3.3 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tài chính Bưu điện tỉnh Lâm Đồng
3.3.6 Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tài sản
3.3.6.1 Đối với TSCĐ
Hiện nay giá trị (còn lại) TSCĐ của Bưu điện tỉnh chiếm tỷ trọng lớn (37,68%) trong tổng số tài sản của Bưu điện tỉnh, bằng 93,88% nguồn vốn chủ sở hữu của Bưu điện tỉnh . Chính vì vậy việc nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ có ý nghĩa vơ cùng
quan trọng đến hiệu quả SXKD của Bưu điện tỉnh và nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc bảo toàn vốn của Bưu điện tỉnh. Để thực hiện tốt việc sử dụng có hiệu quả TSCĐ của Bưu điện tỉnh cần phải:
- Nâng cao cơng suất sử dụng: Nhìn chung trong các năm qua, hiệu suất sử dụng TSCĐ của Bưu điện tỉnh rất thấp. Để nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản, Bưu điện tỉnh cần tận dụng mặt bằng phát triển các dịch vụ mới, tăng thời gian mở cửa để phục vụ khách hàng.
- Đối với TSCĐ không cần dùng, chưa cần dùng cần kịp thời kiểm kê, phân tích đánh giá nhu cầu sử dụng, hiệu quả đem lại để có giải pháp hợp lý. Kịp thời thanh lý, nhượng bán những TSCĐ chưa cần dùng, khơng cần dùng hoặc sử dụng khơng có hiệu quả để kịp thời thu hồi vốn cho Bưu điện tỉnh.
- Bên cạnh đó phải xác định một cơ cấu tài sản hợp lý, tối ưu nhằm phục vụ tốt cho quá trình SXKD. Thực hiện điều chuyển TSCĐ từ các nơi sử dụng khơng có hiệu quả về nới sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm được chi phí đầu tư mới.
3.3.6.2 Đối với cơng tác đầu tư
Trước khi đầu tư các cơng trình, hạng mục cơng trình hoặc các dự án phải nghiêm túc tiến hành khảo sát, phân tích khả năng hồn vốn, các ưu điểm, lợi thế của Bưu điện tỉnh so với các đối thủ cạnh tranh cùng cung cấp dịch vụ. Trong thời gian qua, Bưu điện tỉnh có đầu tư thêm một số xe tải chuyên dùng cho việc kinh doanh vận tải hàng hóa và hệ thống máy tính phục vụ kinh doanh Internet công cộng. Tuy nhiên các dự án này đều không phát huy hiệu quả do: cơ chế giá của Bưu điện tỉnh thiếu linh hoạt, thời gian phục vụ gị bó … Cần phải phân tích, đánh giá, xem xét trách nhiệm của những người liên quan đến việc lập dự án đầu tư này, gây thiệt hại không nhỏ cho DN. Đồng thời xem xét việc nhượng bán những tài sản không đem lại hiệu quả để kịp thời thu hồi vốn.
Nhiều dự án đầu tư có thể đem lại hiệu quả cao dựa vào lợi thế của các vị trí đất cần phải thực hiện nhanh để tăng nguồn thu. Trong điều kiện chưa có vốn kinh doanh xem xét đề xuất khả năng huy động vốn hoặc liên kết với các đối tác để thu hút các nguồn lực phục vụ cho các dự án này
- Để đánh giá được các đơn vị trực thuộc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí vật tư, Bưu điện tỉnh phải theo dõi, kiểm tra, tổ chức phân tích thường xun và định kỳ tình hình thực hiện định mức đã xây dựng, để đề ra biện pháp nhằm khơng ngừng hồn thiện hệ thống định mức tiêu hao vật tư một cách hợp lý
- Xác định mức tồn kho vật tư hàng hóa tối ưu là điều kiện hết sức quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của DN. Đây là việc rất phức tạp, nó thường xun biến động mang tính mùa vụ. Đối với Bưu điện tỉnh, với 149 điểm phục vụ, điểm xa nhất cách trung tâm Bưu điện tỉnh khoảng 200km, do đó việc xác định lượng tồn kho hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong việc duy trì SXKD khơng bị gián đoạn do thiếu vật tư, hàng hóa, đồng thời tránh được tổn thất do dự trữ quá lớn. Để thực hiện tốt nội dung này, Bưu điện tỉnh phải xây dựng được hệ thống định mức tồn kho cho các đơn vị trực thuộc, xây dựng định mức hàng tồn tại các điểm giao dịch một cách khoa học, hợp lý
- Thường xuyên kiểm kê phân loại vật tư, xác định vật tư không cần dùng, ứ đọng, kém, mất phẩm chất, mất giá. Phải xác định kiểm kê, đánh giá là hết sức cần thiết nhằm xây dựng một cơ cấu vật tư phù hợp. Việc kiểm kê, phân loại, đánh giá phải đi đôi với việc thực hiện các giải pháp về trích lập dự phịng, bán giảm giá nhằm giải phóng các loại vật tư hàng hóa ứ đọng kém, mất phẩm chất. Trong thời gian qua Bưu điện tỉnh đã thực hiện kiểm kê, đánh giá, phân loại, trích lập dự phịng. Tuy nhiên, việc xử lý sau kiểm kê, đánh giá phân loại chưa được thực hiện. Do vậy, những vật tư, hàng hóa tiếp tục ứ đọng và mất giá, đặc biệt các loại thiết bị điện tử tin học nhanh chóng bị lỗi thời. Để thực hiện tốt việc này cần xây dựng cơ chế thưởng, phạt nghiêm khắc đối với tập thể và cá nhân liên quan.
- Thực hiện phân cấp việc cung ứng cho các đơn vị trực thuộc. Hiện tại Bưu điện tỉnh thực hiện việc mua tập trung vật tư hàng hóa và cung cấp cho các đơn vị trực thuộc theo nhu cầu SXKD của từng đơn vị. Nhưng về tổ chức bộ máy của Bưu điện tỉnh gồm nhiều đơn vị, trong đó có các đơn vị rất xa trung tâm Bưu điện tỉnh. Vì vây việc cung cấp vật tư , hàng hóa từ Bưu điện tỉnh cho các đơn vị mất nhiều thời gian và chi phí vận chuyển. Vì vậy, để giảm thiểu các chi phí liên quan, đồng thời nâng cao vịng quay vốn lưu động, Bưu điện tỉnh chỉ nên thực hiện quản lý tập trung những loại vật tư hàng hóa quan trọng mang tính chiến lược, đặc thù. Các loại vật tư hàng hóa khác để các đơn vị tự mua.
3.3.6.4 Quản lý vốn bằng tiền
Hoạt động SXKD doanh của Bưu điện tỉnh liên quan trực tiếp đến việc quản lý các dòng tiền. Cho đến nay do phát triển và mở rộng dịch vụ thu hộ, chi hộ nên các dòng tiền luân chuyển qua Bưu điện tỉnh rất lớn. Vì vậy, việc quản lý vốn bằng tiền vơ cùng quan trọng đối với Bưu điện tỉnh. Việc quản lý dòng tiền trước mắt phải đảm bảo an tồn dịng tiền, đề phịng việc thất thốt ở tất cả các khâu luân chuyển, đồng thời đảm bảo cho các dòng tiền phát huy hiệu quả. Để thực hiện tốt việc quản lý dòng tiền cần phải:
- Thực hiện xây dựng định mức lưu quỹ tiền mặt tại các điểm giao dịch một cách hợp lý, đảm bảo an tồn quỹ két, tiết kiệm dịng tiền.
- Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện định mức lưu quỹ tiền mặt. Tổ chức thu gom tiền một cách kịp thời nộp vào tài khoản mở tại ngân hàng.
- Thường xuyên cân đối, lập kế hoạch sử dụng các dòng tiền, tận dụng các dòng tiền nhàn rỗi, thực hiện đầu tư tài chính theo phân cấp của TCT
3.3.6.5 Quản lý vốn trong thanh toán
Thực hiện nghiêm kỷ luật thanh toán theo hợp đồng kinh tế. Hạn chế tối đa việc bán chịu sản phẩm dịch vụ, thường xuyên rà sốt kiểm kê, phân loại cơng nợ và có biện pháp đơn đốc thu hồi. Định kỳ tiến hành đối chiếu cơng nợ, trích lập dự phịng nợ khó địi nếu có dấu hiệu khơng thu hồi được.
3.3.7 Tách biệt chức năng tài chính và kế tốn
Để hoạt động quản lý tài chính trong những năm tới được tốt hơn, Bưu điện tỉnh cần có sự tách biệt rõ ràng giữa bộ phận quản lý tài chính và bộ phận kế tốn. Sự tách biệt đó sẽ xác định rõ chức năng vai trị của từng bộ phận. Theo mơ hình này bộ phận quản lý tài chính kế tốn được tổ chức như sau:
Giám đốc
Kế tốn trưởng
Bộ phận tài chính
- Quản lý các quỹ
- Quản lý bảo hiểm và rủi ro
- Hoạch định về đầu tư vốn
- Quan hệ với các nhà đầu tư
- Quan hệ giao dịch
với ngân hàng
- Phân phối lợi nhuận (nếu có)
- Phân tích và hoạch định tài chính
- Phân tích và hoạch định thuế
Bộ phận kế tốn
- Xử lý dữ liệu
- Kế tốn chi phí
- Quản lý chi phí
- Hệ thống, ghi chép sổ sách
- Kiểm sốt nội bộ
- Lập báo cáo tài chính
- Lập kế hoạch tài chính
Hình 3.1: Mơ Hình tổ chức bộ máy quản lý tài chính và nghiệp vụ kế tốn
Theo mơ hình trên có thể bố trí hai phó phịng trực tiếp phụ trách hai mảng. Kế tốn trưởng, kiêm trưởng phịng phụ trách chung.
Bộ phận kế tốn có chức năng ghi chép, phản ánh nghiệp vụ phát sinh và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế tốn và chế độ qui định. Bộ phận tài chính có chức năng xem xét quyết định đầu tư, tìm nguồn vốn, phân phối lợi nhuận và quản lý tài sản có hiệu quả. Kế tốn cung cấp thơng tin tài chính của DN, cịn tài chính sử dụng thơng tin tài chính để hoạch định chính sách.
Sự hình thành hai bộ phận kế tốn và tài chính nói trên, Bưu điện tỉnh sẽ có hai hệ thống thông tin phục vụ trực tiếp cho quản lý tài chính bao gồm:Thơng tin kế tốn và thơng tin tài chính phục vụ tốt cho việc quản lý của Bưu điện tỉnh.
Hai bộ phận tài chính và kế tốn vừa phải có sự phân định rõ ràng về chức năng vừa đảm bảo tính thống nhất trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ.
3.3.8 Tăng cường cơng tác phân tích tình hình tài chính
Trong những năm qua cơng tác phân tích tài chính ở Bưu điện tỉnh chưa được thường xuyên và chất lượng chưa cao. Để công tác quản lý tài chính phát huy tốt hiệu quả phải tăng cường cơng tác phân tích tình hình tài chính của Bưu điện tỉnh để Giám đốc đánh giá và hiểu rõ về tình hình tài chính của đơn vị, có các thơng tin chính xác để phục vụ cho việc ra quyết định một cách hiệu quả. Cơng tác phân tích phải được tổ chức khoa học, phù hợp với đặc điểm hoạt động, cơ chế hoạt động, cơ chế quản lý tài chính, phù hợp với mục tiêu của Bưu điện tỉnh. Từ thực tế hoạt động SXKD của Bưu điện tỉnh, cơng tác phân tích tài chính có thể thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Lập kế hoạch phân tích xác định mục tiêu phân tích, xây dựng chương
trình phân tích
Bước 2: Tiến hành phân tích sưu tầm tài liệu, xử lý số liệu tính tốn, xác định, dự
tốn, tổng hợp kết quả, rút ra nhận xét
Bước 3: Hồn thành cơng tác phân tích, lập báo cáo phân tích, hồn chỉnh hồ sơ
phân tích
Khi tiến hành phân tích cần sử dụng tổng hợp các phương pháp khác nhau để nghiên cứu các mối quan hệ tài chính trong đơn vị. Những phương pháp phân tích phổ biến đó là: Phương pháp so sánh, phương pháp đối chiếu, phương pháp phân tích nhân tố, phương pháp đồ thị, phương pháp biểu đồ … kể cả các phương pháp phân tích những tình huống giả định.
Thực hiện các phương pháp phân tích nêu trên, sau khi thu thập các thơng tin, phân tích tài chính có thể sử dụng một số kỹ thuật phân tích cơ bản như: Phân tích dọc, phân tích ngang, phân tích hệ số, phân tích độ nhạy, kỹ thuật chiết khấu dịng tiền…
Khi phân tích tài chính không chỉ giới hạn ở việc nghiên cứu báo cáo tài chính mà phải tập hợp đầy đủ các thơng tin liên quan đến tình hình tài chính của đơn vị như các thông tin chung về giá cả, thị trường, tiền tệ, thuế, các thông tin về kinh tế ngành, về pháp lý và về các thông tin liên quan đến hoạt động của đơn vị. Để có thơng tin cần thiết phục vụ cho q trình phân tích tài chính, người làm cơng tác phân tích phải sưu tầm đầy đủ và thích hợp các thơng tin liên quan đến hoạt động của Bưu điện tỉnh. Tính đầy đủ và sự thích hợp thể hiện lượng và chất của thơng tin thu thập.
Q trình phân tích tài chính cho thấy mỗi một nội dung phân tích có những kết quả đánh giá chi tiết trong q trình cơng tác quản lý tài chính như sau:
Thứ nhất: Phân tích khái qt tình hình tài chính giúp việc xem xét, nhận định
chung về tình hình tài chính của Bưu điện tỉnh có khả quan hay khơng
Thứ hai: Phân tích nguồn vốn và chính sách huy động
- Phân tích cơ cấu và sự biến động của nguồn vốn: Thông qua tỷ trọng của từng nguồn vốn đánh giá được chính sách, khả năng tự chủ về tài chính của Bưu điện tỉnh. Nếu tỷ trọng nguồn vốn chủ sở hữu càng nhỏ sự độc lập, tự chủ về tài chính của Bưu điện tỉnh càng thấp.
- Phân tích tình hình sử dụng nguồn vốn và nguồn tài trợ: Phân tích việc sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả hay khơng. Đồng thời, xem xét cơ sở tìm ra các nguồn vốn đầu tư, chỉ ra các định hướng cơ bản trong việc xác định nguồn vốn. Chính sách tài trợ lấy việc tối thiểu hóa chi phí sử dụng vốn làm mục tiêu, trên cơ sở ràng buộc chiến lược về cấu trúc vốn để hạn chế phí điều hành cũng như ràng buộc về qui mô phát triển và quan hệ mơi trường.
- Phân tích chính sách sử dụng cơng cụ tài chính
Thứ ba: Phân tích tình hình và khả năng thanh tốn
- Phân tích mức độ tạo tiền và tình hình lưu chuyển tiền tệ. Đây là báo cáo cung cấp thông tin cho việc đánh giá các thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi thành tiền của tài sản, khả năng thanh toán và khả năng tạo ra các luồng tiền trong quá trình hoạt động
- Phân tích tình hình cơng nợ và khả năng thanh tốn thể hiện sức mạnh tài chính của Bưu điện tỉnh ở khả năng chi trả các khoản đến hạn
Thứ tư: Phân tích hiệu quả kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn
- Phân tích kết quả kinh doanh thơng qua các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu nhập DN.
- Phân tích hiệu quả sử dụng vốn: Hiệu quả sử dụng vốn là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng vốn của Bưu điện tỉnh để đạt được kết quả cao nhất trong quá trình SXKD.
Thứ năm: Dự báo nhu cầu tài chính.
- Để kế hoạch của Bưu điện tỉnh mang tính khả thi, bám sát thị trường, bám sát mục tiêu phát triển, Bưu điện tỉnh cần có thơng tin đầy đủ để lập kế hoạch SXKD, xác định nhu cầu thị trường, thị phần chiếm lĩnh của Bưu điện tỉnh, gía cả sản phẩm dịch vụ, các chính sách chăm sóc khách hàng đảm bảo chiến thắng đối thủ cạnh tranh. Lượng vốn mà Bưu điện tỉnh có khả năng nhiều hay ít phụ thuộc vào mức doanh thu và vịng quay của vốn lưu động.
- Phương pháp dự báo nhu cầu tài chính: Cần chọn những khoản mục có khả năng thay đổi tỷ lệ thuận với doanh thu tiêu thụ. Việc lựa chọn này căn cứ vào doanh thu tiêu thụ cũng như chi phí từng khoản mục
3.4 Một số kiến nghị đề xuất3.4.1 Đối với TCT 3.4.1 Đối với TCT
3.4.1.1 Hồn thiện qui chế tài chính
Quy chế quản lý tài chính là sự thể hiện những quy định cụ thể về tài chính và kế tốn của DN, quy chế quản lý tài chính dựa trên các văn bản sau:
- Luật DN được Quốc hội nước Cộng hịa XHCN Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005 và các văn bản hướng dẫn ban hành
- Luật Kế toán do Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17/6/2003 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Quyết định số 1141/QĐ-CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành “Chế độ kế tốn DN” ngày 01/11/1995 và các văn bản hướng dẫn thi hành;