm, bước “Khai báo hải quan điện tử, truyền tờ khai và đóng thuế” kết thúc thì nhân viên giao nhận hoặc hiện trường sẽ in bộ chứng từ để tiến hành làm thêm các công việc “Đăng ký giấy phép kiểm dịch động, thực vật, kiểm định chất lượng, số lượng sản phẩm” nếu trường hợp hàng hóa thuộc thơng tư hay danh mục hàng hóa cần phải kiểm dịch, kiểm định khi thông quan nhập khẩu.
Theo chị Ngọc (Nhân viên phòng chứng từ - chuyên phụ trách về mảng khai báo, thủ tục hải quan với kinh nghiệm 6 năm) nhận xét rằng các bước đã thể hiện được công việc chủ yếu nhưng trong bước “Khai báo hải quan điện tử, truyền tờ khai và đóng thuế” vẫn cịn trục trặc về máy móc ví dụ như đang khai thì máy tính rớt mạng điền lại từ đầu hoặc không thể truyền tờ khai lên hệ thống, đôi lúc ECUS05/VNACCS báo lỗi không thể khai được cần phải điện lên cơng ty Thái Sơn xin hỗ trợ làm lãng phí thêm thời gian.
Theo chị Kiều (Trưởng bộ phận chứng từ - kinh nghiệm 15 năm trong ngành Xuất nhập khẩu), chị đánh giá quy trình gồm 7 bước đã đầy đủ nội dung nhưng khâu cốt lõi vẫn là “Khai báo hải quan để thông quan xuất khẩu” bất cứ thông tin gì điền trên hệ thống ECUSS05/VNACCS đều cần phải chính xác đến từng con số, dấu chấm, dấu phẩy vì việc tờ khai sai chỉ một nội dung có thể phải sửa đổi bổ sung hoặc hủy tờ khai. Nghiêm trọng hơn là nếu công ty sửa đổi hay hủy tờ khai q nhiều lần thì cơng ty sẽ bị cho vào “danh sách đen” của hải quan khiến hải quan sẽ kiểm tra gắt gao từng lô hàng của công ty Thành Danh như vậy thông quan hàng của cơng ty sẽ bị trì trệ, lãng phí thời gian và cơng sức, các lô hàng của các khách hàng sau sẽ bị kéo theo dẫn tới nhiều nguy cơ, rủi ro phát sinh. Muốn khai đúng và chính xác thì trong khâu “Kiểm tra chứng từ” thì phải in bộ chứng từ ra giấy để tránh kiểm bị xót lỗi, nhầm lẫn thơng tin nhưng in q nhiều lần lặp lại có thể gây lãng phí giấy tờ, chi phí cho văn phịng phẩm của cơng ty lại tăng cao.
**Kết quả đánh giá từ việc so sánh với lý thuyết:
Theo tài liệu học tập môn Quản trị Logistics của Hà Minh Hiếu, quy trình thơng quan hàng hóa nhập khẩu tổng quát chung được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.4. Quy trình thơng quan hàng hóa nhập khẩu
Nguồn: Hà Minh Hiếu, Quản trị Logistics
Từ sơ đồ 2.1, 2.2 và 2.4 ta nhận thấy công ty đã hoàn thành một số bước cơ bản như kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan điện tử & đóng thuế nhập khẩu cho tờ khai, đối với luồng vàng và luồng đỏ thì đều đăng ký tờ khai tại cảng, kiểm hóa (nếu luồng đỏ) phù hợp với quy định của pháp luật cụ thể là Thơng tư số 38/2018/TT-BTC. Ở quy trình thơng quan hàng hóa nhập khẩu theo lý thuyết của thầy Hiếu, bước 6: “Rút tờ khai thông quan” và bước 7: “Đóng tiền thương vụ” đã được tinh gọn, rút bớt vào chung một bước “Thơng quan hàng hóa” với sự tích hợp của cơng nghệ thơng tin, chỉ cần in mã vạch và đóng tiền trên hệ thống Eport (đối với hàng FCL) hay Ewms (đối với hàng LCL).
Tuy nhiên ở nghiệp vụ quy trình lý thuyết thì mang tính tổng qt, khái qt hơn cịn nghiệp vụ khai báo hải quan hàng hóa nhập khẩu trong thực tế của cơng ty thì lại chi tiết, giới hạn lại cơng việc của công ty trong mối liên kết với các công ty khác.
**Tóm lại:
Em xin trình bày tóm tắt các điểm hoàn thiện và điểm chưa hoàn thiện, nguyên nhân của tồn tại, hạn chế trong bảng dưới đây:
Bảng 2.4: Tóm tắt về điểm hoàn thiện, chưa hoàn thiện và nguyên nhân hạn chế
Tên bước 1.Nhận và kiểm tra bộ chứng từ.
2.Nhận HBL, AN và gửi mail xin eDo.
3.Khai hải quan điện tử, truyền tờ khai và đóng thuế.
4.Đăng ký tờ khai tại cảng – Kiểm hóa (nếu có)
5.Thơng quan hàng hóa
6.Thanh lý tờ khai nhập khẩu
7.Lưu hồ sơ nhập khẩu tại doanh nghiệp
TỔNG KẾT CHƯƠNG 2
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh đã tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng hóa nhập khẩu thành cơng dựa theo quy trình, chứng tỏ nghiệp vụ có hiệu quả, làm tăng
doanh thu và giảm một số chi phí nhờ tinh giản một số bước. Bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại một số vấn đề trong quy trình như lỗi ở khâu kiểm tra chứng từ, các sai phạm thường mắc phải khi khai báo hải quan, một số vướng mắc có thể sửa chữa ở từng bước trong tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng nhập khẩu của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh.
CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH
NGHIỆP VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH DANH.