2.2. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TM &
2.2.2. Nhận và kiểm tra chứng từ
2.2.2.1.Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract):
− Còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu hoặc hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu (Bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu (Bên mua) một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.
− Định nghĩa trên đây nêu rõ bản chất của hợp đồng này là sự thoả thuận của các bên ký kết (các bên đương sự).
− Chủ thể của hợp đồng là Bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập khẩu). Họ có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau. Bên bán giao một giá trị nhất định, và để đổi lại, bên mua phải trả một đối giá (Counter value) cân xứng với giá trị đã được giao (Contract with consideration).
− Ðối tượng của hợp đồng này là tài sản; do được đem ra mua bán tài sản này biến thành hàng hố. Hàng hố này có thể là hàng đặc tính (Specific goods) và cũng có thể là hàng đồng loại (Generic goods).
− Khách thể của hợp đồng này là sự di chuyển quyền sở hữu hàng hoá (chuyển chủ hàng hoá). Ðây là sự khác biệt so với hợp đồng thuê mướn (vì hợp đồng th mướn khơng tạo ra sự chuyển chủ), so với hợp đồng tặng biếu (vì hợp đồng tặng biếu khơng có sự cân xứng giữa nghĩa vụ và quyền lợi).
Một số chi tiết cần quan tâm trên Hợp đồng ngoại thương:
• Tên và địa chỉ người bán (the seller), người mua (the buyer). • Số hợp đồng, ngày hợp đồng, hiệu lực hợp đồng.
• Điều khoản tên hàng, số lượng, chất lượng, đơn giá, tổng giá trị lơ hàng. • Điều khoản giao hàng (thời hạn giao hàng, cảng xếp, cảng dỡ).
• Điều khoản thanh tốn (phương thức thanh tốn). • Điều khoản bảo hiểm (nếu có).
• Điều khoản khiếu nại. • Điều khoản trọng tài.
2.2.2.2.Hố đơn thương mại (Commercial Invoice):
- Là chứng từ cơ bản của khâu cơng tác thanh tốn. Nó là u cầu của người bán địi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hố đơn. Hố đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng, số và ngày cấp hoá đơn thưong mại.
- Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hố đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà cịn cho cơng ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.
2.2.2.3.Bảng kê chi tiết (Packing List):
− Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v...
− Thông thường nội dung của Bảng kê chi tiết gồm những nội dung sau: Tên hàng, qui cách đóng gói, số lượng bao/ kiện, tổng khối lượng và trọng lượng tịnh của tồn bộ lơ hàng, số và ngày cấp bảng kê chi tiết.
− Phiếu đóng gói ngồi dạng thơng thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list) nếu nội dung của nó khơng chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta cịn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).
2.2.2.4. Booking Note:
− Là bằng chứng xác định người gửi hàng đã đặt chỗ trên tàu, cả người gửi hàng và hãng tàu đều phải chịu trách nhiệm lẫn nhau nếu như có tranh chấp xảy ra.
- Số chuyến (Voyage number).
- Dự kiến tàu khởi hành (Estimated time of departure). - Tên và địa chỉ người gửi hàng (Shipper).
- Tên và địa chỉ người nhận hàng (Consignee).
- Mơ tả hàng hố/ Số lượng/ Trọng lượng/ Thể tích (Cargo description/ Quantity/ Weight/ Measurement).
- Cảng xếp (Port of loading). - Cảng dỡ (Port of discharge).
- Thời gian xếp hàng (Time of shipment).
- Cước phí và điều kiện chuyên chở (Freight rates and conditions).
- Hình thức thanh toán (Payment): Cước trả trước (Freight prepaid), cuớc trả sau ( freight collect).
- Hãng tàu yêu cầu người gửi hàng hoàn tất mọi thủ tục hải quan trước giờ cắt máng (Closing time), thời hạn cuối cùng để xếp hàng lên tàu là trước 8 tiếng.
- Booking Note được sử dụng cho cả FCL/FCL và LCL/LCL. Ngày nay để tiết kiệm thời gian và chi phí, các hãng tàu đã gộp chung Booking Note và Lệnh cấp container rỗng lại thành Booking Note. Booking Note này sẽ có thêm nội dung: số lượng container, loại container (20’ hay 40’), số container, bãi cấp container rỗng, bãi hạ container đầy (có hàng).