Ở xớ nghiệp, mua cũng như bỏn vật tư, bỏn thành phẩm và thành phẩm phải thụng qua hợp đồng kinh doanh. Giỏm đốc giao hàng cho phũng kinh doanh, phũng kế toỏn, phũng kế hoạch chuẩn bị hợp đồng. Cỏc trưởng phũng phải kiểm tra hợp đồng về quy cỏch, số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ cả cũng như thời hạn giao nhận. Tất cả cỏc hợp đồng kinh tế do giỏm đốc ký, phũng kế toỏn, phũng kinh doanh cú trỏch nhiệm theo dừi để kiểm tra việc thực hiện và thanh lý hợp đồng. Cỏc hoỏ đơn vật tư hàng hoỏ mua về đều cú hoỏ đơn đỏ của bộ tài chớnh. Tuỳ từng loại vật liệu mà cú những hỡnh thức cõn, đong, đo đếm khỏc nhau.
Việc kiểm tra chất lượng nguyờn vật liệu được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Trước hết, nhõn viờn tiếp nhận xem xột kớch thước, tỡnh hỡnh bao bỡ và những ký hiệu ghi trờn bao bỡ cú phự hợp với những điều kiện quy định trong hợp đồng giao hàng hay khụng.
Do cú sự thống nhất trong hợp đồng nờn khi giao hàng diễn ra hết sức thuận lợi.
Khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong, nếu là những loại nguyờn vật liệu cú giỏ trị lớn thỡ xớ nghiệp kiểm nghiệm và lập “Biờn bản kiểm kờ”.
BIấN BẢN KIỂM Kấ
Hụm nay, ngày 31/12/2002 - tại Cụng ty Vật liệu xõy dựng Bưu Điện (Phỳ
Diễn - Từ Liờm). Chỳng tụi gồm: I. Đại diện phũng kế toỏn – tài chớnh.
1. Bà Hoàng Thị Minh – Phú phũng kế toỏn – tài chớnh 2. Bà Vũ Thị Minh Nguyệt - Kế toỏn vật liệu.
II. Đại diện phũng vật tư.
1. Bà Vũ Thị Xuõn – Phú phũng vật tư. 2. Bà Nguyễn Hoài Phương - Thủ. III. Đại diện xớ nghiệp nhựa.
1. ễng Bựi Văn Xó – giỏm đốc xớ nghiệp. 2. Bà Nguyễn Thị Thu - kế toỏn xớ nghiệp. 3. Bà Đoàn Thị Thuỷ - thủ kho xớ nghiệp.
Chỳng tụi cựng nhau kiểm kờ kho vật liệu chớnh ở kho xớ nghiệp và kho Cụng ty, kiểm kờ phụ tựng, cụng cụ dụng cụ ở kho Cụng ty, số liệu cụ thể như sau:
*Vật liệu chớnh: TT Tờn nguyờn liờu, vật liệu ĐVT Số lượng Kho cụng ty Kho xớ nghiệp 1 AC-5000F Kg 2250,0 58,85 2308,85 2 VV-10506 Kg 325,0 10,00 335,0 3 DBL Kg 1800 196,85 1996,85 4 STA-2718 Kg 6800 409,3 7209,3 5 PP hạt Kg 2775 0 2755,0 6 AID Kg 9800 194,84 9994,84 7 Bột vàng Kg 125 158,6 283,6 8 HIPS Kg 4900 0 4900 9 TLS Kg 1575 372,65 1947,65 10 CA-ST Kg 925 142,6 1067,6 ... ..... ... ... ... ...
Căn cứ vào “biờn bản kiểm nghiệm” nếu nguyờn vật liệu đủ tiờu chuẩn nhập kho thỡ phũng kế hoạch kỹ thuật sẽ tiến hành lập phiếu “nhập kho”. Thủ kho khụng được tự ý nhập số nguyờn vật liệu trờn nếu chưa cú ý kiến của phũng kinh doanh. Do thủ kho thuộc phũng kinh doanh nờn mọi nhu cầu nhập xuất đều tại phũng kinh doanh để tiện cho việc quản lý . Phiếu nhập kho được lập thành ba liờn:
- Phũng kinh doanh lưu một liờn.
- Thủ kho giữ một liờn để ghi thẻ kho , sau đú chuyển cho kế toỏn vật tư.
- Một liờn do ngươi đi mua giữ hoỏ đơn mua giao lại cho kế toỏn lam cơ sơ thanh toỏn sau này .
Căn cứ để viết phiếu nhập kho của xớ nghiệp nhập tại kho của xớ nghiệp là cỏc hoỏ đơn bỏn hàng của nhà cung cấp . Hoỏ đơn này phải cú đúng dấu của bộ tài chớnh và dấu của đơn vị bỏn , đồng thời phải cú xỏc nhận của thủ kho là hàng đó nhập kho .
Vớ dụ :
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số : 01 - VT
Ngày 8 thỏng 2 năm 2002 QĐ Số 1141 TC/ QĐ / CĐKT Số : 22 Ngày 1/11/1995 của bộ TC Nợ :TK 152
Cú : TK 331 Họ tờn người giao hàng : Đặng Quang Vinh
Theo:….HĐ. Số 034214. Ngày 29/1/2002 của Cụng ty cổ phần hoỏ chất nhựa.
Số T T Tờn nhón hiệu, quy trỡnh vật tư Mó số ĐV T Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thu nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bột PVC-S65 Kg 99.000 99.000 14.20 0 1.405.800.00 0 Cộng tiền hàng: 1.405.800.000
Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế thuế GTGT:140.580.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.546.380.000
Số tiền bằng chữ: Một tỷ năm trăm bốn mươi sỏu triệu ba trăm tỏm mươi nghỡn
đồng chẵn
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)