3.1 Nhận xét về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Trong q trình giao nhận, khơng phải lúc nào hàng hóa được mơ tả trong Bộ chứng từ cũng trùng khớp hồn tồn với hàng hóa trong thực tế. Vì vậy, nhân viên giao nhận phải khơn khéo và linh động giải quyết các tình huống phát sinh để có thể lấy hàng ra khỏi cảng một cách nhanh nhất.
Trình tự giữa các bước trong quy trình làm thủ tục hải quan tại các cảng có thể thay đổi so với quy trình gốc được quy định trong Quyết định 874/QĐ-TCHQ của Tổng Cục Hải quan ban hành ngày 15/05/2011 nhằm tạo sự dễ dàng, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm thủ tục hải quan. Ví dụ như nếu hồ sơ thuộc luồng đỏ thì bước Kiểm hóa có thể thực hiện trước bước Kiểm tra giá, thuế. Và khi hàng bị kiểm hóa nhân viên giao nhận phải nắm rõ về đặc điểm, tính chất, xuất xứ của lơ hàng mình làm để có thể trả lời tất cả các câu hỏi thật thuyết phục khi Hải quan Kiểm hóa đặt ra trong q trình kiểm hóa.
Nghiệp vụ giao nhận gồm nhiều bước nên nhân viên giao nhận cần phải biết sắp xếp các công việc phải làm một cách hợp lý nhằm tiết kiệm được thời gian. Chẳng hạn như việc đi lấy Lệnh giao hàng trước hoặc sau khi Đăng ký tờ khai là tùy thuộc vào sự sắp xếp của người giao nhận sao cho hợp lý và kinh tế nhất. Thơng thường, nếu những hãng tàu khơng có văn phịng đại diện ở cảng thì nhân viên giao nhận sẽ thực hiện việc lấy Lệnh giao hàng trước khi đến cảng làm thủ tục hải quan vì các hãng tàu thường nằm trong Trung tâm Thành Phố, khoảng cách khá xa so với cảng.
Nhân viên giao nhận địi hỏi phải có kiến thức về nghiệp vụ Vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, Thanh tốn quốc tế… để có thể xử lý được các rắc rối phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan cũng như trong q trình nhận hàng. Ví dụ: Khi nhận hàng mà phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt, mất trộm mất cắp, nhân viên giao nhận phải
ai phải ký tên vào các biên bản đó nhằm giúp cho nhà nhập khẩu có cơ sở địi bồi thường tổn thất các bên có liên quan.
Các quy định về Thủ tục hải quan thường xuyên có sự thay đổi và quy định của từng cảng cũng có sự khác biệt địi hỏi người giao nhận phải có kinh nghiệm, ln cập nhật thơng tin và các Văn bản Luật liên quan nhằm tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng đặc biệt là tạo được uy tín cho khách hàng. Ví dụ: Việc lấy số thứ tự để làm thủ tục hải quan và đối chiếu Manifest trước khi nhận hàng có sự khác nhau giữa các cảng.
3.2 Những thuận lợi và khó khăn của cơng ty 3.2.1 Thuận lợi
Trước ngưỡng cửa hội nhập kinh tế quốc tế, sự kiện Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO đã tạo ra mơi trường kinh doanh tốt cho các doanh nghiệp trong nước nói chung và Cơng ty LONG NGUNnói riêng bởi hệ thống thuế quan được ưu đãi hơn, hàng hóa Việt Nam dễ dàng xuất ra nước ngồi và ngược lại hàng hóa các nước khác cũng ồ ạt nhập vào thị trường Việt Nam. Vì vậy, các cơng ty giao nhận sẽ có nhiều cơ hội phục vụ khách hàng của mình.
Cơng ty có được lượng khách hàng thường xun và tiềm năng. Qua hơn 6 năm hoạt động, công ty đã thu hút được khá đông lượng khách hàng. Họ là những cơng ty có tiếng tăm trên thị trường và thường xuyên có các đơn đặt hàng lớn, hấp dẫn, có thể kể đến: Hàng khơng Phú Sang, Triumph, Unilever, Nestle, Campina, Sài Gòn Vina,…
Đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên trong cơng ty trẻ tuổi, nhiệt tình, có trình độ và hăng say trong cơng việc. Chính vì có được nhân viên thơng thạo nghiệp vụ, có khả năng giải quyết mọi khó khăn phát sinh nhanh và hiệu quả, làm việc độc lập và tự giác cao, vừa biết tiết kiệm chi phí, nên trải qua 7 năm hoạt động, uy tín của cơng ty trên thị trường ngày càng tăng cao.
3.2.2 Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi có được, cơng ty cũng gặp phải một số khó khăn ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty như:
Cùng với những cơ hội do gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO mang lại, bên cạnh đó, nó cũng tồn tại nhiều khó khăn mới: Hàng rào thuế quan dần bị phá vỡ, nên công ty phải cạnh tranh không chỉ với các công ty trong nước hoạt động cùng ngành mà cịn có những cơng ty nước ngồi hoạt động cùng lĩnh vực được đầu tư hơn hẳn về kỹ thuật, công nghệ và tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn.
Lượng khách chủ yếu của công ty là những khách hàng quen đã có mối quan hệ lâu dài với cơng ty. Điều này sẽ gây bất lợi cho công ty nếu khách hàng quen của cơng ty gặp khó khăn hoặc tìm đến những cơng ty dịch vụ khác có giá cả cạnh tranh hơn, chất lượng dịch vụ tốt hơn. Hơn nữa, công ty chưa thật sự đầu tư vào cơng tác Marketing của mình.
Hiện tại cơng ty đang gặp khó khăn về nhân sự. Nếu như ngay từ những ngày đầu mới thành lập, đội ngũ nhân sự của cơng ty có lúc lên đến gần 20 người thì hiện tại chỉ cịn lại khoảng 12 người. Nhưng việc tuyển dụng nhân viên mới gặp nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng đến q trình kinh doanh của cơng ty.
Thị trường ngành dịch vụ giao nhận ngày càng có nhiều cơng ty tham gia đã tạo áp lực không nhỏ cho Công ty. Nguy cơ mất khách hàng, mất nhân viên có trình độ là điều khó tránh khỏi, gây khó khăn cho việc mở rộng quy mô kinh doanh của công ty.
3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận tại Công ty 3.3.1 Kiến nghị đối với công ty
3.3.1.1 Về mặt nhân sự
• Nhân lực là yếu tố quyết định tới chất lượng dịch vụ, uy tín của công ty vì vậy trong chính sách phát triển của công ty nguồn nhân lực được ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, số lượng nhân viên giao nhận của Cơng ty hiện cịn ít khơng đủ đáp ứng khối lượng cơng việc khi có nhiều hợp đồng dịch vụ cần thực hiện cùng lúc. Mặc dù, cả thế giới đang cịn trong tình trạng khủng hoảng kinh tế và ngành xuất nhập khẩu cũng như giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đang gặp khó khăn nhưng Cơng ty cũng nên tăng nguồn nhân lực, trẻ hóa đội ngũ giao nhận, những người giàu sức khỏe và tài lực cần thiết cho việc thực hiện công tác giao nhận để có thể đáp ứng được nhu cầu của thị trường khi nền kinh tế của Việt Nam cũng như các nước sẽ được khởi sắc trong một ngày gần đây.
• Tăng cường cơng tác huấn luyện và đào tạo nghiệp vụ chuyên mơn cao, trình độ Anh ngữ cũng như trình độ vi tính cho nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu trong xu hướng hội nhập với các nước trên thế giới.
• Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung còn rất yếu trong việc hiểu và áp dụng Luật vì thế chúng ta thường thất bại trong nhiều vụ kiện mà lẽ ra chúng ta không phải lãnh kết quả này. Vì vậy công ty nên thường xuyên theo dõi nhắc nhở, giúp đỡ nhân viên của mình tìm hiểu về luật quản lý chuyên ngành nhằm khắc phục tình trạng trên.
• Đặc biệt, cơng ty cần quan tâm đến chính sách lương cùng với việc xây dựng một mức giá khoán, thời gian khoán hợp lý và mức thưởng cho mỗi lơ hàng. Giá khốn và tiền thưởng là yếu tố quan trọng trong việc tạo nên sự nhiệt huyết trong công việc cũng như sự trung thành của nhân viên đối với công ty.
3.3.1.2 Về mặt thị trường
Tăng cường thu hút khách hàng mới, giữ mối quan hệ tốt với khách hàng quen. Trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường như hiện nay thì việc thu hút và giữ được khách hàng có ý nghĩa sống cịn đối với các công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Do đó, cơng ty cần phải làm tốt dịch vụ của mình hơn và phải có những chính sách ưu đãi hợp lý hơn nữa. Cụ thể:
• Đới với khách hàng quen, công ty nên có sự ưu đãi về giá cả, đảm bảo uy tín về thời gian, chất lượng, thực hiện tốt các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Thường xuyên trao đổi với khách hàng để thăm dò ý kiến của họ giúp công ty hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng. Qua đó kiểm tra đánh giá lại chất lượng dịch vụ của mình giúp cho công tác củng cố và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình được tốt hơn. Những điều này khơng ngồi mục đích duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng.
• Đối với khách hàng mới thì cần có chính sách khuyến mãi về giá dịch vụ để thu hút sự chú ý của khách hàng. Đồng thời phải thiết lập mối quan hệ kinh doanh một cách thận trọng và vững chắc.
Cơng ty muốn mở rộng thị trường có hiệu quả thì phải đẩy mạnh hoạt động marketing. Chẳng hạn như việc thiết lập và luôn cập nhật trang web gồm những thông tin thật chi tiết về công ty, các sản phẩm và dịch vụ để thu hút khách hàng khi họ có nhu cầu tìm hiểu. Ngồi ra, cơng ty cũng có thể bời dưỡng kiến thức marketing cho toàn thể nhân viên trong công ty. Việc trang bị cho nhân viên của mình kiến thức về ngành này, tức là cơng ty sẽ có thêm lượng nhân viên marketing đáng kể và thực tế không phát sinh thêm chí phí nhưng tăng khả năng hiểu biết của nhân viên cũng như mở rộng mối quan hệ làm ăn của công ty.
3.3.2 Kiến nghị đối với Nhà nước
Đường lối chính sách của Nhà Nước giống như kim chỉ nam cho doanh nghiệp hướng theo vì thế sự ổn định của chính sách mang lại sự ổn định cho doanh nghiệp giúp
Với mong muốn đáp ứng tốt yêu cầu của thực tế, nước ta cũng đã và đang làm cho đường lối chính sách trở nên minh bạch đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng hơn. Nhưng chính điều này lại làm cho các doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn nhiều trong quá trình theo dõi và áp dụng đường lối chính sách mới của Nhà Nước.
Tiếp thu những kinh nghiệm của các nước phát triển là một chuyện song để áp dụng nó vào thực tế đất nước là một chuyện hoàn toàn khác. Bởi vậy trước Nhà Nước lập nên các chính sách kinh tế mới việc Nhà Nước tham khảo ý kiến của các doanh nghiệp trong nước là rất cần thiết. Điều này giúp cho chính sách được sát thực tế và gần với tình hình kinh tế của đất nước hơn.
Năm 2011, ngành hải quan đã thực hiện thí điểm thơng quan điện tử tại Cục Hải quan TP. Hồ Chí Minh và Cục Hải quan Hải Phịng. Việc triển khai thí điểm thủ tục Hải quan điện tử trong thời gian qua đã nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp, thể hiện được tính ưu việt của Hải quan điện tử như: hạn chế tối đa sự tiếp xúc giữa doanh nghiệp với cơ quan Hải quan, giảm phiền hà, tiêu cực một cách đáng kể. Đồng thời nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Tuy nhiên cho đến nay, việc triển khai thủ tục hải quan điện tử vẫn còn nhiều tồn tại cần phải giải quyết, trong đó đặc biệt là cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống mạng, tốc độ đường truyền, đội ngũ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển thủ tục hải quan điện tử. Hơn nữa, việc triển khai thí điểm thủ tục hải quan điện tử chỉ mới áp dụng với một số ít doanh nghiệp và địa bàn áp dụng cịn rất hạn chế. Vì vậy, Nhà nước cần nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật, tăng tốc độ đường truyền và quản lý hệ thống mạng tiếp nhận dữ liệu hải quan một cách khoa học. Ngồi ra, Nhà nước cần có chính sách, cơ chế tăng cường chất lượng đào tạo đội ngũ nhân viên làm đại lý thủ tục hải quan chuyên nghiệp. Đồng thời làm tốt công tác khen thưởng, quan tâm nhiều đến việc tăng lương cho công chức hải quan kèm với những biện pháp xử lý mạnh như cách chức, bổ nhiệm vị trí khác hay cho thơi việc vĩnh viễn. Và, Nhà nước cịn phải nâng cao trình độ, năng lực, đạo đức của công chức hải quan, trong đó xem trọng ngay từ khâu tuyển dụng cơng chức hải quan. Bên cạnh sự hỗ trợ của lãnh đạo ngành hải quan nói riêng và Nhà nước nói chung, các doanh
nghiệp cũng cần có sự hợp tác tích cực để các tiêu cực phí khơng cịn là vấn đề xơn xao dư luận.
KẾT LUẬN
Trong xu thế tồn cầu hố hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước rất nhiều khó khăn và thử thách. Làm thế nào để tồn tại và phát triển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thương trường là cơng việc quan trọng đặt ra cho mỗi doanh nghiệp nói chung và cơng ty Long Ngun nói riêng.
Trong hoạt động ngoại thương, việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là một nghiệp vụ hết sức quan trọng, nó là kết quả cuối cùng của một quá trình giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng. Nếu việc giao nhận này khơng thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời thì xem như cả một quá trình dài và phức tạp đó là vơ ích.
Là một đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp,hoạt động xuất nhập khẩu là một hoạt động mũi nhọn của cơng ty với mục đích là đẩy mạnh và phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty đã từng bước vươn lên để khẳng định vị trí của mình. Tuy cơng ty cịn non trẻ, tất cả cịn chưa hồn tồn ổn định, vẫn cịn những khó khăn nhưng dưới sự dẫn dắt của ban lãnh đạo cùng sự năng động tích cực của tập thể nhân viên nên công ty đã vượt qua nhiều trở ngại.
Quá trình thực tập tại cơng ty đã giúp em có được những kiến thức thực tế về hoạt động xuất nhập khẩu, tiếp cận được với những thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng tại cơng ty. Đó là nhờ vào sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong cơng ty.
Cuối cùng, em xin được gởi lời chúc sức khoẻ đến các thầy cô, ban giám đốc và các anh chị ở công ty Long Nguyên. Em xin chúc cho công ty luôn luôn là một doanh nghiệp đi đầu trong công tác giao nhận, đứng vững và ngày càng thành công trên thương trường trong và ngoài nước./.