II. Giới thiệu khái quát công ty TNHH Thương Mại Jtrue
2.4 Cơ cấu tổ chức
2.4.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
2.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
2.4.2.1 Giám đốc
Là người đại diện về mặt pháp lý của Công ty trước pháp luật và cơ quan Nhà nước, chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động của công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.
2.4.2.2 Phó giám đốc
Là người giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của cơng ty.
Giám đốc Phó giám đốc Phịng kinh doanh tổng hợp Phịng kỹ thuật Phịng kế tốn – nhân sự -Hướng dẫn - Lắp ráp - Bảo hành -Dịch vụ - Phân phối - Bán lẻ -Tuyển dụng -Công nợ - Thủ quỹ - Kho hàng
Sinh viên: Nguyễn ThịTâm: QT1802N 35 Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty.
2.4.2.3 Phòng kinh doanh tổng hợp
Là bộ phận tham mưu, giúp việc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụcủa Công ty (cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị trường 1, dịch vụ tư vấn thanh tốn quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ). Công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch cơng việc của Phịng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Tổ chức bộ máy nhân sự, phân cơng cơng việc trong Phịng để hồn thành ngân sách năm, kế hoach cơng việc của phịng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phịng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Cơng ty.
2.4.2.4 Phịng kếtoán - nhân sự
Điều hành các hoạt động trong phịng của mình.
Tương tác, hỗ trợ các phịng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự.
Lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự.
Lập kế hoạch thu – chi hàng tháng, quý, năm đảm bảo hoạt động SXKD có hiệu quả, cân đối nguồn thu, chi và điều hồ sử dụng vốn trong tồn Cơng ty;
Phối hợp với các bộ phận có liên quan làm việc với các tổ chức tín dụng về những vấn đề có liên quan đến hợp đồng vay vốn; chủ động cân đối sử dụng nguồn vốn vay có hiệu quả.
Sinh viên: Nguyễn ThịTâm: QT1802N 36 Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc quản lý nguồn vốn của Công ty, kiểm tra quỹ thường xuyên và đột xuất theo quy định;
Hàng quý tổng hợp và đề xuất công nợ phải thu – nợ phải trả có tuổi nợ lâu năm, tham mưu cho Giám đốc xử lý đúng theo quy định.
Kiểm tra chứng từ ban đầu: chi phí quản lý, chi phí trực tiếp thực hiện các dự án Công ty của bên quản lý
Thường xuyên kiểm tra việc quản lý, kiểm soát việc sử dụng tài sản, tiền vốn của Công ty cũng như việc lập chứng từ và thanh toán, hạch toán kế toán theo chế độ.
Hàng tháng quyết toán thuế giá trị gia tăng: Kiểm tra thuế đầu vào và đầu ra; kê khai theo quy định (vào ngày 20 hàng tháng). Quản lý và sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật. Hàng q báo cáo tình hình sử dụng hố đơn cho cơ quan thuế, lập và giao hoá đơn cho khách hàng theo quy định;
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định. Hàng quý, 6 tháng, 9 tháng, năm lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của luật.
Lập báo cáo quản trị thường xun và đột xuất cho các phịng ban có liên quan khi có yêu cầu để tổng hợp báo cáo cho Giám đốc.
Xác định các chi phí, giá thành cũng như thực hiện việc tổng hợp, phân tích kết quả hoạt động SXKD;
Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán, các tài sản thuộc sở hữu của Công ty theo quy định và sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật, bảo mật số liệu kế tốn theo quy định của điều lệ Cơng ty.
Xây dựng và thực hiện tốt quy chế phối hợp giữa các bộ phận có liên quan, để giải quyết cơng việc mang tính thống nhất và đạt hiệu quả cao.
2.4.2.4 Phòng kỹ thuật
Cơng tác kiểm sốt và bảo đảm chất lượng sản phẩm.
Đề xuất các phương án lựa chọn sản phẩm kinh doanh hướng dẫn chuyển giao sản phẩm cho khách hàng.
Tổ chức hướng dẫn về quy trình cơng nghệ của sản phẩm cho nhân viên bán hàng hiểu rõ về chức năng của sản phẩm để giới thiệu cho khách hàng.
Hướng dẫn cho khách hàng về chức năng và cách sử dụng của sản phẩm khi đến giao hàng và lắp ráp tại nhà khách hàng.
Sinh viên: Nguyễn ThịTâm: QT1802N 37 Tham gia điều tra nguyên nhân sự cố hỏng hóc máy móc, thiết bị tại các hệ thống siêu thị,xác định nguyên nhân hư hỏng và khắc phục các sự cố máy móc, thiết bị: sửa chữa.
Tổ chức thực hiện bảo hành sản phẩm việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng định kỳ khi khách hàng yêu cầu hoặc sữa chữa khi hết thời gian bảo hành của sản phẩm.
Tham gia đánh giá trình độ chun mơn về kỹ thuật thơng qua các hình thức tuyển chọn, thi nâng bậc như ra đề thi, phỏng vấn ứng viên tuyển dụng, đề xuất cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng người vào các vị trí kỹ thuật cơng ty cần tuyển dụng.