Đánh giácơ cấu tổchức hiện tại

1.3.1 .Phân tích các yếu tố ảnh hƣởng lên cơ cấu tổ chức

1.3.2. Đánh giácơ cấu tổchức hiện tại

Mục tiêu đánh giá cơ cấu tổ chức là xác định cơ cấu hiện tại có hoạt động tốt để đảm bảo thực hiện các mục đích và mục tiêu của tổ chức hay khơng ? Mục đích, mục tiêu của tổ chức đƣợc cụ thể hóa qua các yêu cầu đối với cơ cấu . Tƣ̀ đóviêcc̣ đánh giácơ cấu dƣạ trên các chuẩn mƣcc̣ làcác yêu cầu cần thiết đối với cơ cấ u tổ chƣƣ́c bao gồm (1) tính thống nhất , (2) tính tối ƣu , (3) tính tin cậy , (4) tính linh hoạt và (5) tính hiệu quả.

Viêcc̣ đánh giáse ̃tâpc̣ trung vào hai nôịdung:

- Nhƣ ̃ng haṇ chếnôịtaịcủa cơ cấu ảnh hƣởng đến viêcc̣ đaṭđƣơ c̣c

các mục đích và mục tiêu của tổ chức .

- Phân tichƣ́ sƣ c̣phùhơpc̣ của cơ cấu đang vâṇ hành với nhƣ ̃ng

thay đổi của mơi trƣờng bên ngồi và bên trong của tổ chức .

Việc đánh giá sự phù hợp theo hai nội dung trên có thể đƣợc thực hiện thơng qua mơ hình phù hợp phân tích, mơ hình SWOT và một số mơ hình phân tích khác.

Phân tích thực trạng cơ cấu qua các thuộc tính:

- Mức độ chun mơn

hóa, đa dạng hóa, tổng hợp hóa?

- Mơ hình phân nhóm

các bộ phận trong tổ chức?

- Thực trạng sử dụng

các mối quan hệ quyền hạn trực tuyến, tham mƣu và chức năng trong tổ chức? - Số cấp quản lý và thực trạng tầm quản lý; - Mức độ tập trung và

phi tập trung hóa, các hình thức phi tập trung hóa?

- Tình trạng phối hợp

giữa các bộ phận? Các công cụ phối hợp đang đƣợc sử dụng? Đánh giá sự phù hợp giữa các yếu tố của cơ cấu tổ chức và nguyên nhân Đánh giá sự phù hợp của các yếu tố của cơ cấu tổ chức với những địi hỏi của mơi trƣờng và ngun nhân Đánh giá cơ cấu theo các yêu cầu về tính thống nhất, tối ƣu, linh hoạt, tin cậy, hiệu quả và tổng hợp nguyên nhân H ìn h 1.

Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại Nguồn: (Nguyễn Thị Ngọc Huyền và cộng sự, 2013, trang 589) 1.3.3. Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Từ kết quả đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể đƣa ra các lựa chọn để hồn thiện cơ cấu tổ chức . Viêcc̣ lƣạ chọn giải pháp hoàn thiêṇ cơ cấu phải dƣạ trên cơ sởđánh giátheo các yêu cầu vàmucc̣ tiêu h oàn thiện cơ cấu tổchƣƣ́c . Mỗi giải pháp hồn thiêṇ cơ cấu đƣơcc̣ lƣạ choṇ địi hỏi nhƣ ̃ng điều

kiêṇ nhất đinḥ đểtriển khai nónhƣ con ngƣời , tài chính, cơ sởvâṭchất vàcần đƣơcc̣ sƣ c̣bảo trơ c̣của các nhàquản lýcấp cao .

1.3.4. Thưcc̣ hiêṇ các giải pháp hồn thiêṇ cơ cấu tổ chức đãchoṇ

- Truyền thơng nhƣng giai phap hoan thiêṇ cơ cấu đến tƣng nhân viên , các

̃

nhóm, bơ c̣phâṇ, phân hê c̣trong tổchƣƣ́c . Mục tiêu của việc truyền thông là làm cho

mọi ngƣời hiểu đƣơcc̣ kỳvongc̣, lơị ichƣ́ màgiải pháp hồn thiêṇ cơ cấu mang laịtƣ̀ đó

chủ động, tích cực tham gia thay đổi cơ cấu . Khâu truyền thơng cần làm rõmucc̣ tiêu của các giải pháp hồn thiện , nôịdung của nhƣ ̃ng giải pháp, nhƣ ̃ng nhân viên làđối

tƣơngc̣ thƣcc̣ hiêṇ các giải pháp , lơị ichƣ́ của hô c̣làgi ̀vàho c̣phải làm nhƣ ̃ng cơng viêcc̣

gì để thực hiện giải pháp mới . Trong trƣờng hơpc̣ nhiều nhân viên không tán thành , các nhà quản lý cần làm rõ tính cấp bách phải thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ

cấu , phân tichƣ́ nhƣ ̃ng hâụ quảse ̃xảy ra nếu không thƣcc̣ hiêṇ giải pháp .

- Xây dƣngc̣ vàthƣcc̣ hiêṇ nhƣ ̃ng chƣơng trinh̀ dƣ c̣án đểtriển khai các giải pháp thay đổi cơ cấu , ví dụ chƣơng trình đào tạo các nhà quản lý giúp họ cải thiện

tầm quản lýkhi tổchƣƣ́c đơn giản hóa sốcấp quản lýtrong cơ cấu , hay các chƣơng trình phổ biến về những thay đổi cơ cấu .

- Tạo động lực cho nhân viên , các nhóm và các bộ phận thực hiện giải

pháp hồn thiện cơ cấu thơng qua các công cụ lãnh đạo .

- Tƣ vấn triển khai công viêcc̣ mới cho nhân viên , tƣ vấn cho các nhàquản lý

vềcác phƣơng pháp quản lý , công nghê c̣quản lýkhi thành lâpc̣ các bô c̣phâṇ mới , hoăcc̣ luân chuyển sang các bô c̣phâṇ khác .

- Đảm bảo các nguồn lƣcc̣ cần thiết kếđểthƣcc̣ hiêṇ các giải pháp hoàn thiêṇ

cơ cấu, đăcc̣ biêṭlàcon ngƣời vàtài chinhƣ́.

- Chƣng minh nhƣng thanh cơng ngắn haṇ cua cac giải pháp hồn thiện cơ

ƣ́

cấu nhằm taọ sƣ c̣tin tƣởng của moịngƣời , là động lực thúc đẩy cho những cải thiện tiếp theo.

- Nhƣ ̃ng lanh ̃ đaọ luôn phải đi đầu trong viêcc̣ thƣcc̣ hiêṇ các giải pháp

1.3.5 .Giám sát và đánh giá kết quả thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổchức

- Giám sát thƣờng xun tình hình triển khai các giải pháp hồn thiện cơ cấu tổchƣƣ́c, bao gồm giám sát nhƣ ̃ng đầu vào cần thiết cho triển kha i các giải pháp ,

giám sát thời gian , tiến đô c̣triển khai , giám sát các kết quả triển khai các giải pháp . Mục tiêu của giám sát là có đƣợc những thơng tin phản hồi về tình hình triển khai thực hiện các giải pháp hồn thiện cơ c ấu tổ chức . Nhƣ ̃ng câu hỏi đăṭra trong q trình giám sát là:

(1) Có đủ đầu vào kịp thời để triển khai giải pháp không ?

(2) Các hoạt động triển khai giải pháp thay đổi cơ cấu có diễn ra nhƣ mong

muốn khơng? Ví dụ có tiến hành hoạt động ln chuyển cơng việc để đa dạng hóa kỹ năng khơng , sốngƣời tham gia đào taọ ? Có thực hiện các giải pháp phối hợp linh hoaṭhơn hay không, tiến đô?c̣

(3) Thƣcc̣ trangc̣ kết qua triển khai giai phap co đaṭđƣơcc̣

̉

khơng? Ví dụ tầm kiểm sốt thực tế của các nhà quản lý sau khi triển khai giải pháp

đào taọ? Ví dụ mức độ trao quyền thực tế sau khi phổ biến chính sách trao quyền ? - Đánh giáđầu ra đaṭđƣơcc̣ của viêcc̣ triển khai các giải pháp hoàn thiêṇ cơ cấu tổchƣƣ́c. Hoạt động đánh giá thƣờng xảy ra khi kết thúc thực hiện các giải pháp , tuy nhiên các nhàquản lýcóthểthƣcc̣ hiêṇ đánh giáđinḥ kỳđểxác đinḥ nhƣ ̃ng yếu tốlàm cho nhƣ ̃ng giải pháp triển khai khơng đạt nhƣ mong muốn và có biện pháp điều chinh̉ kipc̣ thời.

(1) Đánh giáviêcc̣ đảm bảo nguồn lƣcc̣ triển khai các giải pháp se ̃phải trảlời

tại sao nguồn lực không đảm bảo? Nên điều chỉnh nhƣ thếnào?

(2) Đánh giátiến đô ,c̣ chất lƣơngc̣ thƣcc̣ hiêṇ các hoaṭđôngc̣ triển khai giải pháp

cần trảlời các câu hỏi taịsao các hoaṭđôngc̣ không đƣơcc̣ tiến hành đúng thời gian ,

điạ điểm, đúng ngƣời, đúng viêcc̣? Nên điều chinh̉ nhƣ thếnào?

(3) Đánh giáđầu ra của các hoaṭđôngc̣ triển khai giải pháp se ̃phải trảlời

đƣơcc̣ các câu hỏi : Tại sao đầu ra không đạt đƣợc nhƣ mong muốn? Nguyên nhân ?

(4) Đánh giákết quảtriển khai các giải ph áp hoàn thiện cơ cấu cần trả lời các

câu hỏi sau : Cơ cấu tổchƣƣ́c sau khi hồn thiêṇ cóđaṭđƣơcc̣ các u cầu vềtinhƣ́ thống

nhất, tính tối ƣu , tính linh hoạt , tính tin cậy và tính hiệu quả không ? Tại sao đaṭđƣơc?c̣ Nguyên nhân? Tại sao không đạt đƣợc ? Nguyên nhân ? Bài học rút ra từ các giải pháp hoàn thiện cơ cấu này là gì ?

Viêcc̣ giám sát vàđánh giáphải dƣạ trên các cơng cu c̣cóđơ c̣tin câỵ nhƣ các báo cáo phân tích cơ cấu , báo cáo tiến độ và kế hoạch tiến độ , báo cáo tài chính và dƣ c̣tốn , các báo cáo phân tích và đánh giá ảnh hƣởng của cơ cấu lên mục tiêu tổ chƣƣ́c… Tuy nhiên , trên thƣcc̣ tế, chúng ta rất khó đánh giá thành cơng của giải pháp hồn thiện cơ cấu mơṭcách tổng thể, hồn tồn khách quan và chính xác , do đánh giá cơ cấu thƣờng thông qua phƣơng pháp chuyên gia , phân tích định tính, hơn nữa cơ cấu tổ chức thƣờng phức tạp với nhiều bộ phận, nhiều cấp quản lý, nhiều mối quan hệ liên quan và nhân quả.

1.4. Cơ sở pháp lý về cơ cấu tổ chức đối với doanh nghiệp nhà nƣớc

Hiện nay, tại Việt Nam hoạt động của doanh nghiệp thuộc các loại hình sở hữu tƣ nhân, có vốn đầu tƣ nƣớc ngồi hay nhà nƣớc đều đã đƣợc điều chỉnh bởi một quy định có tính ràng buộc chung đó là Luật doanh nghiệp. Tuy nhiên, với đặc thù riêng của các doanh nghiệp nhà nƣớc, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi về hình thức hoạt động cũng nhƣ về cơ cấu sở hữu vốn tại doanh nghiệp; Chính phủ và các Bộ đã ban hành một số văn bản để điều chỉnh riêng đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nƣớc hay đối với ngƣời đại diện vốn nhà nƣớc tại các doanh nghiệp; đây là những cơ sở pháp lý quan trọng để quản lý về tổ chức và hoạt động đối với loại hình doanh nghiệp nhà nƣớc.

Một số văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có quy định liên quan đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhà nƣớc, gồm có:

- Nghị định số 25/2010/NĐ-CP ngày 19/3/2010 của Chính phủ về chuyển

đổi cơng ty nhà nƣớc thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nƣớc làm chủ sở hữu. Theo quy định tại Nghị định số 25/2010/NĐ-CP, các công ty trách nhiệm hữu hạn

một thành viên do Nhà nƣớc làm chủ sở hữu có cơ cấu tổ chức (khung cứng) gồm Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc và các Kiểm sốt viên hoặc Chủ tịch Cơng ty, Tổng giám đốc (Giám đốc) và các Kiểm soát viên; đồng thời cũng quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các thành phần thuộc cơ cấu tổ chức.

- Nghị định số 59/2011/NĐ-CP ngày 18/7/2011 của Chính phủ về chuyển

doanh nghiệp 100% vốn nhà nƣớc thành công ty cổ phần (đã đƣợc sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định số 189/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013). Trong đó quy định doanh nghiệp 100% vốn nhà nƣớc sau khi cổ phần hóa sẽ đƣợc tổ chức và hoạt động theo Điều lệ công ty cổ phần; Điều lệ công ty cổ phần không đƣợc trái với quy định của Luật doanh nghiệp và quy định của pháp luật liên quan.

- Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15/11/2012 của Chính phủ về phân cơng, phân cấp thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nƣớc đối với doanh nghiệp nhà nƣớc và vốn Nhà nƣớc đầu tƣ vào doanh nghiệp. Trong

đó có quy định quyền của chủ sở hữu nhà nƣớc đối với Công ty TNHH một thành viên do nhà nƣớc nắm giữ 100% vốn điều lệ, đó là quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty và công tác quản lý cán bộ (bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật...) đối với Chủ tịch và thành viên Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Công ty, Kiểm sốt viên, Tổng giám đốc (Giám đốc) cơng ty.

- Quyết định số 35/2013/QĐ-TTg ngày 07/6/2013 của Thủ tƣớng Chính

phủ ban hành Quy chế hoạt động của Kiểm sốt viên cơng ty TNHH một thành viên do nhà nƣớc nắm giữ 100% vốn điều lệ.

- Thông tƣ số 21/2014/TT-BTC ngày 14/02/2014 của Bộ Tài chính ban

hành Quy chế hoạt động của Ngƣời đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nƣớc đầu tƣ vào doanh nghiệp.

CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU

2.1. Phƣơng pháp luận

- Phƣơng pháp nghiên cứu chủ yếu đƣợc sử dụng để thực hiện Luận văn

gồm phƣơng pháp tiếp cận hệ thống, phân tích tổng hợp, phân tích so sánh, phân tích thống kê, phƣơng pháp chuyên gia. Bằng các phƣơng pháp nghiên cứu này, Luận văn xác định khung nghiên cứu về cơ cấu tổ chức làm cơ sở, định hƣớng cho việc thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu tiếp theo.

2.2. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu

2.2.1. Nguồn dữ liệu thứ cấp

- Nguồn từ bên trong, bao gồm các tài liệu, thông tin trong nội bộ Công ty

mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, nhƣ: Báo cáo kết quả kinh doanh, các loại kế hoạch, báo cáo tình hình nhân sự; Điều lệ tổ chức và hoạt động, các quy chế, quy định nội bộ, Đề án Chuyển Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nƣớc làm chủ sở hữu; Đề án tái cơ cấu Vinalines….

- Nguồn từ bên ngoài, gồm có các thơng tin, tài liệu thu thập đƣợc từ các cơ

quan, đơn vị bên ngồi Cơng ty mẹ - Tổng cơng ty Hàng hải Việt Nam nhƣ: Bộ Giao thông vận tải, Tổng cục thống kê, Hiệp hội chủ tàu Việt Nam, Hiệp hội Cảng biển Việt Nam, mạng internet,…

2.2.2. Nguồn dữ liệu sơ cấp

Để thu thập dữ liệu sơ cấp làm cơ sở phân tích, đánh giá và đề xuất các giải pháp hồn thiện cơ cấu tổ chức của Cơng ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, tác giả thực hiện thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua: Phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp đối với cán bộ quản lý trong Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam.

a) Phiếu điều tra

- Phiếu điều tra thực chất là một cuộc phỏng vấn, nhƣng không đối thoại

ngƣời đƣợc phỏng vấn để nhận đƣợc ý kiến trả lời theo nội dung câu hỏi mà ngƣời nghiên cứu đặt ra.

- Chọn mẫu: Bao gồm 70 cán bộ hiện đang công tác tại các bộ phận tham

mƣu, giúp việc thuộc Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (mỗi bộ phận từ 3-5 ngƣời).

- Xây dựng Phiếu điều tra:

+ Về mục đích: Nhằm lấy ý kiến đánh giá của các cán bộ thuộc Vinalines để xem xét, phân tích mức độ đáp ứng cơ cấu tổ chức hiện tại của Vinalines đối với các yêu cầu về tính thống nhất, tính tối ƣu, tính tin cậy, tính linh hoạt và tính hiệu quả.

+ Về nội dung: Mỗi phiếu điều tra gồm 2 phần (Phụ lục 1).

Phần 1: Quan điểm cá nhân về cơ cấu tổ chức hiện tại của Vinalines.

Phần 2: Ý kiến nhận xét về điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân, giải pháp

hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Vinalines.

- Tiến hành điều tra: Tổng số phiếu điều tra gửi đi là 70 phiếu (trực tiếp

hoặc qua thƣ điện tử). Tổng số phiếu thu về là 68 phiếu, trong đó số phiếu hợp lệ là 68 phiếu và số phiếu không hợp lệ là 0.

- Tổng hợp phiếu điều tra: Các phiếu điều tra thu về sau khi loại bỏ đi

những phiếu không đạt yêu cầu đƣợc xử lý bằng phƣơng pháp thống kê toán học. Phƣơng pháp phân tích thống kê mơ tả đƣợc sử dụng để mơ tả đặc tính của các biến trong bảng khảo sát nhƣ tỷ lệ phần trăm nhằm làm sáng tỏ các tiêu chí đã đƣợc xây dựng trong phiếu điều tra.

b) Phỏng vấn sâu đối với cán bộ quản lý cấp cao

- Trong đề tài nghiên cứu của mình, tác giả có sử dụng phƣơng pháp phỏng

vấn sâu với bảng câu hỏi định hƣớng, đây là bảng câu hỏi sơ thảo, chƣa hồn chỉnh (Phụ lục 2). Trong q trình phỏng vấn tùy vào đối tƣợng đƣợc phỏng vấn, trình độ chuyên môn và chức năng quản lý của họ, ngƣời phỏng vấn sẽ đặt ra các câu hỏi linh hoạt nhằm mục tiêu tìm ra đƣợc những khía cạnh mới trong phạm vi câu hỏi đã chuẩn bị.

- Thời gian phỏng vấn: Thời lƣợng mỗi cuộc phỏng vấn khoảng 25-30 phút. Tùy vào đối tƣợng đƣợc phỏng vấn, khơng khí buổi phỏng vấn mà phỏng vấn viên quyết định thời lƣợng cuộc phỏng vấn phù hợp.

- Thời điểm phỏng vấn: Phỏng vấn viên điện thoại liên hệ trƣớc với các đối

tƣợng đƣợc phỏng vấn. Sau đó thống nhất thời điểm phỏng vấn cho phù hợp với đối tƣợng phỏng vấn sao cho ngƣời đƣợc hỏi có một khoảng thời gian thoải mái nhất khi tiếp chuyện phỏng vấn viên.

- Địa điểm và đối tƣợng phỏng vấn: Việc phỏng vấn đƣợc thực hiện tại trụ

sở của Vinalines với 05 cán bộ sau:

+ Ông Nguyễn Hùng Dƣơng – Trƣởng BQL thuyền viên và tàu biển.

+ Ông Trần Tuấn Hải – Trƣởng ban Đổi mới doanh nghiệp.

+ Ông Nguyễn Quang Dũng – Phó Trƣởng ban Đổi mới doanh nghiệp.