4.1. Nhận xét:
4.1.1. Ưu điểm:
Qua thời gian nghiên cứu thực tế cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty, em có nhận xét sau:
− Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Fast bussiness 2010 nên qui trình kế tốn rất hợp lý. Các chứng từ hóa đơn đều được lập đúng thời điểm và theo mẫu qui định. Bên cạnh đó, cơng ty có nhân viên thường xuyên nâng cấp hệ thống máy tính.
− Cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp lúc hình thành xuất, nhập, tồn các loại nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu và thời gian cung cấp. Kết chuyển chính xác chi phí nguyên vật liệu vào chi phí của các đối tượng sử dụng.
− Nguyên vật liệu nhập kho đều được bộ phận KCS kiểm tra nhằm hạn chế nguyên vật liệu kém phẩm chất hay hư hỏng. Tại kho, nguyên vật liệu được công ty bảo quản tốt tạo điều kiện cho sản phẩm đạt chất lượng cao.
− Kế toán mở sổ chi tiết theo từng kho và từng loại vật liệu giúp cho bộ phận kinh doanh lập kế hoạch mua nguyên vật liệu một cách kịp thời, chính xác.
− Nguyên vật liêu được phân loại và có mã riêng rất thuận lợi cho cơng tác kế tốn máy trong việc lập bản cân đối nhập, xuất, tồn; sổ cái; sổ chi tiết.
− Công ty sử dụng các chứng từ nhập xuất theo đúng qui định nhà nước ban hành, và thực hiện trình tự luân chuyển chứng từ một cách hợp lý.
− Kế toán thường xuyên xuống kho để kiểm kê nhằm đánh giá việc nhập xuất, dự trữ nguyên vật liệu. Đồng thời phản ánh về việc mất phẩm chất cũng như tồn không sử dụng. Để giải phóng thanh lý bảo đảm thơng thống và phù hợp với quy định lưu kho.
− Nguyên liệu nhận gia cơng từ bên ngồi cơng ty khơng theo dõi giá trị và không theo dõi trên tài khoản 002, điều này khác với phần lý luận. Tuy nhiên, Công ty nhận gia công theo giá CM nên nguyên vật liệu nhận khơng cần tính giá, và ngun vật liệu theo dõi theo từng kho khác nhau và theo từng mã vật tư, nên việc không theo dõi trên tài khoản 002 mà theo dõi trên 1521 theo kho KG152.1A/B: nguyên vật liệu nhận gia công. Giúp cho việc theo dõi, quản lý và tính tốn được đơn giản hơn.
4.1.2. Nhược điểm:
- Luân chuyển chứng từ từ khi phát sinh đến khi đến phịng kế tốn cịn tốn nhiều thời gian. Do đó, kế tốn cập nhật số liệu trong q trình nhập xuất cịn hạn chế.
- Ngày lập chứng từ và ngày phát sinh nghiệp vụ thực tế không thống nhất. Dễ làm cho số liệu trong sổ sách kế tốn và thực tế khơng khớp đúng. Gây kho khăn rất nhiều trong việc kiểm kê.
- Cơ sở đối chiếu số liệu của kế toán bị hạn chế.
- Tiến trình từ khâu mua đến khâu nhập kho nguyên vật liệu thiếu sự liên kết giữa các bộ phận liên quan. Bộ phận kế hoạch sản xuất chỉ đặt mua theo nhu cầu khơng có sự giám sát khi nguyên liệu về nhập kho. Các bộ phận liên quan chỉ nhận thơng tin từ nhau, chứ khơng có sự giám sát lẫn nhau.
- Phân nhiệm cơng tác kế tốn cịn chịng chéo, một nhân viên kế toán quản lý nhiều mảng khác nhau. Một mảng lại được phân nhiệm nhiều kế toán quản lý.
- Nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê, công ty không quy trách nhiệm liên quan. Nên đã tạo khe hỡ trong việc quản lý. Dễ thất thoát nguyên phụ liệu trong kho. Mà chỉ hạch toán giảm hoặc tăng số lượng nguyên vật liệu tồn kho.
- Kế tốn khơng theo dõi trong trường hợp ngun vật liệu về kho nhưng chưa có chứng từ nhập kho. Đã ảnh hưởng nhiều đến cơng tác kế tốn. Chẳng hạn, như chưa nhập kho mà đã xuất lên xi nghiệp sản xuất. Khi xảy ra sai sót thì việc điều chỉnh rất khó khăn và mất thời gian. Nếu trường hợp sai sót xảy ra vào cuối kỳ kế tốn, làm ảnh hưởng đến tính kịp thời và chính xác của nguyên tắc kế toán.
- Tại kho nguyên liệu khu B, việc sắp xếp và bảo quản nguyên liệu rất hỗn độn. Nguyên vật liệu để sắp xếp khơng trật tự, khơng có bản tên.
- Hình thức kế tốn cơng ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Nhưng mẫu sổ mà công ty sử dụng in báo cáo hàng quý, năm là mẫu của hình thức Nhật ký chung.
4.2. Kiến nghị:
- Chứng từ liên quan của nghiệp vụ phát sinh phải chuyển ngay cho kế toán, để kế toán đối chiếu kiểm tra, xác nhận và cập nhận kịp thời. Hoặc nghiệp vụ đó chỉ được phát sinh khi có sự kiểm sốt của kế tốn thông qua chữ ký.
- Ngày lập chứng từ và ngày phát sinh nghiệp vụ thực tế phải cùng một ngày để đảm bảo tính liên tục của cơng tác kế tốn. Chứng từ chỉ được lập đúng tại thời điểm có nhu cầu. Tránh tình trạng lập chứng từ trước vài ngày sau mới có nhu cầu. Ví dụ: Khi xí nghiệp có nhu cầu cấp vải thì Xí nghiệp lập đề nghị chuyển cho bộ phận kho lập phiếu xuất kho, chuyển cho thủ kho và xí nghiệp. Đồng thời xí nghiệp căn cứ vào phiếu xuất kho lấy vải từ kho. Khi đó q trình lập chứng từ và thực tế phát sinh nghiệp vụ xảy ra đồng thời trong ngày. Điều đó đảm bảo tính hợp lý cho cơng tác kế tốn. Thuận tiện và dễ dàng cho công tác kiểm kê.
- Chứng từ chuyển lên cho kế toán bị giới hạn về sự đối chiếu. Giống như đã trình bày trong phần vẽ các lưu đồ. Đối với một nghiệp vụ khi phát sinh phải chuyển cho kế tốn tồn bộ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ đó.
Ví dụ:
Ở nghiệp vụ nhập kho mua trong nước nguyên phụ liệu, hiện tại bộ phận kế toán chỉ được cung cấp hóa đơn đỏ cộng với phiếu nhập vật tư. Kế toán bị giới hạn về phạm vi đối chiếu, kiểm tra số ngun liệu nhập về có đúng khơng, hay ngun liệu có đảm bảo được chất lượng nhu trong hợp đồng hay khơng. Vì thế cần chuyển cho kế toán thêm Packing list, biên bản kiểm hàng, để kế tốn có cơ sở kiểm tra, đối chiếu và xác nhận được tính phẩm chất của nguyên liệu.
Hoặc ở khâu xuất kho, ngoài việc chuyển phiếu xuất kho cho kế tốn cịn kèm theo giấy đề nghị cấp phát vật tư. Để xác nhận số liệu cấp phát đúng theo yêu cầu đề nghị.
Còn ở khâu xét duyệt mua: cần chuyển cho kế toán định mức nguyên vật liệu khách hàng duyệt và định mức sản phẩm của Phòng Kỹ thuật Chất lượng, để kế toán kiểm soát việc mua nguyên liệu là hợp lý. Vì hiện tại cơng ty đặt mua ngun vật liệu theo định mức trong chiết tính của Phịng Kế hoạch thị trường. Điều đó kế tốn khơng kiểm sốt được việc mua nguyên phụ liệu có đúng nhu cầu sản xuất hay khơng. Làm giới hạn về khả năng kiểm soát của kế toán.
- Bộ phận đặt mua nguyên phụ liệu cần kiểm tra giám sát khi nguyên vật liệu về nhập kho, để xem xét tình hình ngun vật liệu đặt mua có đúng theo nhu cầu hay không, về chất lượng cũng nhu số lượng nguyên vật liệu về nhập kho. Các bộ phận liên quan ngồi việc nhận thơng tin phải kiểm tra giám sát thông tin, ngay từ khi nhận thông tin. Để đảm bảo thơng tin đó đáng tin cậy.
- Phịng kế toán cần thiết kế lại phần hành kế toán. Mảng công nợ phải thu hoặc phải trả chỉ nên tập trung cho 1 kế toán theo dõi. Kế tốn cơng nợ phải trả của cơng ty hiện 3 kế toán theo dõi thì khơng hợp lý với tình hình hiện tại của công ty. Một nhà cung cấp chiếm tỷ trọng nợ không lớn nhưng phải 3 kế toán theo dõi: phải trả nguyên liệu, phải trả phụ liệu và phải trả bao bì, cơng cụ dụng cụ. Làm cho cơng tác quản lý đối chiếu cơng nợ trở nên khó khăn và tốn thời gian.
- Công ty cần quy trách nhiệm rõ ràng cho việc quản lý kho, trong trường hợp thiếu hụt vượt định mức cần có biện phát xử phạt thích đang nhằm đảm bảo khơng có sự mất mát do
biển thủ tài sản, tư lợi cá nhân…Đồng thời, Cơng ty cần dựa theo chế độ kế tốn và chuẩn mục kế toán số 2 “hàng tồn kho” để xử lý.
Ví dụ:
Trường hợp phát hiện thừa khi kiểm kê: trường hợp này Công ty thường không xác định được nguyên nhân cụ thể. Có những nguyên vật liệu thừa mà sổ sách kế tốn khơng có. Vì thế, Cơng ty nên xử lý giảm giá vốn hoặc ghi tăng thu nhập khác.
Nợ 1521: Trị giá vật liệu thừa khi kiểm kê Có 63211: Trị giá vật liệu thừa
Có 711: Thừa khơng tìm ra được ngun nhân
Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê: tùy theo mức độ thiếu hụt, công ty nên xử lý ghi tăng giá vốn nếu thiếu trong định mức và trừ vào lương nhân viên quản lý kho. Nhằm quán triệt tình hình thất thốt tài sản cơng ty. Cụ thể:
Nợ 63211: Trị giá vật liệu thiếu trong định mức Nợ 334100: Trừ vào lương nhân viên kho
Có 1521: Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê.
- Hệ thống kế toán theo dõi chặt chẽ việc hàng về tới kho, nếu chưa có chứng từ yêu cầu nhập kho theo giá tạm tính, và có sự xác nhận số lượng của thủ kho. Nhằm tránh tình trạng mất tài sản ảnh hưởng đế tiến độ sản xuất và cơng tác kế tốn. Cũng như ảnh hưởng đến đối tác bên ngoài.
- Tại kho nguyên liệu khu B, cần giám sát chặt chẽ về tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Khu B đặt xa bộ máy quản lý, nên rất dễ xảy ra chênh lệch số liệu về sổ sách. Cần có sự giám sát của kế tốn khi nhập xuất vật tư. Ban quản lý công ty nên thường xuyên qua khu B để giám sát, để hạn chế vấn đề sai sót xảy ra.
- Cơng ty nên áp dụng nhất qn về hình thức sổ sách kế tốn theo quy định của chế độ kế tốn. Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ thì tồn bộ mẫu sổ sách báo cáo nên sử dụng của hình thức này. Vì cơng ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc ghi sổ rất nhẹ nhàng. Đồng thời mẫu sổ sách cũng được thiết kế sẵn trong chương trình. Nên việc sử dụng mẫu sổ nào khơng khó khăn đối với Cơng ty. Vì thế, cơng ty nên xem xét lại mẫu sổ báo cáo hiện tại và sử dụng đúng với hình thức kế tốn mà cơng ty đang áp dụng.