III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CỦA TỔNG CÔNG TY
3. Hoàn thiện phƣơng pháp lập kế hoạch.
Công tác lập kế hoạch có đi đƣợc đến đích là một kế hoạch sát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp , sát với thi trƣờng mà doanh nghiệp đang hoạt động hay khơng, đều đó phụ thuộc rất lớn đến phƣơng pháp xây
dựng kế hoạch mà doanh nghiệp đang áp dụng . Trong nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác kế hoạch của doanh nghiệp cho thấy một vấn đề cần khắc phục tại doanh nghiệp là quy trình lập kế hoạch cịn bất cập, nó là nguyên nhân dẫn tới kế hoạch lập ra chƣa sát với thực tế của doanh nghiệp , của thị trƣờng, các kế hoạch khi so sánh với mức thực hiện thì thực hiện kế hoạch đa số là vƣợt mức mà thậm chí cịn vƣợt với tỷ lệ rất cao. Điều này nói lên rằng kế hoạch lập ra không sát với thực tế của doanh nghiệp đang hoạt động vì một kế hoạch sát với thực tế, kế hoạch khả thi thì khi đƣợc đƣa vào thực hiện nó cũng hồn toàn phù hợp với kế hoạch đề ra, các chỉ tiêu không vƣợt cũng không kém so với kế hoạch.
Vì vậy để nâng cao năng lực lập kế hoạch Tổng công ty cần thực hiện đúng theo lôgic khoa học của hoạt động lập kế hoạch hiện nay: đó là
+ Xác định căn cứ lập kế hoạch cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh .
+ Căn cứ vào kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo thị trƣờng mà đƣợc phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành nghiên cứu và thu đƣợc kết quả.
+ Căn cứ vào mức hoàn thành kế hoạch của kỳ trƣớc , năm trƣớc từ đó mà có một kế hoạch đề ra sát với kỳ này.
+ Căn cứ vào số lƣợng cơng trình,đơn đặt hàng mà Tổng cơng ty đã ký đƣợc trong kỳ trƣớc và hiện tại. Chỉ tiêu này giúp cho nhà quản lý xem xét và đƣa ra đƣợc con số cụ thể chính xác cho kế hoạch của doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực của Tổng cơng ty hiện có. + Căn cứ vào số lƣợng và trang thiết bị máy móc mà Tổng cơng ty hiện có.
+ Căn cứ vào tình hình nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty .
+ Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của Tổng công ty .
Phƣơng pháp lập kế hoạch là yếu tố cơ bản nhất làm nên bảng kế hoạch chính xác, thuận tiện dễ hiểu trong thực hiện. Đây là khâu cịn có một số khúc mắc trong cơng tác lập kế hoạch của Tổng công ty .Vậy Tổng công ty cần khắc phục những mặt sau đây:
+ Áp dụng công tác và nâng cao chất lƣợng phƣơng pháp cân đối để lập kế hoạch. Đây là cách làm chủ yếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Bởi nó rất phù hợp với nền kinh tế thị trƣờng có sự quản lý của Nhà nƣớc và sự thay đổi các chính sách vĩ mô thƣờng xuyên. Nâng cao đƣợc chất lƣợng công tác này sẽ giúp việc đIều chỉnh kế hoạch hoạch kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trƣờng và khả năng có thể đáp ứng của doanh nghiệp.
+ Để làm tốt cơng tác này, Tổng cơng ty Chè Việt Nam nói chung và các cán bộ lập kế hoạch nói riêng cần thực hiện các bƣớc của phƣơng pháp cân đối:
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu của các yếu tố sản xuất: Vốn, trang thiết bị. Cơ sở để xác định nhu cầu các yếu tố sản xuất là kết quả dự báo về sản lƣợng, doanh thu qua việc nghiên cứu về cầu thị trƣờng về các sản phẩm của Tổng công ty và các dự kiến chủ quan của Tổng công ty về lợi nhuận, chi phí , tiền lƣơng cơng nhân viên . Dựa vào các ngun tắc tính tốn , Tổng cơng ty sẽ có đƣợc những con số cụ thể về nhu cầu từng yếu tố.
Bƣớc 2: Xác định các khả năng đang và sẽ có của Tổng cơng ty về các yếu tố những con số này đƣợc thể hiện qua số liệu cuối năm của báo cáo và dự kiến tăng giảm của Tổng công ty .
Bƣớc 3: Lập bảng so sánh giữa nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất nếu bằng nhau hoặc có sự chênh lệch ít thì tốt . Nhƣng nếu có sự chênh lệch nhiều địi hỏi phải có những điều chỉnh.
Nếu nhu cầu lớn hơn khả năng thì Tổng cơng ty đầu tƣ thêm năng lực , tuyển thêm ngƣời mua thêm thiết bị tăng năng suất lao động , tăng năng suất của thiết bị
Nếu nhu cầu nhỏ hơn khả năng thì Tổng cơng ty sẽ có kế hoạch cắt giảm các nguồn lực hay tăng cƣờng các hoạt động marketing để tạo cầu.
Để phƣơng pháp cân đối đƣợc thực hiện tốt thì bản thân phòng kế hoạch- vật tƣ và cán bộ kế hoạch khơng thể tiến hành đƣợc mà địi hỏi có sự phối hợp đồng bộ ở các lĩnh vực, các bộ phận trong và ngồi Tổng cơng ty .
Trƣớc hết ta phải có thơng tin dự kiến về sản phẩm của Tổng công ty về nhu cầu sản phẩm của Tổng công ty . Làm việc này là nghĩa vụ của cán bộ Marketing.
Sau đó là đánh giá cân đối trong từng bộ phận sẽ thuộc các phòng ban chức năng, phòng tổ chức cân đối lao động, phòng tài vụ: cân đối về vốn; phịng kế hoạch vật tƣ:cân đơí về trang thiết bị, ngun liệu,…
Cân đối giữa các bộ phận và cân đối tổng hợp là nhiệm vụ của phòng kế hoạch vật tƣ.
Việc cốt yếu nhất để kết quả cân đối chính xác là độ tin cậy của các kết quả về nghiên cứu, dự báo nhu cầu và đánh giá năng lực nội bộ Tổng công ty .