7. Kết cấu luận văn
2.4. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao đẳngViglacera
2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.4.2.1. Những hạn chế
* Tổ chức bộ máy kế tốn:
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán chƣa áp dụng tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, một ngƣời vẫn đang thực hiện nhiều cơng việc: Kế tốn thanh toán kiêm kế tốn vật tƣ, sẽ khơng đảm bảo tính minh bạch trong q trình thu mua xuất nhập vật tƣ...
- Chƣa chú trọng đến sự phân quyền khi sử dụng phần mềm kế tốn nên vẫn có sự nhầm lẫn, trùng lắp trong quá trình nhập dữ liệu vào máy tính khi lập chứng từ, bên cạnh đó phần mềm kế tốn chƣa tự kết chuyển các bút tốn cuối kì điều này làm mất thời gian các bộ phận liên quan khi hạch toán.
- Nhà trƣờng chƣa sử dụng phần mềm thu học phí, vì thế cơng tác kiểm sốt, lập báo cáo tình hình thu học phí mất thời gian và dễ xảy ra trình trạng thất thốt trong q trình thu học phí.
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
- Một số thơng tin có trong mẫu chứng từ nhƣng vẫn còn bỏ trống: Họ và tên, ngày tháng năm...
- Còn nhiều các nội dung hoạt động Nhà trƣờng chƣa qui định mẫu chứng từ chung, do đó ngƣời thanh tốn mỗi ngƣời một kiểu, làm mất thời gian trong việc soát xét.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Hiện nay Nhà trƣờng mới chỉ dừng lại ở việc tuân thủ theo chế độ qui định, chƣa hƣớng tới việc tạo cơ sở cho việc cung cấp thông tin để tăng cƣờng quản lý trong nội bộ nhà trƣờng. Các tài khoản và các sổ kế toán chƣa đƣợc mở chi tiết theo các nguồn thu và khoản chi đặc thù, theo từng ngành hay hệ đào tạo trong Nhà trƣờng nên khơng thuận tiện cho việc lập dự tốn, theo dõi thực hiện và đƣa ra các qui định về các khoản thu, chi này.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
- Hiện tại đối với sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ theo dõi số liệu trên sổ quỹ viết tay, đã thực hiện việc đối chiếu hàng tháng với kế tốn tiền mặt, tuy nhiên việc đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ chƣa đầy đủ, chƣa đánh số cho từng trang sổ, có thể xảy ra
gian lận, sai sót. Việc chốt số dƣ hàng ngày giữa thủ quĩ và bộ phận thanh toán tiền mặt chƣa đƣợc thực hiện.
- Với các hoạt động dịch vụ trong Nhà trƣờng, kế tốn khơng mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục cho từng hợp đồng (nhƣ: thuê văn phòng, thuê nhà xƣởng, điện, nƣớc...).
- Hiện nay, phần mềm kế toán mà Nhà trƣờng đang sử dụng cung cấp đầy đủ các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định. Nhƣng hiện nay, Nhà trƣờng chƣa có bộ sổ phục vụ cho kế tốn quản trị là khơng có và chƣa đƣợc quan tâm. Do vậy, khi lãnh đạo Nhà trƣờng cần thơng tin kế tốn về các hoạt động trong một giai đoạn nhất định thì bộ phận kế tốn gặp khó khăn.
- Thực tế, hầu hết các kế tốn phần hành đều chỉ nhập chứng từ khi có phát sinh. Báo cáo thực hiện là báo cáo q. Đến cuối k kế tốn, kế tốn mới tiến hành in sổ, do đó, nếu có sai sót thì phải tìm và rà sốt lại phát sinh của tồn q nên rất khó khăn và mất thời gian trong việc sửa chữa.
* Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn:
- Việc lập và phân tích báo cáo của Nhà trƣờng nhìn chung mới chỉ đáp ứng đƣợc một trong số những yêu cầu của công tác quản lý, báo cáo kế tốn thƣờng chƣa có những phân tích sâu về các chỉ tiêu tài chính, nội dung phân tích cịn thiếu tính hệ thống nên chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, năng lực tài chính, góp phần thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ tự chủ tài chính. Việc hạch tốn các phát sinh cịn nhiều lỗi, thiếu bút tốn. Do đó, đến k làm báo cáo tài chính, kế tốn tổng hợp còn phải mất rất nhiều thời gian để kiểm tra kiểm soát lại.
* Tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán:
- Trong điều kiện hoạt động kiểm tra, kiểm tốn nội bộ cịn rất mới đối và sự quan tâm còn hạn chế của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Nên việc kiểm tra của đơn vị mới chỉ dừng lại ở kiểm tra các báo cáo tài chính, đối chiếu các tài khoản về tiền và tạm ứng nội bộ. Công tác kiểm tra kế tốn nội bộ chỉ mang tính hình thức, chƣa phát huy tác dụng của kiểm tra.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng chất lƣợng kiểm tra kế tốn cịn thấp là do nhân viên kế toán cịn làm nhiều cơng việc kiêm nhiệm dẫn đến hạn chế chức năng tự kiểm tra, giám sát giữa các nhân viên trong bộ máy kế tốn; trình độ
kế tốn khơng cao, chƣa đủ khả năng thực hiện các cơng việc về kiểm tra, phân tích báo cáo kế tốn.
- Các chế độ, định mức bất hợp lý chƣa đƣợc sửa đổi kịp thời. Quy chế chi tiêu nội bộ chƣa sửa đổi, bổ sung lại.
2.4.2.2. Nguyên nhân
- Hệ thống kế tốn Việt Nam đang trong q trình đổi mới theo hƣớng phù hợp với nền kinh tế thị trƣờng và hội nhập khu vực và thế giới. Để đáp ứng những yêu cầu mới cần có những trải nghiệm, trong q trình cải cách khó tránh khỏi những vƣớng mắc khi vận dụng chế độ kế tốn trong đơn vị. Vì vậy, việc thống nhất chế độ kế toán là hết sức cần thiết, bao gồm các nội dung nhƣ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế tốn.
- Thơng tin kế tốn chƣa nhiều, các báo cáo kế toán cịn mang nặng tính hình thức, chủ yếu nhằm mục đích chấp hành chế độ, chính sách theo quy định. Các thơng tin kế tốn chƣa thực sự trở thành cơ sở hữu ích cho các quyết định của ban giám hiệu.
- Trình độ chun mơn nghiệp vụ kế toán chƣa đồng đều; kế toán chƣa chủ động cập nhật những văn bản liên quan đến lĩnh vực kế toán; việc đào tạo nâng cao năng lực, cập nhật kiến thức mới về chuyên môn cho nhân viên kế tốn cịn chƣa đƣợc quan tâm; việc hiểu, nhận thức đúng các nội dung văn bản liên quan đến lĩnh vực kế toán áp dụng vào thực tiễn đơn vị cịn hạn chế.
- Điều kiện tài chính của Nhà trƣờng chƣa cho phép đầu tƣ một hệ thống thơng tin kế tốn tồn diện. Để nâng cao chất lƣợng đào tạo và vị thế của Nhà trƣờng, tiến tới cần đầu tƣ vào mọi mặt, nên đầu tƣ vào hệ thống thơng tin kế tốn chƣa phải là lĩnh vực ƣu tiên hàng đầu của Nhà trƣờng.
- Do công tác kiểm tra, giám sát chƣa đƣợc coi trọng. Công tác kiểm tra, thanh tra kết quả thực hiện cơ chế quản lý tài chính mới của cơ quan chức năng cũng nhƣ cơ quan chủ quản cấp trên đối với Nhà trƣờng còn chƣa đƣợc coi trọng đúng mức, hệ thống văn bản pháp luật về công tác thanh tra kiểm tra cịn chƣa hồn chỉnh; những quy định về chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan chức năng trong việc thanh tra, kiểm tra, giám sát còn nhiều bất cập, chồng chéo, trùng lặp; quy trình nghiệp vụ của cơng tác này cịn chƣa cụ thể, chƣa kịp thời đổi mới phù hợp với hệ thống cơ chế quản lý mới.
Tiểu kết chƣơng 2
Kết thúc chƣơng 2, ngƣời đọc có thể nắm đƣợc tình hình khái quát về Trƣờng Cao đẳng Viglacera, những thuận lợi và khó khăn mà Nhà trƣờng gặp phải trong thời gian qua, đồng thời tìm hiểu thực trạng để thấy đƣợc những ƣu điểm và tồn tại về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán tại Nhà trƣờng.
Qua quá trình nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao đẳng Viglacera cho thấy, bên cạnh những mặt tích cực về vận dụng chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, sổ kế toán… Nhà trƣờng vẫn còn một số mặt hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan.
Từ thực trạng này, chƣơng 3 của luận văn sẽ đƣa ra phƣơng hƣớng, giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức kế tốn tại Trƣờng Cao đẳng Viglacera.
Chƣơng 3
HỒN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA