5. Kết cấu luận văn
2.1 Giới thiệu về công ty
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
TNT Express Worldwide là một trong những công ty chuyển phát nhanh hàng đầu thế giới, một công ty năng động, sáng tạo và ln hướng về phía trước. Trong thế giới mà lợi thế cạnh tranh là yếu tố sống còn, TNT tin tưởng rằng sức mạnh của mình nằm ở “đầu tư” vào con người. Các đối tác sẽ đánh giá TNT qua khả năng đoán trước nhu cầu của khách hàng và đưa ra những giải pháp đáp ứng các nhu cầu này một cách thân thiện và hoàn hảo. Ngày nay, mạng lưới TNT toàn cầu đã kết nối với TNT Việt Nam với hơn 200 quốc gia, và có hơn 160.000 nhân viên. Tại Việt Nam, TNT có đến 20 văn phịng, chi nhánh, đại lí tại 16 tỉnh thành... Từ trước tháng 6/2006, Hà Nội là trụ sở chính của TNT, nhưng từ sau mốc lịch sử đó hầu hết nhân sự của TNT Việt Nam chuyển vào thành phố Hồ Chí Minh cịn tại Hà Nội trên danh nghĩa vẫn là trụ sở chính nhưng mọi hoạt động đều chịu sự điều phối trong Hồ Chí Minh, bao gồm cả hoạt động marketing.
Trong lịch sử TNT _Thomas Nationwide Transport có logo:
Nhưng từ khi thống nhất thành biểu tượng.
TNT biểu tượng chuẩn: 3 vòng tròn và mỗi chữ nằm trong vịng trịn đó trên nền cam. Màu cam biểu tượng cho sự nhiệt huyết, dễ gây ấn tượng là gam màu mạnh...3 vòng tròn biểu tượng cho sự trịn vẹn tồn diện, sự vẹn tồn của các sản phẩm cũng như các dịch vụ mà TNT cung cấp cho khách hàng.
- TNT ra đời tại Úc do ông Ken Thomas sáng lập nên vào năm 1946. - Năm 1961 mở rộng ra toàn nước Úc.
32 - Năm 1973, TNT bắt đầu mở rộng hoạt động sang châu Âu.
- Năm 1983, TNT mua lại tập đồn thư tín Skypak&Ipec. - Năm 1987, mạng lưới hàng không châu Âu ra đời.
- Năm 1992 TNT liên doanh với GDNet là 1 tập đồn gồm năm cơng ty Bưu chính.
- Năm 1996 KPN mua lại TNT.
- Năm 1998 thành lập TNT Post Group đặt tổng hành dinh tại Amsterdam Hà Lan là trung tâm chung chuyển lớn nhất của châu Âu tại Bỉ.
- Năm 2005 thống nhất thương hiệu TNT cho cả 3 lĩnh vực kinh doanh của tập đoàn bao gồm thư tín, kho vận, chuyển phát.
Tại Việt Nam, TNT hoạt động dưới hình thức liên doanh, với tên gọi công ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide gọi tắt là TNT-Vietrans. TNT-Vietrans hoạt động trong hai lĩnh vực là chuyển phát nhanh và dịch vụ kho vận vì nhà nước ta độc quyền trong lĩnh vực thư tín nên hiện nay TNT-Vietrans chưa dám khai thác kĩnh vực này trên thị trường Việt Nam. TNT-Vietrans được thành lập với 60% vốn của TNT và 40% vốn của Vietrans.
- TNT kí hợp đồng đại lí với Vietrans vào năm 1990.
- Ngày 17/5/1995, TNT-Vietrans được cấp giấy phép thành lập. - Tháng 2/1997, TNT-Vietrans mở văn phòng tại Hà Nội.
- Tháng 6/1997, TNT-Vietrans chính thức hoạt động tại Sài Gịn.
- Từ năm 1998 đến nay thì mở ra nhiều thị trường của 16 tỉnh thành với 20 đại lí và chi nhánh. Chuyển phát nhanh Kho vận hậu cần Thư tín
33 Lĩnh vực hoạt động chính của TNT Việt Nam là chuyển phát trong nước và quốc tế. Vietrans lại là doanh nghiệp có kinh nghiệp lâu năm và uy tín trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa, giao nhận logistics (Vietrans thành lập từ 13/8/1970). Năm 1999, TNT Việt Nam trở thành công ty chuyển phát nhanh đầu tiên tại Việt Nam nhận được chứng chỉ ISO 9002 dành cho hệ thống quản lý chất lượng. Tháng giêng năm 2002, công ty nhận được Chứng chỉ IiP - Nhà đầu tư vào nhân lực. Tháng 12 năm 2003 TNT Việt Nam được trao Chứng nhận Quốc tế về An toàn Vận chuyển TAPA. Cơng ty cũng đó vinh dự hồn thành thắng lợi nhiệm vụ chuyển phát nhanh và kho vận tại SEA Games 22 với tư cách nhà cung cấp dịch vụ chính thức của Ban Tổ chức SEA Games. Ngoài ra TNT Việt Nam đã đạt được những thành tựu lớn, năm 2000 TNT giải thưởng “Best Practice in Quality & Innovation”. Năm 2001 được chứng chỉ 9002, phiên bản 1994 cấp cho Hà Nội. Năm 2002, 2004 giải thưởng Rồng Vàng, phong cách kinh doanh tốt nhất. Năm 2002 giải thưởng TPG Master cấp toàn cầu. Năm 2003 giải thưởng “Service Excellence award 2003_Best next day service improvement” khu vực châu Á, chứng chỉ ISO 9002, phiên bản 2000. Năm 2005 được bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ...
34
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh.
Tại Việt Nam, TNT-Vietrans Express Worldwide cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh và kho vận.
Các sản phẩm dịch vụ tại TNT-Vietrans Express Worldwide.
Hình 2.1 Danh sách sản phẩm dịch vụ tại TNT-Vietrans Express Worldwide.
Nguồn: Phòng dịch vụ khách hàng
Dịch vụ chuyển phát nhanh (Express)
Dịch vụ Đặc điểm
Chuyển Phát Nhanh toàn cầu ( Global Express)
Dịch vụ giao hàng tận nơi trong các ngày làm việc tới hơn 200 quốc gia Chuyển Phát Nhanh 9h sáng (9am Express) Đảm bảo giao phát chứng từ lúc 9 giờ sáng ngày hôm sau. Chuyển Phát Nhanh 12h sáng (Noon Express) Đảm bảo giao phát chứng từ lúc 12 giờ sáng ngày hôm sau. Chuyển phát nhanh - Express Kho vận hậu cần - Logistics
35 Chuyển Phát Nhanh tiết
kiệm (Economy Express)
Nếu lô hàng không cần chuyển gấp, sử dụng dịch vụ tiết kiệm xác định giờ. Đây là dịch vụ nhận chuyển hàng từ 10kg đến 500kg và là sự lựa chọn lý tưởng bởi chất lượng dịch vụ cao
Chuyển Phát Nhanh nội địa (Domestic Express)
Chuyển phát nhanh giấy tờ, bưu phẩm hoặc hàng hóa trong nước.
Các dịch vụ đặc biệt
Global Gold
Gồm nhiều lựa chọn khác nhau được thiết kế riêng cho những tài liệu và kiện hàng cần gửi gấp
Chuyển phát hàng nặng bằng đường hàng không (Air freight/ Wef)
Dịch vụ gửi các kiện hàng nặng từ người gửi đến người nhận hoặc từ người gửi đến sân bay
Các dịch vụ hỗ trợ.
Free Domicile
Người gửi có thể thanh tốn thuế nhập khẩu và các chi phí phát sinh ở nước người đến
36 Dịch vụ người nhận trả
tiền (Charge Forward)
Khách hàng có thể kiểm sốt tồn bộ các kiện hàng gửi đi từ Việt Nam đến một số quốc gia và ngược lại. Hàng hóa được khai nhận Hải Quan, chuyển phát và chi phí vận chuyển có thể thanh toán bằng đồng nội tệ.
Dịch vụ bảo hiểm
Dành cho mọi kiện hàng vận chuyển quốc tế và nội địa.
Dịch vụ kho vận hậu cần
Về dịch vụ kho vận, TNT là một trong những chuyên gia hàng đầu thế giới trong lĩnh vực thiết kế, lắp đặt và vận hành những giải pháp kho vận ở quy mô quốc gia, khu vực và toàn cầu.
Trong những năm vừa qua, TNT-Vietrans đã cung cấp cho khách hàng những giải pháp vận chuyển với chất lượng và độ tin cậy cao dựa vào kinh nghiệm quốc tế của tập đoàn trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, thư tín và kho vận. Đóng góp vào thành cơng của TNT chính là việc tập trung cho chính sách đào tạo và xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với môi trường làm việc tốt nhất.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban a) Cơ cấu tổ chức a) Cơ cấu tổ chức
TNT-Vietrans là một công ty liên doanh có vốn nước ngồi chiếm tỷ lệ chi phối, hiện nay tổng giám đốc của công ty là ông Hardy Diec do tập đoàn TNT bổ nhiệm. Cơ cấu bộ máy quản trị của công ty là cơ cấu hỗn hợp, dựa trên khung cơ bản là cơ cấu trực tuyến, chức năng, dưới quyền của các giám đốc toàn quốc là các giám đốc quản lý chức năng nhỏ hơn. (Hình 2.2)
37 Bộ phận Kinh doanh là bộ phận lớn nhất và có cơ cấu bộ máy quản trị đa dạng nhất, tương ứng với tầm quan trọng của nó. Dưới giám đốc kinh doanh cả nước là các giám đốc chức năng: Giám đốc phát triển chi nhánh, Giám đốc bán hàng, Giám đốc thương mại, Giám đốc marketing. Giám đốc bán hàng được chia theo đối tượng khách hàng: Giám đốc khách hàng lớn, Giám đốc khách hàng TM (Khách hàng trung bình và nhỏ, quản lý theo khu vực), Giám đốc khách hàng sử dụng dịch vụ đặc biệt. Còn dưới quyền giám đốc các chức năng khác đều được chia thành giám đốc quản lý theo khu vực: miền Bắc, miền Nam. Bộ phận điều vận cũng được chia thành các giám đốc khu vực, sau đó chia theo các giám đốc chức năng. Đặc điểm của dịch vụ chuyển phát nhanh không thể sản xuất dự trữ, lưu kho từ kỳ trước, như ngành sản xuất hàng hóa, cơ cấu linh hoạt này cho phép cơng ty nhanh chóng thích ứng được với sự biến động của thị trường.
38
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức TNT - Vietrans tồn quốc
39
Hình 2.3: Cơ cấu tổ chức cơng ty TNT - Vietrans chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh.
40
b) Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Tổng giám đốc:
Tổng giám đốc là người phụ trách chung, có trách nhiệm quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Tổng giám đốc chỉ đạo hoạch định chiến lược và kế hoạch kinh doanh của công ty, triển khai kế hoạch của tập đồn phân bổ cho cơng ty.
Tổng giám đốc quyết định và phê duyệt các quyết định về nhân sự, quyết định thay đổi quy trình điều vận và các đề xuất của các giám đốc chức năng cũng như đề xuất của nhân viên.
Là người đại diện tư cách pháp nhân của công ty tại Việt Nam, là người đại diện cho công ty để báo cáo về hoạt động kinh doanh, tham gia vào các hội nghị các tổng giám đốc khu vực châu Á của tập đoàn, đưa ra các đề xuất phù hợp với tập đoàn để phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng dịch vụ khách hàng (Customer Services Department-C/S Dept)
Nhận thông tin từ khách hàng, sau đó thơng qua hệ thống mạng nội bộ để hướng dẫn cách đi nhận hàng cho bộ phận giao nhận (Pick up and Delivery – PUD), tiếp xúc, giải đáp thắc mắc của khách hàng, theo dõi từng kiện hàng, lô hàng cho đến khi lô hàng được giao (thơng qua hệ thống Mainframe).
Phịng kinh doanh (Sales Department).
Phịng có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng cho cơng ty thông qua mạng lưới nhân viên tiếp thị. Bên cạnh đó, phịng có nhiệm vụ tiếp xúc với khách hàng, tìm cách thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ của TNT, đồng thời xúc tiến việc ký hợp đồng vận chuyển với khách hàng.
Phòng nhân sự.
Chịu trách nhiệm tuyển chọn, bố trí nhân sự cho phù hợp với từng người và từng phòng ban, quy hoạch đào tạo, cán bộ quản lý và kỷ luật, định mức lao động tiền lương, các chính sách chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hộ lao động….giải quyết các vấn đề liên quan tới nhân sự, tiếp nhận lưu trữ công văn và chuyển giao các bộ phận có liên quan.
41
Phịng tài chính – kế tốn (Account Department).
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính của cơng ty. Kế tốn trưởng có trách nhiệm tư vấn cho Ban Giám Đốc trong việc chỉ đạo tồn bộ cơng tác tài chính có liên quan đến việc sử dụng vốn một cách hiệu quả, giải quyết những vấn đề về tài chính phát sinh trong q trình hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Phòng quản lý hệ thống thông tin (Multimedida Information System Department – MIS Dept): Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống mạng vi tính của cơng ty.
Phịng an ninh (Security Department): Chịu trách nhiệm trông coi bảo quản tài
sản của cơng ty.
Phịng điều vận (Operations Department-Ops Dept):
Giám đốc điều vận chịu trách nhiệm điều hành mọi công việc chung của các bộ phận có liên quan đến việc quản lý, giám sát chứng từ, hàng hoá xuất nhập khẩu. Cùng với sự hỗ trợ của giám sát viên giải quyết nhanh lượng hàng nhập về cũng như chuẩn bị các thủ tục để xuất hàng đi một cách sớm nhất và bảo đảm cho hàng hóa được vận chuyển an tồn, đầy đủ.
Bộ phận xuất hàng Express: Chịu trách nhiệm xuất hàng Courier, là các kiện hàng (1
kiện <30kg) và các chứng từ tài liệu thương mại. Hàng Courier có thời gian chuyển phát nhanh nhất nhưng cước phí khá cao. Được bộ phận phát hàng bàn giao hàng trên cơ sở tờ Pick up Sheet. Bộ phận xuất có nhiệm vụ:
- Nhận hàng từ bộ phận nhận và phát hàng. - Làm hàng xuất.
42 - Làm thủ tục và khai báo Hải Quan.
- Xuất hàng tại kho hàng xuất sân bay Tân Sơn Nhất
Bộ phận xuất Wef (Worldwide Express Freight/ Domestic)
- Phụ trách xuất những hàng lớn, nặng, cồng kềnh nhận hàng đi nội địa.
- Nhận vận chuyển các mẫu hàng lây nhiễm, hàng nguy hiểm, các mẫu thử, mẫu máu, bệnh phẩm (CE-Clinical Express) mà bộ phận Express không thể đi được. Các lơ hàng này địi hỏi có MAWB riêng, tờ khai riêng.
- Các dịch vụ mà bộ phận Wef thường cung cấp la: door-to-door, door-to-airport.
Bộ phận nhập – Import: Lượng hàng nhập về là hàng hoá từ các TNT khác trên thế giới gởi về Việt Nam. Bộ phận nhập có trách nhiệm:
- Nhận thông báo trước về chuyến hàng để biết số MAWB, số kiện của lô hàng nhằm thuận tiện cho việc tiến hành thủ tục nhập hàng
- Cùng với hải quan kiểm tra chứng từ và hàng hoá. - Lên tờ khai hải quan cho hàng nhập về.
- Thanh lý tờ khai hải quan hàng nhập khẩu.
- Bàn giao hàng nhập cho bộ phận phát hàng để nhanh chóng giao hàng đến tay khách hàng.
Bộ phận giao nhận – PUD (Pick up and Delivery):
- Nhận thơng tin từ phịng C/S đến địa chỉ của khách hàng lấy hàng về bàn giao cho đội xuất hàng Express hoặc Wef.
- Nhận hàng bàn giao từ bộ phận nhập để chuyển hàng đến tay khách hàng trong thời gian nhanh nhất.
43
2.1.4 Số lƣợng và cơ cấu lao động của cơng ty
Cơng ty hiện có 933 nhân viên trên tồn quốc, trong đó có 311 nhân viên làm việc tại Hà Nội và các chi nhánh phía Bắc, khoảng 622 nhân viên làm việc tại các chi nhánh phía Nam. Do đặc điểm của ngành kinh doanh dịch vụ vận tải và chuyển phát nhanh, các nhân viên chủ yếu là lao động trẻ, bao gồm cả các nhân viên làm việc tại văn phòng, các nhân viên kinh doanh out-door, các nhân viên giao nhận đều thuộc độ tuổi trung bình từ 20 đến 35 tuổi.
44 TT Cơ cấu Phòng Kinh doanh (256 NV) Phịng điều vận (451NV) Phịng tài chính kế tốn (69NV) Phịng nhân sự (33NV) Phịng Chăm sóc KH (61NV) Phịng thơng tin (33 NV) Phòng an ninh (30NV) 1 Độ tuổi 20 – 35 Trên 35 89,2 10,8 89 11 79 21 87,5 12,5 95,2 4,8 100 0 98 2 2 Giới tính Nam Nữ 45 55 88,3 11,7 15,8 84,2 37,5 62,5 43,9 57,1 91 9 100 0 3 Trình độ ĐH và trên ĐH Trung cấp 100 0 65 45 100 0 100 0 100 0 72,8 18,2 0 100
Bảng 2.1: Cơ cấu về độ tuổi, giới tính, trình độ nguồn nhân lực cơng ty TNT-Vietrans năm 2015. (Đơn vị: %)
45 Cơng ty có cơ cấu lao động trẻ, trong đó lực lượng lao động trẻ tập trung phần lớn ở bộ phận kinh doanh – tiếp thị và bộ phận giao nhận. Trình độ lao động của cơng ty ở mức cao, 100% nhân viên kinh doanh có trình độ đại học và trên đại học, nhân viên của công ty chủ yếu đến từ các trường Đại học Kinh tế quốc dân, Thương mại, Ngoại thương, có trình độ đồng đều và nghiệp vụ tốt. Đây là điểm mạnh, ảnh hưởng tốt đến năng lực cạnh tranh của công ty, lực lượng lao động trẻ và có trình độ giúp công ty thực hiện chiến lược tăng trưởng một cách linh hoạt và khả năng tiếp cận tốt với khách hàng.
Về cơng tác đào tạo, nhân viên chính thức của cơng ty đều được tham gia vào các khóa đào tạo thường xuyên nhằm nâng cao năng lực kinh doanh. Nhân viên kinh doanh được đào tạo ít nhất một năm 2 lần khóa học về nâng cao trình độ và tính chuyên nghiệp trong bán hàng, gọi là khóa học “Selling exellence”, đào tạo về tiếng