3.4. Thiết kế hệ thống chức năng
3.4.1. Xác định luồng hệ thống:
a) Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “1.0 Phát hành thẻ”:
55
> Tiến trình “1.1. Cập nhật hồ sơ khách hàng”:
Xử lý ngay khi có khách hàng nộp hồ sơ đăng kí phát hành thẻ.
Giao dịch viên kiểm tra thơng tin trong hồ sơ. Nếu sai hoặc thiếu, trả lại hồ sơ cho khách hàng. Nếu đúng, nhập thông tin khách hàng vào hệ thống. Cuối ngày giao dịch, tổng hợp thông tin khách hàng và thơng tin đăng kí phát hành thẻ theo mẫu Báo cáo thông tin phát hành thẻ và truyền về Trung tâm thẻ - HSC.
Ra: Thơng tin khách hàng, thơng tin đăng kí phát hành thẻ.
> Tiến trình “1.2. In PIN và gia cơng thẻ”:
Xử lý theo lơ khi có file Báo cáo thơng tin phát hành thẻ của các chi nhánh truyền về.
Cán bộ in PIN tại Trung tâm thẻ - HSC thực hiện chức năng Issue Card trong chương trình Card Management System (CMS) và chức năng Job Processing trong chương trình Card Factory để in Phiếu xác nhận kèm Phiếu thông báo PIN, tạo file in/dập thẻ. Cán bộ in/dập thẻ mã hóa và in/dập nổi thẻ .
Ra: Phiếu xác nhận kèm Phiếu thông báo in PIN, Thẻ ghi nợ nội địa.
> Tiến trình “1.3. Cập nhật trạng thái thẻ (Open)”: Xử lý ngay khi có khách hàng đến nhận thẻ.
Sau khi khách hàng kí nhận thẻ kèm Phiếu thông báo PIN, kiểm soát viên tại chi nhánh chuyển trạng thái thẻ của khách hàng thành Open trong hệ thống quản lý thẻ tại chi nhánh.
56
b) Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “2.0 Quản lý duy trì hoạt động thẻ”
57
> Tiến trình “2.1. Tiếp nhận và xử lý Giấy báo/Giấy đề nghị”: Xử lý ngay khi có khách hàng nộp Giấy báo/Giấy đề nghị.
Giao dịch viên kiểm tra thông tin trong Giấy báo/Giấy đề nghị. Nếu sai hoặc thiếu, từ chối hoặc yêu cầu khách hàng bổ sung. Giấy báo mất thẻ được chuyển tới kiểm soát viên tại chi nhánh đề cập nhật trạng thái thẻ, Giấy đề nghị thay đổi tài khoản liên kết đến thẻ được chuyển tới Trung tâm thẻ - HSC để cập nhật tài khoản liên kết.
Trong trường hợp là Giấy đề nghị cấp lại số mật mã cá nhân, giao dịch viên nhập thông tin theo mẫu Báo cáo thông tin phát hành lại số mật mã cá nhân (bao gồm: họ tên khách hàng, số thẻ, ngày đề nghị) và truyền về Trung tâm thẻ - HSC để in lại số PIN.
Lưu Giấy báo/Giấy đề nghị theo hồ sơ khách hàng. Ra: Báo cáo thông tin phát hành lại số mật mã cá nhân.
> Tiến trình “2.2. Cập nhật trạng thái thẻ (Close/Lost/Stolen)”: Xử lý ngay khi nhận được Giấy báo mất thẻ .
Kiểm soát viên tại chi nhánh chuyển trạng thái thẻ của khách hàng thành Lost/Stolen/Close trong hệ thống quản lý thẻ tại chi nhánh.
> Tiến trình “2.3. Cập nhật danh mục tài khoản”:
Xử lý ngay khi nhận được Giấy đề nghị thay đổi tài khoản liên kết đến thẻ.
Cán bộ nghiệp vụ tại Trung tâm thẻ - HSC thực hiện chức năng cập nhật danh mục tài khoản liên kết đến thẻ của khách hàng trong chương trình Card Management System (CMS).
> Tiến trình “2.4. Cập nhật số mật mã cá nhân”:
Xử lý theo lơ khi có file Báo cáo thơng tin phát hành lại số mật mã cá nhân của các chi nhánh truyền về .
Cán bộ in PIN tại Trung tâm thẻ - HSC thực hiện nghiệp vụ in PIN. Ra: Phiếu xác nhận kèm Phiếu thông báo PIN.
58
c) Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “3.0 Thanh tốn thẻ”:
59
> Tiến trình “3.1.Cập nhật thông tin đơn vị chấp nhận thẻ”:
Xử lý ngay khi có đơn vị nộp Giấy đăng kí tham gia dịch vụ thanh tốn qua POS.
Nhân viên chi nhánh kiểm tra thơng tin trong hồ sơ đăng kí. Nếu sai hoặc thiếu, trả lại hồ sơ cho đơn vị đăng kí. Nếu đúng, tiến hành kí kết hợp đồng thanh tốn thẻ với đơn vị (Hợp đồng phải được Giám đốc chi nhánh phê duyệt), nhập thông tin đơn vị chấp nhận thẻ vào hệ thống.
Ra: Hợp đồng thanh toán thẻ, thơng tin đơn vị chấp nhận thẻ.
> Tiến trình “3.2.Chấp nhận cấp phép giao dịch”:
Xử lý ngay khi có yêu cầu cấp phép giao dịch từ POS truyền về.
Hệ thống tự động kiểm tra trạng thái thẻ, số dư tài khoản. Nếu đáp ứng đủ điều kiện, cấp phép giao dịch. Nếu không đáp ứng đủ điều kiện, từ chối cấp phép giao dịch. Cập nhật các giao dịch trong ngày theo mẫu Báo cáo giao dịch và truyền về Trung tâm thẻ - HSC.
Ra: Báo cáo giao dịch.
> Tiến trình “3.3.Hoạch tốn tài khoản đơn vị chấp nhận thẻ”: Xử lý theo lơ khi có Báo cáo giao dịch truyền về.
Cán bộ thanh toán - kế toán tại Trung tâm thẻ - HSC thực hiện chức năng Process để ghi nợ vào tài khoản khách hàng và ghi có vào tài khoản đơn vị chấp nhận thẻ.
a. Cập nhật Khách hàng ^ Thực thể KHACHHANG
b. Cập nhật Chi nhánh ^ Thực thể CHINHANH
c. Cập nhật Thiết bị POS ^ Thực thể TBPOS 60
d) Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “4.0 Xử lý khiếu nại”:
Sơ đồ 3.16: Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “4.0 Xử lý khiếu nại
61
> Tiến trình “4.1. Xác minh kết quả giao dịch”: Xử lý ngay khi có khách hàng nộp Giấy đề nghị hỗ trợ.
Giao dịch viên kiểm tra thông tin trong Giấy đề nghị hỗ trợ, đối chiếu thông tin với Báo cáo giao dịch và Hóa đơn giao dịch. Nếu khiếu nại không hợp lê, từ chối giải quyết. Nếu khiếu nại hợp lệ, chuyển Giấy đề nghị hỗ trợ cho kiểm soát viên đề lập Biên bản xử lý khiếu nại.
> Tiến trình “4.2. Lập biên bản xử lý khiếu nại”: Xử lý ngay khi nhận được Giấy đề nghị hỗ trợ.
Kiểm soát viên lập Biên bản xử lý khiếu nại và truyền về Trung tâm thẻ - HSC để tiến hành hoạch toán. Lưu Biên bản xử lý khiếu nại theo hồ sơ khách hàng.
Ra: Biên bản xử lý khiếu nại.
> Tiến trình “4.3 .Xử lý hoạch tốn”:
Xử lý ngay khi có Biên bản xử lý khiếu nại từ các chi nhánh truyền về.
Nhân viên thanh toán - kế toán hoạch toán tài khoản đơn vị chấp nhận thẻ và khách hàng để điều chỉnh sai sót.