1.2.6.1. Phân công quản lý nợ thuế
Hàng tháng, trước ngày khoá sổ thuế một (01) ngày làm việc, trưởng phịng phụ trách cơng tác quản lý nợ hoặc phòng tham gia thực hiện quy trình có trách nhiệm:
- Phân cơng quản lý nợ thuế cho công chức quản lý nợ hoặc công chức tham gia thực hiện quy trình như sau:
Đối với doanh nghiệp: Phân công quản lý nợ thuế cho cơng chức có kinh nghiệm thuộc phịng tham gia thực hiện quy trình theo loại hình doanh nghiệp, sắc thuế, ngành nghề, địa bàn hành chính, địa bàn thu và theo các phương thức phù hợp khác.
- Đối với các khoản tiền thuế do các đoàn thanh tra, kiểm tra ra quyết định truy thu, phòng quản lý nợ hoặc phòng tham gia thực hiện quy trình thực hiện:
+ Đề xuất lãnh đạo Cục Thuế, Chi cục Thuế chỉ đạo phịng thanh tra, kiểm tra có trách nhiệm đôn đốc người nộp thuế nộp khoản tiền thuế truy thu vào NSNN.
+ Chỉ đạo công chức quản lý nợ và cơng chức tham gia thực hiện quy trình phối hợp với phịng thanh tra, kiểm tra đơn đốc các khoản tiền thuế truy thu.
- Sau khi được phân cơng, nếu có thay đổi trong tháng về phân công lại việc quản lý người nộp thuế: công chức quản lý nợ và công chức tham gia thực hiện quy trình phải bàn giao đầy đủ hồ sơ của người nộp thuế đã được phân công cho cơng chức tiếp nhận. Việc bàn giao phải có biên bản xác nhận của lãnh đạo phòng.
1.2.6.2. Phân loại tiền thuế nợ
- Hàng tháng, chậm nhất là ba (03) ngày làm việc sau ngày khố sổ thuế, cơng chức quản lý nợ và công chức tham gia thực hiện quy trình:
+Thực hiện đối chiếu số tiền thuế nợ tại thời điểm ngày cuối tháng trên các ứng dụng quản lý thuế với ứng dụng quản lý nợ.
+ Căn cứ vào số nợ trên ứng dụng quản lý nợ, tiêu thức phân loại tiền thuế nợ và hồ sơ, tài liệu liên quan đến người nộp thuế, rà soát danh sách người nộp thuế còn nợ thuế để phân loại theo từng khoản nợ, nhóm nợ.
- Phịng của cơ quan thuế khi nhận được hồ sơ của người nộp thuế gửi đến có liên quan đến việc phân loại nợ thuế, phải sao gửi cho phòng quản lý nợ; phòng tham gia thực hiện quy trình để có cơ sở thực hiện phân loại nợ theo quy định.
Hồ sơ để phân loại nợ đối với từng khoản nợ, nhóm nợ căn cứ vào quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.
1.2.6.3. Lập nhật ký và sổ tổng hợp theo dõi tiền thuế nợ
Ngay sau ngày làm việc kế tiếp ngày hoàn thành việc phân loại nợ thuế ở điểm 2 nêu trên, công chức quản lý nợ và công chức tham gia thực hiện quy trình:
- Lập nhật ký theo dõi tiền thuế nợ đối với từng người nộp thuế theo mẫu số 08/QLN (ban hành kèm theo quy trình).
Nhật ký theo dõi tiền thuế nợ được lập riêng cho từng người nộp thuế để theo dõi từng khoản tiền thuế nợ.
- Chuyển cho công chức được giao nhiệm vụ tổng hợp của phòng quản lý nợ hoặc phịng tham gia thực hiện quy trình tổng hợp theo mẫu số 09/QLN (ban hành kèm theo quy trình).
- Cơng chức được giao nhiệm vụ tổng hợp của các phịng tham gia thực hiện quy trình chuyển phịng quản lý nợ tổng hợp theo mẫu số 09/QLN trên địa bàn quản lý.
Đối với các đơn vị đã triển khai ứng dụng quản lý nợ thuế, công chức quản lý nợ phải nhập các dữ liệu kịp thời, theo dõi quá trình tự động lập và ghi nhật ký tại ứng dụng này.
1.2.6.4. Đối chiếu số liệu
- Sau khi phân loại tiền thuế nợ, nếu phát hiện có sai sót về tiền thuế nợ, cơng chức quản lý nợ hoặc công chức tham gia thực hiện quy trình thực hiện:
+ Mời người nộp thuế hoặc người đại diện pháp luật của người nộp thuế đến trụ sở cơ quan thuế để thực hiện đối chiếu tiền thuế nợ. Giấy mời theo mẫu số 03/QLN (ban hành kèm theo quy trình) do lãnh đạo cơ quan thuế ký hoặc có thể ủy quyền cho trưởng phịng quản lý nợ hoặc phịng tham gia thực hiện quy trình ký. Căn cứ đối chiếu là bản sao hồ sơ khai thuế, chứng từ thu NSNN (Giấy nộp tiền vào NSNN, Lệnh thu NSNN, Quyết định hoàn thuế kiêm bù trừ thu NSNN…) để xác định chính xác số liệu kê khai và nộp thuế, xác định số chênh lệch về tiền thuế nợ giữa người nộp thuế và cơ quan thuế.
+ Lập biên bản ghi nhận kết quả đối chiếu theo mẫu số 12/QLN (ban hành kèm theo quy trình).
+ Chuyển biên bản kèm theo các chứng từ liên quan (hồ sơ khai thuế, chứng từ thu NSNN…) cho phòng kê khai và kế toán thuế thực hiện lập phiếu điều chỉnh nội bộ kịp thời, theo đúng quy định.
- Nếu xác định được số liệu nợ thuế tại các biên bản thanh tra, kiểm tra không thống nhất với số liệu tại ứng dụng quản lý nợ, công chức quản lý nợ hoặc cơng chức tham gia thực hiện quy trình kết hợp với các phịng thanh tra, kiểm tra, kê khai và kế toán thuế đối chiếu, xác định nguyên nhân chênh lệch, lập phiếu điều chỉnh nội bộ; chuyển phịng kê khai và kế tốn thuế điều chỉnh tiền thuế nợ.
- Nếu người nộp thuế phản ánh về số liệu tiền thuế nợ tại Thông báo số 07/QLN khơng chính xác thì cơng chức quản lý nợ hoặc cơng chức tham gia thực hiện quy trình mời người nộp thuế đến cơ quan thuế để đối chiếu:
+ Nếu nguyên nhân chênh lệch từ phía người nộp thuế thì đề nghị người nộp thuế giải trình, lập biên bản theo mẫu số 12/QLN (ban hành kèm theo quy trình); sau đó chuyển biên bản kèm theo các chứng từ liên quan (hồ sơ khai thuế, chứng từ thu NSNN…) cho phịng kê khai và kế tốn thuế thực hiện lập phiếu điều chỉnh nội bộ kịp thời, theo đúng quy định.
+Nếu ngun nhân chênh lệch từ phía cơ quan thuế thì phịng quản lý nợ hoặc phịng tham gia thực hiện quy trình xác định ngun nhân, lập tờ trình đề xuất (có xác nhận của lãnh đạo phịng), chuyển phịng kê khai và kế tốn thuế nhập lại dữ liệu.
1.2.6.5. Thực hiện đôn đốc thu nộp
Căn cứ vào nhật ký theo dõi tiền thuế nợ , việc đối chiếu số liệu, thực hiện như sau:
- Đối với khoản nợ từ 01 đến 30 ngày, kể từ ngày hết hạn nộp thuế, công chức quản lý nợ và công chức tham gia thực hiện quy trình thực hiện đơn đốc thu nộp bằng hình thức gọi điện thoại, nhắn tin, gửi thư điện tử cho người nộp thuế hoặc người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế;
- Đối với khoản nợ từ ngày thứ 31 trở lên, kể từ ngày hết hạn nộp thuế, công chức quản lý nợ và cơng chức tham gia thực hiện quy trình thực hiện:
+Lập thông báo tiền thuế nợ và tiền phạt chậm nộp theo mẫu số 07/QLN (ban hành kèm theo quy trình); các khoản nợ thuế của người nộp thuế tại thông báo 07/QLN bao gồm cả khoản nợ mới phát sinh từ 01 ngày trở lên.
+Trình lãnh đạo cơ quan thuế phê duyệt. Tại Cục Thuế, Thơng báo 07/QLN có thể ủy quyền cho trưởng phịng quản lý nợ hoặc trưởng phòng tham gia thực hiện quy trình ký.
+Sau khi lãnh đạo cơ quan thuế phê duyệt, thông báo được lập thành các bản: 01 bản gửi cho người nộp thuế, 01 bản lưu tại hồ sơ quản lý người nộp thuế, 01 bản gửi phòng kê khai và kế toán thuế, 01 bản lưu văn thư và các phịng có liên quan theo hướng dẫn tại mục III, Phụ lục số 02 ban hành kèm theo quy trình.
+Sau khi phát hành Thơng báo số 07/QLN, nếu phát hiện có sai sót, phịng quản lý nợ hoặc phịng tham gia thực hiện quy trình phải ban hành lại Thơng báo 07/QLN, trong đó nêu rõ thơng báo này thay thế cho thông báo đã ban hành.
+Sau khi phát hành Thông báo 07/QLN mười (10) ngày làm việc, nếu người nộp thuế chưa nộp tiền thuế nợ vào ngân sách nhà nước thì phịng quản lý nợ; phịng tham gia thực hiện quy trình thực hiện các cơng việc sau:
-> Mời người nộp thuế hoặc người đại diện pháp luật của người nộp thuế đến làm việc tại trụ sở cơ quan thuế hoặc làm việc trực tiếp tại trụ sở của người nộp thuế. Giấy mời do lãnh đạo cơ quan thuế ký hoặc có thể ủy quyền cho trưởng phòng quản lý nợ hoặc trưởng phịng tham gia thực hiện quy trình ký theo mẫu số 03/QLN;
->Trường hợp sau thời hạn mời làm việc một (01) ngày mà người nộp thuế không đến cơ quan thuế hoặc đã đến nhưng khơng giải trình đầy đủ hoặc khơng bổ sung thơng tin, tài liệu thì tổ chức làm việc trực tiếp tại trụ sở của người nộp thuế; khi đến làm việc phải có giấy giới thiệu của Cục Thuế;
Sau khi làm việc, lập biên bản ghi nhận kết quả, đồng thời, tại biên bản phải yêu cầu người nộp thuế cam kết thực hiện nộp thuế trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp thuế.
- Đối với khoản tiền thuế nợ trên 90 ngày kể từ ngày hết thời hạn nộp thuế; khoản tiền thuế nợ đã quá thời hạn gia hạn nộp thuế; người nộp thuế có hành vi phát tán tài sản, bỏ trốn: phòng quản lý nợ lập thông báo về việc sẽ áp dụng biện pháp cưỡng chế nợ thuế theo mẫu 09/TB-CCNT (ban hành kèm theo quy trình cưỡng chế nợ thuế).
- Hàng ngày, cơng chức quản lý nợ và cơng chức tham gia thực hiện quy trình phải ghi chi tiết về thời gian và các bước công việc đã thực hiện vào Nhật ký theo dõi tiền thuế nợ của từng người nộp thuế (mẫu số 08/QLN), đồng thời theo dõi quá trình tự động lập và ghi nhật ký tại ứng dụng quản lý nợ.