Tiêu chí và phƣơng pháp đánh giá hoạt động truyền- 123docz.net

Những buổi triển lãm hay trƣng bày cố định hay di động có thể đƣợc sử dụng để trình bày và giải thích lịch sử hay chính sách của cơng ty. Trong những b̉i trƣng bày, cơng ty có thể mơ tả quá trình chế tạo sản phẩm, mức độ hoạt động của công ty trên phạm vi tồn cầu hay mơ tả một chiến dịch quảng cáo.

- Câu lạc bộ và hoạt động giải trí:

Việc khuyến khích và tài trợ để phát huy các sở thích hay hoạt động thể thao và việc cung cấp sân bãi nhƣ sân chơi bóng rở ngày nay là một hình thức phúc lợi của cơng ty đới với nhân viên.

Ngồi ra các phƣơng tiện truyền thơng mới nhƣ mạng internet, email hay “chat” cũng là công cụ hữu hiệu của truyền thông nội bộ để mọi ngƣời giao tiếp với nhau. Cần xây dựng thói quen kiểm tra email và đọc bản tin nội bộ ngay khi ngồi vào bàn làm việc. Khi truyền đạt công việc, không nhất thiết lãnh đạo phải gọi nhân viên lên tận phòng làm việc mà hãy sử dụng điện thoại hoặc email để tiết kiệm thời gian và không làm nhân viên phân tâm khi đang tập trung làm việc khác.

1.3. Tiêu chí và phƣơng pháp đánh giá hoạt động truyền thơngnội bộ nội bộ

1.3.1. Các tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Kết quả chƣơng trình truyền thơng nội bộ thƣờng khơng trực tiếp và tức thời nhƣ các chƣơng trình quảng cáo và khuyến mại. Thơng thƣờng, các chƣơng trình quan hệ cơng chúng thƣờng xem nhẹ việc đánh giá. Tuy nhiên,

nếu đƣợc thực hiện phù hợp việc đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm và chủ động xác định những dấu hiệu nguy hiểm trƣớc khi vấn đề thực sự xảy ra. Đánh giá còn giúp doanh nghiệp tập trung nỡ lực, thể hiện tính hiệu quả, đảm bảo hiệu śt chi phí, khún khích tở chức quản lý tốt và tạo điều kiện phát huy tinh thần trách nhiệm sau mỡi chƣơng trình.

Việc đánh giá đƣợc thực hiện thông qua các yếu tố đầu vào, xem xét các yếu tố đầu ra và kết quả hoạt động truyền thông nội bộ, điều mà hoạt động truyền thông thực sự đạt đƣợc.

Đánh giá hoạt động truyền thơng nội bộ thơng qua 2 tiêu chí:

Thứ nhất là: Đánh giá chất lƣợng truyền thông nội bộ đƣợc doanh

nghiệp xây dựng và đƣa ra cán bộ công nhân viên công ty. Cụ thể: Mức độ chính xác của mục tiêu tác động, Mức độ bao phủ của đối tƣợng mục tiêu, Mức độ hồn hảo của thơng điệp. Mức độ chính xác của việc lựa chọn các phƣơng tiện truyền tải.

Thứ hai là: Đánh giá kết quả tác động của truyền thông nội bộ đến

công chúng: Sự gia tăng nhận thức của CBCNV về công ty. Hạn chế loại bỏ những lời phàn nàn của CBCNV về doanh nghiệp, gia tăng sự hài lòng về công ty thông qua các lời khen, mức độ hài lòng, tinh thần làm việc của nhân viên trƣớc và sau chƣơng trình.

1.3.2. Phương pháp hoạt động truyền thơng nội bộ

Để đánh giá có hiệu quả là cần phải có danh sách kiểm tra các ́u tớ quan trọng khi xây dựng chƣơng trình: Thiết lập mục tiêu có thể đo lƣờng đƣợc, áp dụng các mốc kiểm tra và đánh giá chất lƣợng ngay từ đầu, thớng nhất các tiêu chí đo lƣờng đánh giá thành cơng của chƣơng trình, thiết lập các thủ tục giám sát có tính mở.

 Những phƣơng pháp đánh giá khách quan: Những thay đổi trong

lƣợng thƣ trả lời, phiếu góp ý, sớ lƣợng tham dự… ), những thay đổi trong thái độ, ý kiến và nhận thức (đo lƣờng thông qua nghiên cứu qua điện thoại, bảng câu hỏi, phỏng vấn cá nhân trực tiếp), thành tích, phạm vi truyền tải thông điệp, nội dung truyền thơng, lƣợng độc giả qua phân tích dữ liệu về độc giả, kiểm sốt ngân sách và giá trị thu đƣợc từ ngân sách.

 Những phƣơng pháp đánh giá tính chủ quan: Sự nồng nhiệt của

cơng chúng, hiệu năng và tính chun nghiệp của chƣơng trình, tính sáng tạo, bản năng cảm nhận đƣợc những điều đúng đắn trong các tình h́ng cụ thể (dựa trên phán đốn thơng qua kinh nghiệm), phẩm chất quan hệ với con ngƣời,

 Đánh giá quá trình: Phần thiết yếu của hoạt động đánh giá là giám sát

quá trình, một phần của công việc đánh giá là xem xét sự triển khai hiểu quả đối với cả nhân viên và ngân sách. Việc giám sát thƣờng lệ và chặt chẽ cả hai yếu tố này là hết sức cần thiết. Nhân viên cần đƣợc phát triển khơng ngừng nhằm đới phó và khai thác các ́u tớ trong môi trƣờng truyền thông thay đổi rất nhanh chóng. Cần ln khích lệ và quản lý họ thật tốt. Việc quản lý sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách là trách nhiệm đặt lên vai mỗi nhà quản lý và nhân viên PR. Mọi khoản chi tiêu đều phải có hiệu quả.

1.4. Một số kinh nghiệm hoạt động truyền thông nội bộ của một số doanh nghiệp viễn thông Việt Nam

1.4.1. Kinh nghiệm hoạt động truyền thơng nội bộ của Tập đồn FPT

- Giới thiệu về Tập đoàn FPT

Thành lập ngày 13/09/1988, FPT đã liên tục phát triển và trở thành một trong những Tập đồn Kinh tế - Cơng nghệ hàng đầu Việt Nam, lấy đội ngũ cán bộ công nghệ làm nền tảng, đội ngũ cán bộ kinh doanh làm động lực, bằng lao động sáng tạo và sự tận tụy, tạo ra các giá trị gia tăng cho khách

hàng. Trong nhiều năm qua, FPT đã gặt hái đƣợc nhiều thành công quan trọng trong các lĩnh vực nhƣ: Phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin và điện thoại di động; Tích hợp hệ thớng; Giải pháp và x́t khẩu phần mềm; dịch vụ ERP; Cung cấp các giải pháp - dịch vụ viễn thơng và Internet; Lắp ráp máy tính; Cung cấp dịch vụ truyền thơng và giải trí; Đào tạo nguồn nhân lực…

Trên thực tế, truyền thơng nội bộ của FPT góp phần rất quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp. Có một điều mà doanh nghiệp ít để ý tới là mỡi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đó. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức đƣợc tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

- Kinh nghiệm triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ của FPT

b) Thành lập Ban truyền thông- Ban chuyên trách về truyền thông nội

bộ và truyền thơng bên ngồi:

Ban Truyền thơng có nhiệm vụ thực hiện việc truyền thông nội bộ và truyền thơng ra bên ngồi qua các chƣơng trình nhƣ tài trợ, quảng cáo, tở chức sự kiện… Nhƣ vậy, Ban truyền thông của FPT mang hai nhiệm vụ cơ bản là truyền thơng nội bộ và truyền thơng ra bên ngồi. Vai trò của Ban truyền thông là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mới quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ FPT. Trong đó, quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong FPT, các cơng ty con trong tập đồn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để FPT đều có chung một hƣớng nhìn, một ý chí phát triển doanh nghiệp.

b) Kết hợp với Ban Nhân sự tổ chức các sự kiện (event) nội bộ

Hoạt động truyền thơng nội bộ của FPT ngồi việc sử dụng tờ bản tin để chủn tải các thơng điệp trong nội bộ, còn có các sự kiện. Đó là sự chia sẻ

món ăn tinh thần, chất keo đồn kết, sân chơi tuyệt vời, nguồn động viên cổ vũ và là niềm tự hào của mỗi ngƣời FPT. Hàng năm, Ban Truyền thông và Cộng đồng FPT ln tở chức các hoạt động văn hóa - thể thao nhằm mang lại cho ngƣời FPT một cuộc sớng tinh thần phong phú, sự gắn bó với cơng ty, tin tƣởng vào tƣơng lai cùng thành công với FPT.

c) Biên tập và xuất bản các ấn phẩm nội bộ

Một trong những công việc rất quan trọng của việc truyền thông nội bộ là xây dựng các ấn phẩm nội bộ để truyền bá tƣ tƣởng, khích lệ động viên và là cầu nối giữa nhân viên và lãnh đạo FPT. Hơn 10 năm trƣớc, từ khi FPT chƣa có tên t̉i trong làng cơng nghệ và mơ hình mới ở mức cơng ty, FPT đã thành lập Ban truyền thông của công ty và bắt đầu cho ra ấn phẩm nội bộ. Nếu không kể tờ báo chuyên nghiệp VnExpress, hiện trong tập đoàn FPT có đến 7 tờ bản tin nội bộ, hằng tuần, hằng tháng đƣa đến cho CBNV tập đồn những thơng tin quan trọng và thiết thực. Đó là các tờ Chúng ta (Ban Truyền thơng tập đồn), Cucumber (FPT Software), Ngƣời phân phới (FTG), FIS Link (FIS), Cóc đọc (Đại học FPT), The FOX (FPT Telecom) và Ngƣời Tiên Phong (Ngân hàng Tiên Phong). Ngồi tờ chính phản ánh các hoạt động bao phủ khắp tập đồn FPT thì các tờ nội bộ của các cơng ty sẽ chỉ dừng lại ở mức phản ánh tình hình ở cơng ty mình, lĩnh vực kinh doanh của mình.

Trong sớ các ấn phẩm nội bộ trên thì tờ Chúng ta đƣợc xem là cái nôi để tạo ra các ấn phẩm nội bộ khác. Tờ Chúng ta đƣợc Ban Truyền thơng của tập đồn chịu trách nhiệm x́t bản hàng tuần với 20 trang nội dung. Tờ Chúng ta đƣợc phân ra các chuyên mục rất rõ ràng nhƣ; Tin tức, Theo dòng thời sự, Kinh doanh, Tập đồn, Đời sớng, Cộng đồng, Điểm báo viết về FPT. Nhìn chung, tờ Chúng ta sẽ phản ánh tin tức của cả tập đoàn FPT, cơ hội kinh doanh phân tích thị trƣờng mà tập đồn này đang hoạt động, các sáng kiến kinh doanh của các tập thể cá nhân, gƣơng sáng điển hình, đời sớng nhân viên

của tập đồn. Thậm chí nhiều sự kiện kinh tế xã hội có tác động lớn đến đời sớng cán bộ nhân viên của FPT cũng đƣợc phản ánh tại đây. Về cơ bản các thông tin đăng tải trên tờ Chúng ta mang mầu sắc dân chủ cao.

d) Sử dụng mạng intranet, website nội bộ

Intranet quả là một phát kiến cho truyền thơng nội bộ vì ở đó ngƣời ta có thể biết đƣợc hết các thông tin về các quyết định, lịch book xe, book phòng họp, lịch họp với khách hàng, các disscusion nóng bỏng, những hoạt động của các câu lạc bộ hay tâm sự thƣờng ngày của nhân viên, đƣợc trình bày rất khoa học và sớng động từng ngày nhƣ hơi thở của ngƣời FSoft. Hệ thống đài phát thanh VOF hoạt động rất tích cực phát ra rả một ngày 3 ca đóng góp khơng nhỏ vào cơng tác truyền thông, đặc biệt VOF đã kết nới đƣợc từ tồ nhà HITC sang toà nhà Simco. Ngoài ra, hàng tuần thƣờng xun diễn ra cuộc họp nới giữa Hà Nội, Hồ Chí Minh, Tokyo qua Video Conference, khiến cho việc trao đổi thông tin tại FSoft luôn trở nên thông suốt.

1.4.2. Kinh nghiệm khai hoạt động truyền thông nội bộ củaTập đồn Viễn Thơng Viettel

- Giới thiệu về Tập đồn Viễn Thơng Viettel

Công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom) trực thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội Viettel đƣợc thành lập ngày 05/4/2007, trên cở sở sát nhập các Công ty Internet Viettel, Điện thoại cố định Viettel và Điện thoại di động Viettel. Đến nay, Viettel Telecom đã ghi đƣợc những dấu ấn quan trọng và có một vị thế lớn trên thị trƣờng cũng nhƣ trong sự lựa chọn của những khách hàng thân thiết: Dịch vụ điện thoại đƣờng dài trong nƣớc và quốc tế 178 đã triển khai khắp 64/64 tỉnh, thành phố cả nƣớc và hầu khắp các quốc gia, các vùng lãnh thổ trên thế giới. Dịch vụ điện thoại cố định, dịch vụ Internet…phổ cập rộng rãi đến mọi tầng lớp dân cƣ, vùng miền đất nƣớc với

hơn 1,5 triệu thuê bao. Dịch vụ điện thoại di động vƣợt con số 20 triệu thuê bao, trở thành nhà cung cấp dịch vụ điện thoại di động số 1 tại Việt Nam.

- Kinh nghiệm triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ của Tập đồn Viễn Thơng Viettel.

a)Thành lập Ban truyền thơng tách rời khỏi Ban Chính sách

Mơ hình truyền thơng nội bộ của Viettel vẫn mang hình thức nặng nề của doanh nghiệp nhà nƣớc. Bộ phận truyền thông của Viettel đƣợc thành lập năm 2003 những chỉ có một ngƣời chuyên trách và nằm trong Ban Chính sách. Đến năm 2010, bộ phận này mới đƣợc tách ra thành ban truyền thơng. Ban này có nhiệm vụ lập kế hoạch và tở chức triển khai thực hiện truyền thông nội bộ. Lƣu trữ và khai thác tƣ liệu nội bộ và tham gia xây dựng chiến lƣợc truyền thông và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ quan hệ công chúng. Xây dựng chiến lƣợc truyền thông và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ quan hệ công chúng.

b)Tổ chức các sự kiện truyền thông nội bộ

Viettel Telecom rất coi trọng các sự kiện nội bộ, thông qua các sự kiện này để tuyên truyền và đào tạo văn hóa Viettel với cán bộ cơng nhân viên. Đối với nhiệm vụ truyền thông nội bộ, các nhân viên của Ban truyền thông chủ ́u truyền thơng văn hóa Viettel dƣới hình thức các b̉i đào tạo và nói chuyện nội bộ. Viettel đã cắt cử nhân viên truyền thơng của mình x́ng các chi nhánh để giảng dạy về văn hóa Viettel. Ban truyền thơng của Viettel cũng tổ chức các buổi đào tạo cho các chi nhánh, các cơng ty con về văn hóa

Viettel và in ấn các tài liệu liên quan đến vấn đề này.

c) Bản tin nội bộ

Ban Truyền thơng còn có nhiệm vụ xây dựng và xuất bản ấn phẩm nội bộ với tên gọi “Ngƣời Viettel”. Ấn phẩm này đƣợc xuất bản từ năm 2006 với tên gọi ban đầu “Nội san Viettel”. Về cơ bản ấn phẩm này phản ánh các tƣ

tƣởng, khát vọng của lãnh đạo Viettel, ngƣời ngƣời tốt việc tốt, kinh nghiệm trong công việc. Khác với các ấn phẩm của FPT là ấn phẩm nội bộ của Viettel có thêm phần học ngoại ngữ cho các nhân viên Viettel ở nƣớc ngoài nhƣ học tiếng Anh, Khơ me và còn có thêm phần nội dung ICT thế giới. Bản tin nội bộ của Viettel đƣợc in mầu với 32 trang nội dung. Ban đầu bản tin nội bộ còn có nhiệm vụ đóng vai trò phản biện để chỉ ra những khiếm khuyết của Viettel. Tuy nhiên, sau đó nội dung này đã gây ra những ý kiến trái chiều nhau trong bản thân lãnh đạo Viettel rồi đi đến kết luận dừng nhiệm vụ này.

Tuy nhiên, nhƣợc điểm lớn nhất của ấn phẩm nội bộ này là thời gian xuất bản 1 tháng/kỳ. Nhƣ vậy, thông tin truyền tải trên đó sẽ bị “thiu” và khơng cập nhật đƣợc tình hình của tập đồn này. Bên cạnh đó, ấn phẩm này tính tƣơng tác trong nội bộ thấp, chủ yếu là diễn đàn của lãnh đạo nói. Ngồi ra, Viettel chƣa triển khai các ấn phẩm nội bộ online để tăng hiệu quả tƣơng tác giống nhƣ FPT đã làm. Những nhƣợc điểm này của ấn phẩm nội bộ Viettel đã khiến nó trở nên xa lạ đới với chính ngƣời Viettel. Phía Viettel cũng đã làm một cuộc khảo sát về hiệu quả của ấn phẩm này thì kết quả cho thấy phần lớn ngƣời Viettel không quan tâm đến ấn phẩm của mình. Vì vậy, đã có thời kỳ Viettel cho dừng bản tin nội bộ này.

1.4.3. Nhận xét, đánh giá và bài học rút ra cho Công ty VMS.

Những yếu tố quan trọng của truyền thông nội bộ cho thấy cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệ và là đầu tƣ cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh. Những kinh nghiệm của các đơn vị thực hiện truyền thông nội bộ cho thấy yếu tớ đầu tiên cần phải có đƣợc sự nhận thức xun śt của lãnh đạo về vấn đề này. Từ đó, mơ hình hoạt động của truyền thơng nội bộ mới phát huy hiệu quả.

Trong sớ các mơ hình truyền thơng nội bộ, có thể thấy mơ hình truyền thơng của FPT là ƣu việt hơn cả. MobiFone có thể chọn mơ hình dựa trên các thành công của các doanh nghiệp khác nhƣ sau:

1 – Tổ chức bộ phận thực hiện truyền thông nội bộ theo hƣớng chuyên

Tiêu chí và phƣơng pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Phát hành bản tin nội bộ (newsletter, newspapers)

Vận hành website nội bộ: