3.2. Thực tế công tác kế tốn vốn bằng tiền ở Cơng ty ITI Logistic Chi nhánh Hả
3.2.2. Kế toán tiền mặt
Tài khoản sử dụng :111- Tiền mặt
Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
Hoạch tốn tài khoản này cần tơn trọng một số quy định sau:
Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.Kế tốn quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế tốn quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế tốn tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế tốn và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Các chứng từ được sử dụng trong kế toán tiền mặt bao gồm:
- Phiếu chi
- Phiêu thu
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Biên lai thu tiền
- Bảng kiểm kê quỹ
Sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền mặt:
Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép, phản ánh vào các sổ kế toán bao gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Các sổ kế toán tổn hợp
- Sổ kế toán chi tiết liên quan đến từng loại ngoại tệ, vàng bạc… cả về số lượng và giá trị ngoài số tiền trên doanh nghiệp phải gửi vào Ngân hàng.
Quy trình hoạch tốn:
- Các phiếu thu, phiếu chi phải được đánh số thứ tự liền mạch.
- Trong tháng, các chứng từ gốc như hóa đơn, giấy đề nghị tạm ứng, bằng thanh tốn,… sẽ được kế toán lập phiếu thu, phiếu chi rồi chuyển giao cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó, phiếu thu phiếu chi đưa cho thủ quỹ để làm thủ tục xuất nhập quỹ.
- Kế toán quỹ tiền mặt sẽ mở sổ kế toán quỹ tiền mặt ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý việc nhập, xuất tiền tại quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và số kế toán tiền mặt.
- Nếu xuất hiện sự chênh lệch về mặt số học, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
- Cơng tác kế tốn vốn bằng tiền mặt của cơng ty được tiến hành theo trình tự sau:
Trình tự ghi sổ vốn bằng tiền mặt
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Nghiệp vụ làm tăng tiền mặt
Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng, giấy thanh tốn tiền tạm ứng… kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu. Sau đó phiếu thu được chuyển cho kế tốn trưởng ký và trình giám đốc ký. Tiếp theo, người nộp tiền cầm phiếu thu đến thủ quỹ nộp tiền. Sau khi nộp tiền xong thì thủ quỹ và người nộp tiền ký vào và thủ quỹ đóng dấu đã thu vào phiếu.
Phiếu thu được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu tại nơi lập.
Liên 2: Giao cho người nộp tiền. Phiếu thu, Phiếu chi
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ quỹ tiền mặt SỔ CÁI TK 111
Bảng cân đối số phát sinh
Liên 3: Thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và cuối ngày thì chuyển cho kế tốn tiền mặt ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Phiếu thu được lưu tại bộ phận kế toán thanh toán. Thời gian lưu trữ phiếu thu là 5 năm.
Hằng ngày, kế toán tiến hành hạch toán các nghiệp vụ ghi Nợ tài khoản 111, ghi Có các tài khoản khác và ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ cái tài khoản 111.
Người nộp Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ
-Bước 1: Nhân viên sau khi thu được tiền mặt sẽ phát sinh nộp tiền cho kế Đề nghị nộp tiền
Ký phiếu thu và nộp tiền
Ghi sổ kế toán tiền mặt
Nhận lại phiếu thu
Lập phiếu thu Ký và duyệt thu
Ghi sổ quỹ Nhận phiếu thu và
toán thanh toán
- Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên sẽ tiến hành lập Phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng
- Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhân được phiếu thu tiến hành duyệt và ký phiếu thu, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Bước 4: Kế toán thanh tốn nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho người nộp
- Bước 5: Người nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền
- Bước 6: Thủ quỹ nhận lại phiêu thu và thu tiền của người nộp - Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt
- Bước 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
Nghiệp vụ làm giảm tiền
Người đề nghị chi
Kế tốn thanh tốn
Khơng đồng ý
Kế toán trưởng
Đồng ý Giám đốc Thủ quỹ Lập giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng Nhận tiền và ký phiếu chi Lập phiếu chi Nhận phiếu chi Ghi sổ kế toán tiền mặt
Ký và duyệt chi Ký phiếu chi Ghi sổ quỹ Nhận phiếu chi Xuất tiền
- Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ, thanh tốn tiền cơng tác phí cho nhân viên… người có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị thanh tốn, tạm ứng sau đó chuyển cho kế tốn thanh tốn
- Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng sẽ tiến hành lập phiếu chi, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng
- Bước 3: Sau khi nhận được phiếu chi, kế toán trưởng ký duyệt chi
+TH1: Nếu kế toán trưởng đ ý ký duyệt chi chứng từ sẽ được chuyển cho giám đốc, sau đó chuyển sang bước 4.
+TH2: Nếu kế tốn trưởng khơng đ ý duyệt chi thì quay về bước 2.
- Bước 4: Sau khi nhận được phiếu chi từ kế toán trưởng, giám đốc sẽ ký phiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi cho thủ quỹ
- Bước 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi
- Bước 7: Thủ quỹ xuất tiền sau đó chuyển cho người đề nghị chi
- Bước 8: Người đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển phiếu chi cho thủ quỹ
- Bước 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt, sau đó chuyển qua cho kế tốn thanh toán
- Bước 10: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt
Định khoản vào sổ sách kế toán với các nghiệp vụ cụ thể:
Nghiệp vụ 1: Ngày 01/11/2019 công ty thu 4,347,866 đ bằng tiền mặt từ Công ty Hàng Kênh-CTCP khi thực hiện dịch vụ HB/L: TCHP190095 JOB NO: JSITWWHP19100080 VSL/VOY/Phí chứng từ+ Phí xếp dỡ+ Phí vệ sinh+ Phí quản lý thiết bị.
Kế toán hạch toán: Nợ TK 111: 4,347,866 đồng Có TK 131: 4,347,866 đồng
Nghiệp vụ 2: Ngày 01/11/2018 chi tiền mặt trả cho công ty Cổ phần giao nhận tiếp vận tải Quốc tế.
Kế toán hạch toán: Nợ TK 331: 10,162,897 đồng Có TK 111: 10,162,897 đồng
Nghiệp vụ 3: Ngày 01/11/2019 tiếp khách ăn uống T10/2019 bằng tiền mặt.
Kế toán hạch toán: Nợ TK 331 : 11,607,200 đồng Có TK 111: 11,607,200 đồn Đơn vị tính: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghiSổ Cái Số hiệu TK Số hiệu Ngày,tháng
Số trang trước chuyển sang
01/11 HP19114 01/01 Thu bằng tiền mặt từ công ty Hàng Kênh X
01/11 HP19115 01/01 Chi tiền mặt trả cho Công ty cổ phần giao nhận X
01/11 HP19115 01/01 Tiếp khách ăn uống T10/2019 trả bằng tiền mặt X
CƠNG TY TNHH ITI LOGISTICS
CHI NHÁNH HẢI PHỊNG Địa chỉ: Tòa nhà Thành Đạt 1, số 3
đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phịng
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm 2019
Mẫu số S03a-DN
(Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
…… …….. ……………………. ……
Tổng cộng
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Ngày ... tháng ... năm ...
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị tính: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số hiệu Ngày, tháng Trang số STT dòng Dư đầu kỳ
01/11 HP19114 01/01 Thu bằng tiền mặt từ công ty Hàng Kênh 01/11 HP19115 01/01 Chi tiền mặt trả cho Công ty cổ phần giao nhận 01/11 HP19115 01/01 Tiếp khách ăn uống T10/2019 trả bằng tiền mặt
…… ……. …… ……………..
Cộng phát sinh Dư cuối kỳ
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Ngày ... tháng ... năm ...
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu)
CƠNG TY TNHH ITI LOGISTICS
CHI NHÁNH HẢI PHỊNG Địa chỉ: Tịa nhà Thành Đạt 1, số 3
đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng
SỔ CÁI Tháng 11 năm 2019 Tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu TK: 111
Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Ngày, tháng ghi sổ
Ngày tháng
chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Thu Chi
A B C D E F
Số tồn đầu kỳ
01/11 01/11 x Thu bằng tiền mặt từ công ty Hàng Kênh 131
01/11 01/11 x Chi tiền mặt trả cho Công ty cổ phần giao nhận 331
01/11 01/11 x Tiếp khách ăn uống T10/2019 trả bằng tiền mặt 331
Cộng phát sinh Dư cuối kỳ CÔNG TY TNHH ITI LOGISTICS CHI NHÁNH HẢI PHỊNG Địa chỉ: Tịa nhà Thành Đạt 1, số 3
đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phịng
SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT QUỸ TIỀN
MẶT Tài khoản: 111 Loại quỹ tiền mặt
Năm:2019
Mẫu số: S07a- DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Ngày..... tháng.... năm .......
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc