3.2. Chính sách tạo động lựclàm việc cho người lao động tại Công ty cổ phần
3.2.2. Chính sách về tổ chức hành chính nhằm tạo động lựclàm việc cho
người lao động
Các cơng cụ tổ chức - hành chính có vai trị quan trọng trong việc duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp thơng suốt và có kỷ cương, nề nếp, rèn luyện cho NLĐ ý thức tổ chức kỷ luật để đạt được kết quả cao nhất.
3.2.2.1. Công cụ tổ chức
- Mơ hình cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu - hướng dẫn ở mỗi cấp. Mơ hình này tạo cho tổ chức một khung hành chính vững chắc .
- Quy chế hoạt động
Công ty ban hành bộ quy chế hoạt động trong đó quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí, từng bộ phận và trách nhiệm phối hợp giữa các bộ phận, giữa con người với nhau trong công ty và quy định về các chính sách, chế độ đãi ngộ cho NLĐ; về khen thưởng, kỷ luật... Đây là cơ sở để thực hiện quản lý lao động và chi trả các chế độ cho NLĐ.
- Ra quyết định và giám sát sự thực hiện quyết định của các nhà quản lý Cơ chế giám sát của các nhà quản lý thông qua nhiều kênh thông tin khác nhau, như: theo dõi qua bảng chấm công hàng tháng, kiểm tra đột xuất, lấy ý kiến đóng góp trực tiếp của NLĐ, khảo sát ý kiến của khách hàng, lấy ý kiến nơi cư trú của NLĐ hàng năm... để làm cơ sở đánh giá cán bộ, nhân viên, từ đó mà có những chính sách, biện pháp phù hợp để chỉ đạo NLĐ cũng như công việc của họ. NLĐ không những bị ràng buộc bởi các quy định của công ty mà còn chịu sự quản lý của địa phương nơi cư trú. Việc thực hiện giám sát này nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và hạn chế sự vi phạm của NLĐ trong công tác cũng như trong cuộc sống, .
- Uỷ quyền và trao quyền
Thực hiện uỷ quyền và trao quyền trong quản lý, điều hành cơng việc, theo đó, các trưởng bộ phận có quyền ra quyết định về tài chính, nhân sự và những cơng việc thuộc trách nhiệm của bộ phận mình trong khn khổ điều lệ
của cơng ty, tạo cho nhà quản trị cấp dưới chủ động hơn trong điều hành cơng việc. Cụ thể:
+ Về tài chính: quyết định và chịu trách nhiệm về tài chính của bộ phận mình quản lý trong phạm vi 20.000.000 đồng trở xuống.
+ Về nhân sự: quyết định và chịu trách nhiệm về bố trí, sắp xếp cơng việc và đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền thuộc bộ phận mình quản lý. (bao gồm cả cho phép nhân viên được nghỉ việc theo quy định).
+ Quyết định và chịu trách nhiệm về những công việc thuộc trách nhiệm của bộ phận mình quản lý, như khách hàng, hợp đồng, phương tiện...
- Các thiết chế khác
+ Tổ chức cơng đồn: Cơng ty có tổ chức cơng đồn với tổng số cơng đoàn viên đến tháng 12/2014 là 86 người. Tổ chức cơng đồn là tổ chức đại diện cho quyền lợi hợp pháp của NLĐ trong công ty; tuyên truyền, vận động, giáo dục NLĐ thực hiện nhiệm vụ SXKD an toàn, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, dịch vụ; tham gia ý kiến vào quá trình hoạch định và thực hiện các chính sách liên quan đến NLĐ, như tuyển dụng, đãi ngộ (trong đó cơng đồn có vai trị quan trọng trong việc đảm bảo an tồn lao động, tạo môi trường làm việc thân thiện trong tồn cơng ty và cơng tác chi trả các chế độ bảo hiểm cho NLĐ).
3.2.2.2. Cơng cụ hành chính
- Luật Lao động, Luật BHXH và các văn bản cụ thể hoá Luật Lao động, Luật BHXH với những quy định bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện các chế độ, chính sách cho NLĐ. Cơng ty thực hiện các chính sách và chế độ đối với NLĐ theo quy định của Luật Lao động, Luật BHXH, như: tuyển dụng, lương, thưởng, phúc lợi, BHXH, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi,... đảm
bảo tính khách quan và bình đẳng cho mọi người. Chính sự ràng buộc pháp lý về quyền và lợi ích của NLĐ đã tạo sự tin tưởng, an tâm cho NLĐ khi làm việc trong các doanh nghiệp.
- Các định mức kinh tế kỹ thuật: Các tiêu chuẩn về nguyên, nhiên vật liệu đầu vào cho quá trình SXKD; các định mức sử dụng nhiên liệu, định mức trong sử dụng văn phịng phẩm, điện nước, định mức chi phí sử dụng điện thoại, chi phí văn phịng, chi phí tiếp khách...được giao cụ thể cho từng bộ phận (ví dụ định mức văn phòng phẩm 120.000 đồng/người/tháng đối với lao động gián tiếp); các tiêu chuẩn của đầu ra (chất lượng sản phẩm, dịch vụ, chất lượng công việc). Hàng tháng các bộ phận phải có báo cáo cho lãnh đạo cơng ty (qua phịng tổ chức - hành chính). Các định mức kinh tế kỹ thuật được coi như là cơng cụ hành chính để tạo động lực làm việc, vì nó bắt buộc NLĐ phải tìm cách tiết kiệm nguyên, nhiên vật liệu trong q trình SXKD; đồng thời kích thích họ tìm giải pháp cải tiến kỹ thuật để nâng cao NSLĐ.
- Các quy định hành chính:
+ Thời gian làm việc: thời gian làm việc của bộ phận văn phòng là 8h/ngày và 5 ngày/tuần, lao động trực tiếp làm việc theo khối lượng công việc và thực tế công việc phát sinh tại bộ phận, nhưng không quá 10h/ngày và 28 ngày/tháng.
+ Giờ làm việc: Buổi sáng từ 7h30 đến 11h30, buổi chiều từ 13h đến 17h.
+ Kỷ luật lao động: NLĐ phải sử dụng đồng phục và các thiết bị, phương tiện đảm bảo an tồn trong q trình làm việc, tn thủ quy trình làm việc chặt chẽ (như quy trình giao, nhận tiền với khách hàng, quy trình thanh tốn ngân hàng...; trường hợp NLĐ vi phạm sẽ cho nghỉ việc ngày hơm đó và tính vào ngày nghỉ khơng phép, làm cơ sở cho xếp loại cuối tháng.
Sử dụng hợp lý các biện pháp xử lý về vi phạm kỷ luật lao động. Cơng ty thường áp dụng hình thức phê bình, khiển trách và cảnh cáo đi đơi với tun truyền giáo dục, nhằm duy trì trật tự kỷ cương trong tồn hệ thống và răn đe