3.1.1. Giải pháp 1: Nâng cao nghiệp vụ kiểm tra chứng từ, trình độ thao tác, kỹ năng tin
học văn phịng đối với nhân viên chứng từ nhằm hồn thiện khâu “Nhận và kiểm tra chứng từ”
- Việc kiểm tra chứng từ là bước vô cùng quan trọng trong tổ chức thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan hàng hóa nhập khẩu. Nếu xảy ra sai sót cho bước này se dẫn đến trì hỗn cơng việc của các bước cịn lại. Những giải pháp dưới đây được đưa ra để hạn chế tối đa những sai sót trong kiểm tra chứng từ:
- Nâng cao trình độ nhân viên chứng từ, yêu cầu nhân viên kiểm tra ki chứng từ trước khi gửi cho bộ phận giao nhận để họ làm việc với hãng tàu hoặc trước khi đến làm việc tại cảng.
- Nhân viên chứng từ nên ưu tiên tiên tuyển dụng người có kinh nghiệm 1 năm trở lên hoặc sinh viên mới ra trường nhưng phải đúng chuyên ngành, vì khi đó nhân viên đã có nền tảng cơ sở có thể training nhanh, bắt tay vào cơng việc nhanh nhằm tiết kiệm chi phí, cơng sức.
- Tổ chức các khóa tập huấn ngắn hạn (gồm 2,3 buổi) về tin học văn phòng cho các nhân viên chứng từ mới vào giúp họ nhanh chóng nắm bắt được các thao tác cơ bản, tăng tốc độ kiểm tra chứng từ.
3.1.2. Giải pháp 2: Nâng cao thái độ chủ động, tích cực và kiểm tra chứng từ của nhân viên
chứng từ nhằm hoàn thiện khâu “Nhận HBL, AN và gửi mail xin eDo”
- Do không phải tất cả chứng từ nào cũng do công ty phát hành mà có thể do bên khác làm, nhân viên chứng từ phải luôn trong tâm thế sẵn sàng, chủ động để liên hệ nhận các chứng từ cần thiết cho quá trình làm hàng. Chú trọng vào thời gian, hạn chót của từng lơ hàng để có thể theo dõi và nhắc nhở kịp thời phía đối tác cung cấp các chứng từ cần thiết. Liên hệ có thể áp dụng nhiều cách như gửi qua mail, outlook,... hay Zalo cho nhanh để tranh thủ thời gian vào các công việc khác.
3.1.3. Giải pháp 3: Bồi dưỡng, đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử
đối với nhân viên chứng từ nhằm hoàn thiện khâu “Khai hải quan điện tử, truyền tờ khai và đóng thuế”
-Nhân viên mới được tuyển vào cần được training 2-3 buổi để được định hướng, hướng dẫn rõ ràng để nhanh chóng thích nghi với mơi trường làm viêc và làm giảm sai sót có thể mắc phải khi thực hiện khai báo.
- Công ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ khai báo hải quan hỗ trợ nhân viên được trau dồi, nâng cao kiến thức.Cơng ty có thể liên kết với các tổ chức bên ngoài chuyên đào tạo về nghiệp vụ khai báo hải quan như các trung tâm Tân Cảng, Tân Minh Trí, trường Đại học Tài chính – Marketing,…và để khuyến khích nhân viên học tập thì cơng ty cũng nên đưa ra mức thưởng nếu đạt yêu cầu. Bên cạnh đó bản thân các nhân viên cần phải nỗ lực tích cực học hỏi kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu từ các khóa học nghiệp vụ ấy. Từ đó đúc kết kinh nghiệm cho bản thân để có thể hồn thành nhiệm vụ được giao một cách thuận lợi.
Ngoài ra nhân viên chứng từ phải ln cập nhật, trang bị cho mình những văn bản về thuế, chính sách xuất nhập khẩu, hiểu rõ hơn về mã cảng lưu kho. Nhân viên chứng từ cịn phải chuẩn bị cho mình những tài liệu kỹ thuật, hình dạng, cấu trúc… của hàng hóa để áp mã HS cho phù hợp. Trong trường hợp bị cơ quan Hải quan làm khó, nhân viên chứng từ cũng có thể hỗ trợ nhân viên hiện trường giải trình một cách thuyết phục, tránh trường hợp tranh luận với cơ quan Hải quan.
- Thực hiện khai hải quan trên máy khách thông qua phần mềm Ultra Viewer hay gặp hiện tượng đơ màn hình, khơng thể nhập số nên thay thế bằng Team Viewer khi có sự cố.
3.1.4. Giải pháp 4: Nâng cấp cơ sở vật chất (máy tính, máy in, văn phịng phẩm,…) dùng
cho quản lý cơng ty nhằm hồn thiện khâu “Nhận và kiểm tra bộ chứng từ”, “Khai hải quan điện tử, truyền tờ khai và đóng thuế”,… và các cơng việc khác
- Các loại máy in, mực, giấy cần được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh tình trạng mua phải hàng kém chất lượng, hư hỏng phải in đi in lại nhiều lần làm lãng phí thời gian và chi phí của doanh nghiệp.
- Công ty cần tuyển thêm 1,2 nhân viên IT chuyên về công nghệ thông tin để kịp thời xử lý các sự cố máy tính phát sinh.
- Cơng ty nên trang bị hệ thống mô-đun wifi tốt, phát được sóng mạnh và ổn định để đẩy nhanh tốc độ truyền tải dữ liệu của máy tính trong cơng ty.
- Mỗi máy tính đều được nâng cấp với hệ điều hành mới nhất của Microsoft và được cài đặt sẵn tất cả chương trình cần thiết cho nhân viên có thể làm việc ngay.
3.1.5. Giải pháp 5: Hướng dẫn và nâng cao trình độ nhân viên giao nhận hiện trường để có
thể linh hoạt xử lý tình huống, giải đáp chất vấn của hải quan nhằm hoàn thiện khâu “Đăng ký tờ khai tại cảng – Kiểm hóa nếu có”
- Nâng cao trình độ nhân viên hiện trường, yêu cầu nhân viên hiện trường kiểm tra ki chứng từ trước khi mang hoặc nhận chứng từ từ khách hàng, hãng tàu hoặc trước khi đến làm việc tại cảng.
- Nhân viên hiện trường cần có bước chuẩn bị tốt trước khi tiến hành đăng ký tờ khai tại cảng, phải tìm hiểu kỹ về lô hàng, xem xét và đối chiếu đầy đủ các chứng từ, tính tốn thời gian và lộ trình phù hợp hơn nhằm tiết kiệm chi phí, cơng sức.
- Cơng việc giao nhận hiện trường luôn gắn với việc đi khắp mọi nơi nên nhằm khích lệ nhân viên, cơng ty có thể đưa ra mức tiền thưởng phù hợp để khích lệ tinh thần và giúp thúc đẩy nhân viên hăng hái, chủ động làm việc hơn. Đồng thời công việc này khá vất vả, công ty nên ưu tiên chọn nam, khỏe mạnh, chịu khó để có thể đảm đương cơng việc.
3.1.6. Giải pháp 6: Lưu trữ hồ sơ theo hệ thống phân loại rõ ràng nhằm hoàn thiện khâu
“Lưu hồ sơ nhập khẩu tại doanh nghiệp”
-Hồ sơ XK cần được lưu thành hai kiểu: lưu trữ trên máy tính và được in ra đóng thành một bộ được đánh dấu riêng theo ngày tháng, số lô hàng và tên công ty để tránh việc thất lạc chứng từ. Sau mỗi lần hồn tất một lơ hàng thì bộ phận hành chính, kế tốn thực hiện lưu trữ hồ sơ trong vòng 5 năm.