CHƯƠNG II TỔNG QUAN VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO9000
2.8. Yêu cầu khi áp dung ISO
- Cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9000.
- Sự tham gia của nhân viên: sự tham gia tích cực và hiểu biết của mọi thành viên trong công ty đối với ISO 9000 giữ vai trò quyết định.
- Cơng nghệ hỗ trợ: ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp không kể loại hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và trình độ thiết bị cơng nghệ.
- Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp có cơng nghệ hiện đại hơn (thiết bị tiến tiến, ứng dụng cơng nghệ thơng tin,..) thì việc áp dụng ISO 9000 sẽ được hoàn tất một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Chú trọng Cải tiến liên tục: các hành động cải tiến từng bước hay những hoạt động đổi mới đều mang lại lợi ích thiết thực nếu được thực hiện thường xuyên. Sử dụng tư vấn chuyên nghiệp: Ðây không phải là điều kiện bắt buộc nhưng nó lại đóng vai trị quan trọng đối với tiến độ và mức độ thành công trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tại các doanh nghiệp.
2.9. Những xu hướng mới của việc áp dụng ISO 9000
Hiện nay, với sự cạnh tranh mạnh mẽ và trong q trình tồn cầu hố, những yêu cầu hội nhập và sự cạnh tranh đã đặt ra cho các tổ chức áp lực phải ln ln tìm ra những điểm mới, những phương pháp hiệu quả để tạo ra cho mình những sự khác biệt, tạo ra ưu thế cạnh tranh cao hơn. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 cũng khơng nằm ngồi vịng quay này. Những xu hướng phát triển của việc áp dụng ISO 9000 chúng tơi thống kê dưới đây có thể phần nào giúp các tổ chức có được cái nhìn xa hơn về tương lai phát triển của hệ thống và chuẩn bị sẵn cho mình kế hoạch để áp dụng.
Thứ nhất đó là việc tích hợp của các cơng cụ quản lý trong hệ thống. Chúng ta biết rằng, ISO 9001:2000 chỉ đưa ra các yêu cầu đối với những việc phải làm, những việc đáp ứng như thế nào thì hồn tồn để mở, và mỗi một yêu cầu của ISO 9001 có thể mở ra cả một “hệ thống con” nằm trong hệ thống lớn. Chẳng hạn như những công cụ thống kê, kiểm sốt q trình, các cơng cụ quản lý dự án hay lập kế hoạch… Việc tích hợp những cơng cụ quản lý này trong một hệ thống tổng thể dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 là rất quan trọng nhằm giảm thiểu những nguồn lực, tận
22
dụng tối đa những tác dụng của các công cụ naỳ và đặc biệt là đảm bảo một sự hoạt động nhịp nhàng khơng có xung đột trong các cơng cụ của hệ thống. Việc tích hợp các cơng cụ này trong hệ thống cũng bao gồm việc xây dựng các qui trình, phân cơng trách nhiệm thực hiện, hệ thống quản lý các tài liệu và hồ sơ theo tiêu chuẩn chung của ISO 9000 – và khi đó, những cơng cụ này đã trở thành một phần của hệ thống ISO 9000.
Thứ hai là sự tích hợp của các hệ thống – bao gồm các hệ thống theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO 14000, OHS 18000… và các mơ hình quản lý như HACCP, GMP hay quản lý tri thức doanh nghiệp (KM), quản lý quan hệ khách hàng (CRM)…Từ nền tảng vững chắc của hệ thống quản lý chất lượng truyền thống, các hệ thống quản lý tiên tiến như Quản lý tri thức, Quản lý quan hệ khách hàng… tạo điều kiện cho nguồn tri thức doanh nghiệp được kiến tạo và sẻ chia thấu đáo. Những thông tin về khách hàng, thị trường; những bài học kinh nghiệm; kiến thức, kỹ năng của các thành viên trong tổ chức được trao đổi, cập nhật và ngày một nâng cao. Chính những cơng cụ quản lý mới này giúp cho hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn khơng ngừng phát huy nội lực, đồng thời có những tính năng mới, đưa cơng ty, tổ chức lên tầm phát triển cao hơn.
Thứ ba, là sự phát triển các ứng dụng Công nghệ thông tin hỗ trợ hệ thống. Sức mạnh của công nghệ thơng tin giúp tính năng ưu việt của hệ thống quản lý được thể hiện và giảm mối bận tâm đến mặt trái của nó. Chẳng hạn với hệ thống văn bản ISO, việc lưu giữ, sử dụng hồ sơ, tài liệu dạng giấy tờ trong nhiều công ty lớn đã trở thành nỗi lo lắng của nhân viên. Việc áp dụng trực tuyến hệ thống ISO (ISO-Online) cho phép các thành viên truy cập và sử dụng hệ thống một cách thuận tiện, việc chia sẻ thông tin, cập nhật trở nên dễ dàng hơn.
Tiểu kết chương 2
Trong chương 2 là toàn bộ những lý luận cũng như những kiến thức cơ bản của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, thông qua những nội dung này giúp người đọc có cái nhìn tổng quan, sâu sắc hơn về bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Những kiến thức ở chương 2, như nội dung, các lợi ích, nguyên tắc, lợi ích, yêu cầu…. là cơ sở tiền đề để em tiếp tục triển khai những nội dung ở chương 3.
23
CHƯƠNG 3. TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
3.1. Tình hình triển khai ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với các doanh nghiệp doanh nghiệp
3.1.1. Sự tiếp cận của các doanh nghiệp với bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Công cuộc dổi mới đất nước vào ăm 1986 với quá trình chuyển nhanh sang cơ chế thị trường đang được mở rộng, các tiềm năng con người được khơi dậy, quyền lợi người tiêu dùng và khách hàng được đề cao và pháp luật bảo vệ. Tình hình mới đòi hỏi sự thay đổi nội dung và phương pháp tiến hành quản lý chất lượng sản phẩm cungc có vai trị quan trọng.
Tiếp theo là pháp lệnh do Hội đồng nhà nước ban hành ngày 16/7/1990 và pháp lệnh chất lượng hàng hóa được cơng bố 02/01/1991 là những văn bản quan trọng thể hiện nhận thức các nhà lãnh đạo. Đặc biệt cuối năm 1999 và đầu năm 2000, cùng với việc đổi mới sâu sắc hệ thống văn bản Pháp lệnh Nhà nước đã bổ sung, sửa đổi hai văn bản, pháp lệnh chất lượng hàng hóa và pháp lệnh đo lịng.
Trước những địi hỏi cần thiết phải nâng cao nhận thức và hiểu biết, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hiện nay tiếp cận với tiêu chuẩn quốc tế, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lương đã phối hợp các tổ chức quốc tế, cũng đã rút ra nhiều chương trình đào tạo, huấn luyện các cuộc hội thảo, các hội nghị chất lượng. Các chương trình xoay quanh việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho các doanh nghiệp Việt Nam. Qua các chương trình đào tạo, huấn luyện này đã phổ cập tuyên truyền quảng bá những kiến thức, cách tiếp cận mới các cấp quản lý, các giới chuyên môn, nhân viên trong các doanh nghiệp. Đồng thời qua đó các doanh nghiệp, các cơ quan cũng có điều kiện áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Những cải tiến bước đầu quản lý chất lượng tại những cơ quan nhà nước và cơ sở kinh doanh theo tinh thần pháp lệnh trên đã đem lại những sắc thái mới, tạo sự phong phú đa dạng cho thị trường, tạo điều kiện thuận lợi cho sự chuyển biến về nhận thức các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, các nhân viên các doanh nghiệp.
3.1.2. Các bước áp dụng ISO 9000 đối với một doanh nghiệp
Việc tiến hành áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với một doanh nghiệp sẽ được tiến hành qua các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát
24
triển tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000. Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Bước 3: Ðánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn. Ðây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, cơng ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ: Xây dựng sổ tay chất lượng. Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan, Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.
Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000 Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau: Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000. Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra. Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả. Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau: Ðánh giá trước chứng nhận: Ðánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách có hiệu quả khơng, xác định các vấn đề cịn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính cơng ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện. Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn phù hợp ISO 9000.
25
Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau khơng phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Cơng ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận. Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của cơng ty
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện quan đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến khơng ngừng hệ thống chất lượng của công ty.
3.1.3. Cách tổ chức và áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong các doanh nghiệp
Thực trạng nhận thức được thể hiện qua kết quả điều tra ban đầu nhận thức về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 của Ủy ban kinh tế xã hội khu vực Châu Á Thái Bình Dương trong chương trình hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 như sau:
Bảng 1: Kết quả điều tra ban đầu nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9000 TT Tên doanh nghiệp Sản phẩm chính Số lao
động
Nhận thức về ISO 9000 1 Xí nghiệp dệt len Sài Gòn Quần áo len dệt 400 0 2 HTX may mặc tiến bộ Quần áo may sẵn 200 Rất ít
Qua kết quả điều tra trên thì yêu cầu cấp bách đối với nhận thức của các doanh nghiệp Việt Nam cần phải thay đổi. Hội nghị chất lượng Việt Nam lần thứ nhất do Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam phối hợp với tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế, các chuyên gia nước ngoài tổ chức vào tháng 8 – 1995 xem như cột mốc đánh dấu thay đổi nhật thức trong hoạt động quản lý chất lượng tại Việt Nam
Quá trình xây dựng và áp dung bộ tiêu chuẩn ISO 9000 càng được xúc tiến mạnh mẽ nhờ các hoạt động sơi nổi, tích cực của phong trào chất lượng. Diễn đàn ISO 9000 đã xúc tiến mạnh mẽ việc áp dụng bộ tiêu chuẩn này trong các doanh nghiệp.
• Kết quả áp dụng
26
Thời gian Số doanh nghiệp áp dụng ISO
1995 1 8/1996 3 12/1997 11 12/1998 21 12/1999 95 4/2000 130 6/2000 156 2003 Gần 1200 2004 Gần 1500
Qua kết quả điều tra ở bảng trên thì số lượng doanh nghiệp tính tới 2004 thì số doanh nghiệp áp dụng ISO qua các năm có sự gia tăng đáng kể. Tuy nhiên xét trên bình diện chung thì các doanh nghiệp được chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 rất ít, đặc biệt các công ty được chứng nhận đều là các cơng ty liên doanh có vốn đầu tư nước ngồi.
3.1.4. Thực trạng của các doanh nghiệp đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9000
Nước ta hiện nay có khoảng 900 doanh nghiệp áp dụng và đạt chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Đây là con số đáng khích lệ và nó đã chứng minh được tính hiệu quả của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với các doanh nghiệp Việt Nam.
Sau khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 đã có nhiều chuyển biến và kết quả tốt, sản phẩm nhiều doanh nghiệp bắt đầu có vị trí trên thị trường, có khả năng cạnh tranh gây được uy tín chất lượng đối với khách hàng…Nhiều doanh nghiệp xem việc áp dụng quản lý chất lượng ISO 9000 là một cuộc đấu “ siêu lợi nhuận”. Việc áp dụng ISO 9000, các doanh nghiệp đã đạt được những lợi thế cụ thể như:
- Trình độ các cấp quản lý có nhiều tiến bộ hiệu quả - Trình độ cán bộ cơng nhân tăng, có ý thức trách nhiệm. - Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả, hợp lý hóa sản xuất.
27
- Chất lượng sản phầm đã áp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước. Các doanh nghiệp đã nâng cao được uy tín, thỏa mãn tiêu dùng.
- Tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, ổn định, phù hợp với yêu cầu của khách hàng, tạo ra sức cạnh tranh mới chco doanh nghiệp.
Để làm rõ hơn những thành tựu này ta sẽ xem xét và nghiên cứu thực trạng áp dung ISO của một số doanh nghiệp cụ thể:
3.1.4.1. Cơng ty Giầy Thượng Đình
Sau khi phát hiện và nắm bắt đầy đủ hệ thống quản lý chất lượng theo ISOO 9000 là khoa học và có hiệu quả đồng thời phù hợp với thực tiễn cơng ty. Vì vậy, từ năm 1996 cơng ty đã thường xun tổ chức nghiên cứu, học tập và quyết tâm xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9000.
Sau thời gian áp dụng Cơng ty giày Thượng Đình là doanh nghiệp đầu tiên của Việt Nam đước 2 tổ chức PSB và Quacert cấp chứng chỉ công nhận hệ thống quản lý