2.1. KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH CAOSU MINH THÀNH SU MINH THÀNH
2.1.1. Khái quát sự hình thành và phát triển của cơng ty TNHH Cao su Minh Thành
Công ty TNHH Cao su Minh Thành (tên giao dịch quốc tế là MinhThanh Rubber Co., Ltd) , tên viết tắt là Minh Thanh Co., Ltd, ký hiệu MRC, là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên đƣợc thành lập theo quyết định số 01/1993/MT- QĐHĐTV ngày 15/04/1993 của hội đồng thành viên Công ty TNHH Cao su Minh Thành, và đƣợc Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0302001435 ngày 29 tháng 04 năm 1993 với số vốn điều lệ: 35.000.000.000 đ ( Ba mƣơi lăm tỷ đồng). Thời kỳ từ 24/9/1993-28/3/2006 công ty đặt trụ sở tại 227 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội với ngành kinh doanh chính là đại lý mua, bán các mặt hàng săm lốp xe máy, xe đạp, ô tô cho công ty cao su sao vàng; sản xuất hàng cơ khí; sản xuất các loại ống nhựa, ống cao su.
Mạnh dạn đổi mới theo chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc về khuyến khích các doanh nghiệp di chuyển cơ sở sản xuât ra khỏi khu đô thị, nhằm giảm ô nhiễm môi trƣờng dân sinh, năm 2003 doanh nghiệp bắt đầu kế hoạch mở rộng quy mô bằng cách thuê đất 50 năm của Nhà nƣớc để xây dựng quần thể văn phòng trụ sở mới và các xƣởng sản xuât săm lốp ô tô, xe máy, xe đạp; xƣởng sản xuât ống cao su và các sản phẩm bằng cao su, nhựa; xƣởng cơ khí; nhà sinh hoạt tập thể cho cơng nhân với tổng diện tích: 7.784m2.
Từ 28/3/2006 Cơng ty chính thức di chuyển trụ sở chính về cụm cơng nghiệp Phú Nghĩa, với địa chỉ cụ thể là: Km25 QL6, xã Phú Nghĩa, Huyện Chƣơng Mỹ, TP Hà Nội.
Khi mới thành lập công ty tập trung vào ngành nghề kinh doanh chính là: Sản xuất nguyên vật liệu cao su, nhựa và các sản phẩm bằng cao su, nhựa; Sản xuất, mua bán, lắp ráp ô tô, xe máy và phụ tùng thay thế. Sau đó năm 2008 cơng ty phát triển thêm ngành vận tải hàng hóa nhằm tăng thu nhập cho bộ phận vận tải của công ty, giảm gánh nặng cho bộ phận giao hàng. Đến năm 2009 khi năng lực cạnh tranh vững vàng hơn trên thị trƣờng săm lốp và cao su công ty bắt đầu thực hiện xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc thế mạnh của mình nhƣ: nhập khẩu nguyên liệu trực tiếp nhƣ cao su nguyên liệu, tanh, dầu hóa dẻo..., đồng thời xuất khẩu săm lốp thành phẩm ra thị trƣờng Angola./.Sau hơn 10 năm hoạt động, công ty đã đạt đƣợc nhiều thành tựu.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Cao su Minh Thành
Đội xe Giám đốc Phó Giám đốc Kế tốn trƣởng/ kế toán tổng hợp Bộ phận sản xuất Nhân viên bán hàng tại Chi nhánh Thanh Xuân Kế tốn hàng hóa, cơng
nợ/Thủ kho Kế tốn sản xuất
Kế tốn thuế
(Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Cao Su Minh Thành)
(Nguồn: phịng kế tốn cung cấp)
- Bộ phận quản lý bao gồm: Giám đốc và phó giám đốc. Giám đốc chuyên quản về tài chính và đối ngoại, đối nội và điều hành chung tồn cơng ty. Phó giám đốc chuyên quản các bộ phận chức năng nhƣ: Đội ngũ kế toán, thủ quỹ, đội sản xuất, đội xe
- Bộ phận Kế toán bao gồm: kế toán trƣởng và các kế toán viên.
Kế toán trƣởng: 01 ngƣời, nhiệm vụ tham mƣu, giúp việc cho ban giám đốc thực hiện chế độ kế tốn tài chính, thống kê và các chế độ liên quan khác, nhằm thực hiện điều lệ tổ chức về quản lý và quy chế quản lý tài chính cơng ty ban hành. Tổng hợp, hạch toán về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Chỉ đạo, hƣớng dẫn và tổ chức cơng tác tài chính, kế tốn trong tồn cơng ty trên cơ sở thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức cơng tác kế tốn tài chính Nhà nƣớc và chế độ kế tốn hiện hành. Tổ chức kiểm kê, tổng kiểm kê nội bộ trong công ty. Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm sốt về mặt tài chính đối với các. Lập báo cáo quyết tốn tài chính. Kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính, kế tốn, quản lý tài sản cơng ty. Thực hiện kiêm nhiệm các công việc chun mơn của một kế tốn tốn tổng hợp.
Kế tốn hàng hóa, cơng nợ chun thực hiện nhiệm vụ mua bán hàng hóa, quản lý công nợ mua vào, bán ra tại trụ sở chính của cơng ty, ngồi ra thực hiện kiêm nhiệm cơng việc của thủ kho quản lý kho hàng hóa thƣơng mại tại trụ sở cơng ty.
Kế tốn sản xuất thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất tại trụ sở chính của cơng ty, thực hiện tính lƣơng, thƣởng và các khoản phụ cấp cho tồn cơng ty, kiêm việc của thủ kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm.
Kế toán viên về thuế chuyên thực hiện các giao dịch, hạch toán và báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Báo cáo tài chính gửi cơ quan thuế
2.2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ CHO QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY TNHH CAO SU MINH THÀNH.
2.2.1. Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán và theo dõi, phân tích thơng tin kế tốn quản trị
2.2.1.1.Tổ chức hạch toán kế toán
Tổ chức tài khoản kế tốn:
Cơng ty đã sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán quản trị với sự chi tiết hóa nhiều hơn so với hệ thống tài khoản của kế tốn tài chính theo đúng hƣớng dẫn của thơng tƣ 53/2006/TT-BTC về hƣớng dẫn kế tốn quản trị ngày 12/6/2006 của Bộ Tài chính, chi tiết hố theo các cấp (cấp 2, 3, 4) phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thơng tin của kế tốn quản trị trong doanh nghiệp nhƣ:
- Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành theo từng công việc; Sản phẩm, mặt hàng, bộ phận sản xuất, kinh doanh,...
- Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo từng công việc; Sản phẩm, mặt hàng, bộ phận sản xuất, kinh doanh,...
- Kế toán hàng tồn kho theo từng thứ, loại.
- Kế toán các nguồn vốn, các khoản vay, các khoản nợ phải thu, phải trả,...theo chủ thể và từng loại.
Sử dụng hệ thống sổ sách kế toán:
Các mẫu sổ sách kế tốn quản trị của Cơng ty căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC/2006 đồng thời doanh nghiệp bổ sung các chỉ tiêu, yêu cầu cụ thể phục vụ cho kế toán quản trị trong doanh nghiệp theo đúng nguyên tắc nhƣ thông tƣ 53/2006/TT-BTC hƣớng dẫn, nhƣ sổ nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, phiếu tính giá thành, bảng phân bổ cơng cụ dụng cụ, sổ chi tiết công nợ bán hàng, chi tiết công nợ mua hàng,...
Số lƣợng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết mở cho từng đối tƣợng khách hàng, sản phẩm, phân xƣởng theo nhu cầu quản lý. Bộ phận kế toán căn cứ vào quy định
mang tính hƣớng dẫn của Nhà nƣớc về sổ kế tốn chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.
2.2.1.2. Phương thức thu thập thông tin và xử lý thông tin
Để thu thập đƣợc thực hiện tốt, công ty đã chú ý khai thác các nguồn có thể thu thập và đề ra phƣơng pháp thu thập thích ứng. Đối với thơng tin về khách hàng mua hàng, thì nguồn thu thập chính vẫn từ các kế tốn viên mua hàng nhập liệu, phân tích, xử lý, báo cáo cơng nợ, báo cáo doanh số, sản lƣợng.... Đối với thông tin về nhà cung cấp thì do đội xe, nhân viên bán hàng và kế tốn bán hàng cung cấp, nhập liệu, phân tích, xử lý, lập báo cáo
Thông tin về kinh tế thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh thì khai thác từ các nguồn thơng tin đại chúng nhƣ báo, tạp chí, mạng thơng tin điện tử.
Phƣơng thức nhận tin: hiện nay đang tiến hành phƣơng pháp chính là
truyền miệng, bản viết tay, biên bản bàn giao, giấy nhận nợ của khách hàng do đội xe, nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán cung cấp.
Đƣờng luân chuyển thông tin: chi nhánh, đội xe, nhân viên bán hàng, quản
lý sản xuất, đội trƣởng đội sản xuất, thủ kho báo cáo thơng tin về bộ phận kế tốn quản trị, bộ phận kế toán quản trị tập hợp, kiểm tra, xử lý và lƣu trữ thông tin trên phần mềm kế toán. Hoặc các kế toán viên trực tiếp ghi nhận theo đơn đặt hàng, xác nhận của khách hàng qua bản fax, email...
Phạm vi thu thập tin: tất cả các khách hàng không phân biệt loại hình,
thành phần kinh tế, DN hay cá nhân, khơng phân biệt mức dƣ nợ, khi có quan hệ mua bán với cơng ty, thì các thành viên của bộ máy kế tốn, đội xe, nhân viên bán hàng phải báo cáo thơng tin về bộ phận kế tốn quản trị (thu thập tồn bộ khách hàng có dƣ nợ và khách hàng đang giao dịch).
Thông tin về bộ phận sản xuất nhƣ: giá thành, định mức lƣơng, định mức nguyên vật liệu, định mức tiêu hao năng lƣợng, nhiên liệu, sản lƣợng, tỷ lệ sản phẩm hỏng... đƣợc kế toán sản xuất theo dõi và tập hợp theo từng thời kỳ, từng phân xƣởng, tổ, đội sản xuất.
cạnh tranh, sản phẩm thay thế; lãi suất cho vay; lãi suất huy động vốn; tỷ giá; xu hƣớng phát triển ngành; văn bản pháp luật có liên quan ban hành trong kỳ;
2.2.1.3. Việc áp dụng tin học trong hệ thống thơng tin kế tốn quản trị:
Trong quá trình hoạt động mở rộng thị trƣờng, quy mô khách hàng, quy mô sản xuất, chủng loại sản phẩm của công ty ngày càng tăng lên, từ chỗ chỉ khoảng vài chục khách hàng có quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ trong khu vực Hà Nội và các tỉnh lân cận năm 1993, đến nay đã có hàng trăm khách hàng từ khắp miền bắc, miền trung, miền nam. Nếu không áp dụng công nghệ tin học để thu thập, lƣu trữ, xử lý hồ sơ khách hàng nhƣ hiện nay công phải cần công sức của hàng chục lao động, và phải cập nhật thông tin dƣ nợ hàng ngày cho hàng trăm khách hàng, tạo lập hàng trăm chứng từ (biên bản bàn giao, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu cân hàng, phiếu chi, phiếu đề nghị tạm ứng, phiếu thanh toán, phiếu đề nghị xuất hàng, báo giá,...) một ngày, là một khối lƣợng công việc rất lớn. Hơn nữa, nếu thu thập, xử lý, trả lời thông tin bằng thủ công nhƣ thời kỳ đầu thì độ chính xác khơng cao, khơng thể nhanh nhạy kịp thời. Có thể nói tin học đã giúp cho cơng ty tăng năng suất lao động, đảm bảo thông tin nhanh nhạy, chính xác, kịp thời và giảm chi phí, từ đó hạ chi phí thơng tin đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hiện nay, công nghệ tin học đối với hoạt động kế toán quản trị cũng nhƣ hoạt động quản lý đã đƣợc chú trọng cả phần mềm và phần cứng. Đƣợc sự ủng hộ, tạo điều kiện của ban giám đốc nên công ty đã đƣợc đầu tƣ hợp lý để áp dụng công nghệ tin học trong hầu hết các khâu nghiệp vụ kế toán quản trị, nhƣ việc chiết xuất số liệu tự động trên file kế toán, đến khâu kiểm tra, xử lý, sàng lọc đối chiếu số liệu, phân tích tài chính, tạo lập báo cáo quản trị, cung cấp thơng tin kế tốn quản trị đến các cấp quản lý và ngƣợc lại. Do mạnh dạn đầu tƣ hợp lý, lựa chọn giải pháp phần mềm và phần cứng thích hợp mà đến nay cơng nghệ tin học và cơ sở hạ tầng kỹ thuật của công ty đã đáp ứng đƣợc những yêu cầu nhất định, góp phần đảm bảo cho nghiệp vụ cung cấp thơng tin kế toán quản trị đƣợc thực hiện khá thuận lợi.
Máy móc gồm những máy tính mua từ năm 2009, máy fax, in, photo cũng không thƣờng xuyên bảo dƣỡng, sửa chữa.
Tính an tồn trong việc trong việc cung cấp thơng tin
Mạng nội bộ đã đƣợc thiết lập nhƣng chƣa đƣợc chuẩn hóa, việc bảo mật truy cập. Tần suất sử dụng mạng nội bộ thấp, hầu nhƣ mỗi kế toán riêng điều sử dụng riêng một máy, dữ liệu không đƣợc lƣu trữ tập trung trên một máy chủ. Việc sắp xếp lữu trữ dữ liệu không chuyên nghiệp.
Đối tƣợng đƣợc sử dụng thông tin: theo quy định hiện nay, đối tƣợng đƣợc
sử dụng thông tin của công ty bao gồm Ban lãnh đạo, kế toán trƣởng, quản lý sản xuất.
Quy định tra cứu và trả lời thông tin: việc tra cứu thông tin thực hiện trên
từng máy tính của kế tốn viên, thủ quỹ, của cơng ty. Việc tra cứu thơng tin có thể bằng 2 cách hỏi tin trực tiếp kế tốn viên hoặc tra cứu tự do trên máy tính thành viên mạng nội bộ.
2.2.2. Thực trạng về hệ thống báo cáo kế tốn quản trị
- Hiện tại cơng ty chƣa thực hiện hệ thống thơng tin kế tốn quản trị theo mơ hình kế tốn trách nhiệm, do hệ thống kế tốn quản trị của công ty chƣa đạt đủ các điều kiện áp dụng mơ hình này: cơng ty chƣa xác định đƣợc trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tƣ; chƣa phân loại đƣợc chi phí kiểm sốt đƣợc và chi phí tiêu chuẩn, chƣa tổ chức đƣợc bộ máy kế toán quản trị trách nhiệm
- Công ty chƣa xây dựng đƣợc hệ thống thơng tin kế tốn quản trị phục vụ
việc ra quyết định ngắn hạn do chi phí của cơng ty mới đƣợc phân loại theo phƣơng pháp truyền thống : chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí mua hàng; chƣa bóc tách đƣợc thành định phí và biến phí, chƣa thành lập đƣợc bộ phận kế toán quản trị riêng nên chƣa xây dựng đƣợc hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn.
Vì vậy, hiện tại ở cơng ty đang duy trì hệ thống báo cáo kế tốn quản trị đơn giản nhƣ sau:
a. Thực trạng về hệ thống báo cáo phân tích
Đánh giá tình hình thực hiện dự án cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định về tăng trưởng doanh số, kiểm sốt chi phí và nâng cao lợi nhuận nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận đề ra
Năm 2009, cơng ty đã phải có nhiều quyết định liên quan đến việc thay đổi định phí, doanh thu nhƣng những quyết định này đã gặp phải nhiều thất bại, nguyên nhân là những thơng tin kế tốn quản trị về sản phẩm đã không đúng, loạt sản phẩm đƣợc đƣa vào thị trƣờng miền trung và miền nam có nhiều lỗi kỹ thuật so với các sản phẩm cùng loại trên thị trƣờng. Cơng ty đã phải có quyết định cho thu hồi lại toàn bộ các sản phẩm lỗi trên và xin phép thay thế bằng các sản phẩm mới đúng chuẩn. Mặc dù vậy uy tín của cơng ty đã giảm sút đáng kể.
- Doanh thu sụt giảm so dự kiến do nhiều sản phẩm lỗi bị trả lại, khơng đƣợc chấp nhận thay thế
- Chi phí bán hàng tăng lên do tăng chi phí thu hồi sản phẩm và chi phí thay thế sản phẩm lỗi
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý có định phí đƣợc tăng lên do cơng ty quyết định tăng thêm bộ phận quản lý và bán hàng, chi phí quảng cáo Nam Tiến
Bảng 2.1. Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2009 và tình hình thực hiện dự án Nam Tiến
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu
1.Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ 2.Các khoản giảm trừ doanh thu
3.Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV(10=01-02)