3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CƠNG
3.2.2. Hồn thiện bộ máy quản lý của cơng ty
Chúng ta cùng biết rằng một doanh nghiệp cĩ tồn tại và phát triển đƣợc hay khơng thì yếu tố quyết định khơng phải là máy mĩc thiết bị, khơng phải là vốn mà chính là yếu tố con ngƣời. Yếu tố con ngƣời ở đây gồm cĩ các nội
dung: hồn thiện bộ máy quản lý, nâng cao trình độ quản lý và nâng cao trình độ chuyên mơn của nhân viên.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tổng thể các bộ phận cĩ mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đƣợc chuyên mơn hĩa, đƣợc giao những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định và đƣợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng của quản trị doanh nghiệp. Ở đây nĩi đến bộ máy quản lý doanh nghiệp tức là nĩi đến cả cơ cấu bộ máy, mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu và cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý doanh nghiệp. Cơ cấu bộ máy quản lý phải hợp lý và mối quan hệ cơng tác giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức cũng phải hợp lý. Bởi vì mục tiêu của bộ máy quản lý doanh nghiệp là thống nhất và để đạt đƣợc mục tiêu đĩ thì các bộ phận, các cấp quản lý phải cĩ sự phối hợp thực hiện và mục tiêu của các bộ phận khơng đƣợc mâu thuẫn với nhau.
Từ sự phân tích về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và thực trạng hiệu quả hoạt động kinh doanh của trong những năm qua cho thấy hoạt động kinh doanh đặc biệt là hoạt động nhập khẩu đạt hiệu quả tốt, nhƣng chƣa tƣơng xứng với tiềm năng của cơng ty. Sở dĩ nhƣ vậy là vì cơng ty vẫn cịn chịu ảnh hƣởng của lối làm việc cũ chậm chạp trong việc nắm bắt các cơ hội kinh doanh. Điều đĩ một phần do việc nghiên cứu thị trƣờng đƣợc đặt tại từng phịng mạnh ai ngƣời đĩ làm, thiếu sự hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc, trong tìm kiếm và sử dụng thơng tin dẫn đến những nhận định thiếu chính xác, làm cho hiệu quả trên gĩc độ tồn doanh nghiệp giảm sút. Để thống nhất cơng tác nghiên cứu thị trƣờng và chuyên mơn hĩa tập trung hĩa về một đầu mối trên phạm vi tồn cơng ty cần thiết phải thành lập bộ phận nghiên cứu thị trƣờng riêng bởi vì bộ phận thị trƣờng văn phịng SH2của cơng ty chỉ chuyên về lĩnh vực chăn ga gối mà chƣa cĩ đƣợc phạm vi nghiên cứu thị trƣờng tồn bộ các mặt hàng của cơng ty.
Tiếp đến phải xác định rõ chức năng của từng bộ phận cơng việc này do các phịng chức năng cùng thảo luận đƣa ra dự thảo để giám đốc duyệt. Chức
năng của từng bộ phận nhƣ sau:
+ Phĩ phịng nghiên cứu thị trƣờng chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận mình giúp việc cho trƣởng phịng về các vấn đề thuộc nhiệm vụ của phịng chịu sự quản lý của trƣởng phịng.
+ Bộ phận nghiên cứu thị trƣờng đầu vào nghiên cứu thu thập thơng tin từ các thị trƣờng đã cĩ quan hệ gia cơng, mở rộng tìm kiếm các thị trƣờng khác nhƣ thị trƣờng Bắc Mĩ, úc… Các thơng tin về nghiên cứu thị trƣờng phải đƣợc cập nhật, phân tích và tổng hợp lại một cách chính xác để kết hợp với bộ phận kế hoạch vạch ra kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh . Việc nghiên cứu đƣợc tiến hành qua các phƣơng pháp thu thập thơng tin qua tài liệu sách báo quảng cáo hội chợ hoặc nghiên cứu thu thập thơng tin tại hiện trƣờng nhƣng phƣơng pháp này phải đƣợc đƣa lên trƣởng phịng và giám đốc cơng ty duyệt vì nĩ địi hỏi tốn nhiều chi phí.
+ Bộ phận nghiên cứu thị trƣờng đầu ra giám sát tất cả các diễn biến về tình hình thị trƣờng tiêu thụ giá cả trong nƣớc tìm hiểu nhu cầu của những mặt hàng của ngƣời tiêu dùng để xem mặt hàng nào đƣợc ƣu chuộng mặt hàng nào đã đi vào suy thối… từ đĩ cĩ kế hoạch cho chiến lƣợc sản xuất mặt hàng sắp tới.
Ngồi ra với chức năng của mình phịng sẽ tƣ vấn cho ban giám đốc các chi nhánh các xí nghiệp về tình hình thị trƣờng trong và ngồi nƣớc giúp các đơn vị này cĩ đƣợc cái nhìn đúng đắn để làm cơ sở đề ra những quyết sách phù hợp với hồn cảnh của đơn vị mình do đĩ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động gia cơng xuất nhập khẩu sẽ hoạt động cĩ tính định hƣớng hơn và nhƣ vậy hiệu quả sẽ đƣợc ổn định và cĩ điều kiện nâng cao.
Vì là một phịng chức năng nên hiệu quả của Phịng phải đƣợc đánh giá thơng qua hiệu quả hoạt động của các đơn vị kinh doanh cĩ sự trợ giúp của phịng. Hiệu quả của việc thực hiện biện pháp này khơng chỉ về mặt tài chính
mà nĩ gĩp phần làm chuyên mơn hĩa hoạt động nghiên cứu thị trƣờng và kế hoạch hĩa trong doanh nghiệp ngồi ra nĩ cũng gĩp phần làm cho ngƣời lao động dần quen với tác phong làm việc mới chuyên mơn hĩa hiệp tác hĩa và định hƣớng thị trƣờng.
Hiện tại các cán bộ làm cơng tác nghiên cứu thị trƣờng đang cơng tác rải rác tại các phịng nhƣ bộ phận kế hoạch vật tƣ, bộ phận xuất nhập khẩu của phịng xuất nhập khẩu, phịng thƣơng mại quốc tế, bộ phận thị trƣờng văn phịng SH2... Tuy nhiên trong thời gian tới khi mà yêu cầu của cơng tác nghiên cứu thị trƣờng ngày càng trở nên cấp thiết hơn trong kinh doanh và địi hỏi cần tăng cƣờng thêm nhân sự thì phịng tổ chức cần xem xét tập trung lại , chọn lọc bổ sung cán bộ từ các phịng kinh doanh hoặc tuyển thêm (nếu cần thiết) với yêu cầu tất cả phải cĩ trình độ đại học tƣơng ứng với chức năng hoạt động ngồi ra cần cĩ thêm trình độ sử dụng thành thạo ngoại ngữ và vi tính để phục vụ tốt hơn cho cơng việc.
* Thêm vào đĩ, việc định biên lao động của các phịng ban của cơng ty hiện nay chƣa thực sự phù hợp. Cĩ phịng thì số lƣợng nhân viên thừa, nhƣng phịng khác thì khối lƣợng cơng việc của mỗi ngƣời lại quá nhiều. Thí dụ nhƣ phịng xuất nhập khẩu, khối lƣợng cơng việc rất nhiều nên cần phải cĩ thêm ngƣời trợ giúp về các cơng việc nhƣ văn thƣ, tổng hợp số liệu.
* Để thực hiện đƣợc những biện pháp và những điều chỉnh này thì lãnh đạo cơng ty cần phải:
- Thơng báo cho các phịng về chủ trƣơng và sắp xếp cơng việc. Sau đĩ các phịng đề cử ngƣời tham gia ban tham mƣu để xúc tiến cơng việc.
- Cơng ty phải làm tốt cơng tác tƣ tƣởng cho cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty về sự cần thiết của việc thành lập.
- Phải đƣợc sự đồng tình nhất trí ủng hộ của tổng giám đốc, các phĩ tổng giám đốc và các trƣởng phĩ phịng chức năng.