2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệ uở Công ty
2.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế tốn ngun vật liệu địi hỏi phải phản ánh và theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn. Vì vậy kế tốn đã mở các tài khoản để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu.
TK 152 dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
TK 331 dùng để phản ánh theo dõi số tiền phải trả cho người cung cấp, số đã trả và còn phải trả.
TK 154 dùng để tập hợp chi phí sản xuất và cung cấp số liệu để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
Ngoài ra trong qua trình hạch tốn kế tốn cịn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK133, TK111, TK621,...
* Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa.
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 152 - Sổ cái TK 331…
2.4.3. Kế tốn chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu tại cơng ty.
Công ty CPXD và TM Bắc Trung Bộ là một Cơng ty về thi cơng xây dựng. Vì vậy
nguyên vật liệu sử dụng đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra hàng ngày. Do đó nhiệm vụ của kế tốn ngun vật liệu vơ cùng quan trọng. Cơng ty đó tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán theo phương pháp thẻ song song.
: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu. Thẻ kho do kế toán lập, mỗi loại vật liệu được ghi trên một
Thẻ kho Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa Kế tốn tổng hợp. Phiếu nhập kho
thẻ kho. Hàng ngày khi nhận các chứng từ kế toán nhập, xuất NVL thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu rồi ghi vào số thực nhập, xuất của thẻ kho. Cuối ngày căn cứ vào số nhập, tồn để ghi vào cột số tồn của thẻ kho.
- Tại phịng kế tốn: Kế tốn vật tư sử dụng thẻ chi tiết phản ánh tình hình biến động từng
thứ vật liệu ở từng kho xem có phù hợp với thẻ kho của thủ kho khơng, để theo dõi cả vể mặt giá trị và số lượng nguyên vật liệu.
- Ưu điểm: Ghi chép sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dế kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót.
- Nhược điểm:
+ Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phịng kế tốn.
+ Khối lượng ghi chép quá lớn. Nếu chủng loại vật tư nhiều việc nhập – xuất – tồn thường xuyên trong khi công việc kiểm tra không thường xuyên mà chủ yếu vào cuối tháng. Do đó dẫn đến hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý.
2.5. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp 2.5.1. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
2.5.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Căn cứ vào dự toán tiến độ thi cơng cơng trình, đơn vị thi cơng lập nhu cầu sử dụng vật tư, căn cứ vào kế hoạch Giám đốc giao nhiệm vụ cho phó giám đốc ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu u cầu cung cấp vật tư cho cơng trình.
Thủ tục nhập kho : Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT của đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ để kiểm tra, đối chiếu và nhập vào kho NVL,CCDC. Thủ kho ghi chép từng vật tư, công cụ dụng cụ và thẻ kho.
Hằng ngày thủ kho chuyển toàn bộ thẻ kho về phịng kế tốn. Mỗi thẻ kho lập cho mỗi vật tư, cơng cụ dụng cụ..
Phịng kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu số lượng, chất lượng, giá cả... của hợp đồng đã ký kết và lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập 02 liên:
+ Thủ kho giữ 01 liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế tốn vật tư.
+ Liên cịn lại giao cho nhân viên vật tư kèm theo hoá đơn bán hàng của đơn vị bán hàng.
Là một Công ty chuyên về thi cơng xây dựng do đó ngun vật liệu nhập kho phần lớn
là nhập từ nguồn mua ngồi. Vì vậy việc nhập, xuất NVL diễn ra thường xuyên. Công ty thực hiện kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên.
* Kế toán nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài:
Ngày nay việc mua bán vật tư diễn ra rất nhanh gọn. Khi nhận được cơng trình phịng kỹ thuật và kế tốn của cơng ty tiến hành lập dự tốn cho cơng trình đó và phải dự trữ sao cho vật liệu phải đảm bảo chất lượng và giá thành hợp lý. Căn cứ vào bảng dự toán, các đội sẽ tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu. Sau đó thủ kho tiến hành kiểm nhận để lập phiếu nhập kho và khoảng 5- 10 ngày thủ kho gửi các chứng từ về phịng kế tốn, kế tốn tiến hành phân loại, kiểm tra và định khoản.
+ Trường hợp cơng ty thanh tốn ngay tiền vật tư hoặc Công ty trả người bán bằng tiền gửi ngân hàng, tiền mặt hoặc Công ty trả bằng tiền tạm ứng, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, TK 112, TK 141
+ Trường hợp Công ty chưa trả tiền cho người bán , kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng , phiếu nhập kho,... và định khoản:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 - Phải trả người bán
Ví dụ : Ngày 30/01/2012 cơng ty CPXD và TMBTB mua vật tư của công ty CPTM và XL điện công nghiệp bao gồm một số loaị sau:
- Bu lông các loại: số lượng 62kg, với đơn giá 25.000 đồng ( chưa thuế gtgt) - Tiếp địa hạ thế: số lượng 5 bộ, với đơn giá 100.000 đồng ( chưa thuế gtgt)
Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn GTGT
HĨA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2:Giao cho khách hàng Ngày 30 tháng 01 năm 2012 Đơn vị bán hàng : Công Ty CPTM và XL điện công nghiệp
Địa chỉ : Số 48 ngõ 8- Đường Nguyễn Khánh Toàn-TP Vinh -Nghệ An Mã số thuế: 2 9 0 1 0 4 4 9 6 9
Họ và tên người mua hàng :
Tên đơn vị : Công ty CP XD & TM Bắc Trung Bộ Địa chỉ : Số 63 –Phong Định Cảng – TP Vinh -Nghệ An Hình thức thanh tốn: TM MS: 2 9 0 0 4 4 5 8 2 3
STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x2 1 2 Bu lông các loại Tiếp nhựa hạ thế Kg Bộ 62 05 25.000 100.000 1.550.000 500.000 Cộng tiền hàng: 2.050.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 205.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.255.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm năm lăm ngàn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên) Với hóa đơn ngày 30/01/2012 sau khi kế tốn kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế tốn tiến hành định khoản.
Cịn tiếp địa hạ thế được kế toán hạch toán vào TK 152025 - Căn cứ vào hóa đơn kế tốn định khoản:
Nợ TK 152023 1.550..000 Nợ TK 152025 500.000 Nợ TK 133 2.05.000 Có TK 331 ( Cty CPTM và XL điện công nghiệp ) 2.255.000 - Khi thanh toán cho khách hàng qua chuyển khoản thì định khoản:
Nợ TK 331 (Cty CPTM và XL điện công nghiệp) 2.255.000 Có TK 111 2.255.000
Sau khi hóa đơn về thủ kho tiến hành kiểm kê đúng vật tư theo hóa đơn rồi lập phiếu nhập kho. Sau đây là mẫu phiếu nhập kho của số vật tư trên:
Phiếu nhập kho số lượng hàng trên.
Biểu mẫu 2.2. Phiếu Nhập Kho
Công ty CPXD và TM Bắc Trung Bộ Mẫu số 01 - VT
63- Phong Đình Cảng –TP Vinh-N.An ( QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày: 30 tháng 1 năm 2012 Nợ:152 2.050.000
Có: 331 2.050.000
Họ và tên người giao hàng: Đoàn Lê Khánh Duy- Cán bộ vật tư
Theo hoá đơn GTGT số 0012991 ngày 30/01/2012 Nhập tại kho : Văn phịng cơng ty
TT Tên, nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư, Mã Số Đơn vị Số lượng Theo chứng từ Thực nhập 1 2 Bu lông các loại Tiếp địa hạ thế Kg Bộ 62 05 62 05 25 000 100000 1 550 000 500 000 Cộng X X X X x 2 050 000
( Hai triệu năm mươi ngàn đồng )
- Số chứng từ gốc kèm theo: Chứng từ:
* Trường hợp nhập nguyên vật liệu do xuất dùng không hết đem nhập lại kho:
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của nguyên vật liệu thừa và phiếu xuất kho lúc
dùng.
- Nếu NVL xuất dùng cho sản xuất trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp,.. khơng hết nhập lại kho, kế toán định khoản:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 621, TK 627, TK 642,..
Khi nguyên vật liệu sử dụng không hết công ty tiến hành nhập kho hoặc xuất dùng cho cơng trình khác.
Sau đây là mẫu phiếu nhập kho vào 24 tháng 2 năm 2011 nguyên vật liệu dùng không hết nhập kho
Khi nhập kho, kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập kho: VD: Nhập kho vật tư thừa sau thi cơng
Ngày 21/02/2011, kết thúc q trình thi cơng, cơng ty tổ chức kiểm kê vật tư cuối ki, cán bộ vật tư căn cúa vào kết quả kiểm kê để lập phiếu báo kiểm kê vật tư hàng hóa, giám đốc cơng ty kí duyệt nhập kho số vật tư này, kế tốn hàng tồn kho lập phiếu nhập kho nhập kho số vật tư này:
Biểu mẫu 2.3: Phiếu nhập kho số 38
ĐƠN VỊ:................. Mã số:01- VT
BỘ PHẬN:............. (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC ) PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK: 152
Ngày 24 tháng 02 năm 2011 Có TK: 621
Số 38 Họ tên người giao hàng: Phan Văn Thiều
Nhập tại kho:.Thanh thủy...... ..Địa điểm:.........................................
ĐVT: Đồng
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, SP, hàng hoá
Mã
số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Cát đen M3 270 270 80 000 21 600 000 Cộng x x 270 270 x 21 600 000
Tổng số tiền bằng chữ: Hai trăm linh chín triệu khơng trăm mười nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Nhập, ngày 24 tháng 02 năm 2011
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho KTT Thủ trưởng đơn vị
2.5.1.2.Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư của từng cơng trình, phịng kinh doanh có nhiệm vụ cung cấp vật tư cho các đội theo đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu của chủ nhiệm công trường để làm thủ tục xuất kho.
Phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật tư hoặc chung cho nhiều vật tư cùng loại nhưng phải cùng kho và sử dụng cho một cơng trình.
Phiếu xuất kho do kế tốn lập gồm 02 liên:
- Thủ kho giữ 01 liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế tốn vật tư. - Người sử dụng giữ 01 liên
Trong Công ty nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho thi công các cơng trình xây dựng. Căn cứ vào nhu cầu thực tế của từng cơng trình và phịng kinh doanh có trách nhiệm cung cấp vật tư theo yêu cầu qua sự đồng ý của Giám đốc
Do Cơng ty thực hiện nhiều cơng trình khác nhau nên nguyên vật liệu được Cơng ty lập cho từng cơng trình cụ thể. Tuỳ theo từng mục đích và đối tượng sử dụng nguyên vật liệu khác nhau mà kế tốn phản ánh bên Có TK 152 và Nợ các TK liên quan.
* Trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho thi cơng cơng trình ( tuỳ đối tượng sử dụng) . Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi:
Nợ TK 621,TK 627, TK 642,...
Có TK 152( Chi tiết từng vật tư) - Giá trị vật liệu xuất dùng.
* Trường hợp xuất kho phục vụ cho máy thi công ( Đơn vị không tổ chức bộ máy kế tốn riêng cho đội máy thi cơng mà tính trực tiếp vào chi phí từng cơng trình) thi định khoản tương tự.
Nợ TK 621, TK 627, TK 642.. Có TK 152
* Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu đem gia công. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hợp đồng gia cơng kế tốn tiến hành định khoản:
Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
* Trường hợp xuất kho vật tư đem bán ( đối với những vật tư mua về đơn vị không sử dụng hết). Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản:
Nợ TK 711, TK 331
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu.
* Trong Cơng ty hiện nay cịn có một số cơng trình được giao khốn với hình thức khốn gọn cho các tổ, đội. Sau đó sẽ thanh tốn với Cơng ty và nguyên vật liệu mua về sẽ không qua kho và xuất dùng trực tiếp cho cơng trình. Kế tốn định khoản:
Nợ TK 621( chi tiết cho từng cơng trình) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 141 - Tạm ứng( Chi tiết cho người nhận tạm ứng) Sau đây em xin trích một số mẫu khi xuất vật tư của cơng ty XD và TMBTB.
Biểu mẫu 2.4: Giấy đề nghị cấp vật tư
Công ty XD và TM Bắc Trung Bộ
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Đơn vị đề nghị :Cơng trình SCL DDZ971 Trung gian Hồng Mai
Tên tôi là : Hồng Văn Trị - Nhân viên kỷ thuật cơng trình SCL DDZ971
Yêu cầu cấp vật tư: Thi cơng cơng trình SCL DDZ971
TT Tên vật tư Đơn vị
tính Số lượng Ghi chú
Khối lượng giao hàngĐịa điểm 1 Bu lông các loại Kg 62 Cơng trình
SCLDDZ971 Ngày 30 tháng 01 năm 2012
Đơn vị đề nghị Người duyệt Phịng vật tư
Biểu mẫu 2.5: Phiếu xuất kho.
Cơng ty CPXD và TM Bắc Trung Bộ Mẫu số 02 – VT
Số 63- Đường Phong Đình Cảng- TP Vinh- NA (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ -BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Truởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 30 tháng 01 năm 2012 Nợ 15411: 1.550.000
Có 152: 1.550.000 Họ tên người nhận hàng: Hoàng Văn Trị
Địa chỉ ( bộ phận) : NV kỷ thuật
Lý do xuất kho: Nhận vật tư thi cơng cơng trình: SCL DDZ971 Trung gian Hồng Mai Xuất tại kho ( ngăn lơ) : Kho văn phịng
ST
T Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn Yêu giá Thành tiền cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Bu lông các loại BULON GCACL OAI
Kg 62 25000 1.550.000
Cộng 1.550.000
- Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Một triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0012991 30/1
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán tiến hành định khoản cho nghiệp vụ xuất kho trên là: Nợ TK 15411: 1.550.000 (đồng)
Có TK 152: 1.550.000 (đồng)
Tại Công ty CPXD và TM Bắc Trung Bộ, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngồi nhưng trong một số trường hợp có ngun vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ.
+ Trường hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho cũng được tiến hành như trên nhưng 01 liên phiếu nhập được chuyển tới do kế toán vật tư để làm chứng từ ghi giảm chi phí sản xuất.
+ Trường hợp nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ :
Căn cứ vào lệnh di chuyển của Giám đốc cơng ty, phịng quản trị kinh doanh tổng hợp lập 02 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trình lên Giám đốc cơng ty duyệt sau đó giao cả 02 liên cho người làm nhiệm vụ di chuyển vật liệu mang đến thủ kho xuất. Thủ kho xuất ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho ký 02 liên phiếu xuất, thủ kho giữ lại 01 liên ghi vào thẻ kho.
Sau khi ghi vào thẻ kho, cả hai liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chuyển cho kế toán vật tư để kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
Sau đây em xin trích dẫn phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trong tháng