Biểu mẫu 2 .13 Phiếu nhập kho
2. 7.1 Kết quả đạt được:
- Về bộ máy quản lý: Các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty. Với quy mơ quản lý hơp lý đó tạo điều kiện cho quản lý chủ động trong sản xuất, quan hệ với khách hàng và ngay càng có uy tín trên thị trường, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh.
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Cơng ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế tốn vững vàng và có bề dày kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn, áp dụng kịp thời các chế độ kế tốn hiện hành. Cơng việc được phân cơng cụ thể phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế tốn từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người.
Phương pháp kế toán sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Nó phản ánh kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp.
- Về việc sử dụng tài khoản: Các tài khoản kế tốn được Cơng ty sử dụng hợp lý, phù hợp với điều kiện Công ty. Các tài khoản được mở chi tiết gắn liền với từng cơng trình, hạng mục cơng trình tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng.
- Về hình thức sổ kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung đã làm giảm đáng kể đến cơng tác kế tốn ngun vật liệu.
- Về cơng tác kế tốn ngun vật liệu: Nhìn chung Cơng ty đã xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu kịp thời, do vậy khơng xảy ra tình trạng phải ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu. Bên cạnh đó xây dựng các định mức dự trữ của phịng kế tốn, kỹ thuật sát với nhu cầu thực tế từng cơng trình, vì thế khơng dẫn đến tình trạng ứ
đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu. Việc xây dựng định mức cơng trình, hạng mục cơng trình sát thực tế tránh lãng phí ngun vật liệu. Ngồi ra việc phân loại nguyên vật liệu chi tiết từng loại do vậy dễ dàng trong quản lý.
- Về hệ thống kho: Các kho nguyên vật liệu được sắp xếp ngay tại chân cơng trình nên thuận lợi cho việc bảo quản cũng như xuất nguyên vật liệu vào sử dụng.
- Về kế toán chi tiết ngun vật liệu: Cơng ty tổ chức hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, đặc điểm ngành sản xuất.
- Đối với trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Công ty đã áp dụng đơn giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này phù hợp với kết cấu của cơng ty, do trong q trình xuất nguyên vật liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn những phương án khác, do đơn giá của từng loại nguyên vật liệu tương đương nhau.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được nổi bật thì trong quá trình hạch tốn ngun vật liệu Cơng ty cũng có một số tồn tại sau:
2.7.2. Hạn chế và tồn tại.
- Việc phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: Để xây dựng và hồn thiện một cơng
trình, Cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu gồm nhiều loại với các thành phần, tính năng khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt thì cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học.
- Về cơng tác kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu: Tại Công ty khi xuất vật tư vào sử dụng thi công đều lập phiếu xuất kho nhưng có một số loại vật tư do đặc điểm khó cân đong đo đếm như sỏi, đá, cát...nên thường đến cuối mới xác định được số tồn và tính ra được số xuất trong kỳ.
- Về luân chuyển chứng từ: Địa bàn hoạt động của Công ty rộng nên việc luân chuyển chứng từ chậm như việc cung cấp chứng từ nhập, xuất chậm so với ngày quy định. Do vậy nhiều khi ảnh hưởng đến báo cáo nhanh về nguyên vật liệu.
- Về việc vận chuyển nội bộ: Từ kho của cơng trình này đến kho của cơng trình khác sẽ làm tốn thêm một khoản chi phí vận chuyển.
- Về việc xuất hố đơn GTGT: Vật tư do sử dụng không hết, được xuất bán nhưng trong quá trình xuất bán Cơng ty lại khơng xuất hố đơn GTGT mà chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho.Nên doanh thu vật tư bán ra nhỏ hơn mua vào.
- Đối với trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Vì Cơng ty gồm nhiều loại vật tư nên việc theo dõi đơn giá và số lượng nhập dễ bị nhầm lẫn.
Hiện nay, số lượng nhân viên kế tốn cịn ít nên mỗi nhân viên đảm nhận hai đén ba phần hành kế tốn. Khối lượng cơng việc lớn có thể gây áp lực cho nhân viên, đặc biệt trong thời gian quyết tốn cơng trình và quyết tốn cuối năm.
+ Hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song dẫn đén ghi chép cịn trùng lặp giữa kho và kế tốn. Khối lượng ghi chép nhiều, Chủng loại nguyên vật liệu nhiều, việc nhập – xuất diễn ra thường xuyên nên nếu công việc kiểm tra không thường xuyên mà dồn chủ yếu vào cuối tháng thì sé gây khó khăn trong việc nắm bắt tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu.
2.7.3. Kiến nghi, đóng góp.
Qua một thời gian thực tập, tìm hiểu về Cơng ty cùng với những kiến thức đã
được học. Là một sinh viên em xin nêu lên một vài kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện hơn nữa công tác kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty.
* Thứ nhất: Về phân loại kế toán nguyên vật liệu.
Đối với xây lắp sản phẩm chính là cơng trình, các hạng mục cơng trình,..những thứ này đều tạo nên từ nhiều loại nguyên vật liệu. Vì thế việc phân loại nguyên vật liệu trở thành yêu cầu thiết yếu của công tác quản lý. Việc phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý thì mới đáp ứng được yêu cầu quản lý.
Tại Công ty tất cả mọi vật liệu đều được xem là vật liệu chính và xem cơng dụng của chúng như nhau trong khi đó cơng dụng của từng loại đối với q trình sản xuất là khác nhau, có loại trực tiếp tham gia cấu thành sản phẩm của cơng trình như sắt, thép, xi măng,...Có các loại chỉ có tác dụng phụ như xăng, dầu, sơn,.. Việc Công ty xem tất cả là ngun vật liệu chính là khơng có cơ sở. Do vậy em xin kiến nghị Công ty cần phải phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý có thể căn cứ vào nội dung kinh tế của nguyên vật liệu để chia thành:
- Nguyên vật liệu chính: Chẳng hạn sắt, thép, đá, cát,... - Nguyên vật liệu phụ: Chẳng hạn như sơn, xăng dầu,... - Phụ tùng thay thế: Như các chi tiết máy, ốc vít,...
* Thứ hai: Về việc luân chuyển chứng từ
Do đặc điểm và địa bàn hoạt động của Cơng ty rộng, các cơng trình nằm ở các nơi, vì vậy các chứng từ, thơng tin về các cơng trình gửi về phịng kế tốn chậm. Sau khi nhận được chứng từ, kế toán phải tiến hành sắp xếp, phân loại một lượng chứng từ khá lớn. Như vậy, dễ dẫn đến nhầm lẫn , thiếu sót nhất là ở những kỳ tiến độ thi cơng gấp rút, thi cơng nhiều cơng trình và chi phí ngun vật liệu lớn.
Để khắc phục tình trạng này, theo em Cơng ty nên thúc dẩy nhân viên kế tốn ở các cơng trình định kỳ gửi số liệu thu thập về phịng kế tốn. Như vậy sẽ cung cấp kịp thời các báo cáo về nguyên vật liệu.
* Thứ ba: Để quản lý tốt số lượng cũng như chất lượng nguyên vật liệu thì tất cả các vật tư mua về từ các nguồn khác nhau đều phải được làm thủ tục nhập kho kể cả nguyên vật liệu xuất thẳng cho cơng trình.
Nếu như ngun vật liệu xuất trực tiếp cho cơng trình khơng qua nhập kho Cơng ty thường hạch tốn:
Nợ TK 621, TK 627, TK 642
Có TK 111, TK 112, TK 331,...
Làm như vậy thì Cơng ty sẽ khó quản lý được chất lượng của nguyên vật liệu. Do đó Cơng ty nên làm thủ tục nhập kho sau đó xuất kho sẽ quản lý tốt chất lượng và số lượng, căn cứ vào chứng từ nhập kế toán định khoản:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 111, TK 112, TK 141,... Căn cứ vào chứng từ xuất kế toán ghi Nợ TK 627, TK 621, TK 642,... Có TK 152
* Thứ tư: Khi doanh nghiệp bán nguyên vật liệu (thừa, không sử dụng đến) ra ngồi khơng xuất hố đơn GTGT mà chỉ dựa vào phiếu xuất kho điều này có thể dẫn đến tiêu cực. Vì vậy khi bán ngun vật liệu ra ngồi Cơng ty nên xuất hoá đơn GTGT.
* Thứ năm:
Ghi chép số liệu, phản ánh thông tin trên chứng từ. + Trên phiếu nhập kho:
Hiện nay, khi viết phiếu nhập kho thì tiền thuế GTGT vẫn được phản ánh lên phiếu nhập kho là không cần thiết. Trên phiếu nhập kho chỉ cần phản ánh các chỉ tiêu: Số lượng theo chứng từ, số lượng thực nhập còn đơn giá, thành tiền và thuế GTGT sẽ do kế toán vật tư ghi.
+ Trên thẻ kho
Tại kho, thủ kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn của vật tư trên thẻ kho. Khi xuất vật tư để thi cơng cơng trình thì thủ kho nên ghi chép cụ thể loại nguyên vật liệu xuất kho chứ khơng nên ghi chép chung chung. Ví dụ: Xuất thép là phải ghi rõ thép trịn, hộp, vằn… chứ không được ghi chung chung là thép.
+ Tài khoản sử dụng: Công ty nền sử dụng tài khoản 151 “ hàng mua đi đương” để phản ánh vật tư được cụ thể và chính xác hơn.
* Thứ sáu:
+ Cần chú ý thiết kế các dụng cụ, lán trại, lều bạt thật tốt để khi cần có thể sử dụng để bảo quản các loại NVL được dễ dàng hơn, tránh sự tác động của thời tiết, khí hậu. Để tránh tình trạng vật tư bị mất mát trong q trình thi cơng do khơng có kho bãi bảo quản, cần phân công công nhân luân phiên thay nhau trông coi NVL, CCDC, bắt bồi thường nếu làm hư hỏng, mất mát.
- Vật tư khi mua về phải được kiểm tra chất lượng theo đúng kỹ thuật thi cơng cơng trình, hạn chế tình trạng vật tư kém chất lượng, gây ảnh hưởng tới chất lượng cơng trình.
Theo dõi chặt chẽ hơn nữa tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế trong kì của các đội thi cơng
KẾT LUẬN
Ngun vật liệu là yếu tố đầu vào khơng thể thiếu được trong q trình sản xuất đặc biệt là trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì chi phí ngun vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành cơng trình. Nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, Công ty CP XD và TM Bắc Trung Bộ đã và đang đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác kế toán nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ nói riêng và cơng tác kế tốn nói chung.
Cũng như các phần hành kế tốn khác kế tốn ngun vật liệu có vai trị quan trọng trong công việc quản lý, sử dụng vật tư tiết kiệm có hiệu quả, chất lượng của cơng tác kế toán nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng cơng trình, đến giá thành sản phẩm. Do vậy để hạch tốn chính xác giá thành sản phẩm khơng thể thiếu được hạch tốn chính xác nguyên vật liệu.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, được trang bị những kiến thức thực tế cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy, cơ giáo và các anh chị trong phịng tài chính kế tốn đã giúp em hoàn thành được báo cáo chuyên đề " Thực trạng công tác kế tốn
ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ tại Công ty CPXD và TM Bắc Trung Bộ".
Với tất cả nội dung đã trình bày chắc chắn báo cáo của em khơng tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự chỉ bảo của các thầy, cơ giáo và các anh chị trong phịng tài chính kế tốn cơng ty, đăc biệt là cô giáo hướng dẫn thực tập Đặng Thúy Anh, để em hoàn thiện hơn về bài báo cáo của mình.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên Trần Thị Ái .
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Sách
1. PGS.TS. Lưu Thị Hương (chủ biên), giáo trình tài chính doanh nghiệp NXB Thống kê, năm 2005.
2. Giáo trình Tài chính doanh nghiệp - Bộ xây dựng, NXB xây dựng năm 2004. 3. PGS.TS. Lưu Thị Hương, PGS.TS. Vũ Duy Hào (đồng chủ biên), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB tài chính, năm 2006.
4. . Giáo trình Kế tốn Tài chính. GS.TS Ngơ Thế Chi. TS Trương Thị Thủy- NXB Tài chính.
5. Giáo trình Luật Thương Mại (tập I)- trường Đại học Luật Hà Nội (để tìm hiểu về điều lệ cơng ty cổ phần)
6. Hệ thống chế độ kế tốn DN- Bộ Tài chính- NXB Tài chính
II. Báo và tạp chí (các số năm 2009- 2010)
1. Tạp chí tài chính
2. Thời báo kinh tế Việt Nam
III. Các tài liệu khác
1. Bài giảng của các thầy cô giáo trong khoa kinh tế- Trường Đại học Vinh
2. Các báo cáo tài chính, hồ sơ năng lực nhà thầu, sổ sách và chứng từ của công ty CPXD và TM Bắc Trung Bộ