b) Tỷ lệ số dư đảm phí
3.3.3. Về việc kiểm sốt và giảm chi phí
Để quản trị chi phí hiệu quả thì phải tập trung làm tốt những việc sau:
Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho từng đơn vị trong tồn cơng ty trong từng thời kỳ.
Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận hợp lý, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ cơng ty, vừa đảm bảo lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận cịn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho Cơng ty cĩ mức độ tăng trưởng cao và bền vững.
Kiểm sốt việc sử dụng các tài sản trong cơng ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
Lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của từng bộ phận trong cơng ty. Như vậy, phải cĩ sự nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của cơng ty.
Thu thập thơng tin về chi phí thực tế. Cơng việc này khơng chỉ là trách nhiệm của phịng kế tốn mà tất cả các bộ phận cũng phải tham gia để chủ động hơn trong việc xử lý thơng tin chi phí và các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể.
Phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thơng tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, cơng ty sẽ xác định các chi phí và kiểm sốt được từng bộ phận nhân viên.
Phải thành lập bộ phận quản lý chi phí tại từng bộ phận trong Cơng ty. Bộ phận quản lý chi phí này dựa vào các thống kê kế tốn, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương,… Sau đĩ tiến hành phân loại, tổng hợp, phân tích và đánh giá các khoản chi phí, so sánh kết quả phân loại của kỳ này với kỳ trước của đơn vị mình với các đơn vị cùng ngành, cùng lĩnh vực sản xuất. Qua đĩ, bộ phận quản lý chi phí cĩ thể chỉ ra các mặt mạnh cũng như những thiếu sĩt của đơn vị trong kỳ. Ngồi ra, bộ phận quản lý chi phí cịn giúp Ban giám đốc cơng ty hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí cĩ ảnh hưởng quan trọng đến sự tồn tại của Cơng ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khốn; xác định chiến lược tài chính cho các dự án của cơng ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất,... Để cắt giảm chi phí được hiệu quả, ta phải:
Điều đầu tiên cần phải tính đến: phân tích qui trình tạo nên giá trị gia tăng để biết đâu là chi phí tốt, đâu là chi phí xấu (cĩ thể trực tiếp hay gián tiếp).
GVHD: Th.S: Đỗ Khánh Ly SVTT: Vương Quốc Tuấn – DHKT5CTLT
Theo đĩ, chi phí tốt là loại chi phí mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, đáp ứng được nguyện vọng của khách hàng - chi phí gĩp phần quan trọng tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Chẳng hạn như: cơng ty đang sản xuất kinh doanh các mặt hàng sợi.. khách mua hàng tại cơng ty khơng chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm mà cịn quan tâm nhiều đến chất lượng dịch vụ: thời gian giao hàng, đổi trả hàng … vì theo xu hướng hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp nào ngồi kinh doanh mặt hàng thơng thường đều phải kinh doanh thêm một mặt hàng khác gọi là “dịch vụ” để hỗ trợ cho các mặc hàng kia.
Như vậy, chi phí mà cơng ty bỏ ra để nâng cao chất lượng dịch vụ là chi phí tốt. Khách hàng được đáp ứng tốt về nhu cầu dịch vụ cho nền họ sẽ mua hàng hoặc giới thiệu người khác mua hàng nhiều hơn tại cơng ty.
Ngược lại, chi phí xấu là chi phí cĩ thể loại bỏ mà khơng làm giảm lợi thế cạnh tranh. Chẳng hạn, những chi phí phát sinh do những lỗi lầm trong hệ thống quản lý gây ra hay những quyết định sai lầm trong kinh doanh và quản lý. Tất nhiên, sau khi nhận dạng ra các loại chi phí, cần cắt giảm chi phí xấu và giữ hoặc tăng chi phí tốt.
Xác định mức tồn kho hợp lý, dự đốn tình hình thị trường lâm sản và các loại vật liệu cĩ mức biến động cao để cĩ kế hoạch mua vào với khối lượng nhiều, tránh sự tăng giá quá cao sẽ gây ảnh hưởng nhiều đến chi phí, lợi nhuận. Trường hợp khơng dự đốn được, cơng ty nên tồn trữ với khối lượng vừa đủ dùng để khơng phải gánh chịu một khoản chi phí lớn. Bên cạnh đĩ, cơng ty nên tìm thêm nhiều nhà cung cấp và phát huy tốt mối quan hệ với họ để cĩ sự cạnh tranh về giá cả.
Lập dự tốn chi phí ngắn hạn đối với chi phí quản lý doanh nghiệp để quản lý cụ thể hơn. Đồng thời, phân cơng, phân cấp quản lý chi phí, tăng cường hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Cơng ty nên thực hiện cơng khai chi phí đến từng bộ phận cĩ liên quan để đề ra biện pháp cụ thể tiết kiệm chi phí.
Ngồi ra định kỳ hàng tháng, Cơng ty nên tiến hành phân tích tình hình lợi nhuận để thường xun thấy được biến động của lợi nhuận, qua đĩ thấy được nguyên nhân tăng, giảm của lợi nhuận, từ đĩ đề ra những biện pháp khắc phục kịp thời những hạn chế, đồng thời phát huy tối đa những điểm mạnh sao cho mang lại hiệu quả cao nhất.