CHƯƠNG 3: KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG
3.3.4. Kế toán kiểm kê đánh giá nguyên phụ liệu:
− Để đáp ứng nhu cầu cung cấp thơng tin kịp thời về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, phát hiện kịp thờ chênh lệch thừa, thiếu giữa sổ sách và thực tế, đảm bảo tài sản cũng như phục vụ tốt hơn cho sản xuất. Định kỳ 6 tháng một lân công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Ban kiểm kê được lập gồm: Ban giám đốc, đại diện các đơn vị khác, thủ kho, kế toán vật tu.
− Việc kiểm kê số lượng, chủng loại, đánh giá chất lượng, vật liệu dựa vào bảng kê các nguyên vật liệu tịn kho do thủ kho lập ra. Sau đó đối chiếu với báo cáo nhập, xuất, tồn do kế toán vật tư lập.
− Tùy theo từng trường hợp thừa thiếu, hư hỏng, kém chất lượng mà cơng ty sẽ có những biện pháp xử lý thích hợp.
Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa:
− Khi phát hiện nguyên vật liệu thừa trong kho, kế toán tiến hành xác định nguyên nhân ngay tại thời điểm kiểm kê. Nếu nguyên vật liệu thừa trong quá trình kiểm kê, thơng thường cơng ty yêu cầu nhập thêm phần thừa lại kho và chỉ theo dõi số lượng, khơng hạch tốn thêm giá trị trên sổ sách.
Chứng từ sử dụng:
− Biên bản kiểm kê − Phiếu nộp vật tư
Luân chuyển chứng từ:
− Mô tả: Phịng kế tốn lập biên bản kiểm kê 2 liên, chuyển cho Phòng kho vận liên 2, liên 1 lưu tại Phịng kế tốn theo ngày. Phòng kho vận căn cứ vào liên 2 lập phiếu nộp vật tư 3 liên. Liên 1 chuyển cho kế toán, liên 2 và 3 lưu tại phòng kho vận theo số thứ tự. Phịng kế tốn nhận phiếu nộp vật tư kiểm tra, đối chiếu với Biên bản kiểm kê. Sau đó ghi sổ, và lưu phiếu nộp theo số thứ tự tại phịng kế tốn
SVTT: ĐỖ HỮU VIỆT 47 Phòng kế tốn Phịng kho vận Bắt đầu Lập biên bản kiểm kê (2 liên) Biên bản kiêm kê 1 2
Kiểm tra đối chiếu, ghi sổ Phiếu nộp vật tư Biên bản kiêm kê 1 1 D N Lập phiếu nộp vật tư (3 liên) Biên bản kiêm kê 2 3 Phiếu nộp vật tư 1 D N Phiếu nộp vật tư 2
Lưu đồ 3.8: Quy trình kiểm kê
Ngun tắc hạch tốn:
− Cơng ty chỉ theo dõi số lượng NPL phát hiện thừa, không theo dõi giá trị nên chỉ hạch toán theo số lượng
Nợ TK 1521: Số lượng NPL phát hiện thừa khi kiểm kê Có 6111: Số lượng NPL phát hiện thừa khi kiểm kê
Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu:
− Cũng tương tự như trường hợp phát hiện thừa nguyên vật liệu khi kiểm kê. Công ty chỉ theo dõi số lượng tồn kho, khơng theo dõi giá trị.
Ngun tắc hạch tốn:
Nợ TK 6111: Số lượng NPL phát hiện thiếu khi kiểm kê
Có TK 1521: Số lượng NPL phát hiện thiếu khi kiểm kê.
3.3.5. Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
− Do công ty kinh doanh trong lĩnh vực thời trang, tính cạnh tranh cao, xu hưởng thay đổi thị hiếu của người tiêu dùng cũng cao. Nên hàng tồn kho của công ty rất dễ bị xuống cấp,
lỗi thời, lạc hậu. Do vậy, cuối năm, cơng ty ln trích lập một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Phương pháp hạch tốn:
Nợ TK 632233: Có TK 159:
Ví dụ: Ngày 31/12/2011 theo phiếu kế tốn HLDP12 cơng ty hồn nhập dự phịng 2010 kế tốn ghi:
Nợ TK 159: 3.361.678.530đ
Có TK 632233: 3.361.678.530đ
3.4. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu:
− Cơng ty hiện đang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu, tức là việc theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư được thực hiện đồng thời riêng biệt ở cả bộ phận kho và phịng kế tốn thơng qua thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng vật tư, từng nhóm vật tư của mỗi kho. Cụ thể:
Tại kho:
− Vì cơng ty sử dụng hệ thống máy vi tính nối mạng nội bộ nên việc quản lý nguyên vật liệu tại kho được đơn giản hóa và thuận tiện hơn rất nhiều.
− Hằng ngày, khi nguyên vật liệu nhập, xuất kho, thống kê dữ liệu vào máy vi tính đúng chủng loại, đúng số lượng vật tư thực nhập, thực xuất. Trong quá trình nhập liệu, phần mềm máy vi tính sẽ tự động đưa dữ liệu vào thẻ kho, đồng thời thủ kho cũng ghi thủ công thẻ kho để theo dõi riêng nhằm theo dõi sát đúng, chính xác. Nếu có sai sót thì điều chỉnh kip thời. Cuối kỳ thủ kho ghi tổng số lượng nhập, xuất, tồn rồi chuyển lên cho kế toán đối chiếu kiểm tra.
Tại phịng kế tốn:
− Hằng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất do bộ phận kho chuyển lên. Kế toán vật tư kiểm tra, xem xét, thực hiện việc nhập liệu. Máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào thẻ kho, sổ chi tiết.
− Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu và tiến hành đối chiếu, kểm tra với kho xem có sự chênh lệch, sai sót giữa sổ sách kế tốn và thẻ kho hay khơng. Nhằm điều chỉnh kịp thời.
SỔ SÁCH KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ Chứng từ ghi sổ:
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG 1B Quang Trung, P.8, Q.Gò Vấp, TP.HCM