1.2. HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ CHO QUYẾT ĐỊNH
1.2.3. Quyết định ngắn hạn
Quyết định ngắn hạn là những quyết định liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời gian ngắn, thƣờng là một năm, có thể là các quyết định trong ngày nhƣ: giải quyết các vấn đề vƣớng mắc trong quy trình, tình hình cung cấp nguyên vật liệu, .....
VD: nhƣ có tham ra thị trƣờng hay khơng, có nên thực hiện chiến lƣợc khuyến mại quảng cáo sản phẩm hay khơng, nên tự sản xuất hay mua ngồi một chi tiết máy.
Xét về nguồn vốn đầu tƣ cho quyết định ngắn thƣờng khơng địi hỏi nguồn vốn đầu tƣ lớn.
Đặc điểm của quyết định ngắn hạn gồm:
- Quyết định ngắn hạn là một quyết định ảnh hƣởng chủ yếu đến thu nhập
trong một thời gian ngắn. Cho nên phƣơng án lựa chọn cho quyết định ngắn hạn là lợi nhuận và doanh thu mà doanh nghiệp thu đƣợc trong năm nay hoặc năm tới là cao hơn các phƣơng án khác.
- Xét về vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện thời của doanh nghiệp thì
quyết định ngắn hạn khơng cần thiết phải mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cố định (TSCĐ) để tăng thêm năng lực hoạt động. Vì vậy phƣơng án lựa chọn phải là phƣơng án có khả năng sinh lời nhiều nhất trong việc sử dụng cơng suất, năng lực sản xuất hiện có.
Nội dung quyết định ngắn hạn
Các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp (của nhà quản trị doanh nghiệp) thƣờng bao gồm nội dung sau:
- Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt.
- Tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phẩm từ bên ngoài.
- Ngừng hay tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó.
- Nên bán ngay dƣới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến ra thành
phẩm rồi mới bán?
- Quyết định sản xuất trong điều kiện có yếu tố năng lực giới hạn...
Yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn
Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạch đặt ra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:
a. Tính khoa học
Tức là quyết định phải dựa tên căn cứ, cơ sở thông tin cụ thể đặc biệt là thông tin về chi phí - giá cả - khối lƣợng do kế tốn quản trị cung cấp đồng thời dựa trên nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định.
b. Tính pháp lý
Địi hỏi các quyết định đƣa ra phải phù hợp với pháp luật, luật kế toán và chuẩn mực kế tốn hiện hành, đồng thời nó phải đƣợc đƣa ra đúng thẩm quyền của nhà quản trị cũng nhƣ thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định.
c. Tính tối ưu
Muốn nói đến mối quan hệ giữa nguồn lực hiện có, chi phí và lợi nhuận, nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa tên sự cân nhắc so sánh giữa các phƣơng án khác nhau. Phƣơng án đƣợc lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn là phƣơng án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
d. Tính cụ thể
e. Tính linh hoạt
Trong điều kiện cạnh tranh thị trƣờng luôn chứa đựng những yếu tố bất ngờ và rủi ro nên quyết định quản trị càng dễ điều chỉnh thì khi có biến động, thay đồi thì nó vẫn dễ dàng thực hiện đƣợc. Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thực hiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh.
1.2.4. Hệ thống thông tin kế tốn quản trị phục vụ q trình ra quyết định ngắn hạn
1.2.4.1. Hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống là một khái niệm thƣờng đƣợc sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem “hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”.
Một hệ thống bất kỳ có ba đặc điểm sau:
- Có các thành phần bộ phận (hoặc những điểm hữu hình).
- Tiến trình xử lý (hay phƣơng pháp) để phối hợp các thành phần theo cách
đã quy định.
- Mục tiêu hoặc đối tƣợng của hệ thống.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi thực hiện sẽ cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin thuộc các loại khác nhau, trong đó hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế toán quản trị là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trị quan trọng trong quản lý, điều hành và kiểm sốt các hoạt động kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp.
Trong đó hệ thống thơng tin kế tốn quản trị: cung cấp các thơng tin nhằm mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hƣởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp
Nhƣ vậy một hệ thống thơng tin kế tốn quản trị trong đề tài này đƣợc hiểu là tập hợp các nguồn lực nhƣ con ngƣời, thiết bị máy móc đƣợc thiết kế nhằm thu thập các dữ liệu và xử lý các thơng tin kế tốn tài chính và các dữ liệu khác thành thơng tin phục vụ cho mục đích quản trị.
1.2.4.2. Phân loại hệ thống thông tin kế tốn quản trị trong q trình ra quyết định ngắn hạn
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn quản trị áp dụng tại Việt Nam là mơ hình kết hợp tuân theo chế độ hƣớng dẫn của Nhà nƣớc, của Bộ Tài chính cũng chỉ mới chú trọng đến hệ thống kế tốn tài chính, cịn vấn đề hƣớng dẫn về nội dung kế toán quản trị, tổ chức cơng tác quản lý ở các doanh nghiệp thì chƣa có những hƣớng dẫn cụ thể. Do đó phần hành KTTC vẫn đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin sát thực tế kinh doanh của doanh nghiệp để ra quyết định quản trị.
a. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị phục vụ quyết định ngắn hạn theo các kênh thơng tin
Tuỳ vào loại hình kinh doanh, quy mơ phạm vi hoạt động, đặc điểm quy trình cơng nghệ sản xuất cũng nhƣ đặc điểm tổ chức sản xuất và tính chất sản xuất, u cầu trình độ quản lý doanh nghiệp có thể tổ chức các kênh thơng tin kế tốn dƣới các hình thức khác nhau. Sau đây là một số hình thức tổ chức kênh thơng tin kế tốn quản trị trong doanh nghiệp đang áp dụng tại Việt Nam.
- Kênh thơng tin độc lập
Theo mơ hình này, tổ chức kế tốn quản trị có tính độc lập với kế tốn tài chính, sử dụng hệ thống sổ sách, tài khoản riêng. Trong trƣờng hợp này, kế toán trƣởng phải bố trí bộ phận riêng để thực hiện nội dung của kế tốn quản trị. Với cách tổ chức này thì thơng tin kế toán trong doanh nghiệp đƣợc tổ chức thành hai hệ thống độc lập nhau, nhà quản trị dựa trên hai hệ thống báo cáo của 2 bộ phận này từ đó phân tích, đánh giá và ra quyết định. Theo nhiều nhà nghiên cứu, hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mơ lớn, nhƣ: Tổng cơng ty, tập đồn kinh tế,...
Ƣu điểm: Kênh thông tin này sẽ cung cấp cho quản trị những thơng tin chính xác và trung thực nhất. Bởi vì do đã phân thành hai bộ phận thì nhiệm vụ chức năng của mỗi bộ phận là rõ ràng do đó khi tổ chức thu thập và xử lý thông tin sẽ không bị ảnh hƣởng và tác động lẫn nhau → thông tin do kế toán cung cấp sẽ khách quan hơn và mang lại đặc thù hơn.
Nhƣợc điểm: chi phí cho cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn sẽ tốn kém hơn: do phải tổ chức lao động, cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật cũng nhƣ trình độ quản lý yêu cầu cao hơn..
Trong thực tế, cách tổ chức kênh thông tin này mới chỉ áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mơ lớn, u cầu và trình độ quản lý cao.
- Kênh thông tin trực tiếp
Theo cách tổ chức kênh thơng tin kế tốn này thì doanh nghiệp khơng tổ chức thành bộ phận kế tốn tài chính hay kế tốn quản trị độc lập mà tổ chức dƣới dạng các phân hệ kế toán đơn vị (nhỏ) khác nhau trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận cung cấp một loại thông tin nhất định cho quản trị doanh nghiệp và giữa các phân hệ trên vẫn có sự liên hệ với nhau, trao đổi với nhau. Các phân hệ này bao gồm:
Phân hệ kế toán tổng hợp.
Phân hệ kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả.
Phân hệ kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành. Phân hệ kế toán TSCĐ.
Phân hệ kế toán hàng tồn kho. Phân hệ kế toán mua hàng. Phân hệ kế toán bán hàng. Phân hệ kế toán tiền lƣơng.
Ƣu điểm: theo cách tổ chức này thơng tin kế tốn cung cấp thông tin một cách trực tiếp và nhanh nhất cho nhà quản trị, do các nhiệm vụ thu thập tổ chức xử lý thông tin đã đƣợc chia nhỏ thành nhiều phân hệ với chức năng và nhiệm vụ khác nhau nên thơng tin do kế tốn cung cấp đƣợc chun mơn hố hơn.
Nhƣợc điểm: Địi hỏi nhà quản trị phải phân tích đánh giá nhiều nguồn thông tin hơn, năng lực quản lý, kinh nghiệm và nhận thức tổ chức chuyên sâu hơn.
Đôi khi nếu giữa các phân hệ kế tốn khơng có sự liên hệ với nhau hoặc liên hệ một cách chặt chẽ thì thƣờng làm cho quản trị viên đứng trƣớc tình trạng q tải thơng tin. Do đó các quyết định đặc biệt là quyết định ngắn hạn sẽ khơng có hiệu quả.
- Kênh thông tin kết hợp
Theo cách tổ chức kênh thơng tin kế tốn này thì bộ phận kế tốn quản trị và kế tốn tài chính đƣợc kết hợp với nhau trong tổ chức bộ máy kế toán với nhau. Thơng tin kế tốn đƣợc cung cấp là sự tổng hợp của cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đƣợc tổ chức thành một hệ thống thống nhất trong cùng một bộ máy kế tốn. Kế tốn tài chính sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn tổng hợp cịn kế toán quản trị sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn chi tiết. Trong đó hệ một tài khoản tổng hợp đƣợc tạo ra từ số liệu tổng hợp của các tài khoản chi tiết. Mức độ chi tiết của tài khoản sẽ phụ thuộc vào nhu cầu thơng tin kế tốn phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Để xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị phải sử dụng thêm các phƣơng pháp khác nhƣ: phƣơng pháp thống kê, phƣơng pháp toán. Việc ghi chép, phản ánh, xử lý, truyền đạt thơng tin đƣợc tính đến cả mục đích của kế tốn tài chính và kế tốn quản trị nhằm thỏa mãn nhu cầu thơng tin kế tốn cho các đối tƣợng bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Điều này đƣợc Thơng tƣ 53/2006/TT-BTC ra ngày 12/06/2006 của Bộ Tài chính làm rõ nhƣ sau: “Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa kế tốn tài chính với kế tốn quản trị theo từng phần hành kế tốn: Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành, kế tốn bán hàng,… Kế toán viên theo dõi phần hành kế tốn nào thì sẽ thực hiện cả kế tốn tài
chính và kế tốn quản trị phần hành đó. Ngồi ra doanh nghiệp phải bố trí ngƣời
thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác, nhƣ: Thu thập, phân tích các thơng tin phục vụ việc lập dự tốn và phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Các nội dung cơng việc này có thể bố trí cho kế tốn tổng hợp hoặc do kế toán trƣởng đảm nhiệm” [3, tr.14].
Ƣu điểm: Ít tốn kém trong chi phí tổ chức cơng tác kế tốn. Thơng tin mang tính tổng hợp do đó trong từng trƣờng hợp phải ra các quyết định ngắn hạn thì nó giúp cho các nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng. Việc tổ chức hạch tốn dƣ phí giá thành rất linh hoạt để cung cấp thơng tin theo yêu cầu quản lý, theo từng lĩnh vực quan tâm. Việc sử dụng số liệu vào cuối kỳ đƣợc thực hiện đơn gian trên cơ sở
trƣờng hợp sử dụng chi phí định mức. Nó cung cấp cho nhà quản trị những thơng tin tổng hợp do đó q trình quyết định của nhà quản trị sẽ nhanh chóng, phù hợp với việc đƣa ra các quyết định ngắn hạn. Với đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay khi mà nhận thức về kế tốn quản trị cịn chƣa đầy đủ thì đây là cách tổ chức thông tin hợp lý nhất.
Xuất phát từ thực trạng chung của tổ chức thơng tin kế tốn quản trị trong thực tế cho thấy: hệ thống thơng tin kế tốn quản trị là chƣa có, do vậy để hình thành, phát triển và hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán này cần phải thực hiện qua nhiều giai đoạn từng bƣớc khác nhau. Ở mức độ thấp thơng tin kế tốn đó là tổ chức các kênh thơng tin kế tốn nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp.
b. Căn cứ hệ thống báo cáo, hệ thống thơng tin kế tốn quản trị doanh nghiệp bao gồm
* Hệ thống báo cáo kế toán dự toán
Dự toán tiêu thụ:
Dự toán tiêu thụ là nền tảng để lập các dự tốn khác của doanh nghiệp, vì vậy địi hỏi các doanh nghiệp phải tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của ngƣời tiêu dùng, kết hợp với năng lực hoạt động của mình để lên kế hoạch và lập dự tốn tiêu thụ cho sát với tình hình thị trƣờng. Khi lập dự tốn tiêu thụ cần dựa trên các cơ sở sau đây:
- Tình hình tiêu thụ các kỳ trƣớc, nhằm xác định giới hạn của doanh nghiệp
- Dự toán tiêu thụ kỳ trƣớc
- Chính sách quảng cáo, khuyến mãi của doanh nghiệp.
- Kết quả nghiên cứu khảo sát thị trƣờng về sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp
- Thu nhập dự kiến của ngƣời tiêu dùng.
- Chính sách giá cả sản phẩm
- Lợi thế của các đối thủ cạnh tranh đối với sản phẩm cùng loại, hoặc tƣơng tự nhau hay các sản phẩm có khả năng thay thế.
- Mơi trƣờng kinh tế xã hội, chính trị.
Dự tốn tiêu thụ = mức sản lƣợng tiêu thụ ƣớc tính x đơn giá bán.
Lập dự toán mua hàng:
Dự toán mua nguyên vật liệu đƣợc lập dựa trên các cơ sở: Dự toán tiêu thụ; dự toán nguyên vật liệu; và nhu cầu hàng hóa, ngun vật liệu tồn kho.
Khối lƣợng mua vào trong kỳ
Dự tốn sản xuất
Dự toán sản xuất đƣợc lập dựa trên cơ sở dự toán tiêu thụ, đồng thời phải căn cứ vào dự toán tồn kho nhằm đảm bảo mức tồn kho tối thiểu cho quá trình tiêu thụ đƣợc liên tục.
Khối lƣợng sản xuất trong
kỳ Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp đƣợc lập dựa trên cơ sở dự toán sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc lập căn cứ vào dự toán sản phẩm sản xuất, định mức thời gian sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ, và định mức đơn giá theo đơn vị thời gian.
Dự tốn chi phí sản xuất chung
Là một khoản mục chi phí gián tiếp đối với từng đơn vị sản phẩm nên thơng thƣờng chi phí sản xuất chung tính cho các sản phẩm thơng qua đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung đƣợc xây dựng theo các tiêu thức phân bổ phù hợp với sản
Để đơn giản trong việc tính tốn và thuận tiện cho việc lập dự toán cũng nhƣ kiểm soát đƣợc sự biến động của chi phí, khi xây dựng dự tốn chi phí sản xuất chung sẽ phân biệt theo hai nhóm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Theo đó, khi lập dự tốn biến phí sản xuất chung có thể căn cứ theo phƣơng