7. Kết cấu luận văn
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao đẳng
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, Trƣờng Cao đẳng Viglacera mơ hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng tại trƣờng là mơ hình tập trung. Tuy nhiên, quy mơ của Trƣờng ngày càng phát triển trong những năm gần đây nên mơ hình này trong tƣơng lai sẽ khơng cịn phù hợp, vấn đề này đặt ra một mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn trong mới tƣơng lai tại đơn vị.
Sự phân công trách nhiệm của nhân viên kế toán chƣa chú trọng đến sự phân quyền khi sử dụng phần mềm kế toán. Việc nhập dữ liệu hiện nay chƣa có sự phân quyền rõ ràng nên vẫn có sự nhầm lẫn, trùng lắp trong quá trình nhập dữ liệu vào máy tính khi lập chứng từ kế tốn. Bên cạnh đó các nhân viên trong bộ phận kế tốn cịn kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau dẫn đến tính hiệu quả trong cơng việc chƣa đƣợc cao.
Chính sách đào tạo nhân viên kế toán: Đào tạo cơ bản về nghiệp vụ kế toán để thực hiện tốt hơn. Nhà trƣờng phải có kế hoạch đào tạo và đào tạo lại về trình độ tin học cho đội ngũ kế toán và tạo điều kiện để nhân viên kế toán đƣợc tham gia đầy đủ các lớp tập huấn do cơ quan cấp trên hoặc cơ quan thuế tổ chức để nắm bắt và cập nhập đầy đủ kịp thời về những đổi mới chính sách của Nhà nƣớc. Kết hợp với các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán để đào tạo nghiệp vụ kế tốn máy cho nhân viên.
Chính vì vậy để xây dựng bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị, tôi mạnh dạn đƣa ra một số các đề xuất sau:
- Nhà trƣờng thực hiện rà soát, đánh giá lại tồn bộ bộ máy kế tốn cả về năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức. Trên cơ sở đó tiến hành sắp xếp lại tổ chức, kiện tồn bộ máy kế tốn theo hƣớng chuyên trách, hoạt động có hiệu quả, tránh sự
chồng chéo trong công việc và phù hợp với nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Cụ thể: Nhà trƣờng nên tổ chức lại số lƣợng lao động kế tốn thay vì Nhà trƣờng đang sử dụng 04 ngƣời trong bộ phận kế tốn nhƣ hiện nay thì nên có 05 ngƣời trong bộ phận kế tốn đó là: 01 kế tốn trƣởng, 01 kế toán vật tƣ, 01 kế toán thanh toán, 01 kế tốn thuế, 01 thủ quỹ với phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí cơng việc.
+ Nhà trƣờng cần phân quyền khi các kế toán viên sử dụng phần mềm kế toán để tránh sự nhầm lẫn, trùng lặp trong quá trình nhập dữ liệu vào máy tính và dễ dàng kiểm tra khi có sai sót trong khâu hạch tốn.
+ Có chính sách, chế độ đãi ngộ một cách hợp lý để cán bộ làm công tác kế tốn n tâm cơng tác vì hầu hết nhân viên kế tốn đều là nữ và đều phải đi làm xa.
- Thƣờng xuyên đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm cơng tác tài chính kế tốn dƣới nhiều hình thức. Tăng cƣờng tính chủ động học hỏi của các cán bộ kế toán để cập nhật các chế độ chính sách, chế độ kế tốn mới. Cử cán bộ tham dự các lớp đào tạo, đồng thời tạo điều kiện, bố trí thời gian, hỗ trợ để cán bộ đƣợc học cao hơn nữa nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cũng nhƣ kiến thức quản lý cho các cán bộ làm công tác quản lý tài chính kế tốn. Khuyến khích cán bộ kế tốn học ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu thực tiễn ngày càng cao.
- Nhà trƣờng cần thành lập bộ phận kiểm sốt nội bộ nhằm tăng cƣờng cơng tác kiểm tra, kiểm sốt tình hình tài chính - tài sản của đơn vị. Nhà trƣờng nên có 01 ngƣời kiểm soát nhằm kiểm soát lại tất cả những chứng từ trƣớc khi các kế tốn viên trình Kế tốn trƣởng và Hiệu trƣởng xét duyệt chứng từ.