2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu
2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu
đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (TALIMEX) chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trường.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật tư. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phịng kế tốn lưu, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phịng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận của người mua hàng). Thông thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật tư, hàng hố đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho người bán.
Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau: -Hố đơn.
-Biên bản kiểm nhận vật tư. -Phiếu nhập kho.
-Thẻ kho. .
Biên bản kiểm Phiếu nhập Thẻ kho Nhập NVL
Sơ đồ 2.4: thủ tục nhập kho Tại Công ty thăng long
Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên.
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà khơng cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là khơng phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Cơng ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2004 tại Cơng ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An bình như sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày 5/10/2004
Liên 2: Giao cho khách hàng Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hà Nội
Họ tên người mua: Công ty Thăng Long (TALIMEX) Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xn – Hà Nội Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
Đơn vị tính : đồng STT Tên hàng hoá dịch
vụ
1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000 Cộng tiền hàng : 62.510.000
Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5/10/2004
Số: 25 Nợ: 152 Có: 111 -Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật tư
-Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2004
Số lượng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Đơn vị tính Mã số Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
Vải dệt kim
m 2.350 2.350 26.600 62.510.000
Cộng 62.510.000
2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng cho sản xuất quần áo là
chủ yếu, nhưng cũng có một số ít được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư với phòng cung ứng vật tư, sau khi đã được duyệt phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
-Liên: Lưu tại phòng vật tư.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân xưởng lĩnh vật tư mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế tốn trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho. Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau:
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 21/10/2004
Số: 174
Nợ:621 Có:152
-Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xưởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật tư
Đv tính : đồng Số lượng STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư Mã số Đơn vị Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000 Cộng 35.910.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng
đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2. 3.2. Kế toán chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty.
Việc hạch tốn chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình N – X – T kho của từng loại vật liệu. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số
lượng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về số lượng và cả về mặt giá trị của vật tư.
Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau:
- Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản
toàn vẹn số lượng, chất lượng vật tư, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, của từng thứ, từng loại vật liệu để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết số lượng.Vào cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng vật liệu để ghi vào thẻ kho.
Bảng 2.2
THẺ KHO
Tháng 10/2004
Tên vật liệu (sản phẩm,hàng hoá): Vải dệt kim Chứng từ Số phiếu Số lượng NT Nhập Xuất Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú 5/10 21/10 25/10 27/10 25 192 174 233 Tồn đầu tháng C.ty TNHH dệt may An Bình Ng.V.Tiến-px cắt
C.ty dệt may Khatoco Ng.V.Tiến -px cắt 2.350 1.120 1.350 2.740 1.000 3.350 2.000 3.120 380
28/10 242 C.ty TNHH DATAS 1.500 1.880
Cộng cuối tháng 10/2004 4970 4.090 1.880
Tại phịng kế tốn: Kế tốn vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi
chép tình hình N - X - T kho vật tư theo chỉ số lượng và đơn giá đối với vật tư N - X - T kho.
Hàng ngày kế tốn vật tư nhận chứng từ sau đó phân loại, sắp xếp để tiến hành ghi sổ. Tại đây sổ kho được đánh thành quyển phù hợp với từng nhóm, loại vật liệu như: vải Cotton, vải xoa, vải dệt kim, chỉ, cúc, thước gỗ. Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một thứ vật liệu một số riêng (nếu vật liệu nào nhập xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu sổ kho có mục lục số, tên vật tư để việc tìm kiếm được nhanh chóng và trong năm chỉ mở một lần. Sổ này ghi chép hoàn toàn trùng lặp với sổ kho của thủ kho. Và sổ chi tiết vật tư cũng được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu. Mỗi nhóm lại được mở cho từng vật tư riêng biệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, kế toán ghi sổ chi tiết như sau: ( xem bảng 2.3).
Từ các sổ chi tiết được lập cho các loại vật liệu vải sản xuất tại Công ty như : sổ chi tiết loại vải dệt kim, vải nhung hoa, vải gai thơ, mex vải… thì kế tốn sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật tư để theo dõi tổng hợp tình hình vật tư trong các kho vật tư. ( xem bảng 2.4 ).
Bảng 2.3
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tên vật liệu: Vải dệt kim Tháng 10/2004
Đơn vị tính:
Chứng từ Nhập Xuất Tồn Ngày
tháng N X Diễn Giải Đơn Giá SL ST SL ST SL ST Ghi chú
5/10 21/10 25/10 27/10 28/10 25 192 242 174 233 Tồn đầu tháng Cty dệt may A.Bình Ng.V.Tiến-Px cắt Cty may Khatoco Ng.V.Tiến- Px cắt C.ty TNHH DATAS 26.420 26.600 26.440 26.510 26.440 26.600 2.350 1.120 1.500 62.510.000 29.691.200 39.900.000 1350 2.740 35.694.000 72.445.600 1.000 3.350 2.000 3.120 380 1.880 26.420.000 88.930.000 53.236.000 82.927.200 10.481.600 50.381.600 Cộng Tháng 10/ 04 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600
Bảng 2.4 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT- TỒN VẬT TƯ THÁNG 10/2004
Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng STT Tên vật tư Đvị
tính SL ST SL ST SL ST SL ST 1 Vải Dệt kim m 1.000 26.420.000 4.970 132.101.200 4.090 108.139.600 1.880 50.381.600 2 Vải Voan ren m 400 11.618.000 2.330 67.686.500 1.160 39.192.000 1.570 40.112.500 3 Vải Gai thô m 721 15.141.000 2.000 42.000.000 1.350 27.337.500 1.371 29.803.500 4 Vải nhung hoa m - - 3.100 91.574.000 2.345 69.271.300 755 22.302.700 5 Vải lót m 355 5.491.850 935 14.604.700 1.020 16.010.500 270 4.086.050 6 Vải Coton lạnh m 110 3.192.750 1.937 56.231.110 - - 2.047 59.423.860 7 Khoá dây Chiếc 200 160.400 1.385 1.120.500 1.420 1.136.000 165 144.900 8 Cúc Chiếc - - 5.000 750.000 4.100 615.000 900 135.000 9 Mex vải m 2.000 26.000.000 - - 1.274 16.562.000 726 9.438.000 10 Chỉ Cuộn 1.911 11.038.800 1.050 5.775.000 2.178 12.632.400 783 4.181.400