PHẦN IV: CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÍ CỦA CƠNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN MECANIME
4.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:
4.2.1 Bộ phận quản lý( Ban giám đốc)
Bao gồm Giám đốc và Phó giám đốc. Đứng đầu Cơng ty là Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp trực tiếp bổ nhiệm
* Giám đốc: điều hành Công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền ra chỉ thị mệnh lệnh mà mọi người trong công ty phải nghiêm chỉnh chấp hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trước pháp luật, Bộ Công nghiệp và tồn thể Cơng nhân viên cơng ty.
Giám đốc Công ty được độc quyền tổ chức bộ máy quản lý và mạng lưới kinh doanh cho phép phù hợp với nhiệm vụ của Công ty và các quyết định phân cấp quản lý của Bộ. Vì vậy, mỗi quyết định của Gíam đốc ảnh hưởng rất lớn trong phạm vi tồn doanh nghiệp.
* Phó giám đốc
Do Giám đốc Công ty lựa chọn và đề nghị Bộ trưởng Bộ Cơng nghiệp bổ nhiệm.
Phó giám đốc giúp Giám đốc điều hành theo phân cơng và uỷ quyền của Gíam đốc.
* Các quyền hạn của Phó giám đốc
¬ Được quyền kiểm tra đôn đốc và nhắc nhở các thành viên trong phạm vi
phụ trách của mình
¬ Được quyền kí kết các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình và
¬ Chịu trách nhiệm trước Gíam đốc về nhiệm vụ được phân cơng và uỷ
nhiệm
¬ Tham mưu cho Giám đốc điều hành và quản lý một số lĩnh vực trong công
tác kinh doanh.
4.2.2. Các phòng ban chức năng
Với quy mơ gọn nhẹ, Cơng ty bao gồm phịn quản lý và kinh doanh trong đó có 3 phịng trực thuộc, 1 chi nhánh và 1 văn phòng đại diện.
* Phòng ban quản lý
Bao gồm phòng tổ chức kế hoạch, phịng tài chính kế tốn và văn phịng Cơng ty. Nhiệm vụ của phịng ban này gồm có:
ϖ Theo dõi các quy chế chính sách của Cơng ty giám sát các hoạt động và thu nhận thơng tin, các chính sách quốc gia để gửi về văn phòng, đồng thời thực hiện tất cả các cơng tác hành chính sự vụ của cơng ty như in ấn tài liệu văn phòng phẩm, phục vụ điều hành tổng đài và mạng lưới điện thoại Công ty.
ϖ Giúp Giám đốc thực hiện các cơng việc có liên quan đối với cơng tác tổ
chức hành chính, lao động tiền lương, thưởng theo đúng chế độ và chính sách.
ϖ Tham mưu cho Giám đốc sắp xếp, tổ chức lao động nhằm sử dụng lao động một cách có hiệu quả, xây dựng chỉ tiêu về biên chế.
ϖ Riêng phịng tài chính kế tốn, có nhiệm vụ theo dõi và quản lý vốn đề ra theo những chiến lược của Công ty về vốn, tổng hợp tất cả các số liệu của kế tốn để tính lãi, lỗ, tình hình thu chi của Cơng ty, làm các thủ tục thanh toán nội địa giữa Cơng ty với đơn vị trong nước, thanh tốn ngoại tệ giữa công ty với các cơng ty nước ngồi khi xuất nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh. * Phòng kinh doanh của MECANIMEX
Bao gồm phòng xuất nhập khẩu, xúc tiến thương mại đầu tư và kinh doanh nội địa. Những nhiệm vụ chính của phịng ban kinh doanh là:
• Giao dịch và ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với các đơn vị nước ngoài làm các thủ tục nghiên cứu các mặt hàng từ bước đầu cho đến bước cuối cùng, tìm kiếm mặt hàng, mở rộng thị trường trong cũng như ngoài nước. Đối với hợp đồng nội phải đôn đốc khách hàng thực hiện hợp đồng và giao hàng đúng hẹn, chất lượng hàng đảm bảo.
• Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại như tổ chức và tham gia các triển lãm thương mại trong và ngoài nước, nghiên cứu thị trường nước ngồi, quảng bá giới thiệu các sản phẩm cơng nghiệp và mặt hàng xuất nhập khẩu của MECANIMEX trên phạm vi nội địa và quốc tế.
* Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh
Hoạt động kinh doanh theo chỉ thị của Giám đốc chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về mọi mặt hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh
* Văn phịng đại diện ở Hải Phịng
Có nhiệm vụ thưc hiện mọi nhiệm vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu tai cảng Hải Phòng
* Phân bổ cán bộ và cơng nhân viên trong các phịng ban:
Do tính chất gọn nhẹ và hiệu quả trong cơ cấu tổ chức, hiện nay tại MECANIMEX tổng số cán bộ công nhân viên là trên 70 người và được phân
bổ đồng đều vào các vị trí phịng ban phù hợp với trình độ và năng lực chun mơn. Cán bộ trong Công ty chủ yếu tốt nghiệp các trường đại học Kinh tế quốc dân, đại học Bách khoa Hà Nội, đại học Ngoại thương Hà Nội… Do đó, trình độ các bộ ở đây luôn bảo đảm được các yêu cầu cơ bản cho hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Tuổi đời bình qn của các cán bộ công nhân viên tại Công ty dao động trong khoảng 35- 40 tuổi. Đây là độ tuổi giàu kinh nghiệm và khá sung sức, có khả năng đóng góp hiệu quả vào mọi mặt hoạt động kinh doanh sản xuất của MECANIMEX. Điều này một lần nữa khẳng định tính chất đa dạng trong bộ máy nhân lực của Công ty và chế độ lương thưởng, đãi ngộ hợp lý của MECANIMEX đã thu hút và duy trì được nguồn nhân lực mạnh về chuyên môn và giàu về kinh nghiệm.