Sơ đồ cung quản lý và khai thác thông tin tại VPBank cho thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban và phịng cơng nghệ thơng tin. Thơng tin được thu thập từ bên trong và bên ngồi, được thực hiện từ phịng khách hàng, bộ phận thẩm định, phịng kế tốn, bộ phận hành chính tín dụng tại chi nhánh đến các phịng ban, hội sở. Các thơng tin này sẽ được xử lý và nhập vào hệ thống, chuyển lên phịng cơng nghệ thơng tin. Phịng cơng nghệ thơng tin của ngân hàng là nơi tập trung cho việc thu thập, quản lý và xây dựng kho thông tin phục vụ cho việc tra cứu, cung cấp thông tin cho Ban quản trị rủi ro, ban điều hành, kiểm toán nội bộ và các chi nhánh; tham mưu,
xủ lý và truyền đạt kịp thời các thông tin đảm bảo cho từng nhân viên nắm rõ quy định, quy chế của ngân hàng một cách kịp thời và chính xác. Thơng qua hệ thống này,
Ban lãnh đạo có thể nắm bắt, đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ, từ đó có các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Hệ thống thơng tin kế tốn
vậy, kế tốn ngân hàng cũng đóng vai trị quan trọng trong việc phục vụ lãnh đạo, chỉ
đạo điều hành hoạt động ngân hàng cho nên việc kiểm sốt hoạt động tài chính kế tốn trong VPBank ln được thường xun thực hiện với các nội dung như sau:
- Các báo cáo về phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phịng để xử lý rủi ro tín dụng đã được thực hiện theo Quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22 tháng
04 năm 2005 và Quyết định số 18/2007/QĐ-NHNN ngày 24 tháng 04 năm
2007, theo
đó, các khoản vay khách hàng được phân loại theo mức độ rủi ro như sau: Nợ
đủ tiêu
chuẩn, nợ cần chú ý, nợ dưới tiêu chuẩn, nợ nghi ngờ, nợ có khả năng mất vốn.
- Kiểm tra, kiểm sốt việc thực hiện cơng tác kế toán ghi chép, sổ sách, báo cáo theo đúng quy định, quy trình thơng qua việc quy định về lập, ký chứng
từ kế
toán như sau:
+ Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, là cơ sở pháp lý của số liệu kế
toán.
+ Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Chứng từ được coi là hợp lệ, hợp pháp là những chứng từ: lập đúng mẫu quy định, ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố quy định; nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính, chứng từ kế tốn khơng được viết tắt, khơng được tẩy xóa sửa chữa; trên chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của nghiệp vụ và dấu của đơn vị nếu có, chữ ký và dấu trên chứng từ phải phù hợp với mẫu đã đăng ký trước; đối với chứng từ có nhiều liên thì nội dung giữa các liên phải giống nhau như: ủy nhiệm chi, giấy rút tiền, giấy nộp tiền.
- Kiểm tra, kiểm sốt quy trình giải ngân, việc hạch tốn thu nợ gốc và lãi vay của khách hàng thơng qua quy định về kiểm sốt chứng từ giải ngân như sau: + Tất cả các chứng từ kế toán phải được kiểm soát chặt chẽ trước, trong và sau
khi thực hiện nghiệp vụ hạch toán. Nội dung của việc kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng là kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế tốn như: kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, trung thực, đầy đủ... của các yếu tố ghi trên chứng từ.
3. Đối với chứng từ quy định phải có chữ ký của cán bộ nghiệp vụ hoặc cán bộ quản lý nghiệp vụ thì cán bộ này cũng phải có trách nhiệm kiểm sốt
chứng từ kế
tốn và chịu trách nhiệm về mọi nội dung của chứng từ kế toán.
+ Trong kế toán cho vay: Trước khi phát tiền vay, cán bộ kế toán phải kiểm tra hồ sơ chặt chẽ, giải ngân đúng đối tượng đã ghi rõ trong hợp đồng, giấy ghi nợ. Trường hợp người thụ hưởng trên hợp đồng và giấy nhận nợ không ghi rõ ràng (hợp đồng yêu cầu chuyển tiền cho khách hàng B), nhân viên kế tốn trả lại và u cầu cán
bộ tín dụng chỉnh sửa rõ ràng. Trường hợp giải ngân bằng tiền mặt yêu cầu khách hàng xuất trình chứng minh nhân dân hoặc có thêm giấy ủy quyền thì phải kiểm tra nội dung hợp lệ trên giấy ủy quyền. Trường hợp khách hàng nhận nợ vay và thanh tốn cho nhiều người khác nhau thì tổng số tiền mà kế tốn chuyển đi trên các chứng từ phải bằng số tiền giải ngân.
+ Đối chiếu số tiền giải ngân (bằng chữ, bằng số), kỳ hạn giải ngân, mục đích sử dụng tiền vay trên giấy nhận nợ phù hợp với hợp đồng tín dụng.
+ Sau khi kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và khớp đúng các chứng từ, kế toán tiền
vay tiến hành hạch tốn trên máy tính và chuyển cho trưởng phịng để kiểm tra và duyệt bút tốn đó.
+ Thực hiện việc hạch tốn kế toán theo nguyên tắc ghi sổ kép, các tài khoản thu chi bằng nghiệp vụ ngoại tệ, cuối ngày thông qua giao dịch mua bán ngoại tệ để kết chuyển sang đồng Việt Nạm và hạch tốn vào tài khoanr thu nhập/chi phí bằng đồng Việt Nam tương ứng.
+ Ngồi ra, khi nhận được yêu cầu thu nợ, thu lãi từ khách hàng hay cán bộ tín
dụng, kế tốn viên phải kiểm tra ngay số dư trên tài khoản yêu cầu trích để thu nợ, thu lãi. Trường hợp tài khoản khách hàng không đủ tiền, phải trả lại giấy đề nghị thu nợ, thu lãi cho khách hàng hay cán bộ tín dụng và thơng báo cho khách hàng biết ngay, đặc biệt là các khoản vay đến hạn nếu không thu được sẽ chuyển sang nợ quá hạn.
+ Triển khai việc lập hệ thống các báo cáo tài chính như: Bảng cân đối tài khoản, cấn đối kế tốn; báo cáo thu chi tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính theo
Hiện nay, VPBank đang sử dụng hệ thống phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng Alfresco/FinnOne. Đây là hệ thống phần mềm luân chuyển chứng từ, giúp các CBTD lưu trữ hồ sơ khách hàng và chuyển hồ sơ lên cấp trên. Cụ thể:
+ Khi nhận hồ sơ từ phòng khách hàng chuyển xuống, cán bộ phòng quản lý nợ thực hiện các cơng việc sau:
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, kiểm tra tính khớp đúng của thông tin trong thông báo mở hợp đồng tín dụng với nội dung tín dụng được phê duyệt.
Sau khi kiểm tra thông tin đầy đủ, hợp lệ, khớp đúng, cán bộ quản lý nợ mở hợp dồng tín dụng, mở tài khoản trên hệ thống cơng nghệ, sau đó điền số tài khoản vay trên giấy nhận nợ và ký nháy vào các giấy tờ nhận nợ, trình trưởng phịng ký duyệt.
+ Trưởng phòng kiểm tra lại hồ sơ rút vốn, nếu hồn tồn hợp lệ thì ký trên giấy nhận nợ.
+ Giấy nhận nợ sau khi được ký duyệt, cán bộ phòng quản lý nợ chuyển hồ sơ
giải ngân gồm: 01 bản hợp đồng tín dụng, 01 giấy nhận nợ, và tờ trình có liên quan đến khoản vay sang bộ phận kế toán tiền vay, các chứng từ giải ngân phải tuân thủ theo các quy định về quy trình tín dụng đối với khách hàng cá nhân, luân chuyển đảm
bảo theo trình tự, kiểm sốt và xét duyệt, khơng ln chuyển chứng từ qua tay khách hàng.
Bên cạnh đó, VPBank cũng chú trọng áp dụng công nghiệp hiện đại trong Quản trị ngân hàng. Đường truyền thơng tin được kết nối trên tồn hệ thống để các đơn vị trong cùng một hệ thống có thể trao đổi, truyền đạt thơng tin về chính sách của
Ngân hàng. Tại Ngân hàng, mỗi nhân viên đều có một máy tính cùng với một Username và Password riêng để thực hiện các nghiệp vụ. Việc này giúp cho q trình trao đổi thơng tin trong nội bộ hệ thống được chủ động, thuận tiện hơn. Đồng thời giúp bảo mật các thơng tin của ngân hàng và nếu có bất cứ sai sót, gian lận nào xảy ra thì trách nhiệm của từng người được xác định rõ ràng, cụ thể hơn vì tất cả các giao dịch đều được hệ thống ghi nhận kèm mã số của người sử dụng đã tạo ra nó với ngày, giờ cụ thể, thông tin người duyệt cũng được ghi nhận.
2.2.5 Thực trạng về hoạt động giám sát
Tuyến bảo vệ thứ nhất có chức năng nhận dạng, kiểm sốt và giảm thiểu rủi
ro
do các bộ phận sau thực hiện:
- Các bộ phận kinh doanh (bao gồm cả bộ phận phát triển sản phẩm), các bộ phận có chức năng tạo ra doanh thu khác; các bộ phận có chức năng thực hiện các
quyết định có rủi ro;
- Các bộ phận có chức năng phân bổ hạn mức rủi ro, kiểm soát rủi ro, giảm thiểu rủi ro (thuộc bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận độc lập) đối với từng
loại hình
giao dịch, hoạt động kinh doanh - Bộ phận nhân sự, bộ phận kế tốn;
Tuyến bảo vệ thứ hai có chức năng xây dựng chính sách quản lý rủi ro, quy
định nội bộ về quản trị rủi ro, đo lường, theo dõi rủi ro và tuân thủ quy định pháp luật
do 2 bộ phận là bộ phận tuân thủ và bộ phận quản lý rủi ro thực hiện.
Tuyến bảo vệ thứ ba có chức năng kiểm tốn nội bộ do bộ phận kiểm toán nội
bộ thực hiện.
Tuân thủ theo quy định trên, VPBank đã xây dựng tuyến phịng thủ thứ ba chính là bộ phận kiểm tốn nội bộ. Bộ phận này khơng chịu chi phối bởi bất kỳ phòng
ban nào, chỉ trực thuộc Đại hội đồng cổ đơng độc lập hồn tồn với quy trình tín dụng, giúp phát hiện và sửa chữa các khuyết điểm của các thủ tục kiểm soát đang được thiết lập, cho phép ngân hàng có cái nhìn tồn diện và cập nhật tính hiệu quả của các thủ tục kiểm tốn được áp dụng, giúp phát hiện và sửa chữa các khuyết điểm của các thủ tục kiểm soát đang được thiết lập.
Khối KTNB, trực thuộc Ban kiểm soát, tiến hành các hoạt động rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm tra, KSNB, đánh giá độc lập về tính thích hợp và sự tuân thủ các chính sách, quy chế, quy trình được thiết lập trong ngân hàng, đưa ra ý kiến, tư vấn nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo an toàn,
hiệu quả. Đối với hoạt động tín dụng, khi kiểm tốn cho vay khách hàng, KTNB kiểm
tra tính đầy đủ về mặt số lượng các tài liệu, biểu mẫu, hồ sơ tín dụng đầy đủ hay khơng. Sau đó lập báo cáo KTNB, nêu ra những ưu điểm, khuyết điểm trong việc
việc. Các phát hiện rủi ro trong q trình kiểm tốn trực tiếp và giám sát từ xa cũng được Ban kiểm sốt thơng qua các cuộc họp định kỳ hàng tháng hoặc các cuộc họp đột xuất theo u cầu cơng việc. Với vai trị kiểm sốt các hoạt động tài chính và kinh
doanh, kiểm tra các báo cáo tài chính và hoạt động tài chính khác của ngân hàng, giám sát tính tuân thủ các quy định của pháp luật và ngân hàng, Ban kiểm soát thường
xuyên tham dự các cuộc họp của HĐQT và Ban điều hành nhằm tiếp cận với đầy đủ thông tin liên quan đến các mảng hoạt động của ngân hàng, các cơ chế và vấn đề nảy sinh trong quá trình vận hành của các đơn vị để có những đánh giá và xây dựng chương trình hành động thích hợp. Tại Đại hội đồng cổ đơng thường niên qua các năm, Ban kiểm soát báo cáo về kết quả thẩm định báo cáo tài chính, một số tình hình hoạt động của VPBank cũng như của Ban kiểm soát.
Ở VPBank, việc giám sát hoạt động kiểm sốt cịn được thực hiện bởi tổ chức kiểm toán độc lập bên ngồi mà cụ thể là Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Ernst & Young Việt Nam. Sau đợt KTNB sẽ là đợt kiểm tốn độc lập bên ngồi cũng thực hiện theo phương thức chọn mẫu, mẫu kiểm tra cũng do chính cơng ty kiểm tốn chọn.
Trong nhiều năm nay, hoạt động kiểm toán độc lập vẫn được thực hiện bởi một trong những cơng ty kiểm tốn uy tín hàng đầu Việt Nam là Ernst & Young.
Ngoài ra, các cuộc thanh tra pháp nhân của thanh tra NHNN đối với VPBank cũng góp phần đánh giá, theo dõi, rà soát lại các hoạt động tại Ngân hàng TMCP Việt
Nam Thịnh Vượng VPBank, giúp cho VPBank nhận thức được toàn diện những yêu cầu phải đạt được của một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn.
2.2.6 Ví dụ thực tế về quy trình nghiệp vụ tín dụng khách hàng cá nhântại tại
VPBank
Để hiểu rõ hơn về thực trạng quy trình nghiệp vụ tín dụng khách hàng cá nhân
tại VPBank, em xin lấy ví dụ cụ thể về 1 khách hàng đang có nhu cầu vay vốn của VPBank để thực hiện kinh doanh dưới dạng mơ hình hộ kinh doanh.
• Về phía khách hàng:
• Thơng tin về nội dung vay vốn: Mục đích vay vốn, Tổng nhu cầu vốn, Phương thức thanh toán và thời hạn vay, Thu nhập hàng tháng, Nguồn trả
nợ,... đều
kê khai đầy đủ và rõ ràng. • về phía ngân hàng:
• Chun viên quan hệ khách hàng (cán bộ tín dụng) tiếp nhận hồ sơ: Trần Thị Hải Linh. Các thông tin về SĐT, Email của cán bộ tín dụng đều được ghi rõ ràng.
• Đây là lần đầu tiên khách hàng Đỗ Quang Hưng đi vay nên cán bộ tín dụng hướng dẫn anh Hưng cung cấp những thông tin liên quan theo quy định của ngân
hàng mà khách hàng phải đáp ứng về điều kiện vay vốn, đồng thời tư vấn lập
hồ sơ
cần thiết để được ngân hàng cho vay. Sau đó, cán bộ tín dụng sẽ phối hợp với
bộ phận
quản trị rủi ro đăng ký thông tin cũng như cấp mã số giao dịch cho khách hàng.
• Nhận thấy mục đích của khách hàng là vay để kinh doanh, cán bộ tín dụng đã giới thiệu cho khách hàng chính sách về gói sản phẩm “Cho vay hộ kinh doanh”
của ngân hàng VPBank phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Sau khi được giới thiệu về sản phẩm trên, khách hàng đã đồng ý sẽ sử dụng sản phẩm này. Vì vậy cán bộ tín dụng tiếp tục hướng dẫn khách hàng lập
cũng như
nộp các hồ sơ vay vốn theo checklist, cụ thể như sau:
1. Hồ sơ pháp lý bao gồm: chứng minh nhân dân, giấy cam kết, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn (Phụ lục 1).
2. Hồ sơ tài chính bao gồm: xác nhận thẩm định về hoạt động của hộ kinh doanh, bảng kê hóa đơn bán hàng, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước,
giấy chứng
nhận đăng ký hộ kinh doanh (Phụ lục 2).
3. Hồ sơ TSBĐ: Giấy chứng nhận/Giấy đăng ký sở hữu/sử dụng tài sản (Phụ lục 3).
4. Phương án vay: Đề nghị cấp tín dụng theo mẫu của VPBank kiêm phương án vay vốn (Phụ lục 4).
a) Nguồn thu nhập từ hoạt động kinh doanh của khách hàng ổn định đến mức nào
và trong thời gian khoảng bao lâu, giấy tờ chứng minh nguồn gốc thu nhập. b) Khách hàng sử dụng thu nhập của mình như thế nào?
c) Gia đình của khách hàng có bao nhiêu thành viên? Họ có quan tâm đến khoản vay này khơng? Vì sao? Họ là những người đã có thu nhập ổn định hay vẫn
phải sống
phụ thuộc vào người vay tiền?
d) Hiện tại khách hàng có vay tại ngân hàng nào khác khơng? Nếu có thì vì sao khơng vay tiếp tại ngân hàng đó?
e) Khách hàng có thể dùng bao nhiêu thu nhập hàng tháng để trả nợ nếu được vay
vốn?
• Sau khi thực hiện thẩm định CBTD thu được những thông tin sau về khách hàng:
- Trước đây, khách hàng đã có quan hệ tín dụng với ngân hàng SHB nhưng đã hồn tất nghĩa vụ trả nợ và giờ có nhu cầu vay vốn của VPBank.