1.4. Phát triển văn hoá tổchức Trung tâm Giáo dục thường xuyên
1.4.2. Đánh giá các điều kiện thực hiện và thực tế văn hóa tổchức củaTrung
Trung tâm Giáo dục thường xuyên
VHTC được hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của TTGDTX. Q trình đó chịu sự tác động, chi phối của nhiều yếu tố khác nhau. Những yếu tố này chính là điều kiện để phát triển VHTC của TT, bao gồm những yếu tố thuộc về môi trường bên trong của tổ chức và những yếu tố thuộc về mơi trường bên ngồi. Các yếu tố này có thể mang lại những thuận lợi hay thời cơ để phát triển các giá trị tốt đẹp của văn hóa TT nhưng cũng có thể tạo ra những khó khăn, thách thức cần vượt qua để xây dựng một VHTC lành mạnh.
Đánh giá các điều kiện thực hiện và thực tế VHNT là cơ sở quan trọng để xác định sứ mệnh, tầm nhìn và hệ thống giá trị cốt lõi của NT. Đây là những yếu tố quan trọng góp phần hình thành nên VHNT. Bên cạnh đó, những kết quả đánh giá về điều kiện thực tế để xây dựng VHNT sẽ là cơ sở quan trọng để đề ra những tác động phù hợp đến VHNT hiện tại nhằm hướng tới phát triển một VHNT lành mạnh, tích cực.
Để đánh giá các điều kiện thực hiện và thực tế văn hóa của TT GDTX cần đưa ra các câu hỏi. Kết quả trả lời sẽ cho chúng ta biết các thành viên trong TT đang mong muốn điều gì? Điều kiện để thực hiện môi trường văn hóa TT như thế nào? Mơi trường văn hóa của TT ra sao? TT có chú trọng phát triển bầu khơng khí làm việc nhóm, tinh thần tập thể và đồng đội hay không? Các lực lượng liên quan của TT có tham gia vào các hoạt động của TT hay khơng? TT có tạo các điều kiện và có làm tất cả mọi việc vì thành tích học tập tốt nhất của người học hay không? Làm thế nào để bạn biết rằng TT của mình có một bầu khơng khí và văn hóa lành mạnh?
1.4.3. Xây dựng mơi trường văn hóa trong Trung tâm
Mơi trường văn hóa của TTGDTX là một tổng thể, bao gồm các yếu tố của môi trường tự nhiên và các yếu tố của môi trường xã hội. Môi trường tự nhiên của TT bao gồm toàn bộ những điều kiện phục vụ làm việc, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của CB, GV, NV và học viên. Một mơi trường văn hóa tự nhiên phục vụ hiệu quả cho hoạt động giáo dục của TTGDTX cần đáp ứng được những yêu cầu cơ bản như:
- Trong môi trường tự nhiên thể hiện qua chuẩn trường lớp theo quy định. - Lớp học gọn gàng và ngăn nắp.
- Lớp học và xung quanh luôn sạch sẽ và được bảo dưỡng tốt.
- Học sinh ln cảm thấy an tồn và thuận lợi ở tất cả mọi nơi trong NT. - Lớp học gọn gàng, ngăn nắp; sạch sẽ và được bảo dưỡng tốt.
- Mức độ ồn thấp.
- Lớp học dễ nhìn, lơi cuốn và hấp dẫn.
Trong môi trường xã hội của một VHNT tích cực được thể hiện qua các tiêu chí:
- Sự tương tác và phối hợp được khuyến khích.
- Giáo viên và học sinh giao tiếp với nhau có hiệu quả.
- Các quyết định được ban hành với sự tham dự của giáo viên.
- Sự tương tác phối hợp của CB, GV, NV với tất cả học sinh luôn được nuôi dưỡng, đáp ứng, ủng hộ, khuyến khích và coi trọng.
- Nhân viên và học sinh thân thiện.
- NT luôn mở với sự đa dạng và hoan nghênh tất cả các loại văn hoá. - Giáo viên, nhân viên và học sinh ln cảm thấy có đóng góp vào thành cơng của NT.
- Ln có cảm giác cộng đồng.
- NT được tơn trọng vì mang lại giá trị chính bởi CB, GV, NV, HS, HV. - Cha mẹ học sinh luôn cảm thấy NT thân thiện, cởi mở, chào đón, lơi cuốn và có ích.
Nhà quản lý cần phải ý thức xây dựng văn hóa quản lý mơi trường sư phạm phù hợp và hiệu quả với việc tổ chức các hoạt động dạy học cho giáo viên và học sinh. Văn hóa quản lý của nhà lãnh đạo sẽ được đánh giá thông qua chất lượng quản lý môi trường tự nhiên và xã hội của NT.
Trong bối cảnh hội nhập và tồn cầu hóa hiện nay, xây dựng được mơi trường hợp tác, khuyến khích, hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc là u cầu sống cịn để các tổ chức có thể tồn tại và phát triển. Để làm được điều này thì mọi hoạt động, đặc biệt là các hoạt động tài chính trong TT phải cơng khai minh bạch và cơng bằng (phân bổ tài chính dựa trên nhu cầu và hiệu quả hoạt động của các cá nhân và tổ chức, công khai các khoản thu chi). TT nên xây dựng cơ chế khen thưởng cơng việc một cách hợp lí, phải làm cho các thành viên nhận thức được vai trò quan trọng của sự hợp tác, đào tạo các kĩ năng làm việc nhóm và có biện pháp ngăn chặn các hình thức cạnh tranh nội bộ.
1.4.4. Tổ chức các lễ kỷ niệm
Các nghi lễ kỉ niệm tạo bầu khơng khí vui vẻ, cơng nhận thành tích và
thể hiện cái gì đang được đánh giá trong NT và nó giúp NT có một nền văn hóa tốt hơn” (Rick DuFour, Fall)
Hầu hết các trường đều có các buổi lễ chính thức để đánh dấu những bước chuyển trong năm học, những nghi lễ để ràng buộc mọi người với nhau và hình thành một văn hố bất thành văn, những truyền thống có ý nghĩa để định hình những nhân viên mới được tuyển dụng và các nhân viên được thuê theo mùa vụ. Những hoạt động này có thể tăng cường tính chun nghiệp và sự phối hợp.
Các ngày lễ của NT tập trung vào 3 nội dung chính: 1) Những ngày lễ tơn vinh truyền thống, thành tích và những người có đóng góp với NT; 2) Những ngày lễ để phát triển các hoạt động chuyên môn, học thuật; 3) Những ngày lễ để tăng cường sự giao lưu, tìm hiểu giữa các thành viên trong và ngoài NT; giữa NT với các lực lượng xã hội khác.
Các buổi lễ là các hoạt động tương đối mất nhiều công sức và thời gian
để nhắc đến những thành công, truyền tải những giá trị văn hố, ghi nhận sự đóng góp của giáo viên và học sinh. Mỗi giai đoạn chuyển đổi trong năm học có thể là thời gian đề nói lên bản chất về sự phối hợp trong NT. Chẳng hạn, ở một trường đơ thị, giáo viên nhóm họp trước khi năm học bắt đầu vào mùa thu để chia sẻ hy vọng, ý kiến và kế hoạch cho năm tới. Việc làm này đã ràng buộc các thành viên với nhau để chia sẻ kinh nghiệm.
1.4.5. Xây dựng hồ sơ văn hóa tổ chức
Hồ sơ VHTC (Organizational Cultural Profile - OCP) được đưa ra bởi các nhà nghiên cứu O’Reilly, Denison khi các tác giả này thiết kế các bộ cơng cụ với những kích thước để xác định đặc điểm của VHTC hiện tại và những mong muốn về VHTC trong tương lai. Denison đưa ra bốn kích thước để xác định đặc điểm VHTC bao gồm: tầm nhìn, khả năng thích ứng, sự tham gia và tính nhất quán.
Vận dụng tư tưởng của những nghiên cứu nói trên, chúng ta có thể sử dụng cách xây dựng hồ sơ VHTC để có một cái nhìn tổng thể về VHTC hiện
tại, đồng thời mở ra viễn cảnh về sự phát triển của VHTC trong giai đoạn tiếp theo. Đây sẽ là định hướng quan trọng giúp các nhà lãnh đạo xác định đâu là những yếu tố văn hóa cần giữ gìn, phát huy; đâu là những yếu tố văn hóa cần bổ sung, thay đổi.
Mỗi tổ chức có lịch sử và có các giai đoạn cũng như đặc điểm phát triển văn hóa riêng của mình, vì vậy mỗi tổ chức nên có hồ sơ văn hóa của mình ghi chép quá trình phát triển của tổ chức, cách thức tổ chức các nghi lễ, sử dụng các truyền thống, giải thích các triết lí…
Việc xây dựng hồ sơ VHTC cho phép xác định những đặc điểm cở bản của VHTC hiện tại cũng như hình dung về những đặc điểm mong muốn trong tương lai của VHTC. Hồ sơ VHTC thường được xây dựng dựa trên sự tham gia của tập thể. Các thành viên cùng xác định những giá trị, những nét đặc trưng, những truyền thống tốt đẹp đã được hình thành. Đồng thời, các thành viên cùng hình dung về những điều tốt đẹp cần hướng tới trong tương lai đối với tổ chức của mình.
1.4.6. Đánh giá văn hóa nhà trường
Đánh giá VHNT thực chất là trả lời các câu hỏi: VHNT hiện nay như thế nào? VHNT trong tương lai mà các thành viên mong muốn là gì? Làm thế nào để thu hẹp khoảng cách giữa VHNT thực tại với VHNT trong tương lai.
Hiệu trưởng trước khi xây dựng VHNT và để thúc đẩy sự phát triển của một mơi trường văn hóa tích cực cần thực hiện các đánh giá NT và cá nhân: đánh giá các giá trị cá nhân, các giá trị văn hóa hiện tại đang tồn tại trong NT, các giá trị tích cực và tiêu cực, các giá trị văn hóa mà các thành viên mong muốn, phát hiện các vấn đề… Đánh giá các ảnh hưởng của văn hóa đối với sự phát triển của đội ngũ, sự thỏa mãn của khách hàng bên trong và bên ngoài NT, sự thay đổi của tổ chức, của cơ cấu quản lí, của q trình giao tiếp và ra quyết định và ảnh hưởng văn hóa lên bầu khơng khí của NT.
giá trị văn hóa chính thống, sự hợp tác giữa các thành viên, tính hợp thức và nhất quán của hành vi của các thành viên trong trường, môi trường sư phạm của NT (môi trường tự nhiên và mơi trường xã hội).
1.4.7. Xây dựng tính chun nghiệp của các thành viên của tổ chức
Theo từ điển Việt Nam (Viện Ngôn ngữ học, NXB Đà Nẵng, 2006) về mặt tính từ, chuyên nghiệp nghĩa là: chuyên là một nghề, lấy một việc, một hoạt động nào đó làm nghề chun mơn; phân biệt với nghiệp dư. Theo từ điển Anh - Anh - Việt (NXB Văn hóa thơng tin, 1999) professional (chuyên
nghiệp): doing as a jod sth which others do only as an interest or a hobby
(tạm dịch: là một việc gì đó như một cơng việc mà người khác làm chỉ vì hứng thú hoặc sở thích). Như vậy, chun nghiệp có thể hiểu theo nghĩa đơn giản nhất, là chuyên tâm vào nghề nghiệp, công việc. Ai chuyên tâm và tận lực với nghề nghiệp, cơng việc của mình; chất lượng và hiệu quả làm việc của họ thường rất cao. Tính chun nghiệp khơng chỉ có trong các cơng việc có quy mơ lớn, mức độ phức tạp cao mà phải thể hiện ngay trong từng công việc nhỏ, hàng ngày. Mục đích của sự chuyên nghiệp là nhằm tạo ra sự hoàn chỉnh, chất lượng, hiệu quả và tin cậy, những điều đó chỉ có được khi tất cả các chi tiết dù là nhỏ nhất đều phải được thiết lập đồng bộ, nhất quán, hợp lý.
Tính chun nghiệp khơng phải cái gì đó phức tạp, khó thực hiện, mà ngược lại nó được thể hiện, đánh giá ở những việc đơn giản thường ngày. Chẳng hạn như: không để điện thoại đổ chuông quá 3 tiếng mà không nhấc máy; không để chuông điện thoại kêu trong phòng họp; đi làm đúng giờ; khơng được trễ hẹn, nếu trễ thì phải báo; khơng được đi dép lê, guốc, mặc áo thun trong công sở. Đối với ngành nghề, cơng việc khác nhau, tính chun nghiệp có những u cầu khác nhau. Tính chun nghiệp trong cơng việc của những người làm công tác tiếp nhận giải quyết hồ sơ của cơng dân khác với những kế tốn viên, tính chun nghiệp của kế tốn viên khác với kiểm tốn viên, tính chun nghiệp của đội lễ tân khác với đội bảo vệ... Để đạt tới tính chuyên nghiệp của cả một tập thể, một tổ chức thì mỗi vị trí cơng việc cần
phải được xác định rõ từng nhiệm vụ và mỗi các nhân phải hiểu rõ, đồng thời có khả năng thực hiện chuyên nghiệp. Tính chuyên nghiệp của mỗi tổ chức, công ty được đánh giá ở mỗi nhân viên. Vì thế, mỗi tổ chức, cơng ty, nhất là những tổ chức, cơng ty lớn, có bề dầy hoạt động lâu năm để xây dựng “chuẩn mực nghề nghiệp” và yêu cầu nhân viên phải tuân thủ.
Để xây dựng tính chuyên nghiệp cho các thành viên trong tổ chức cấn chú ý đến các vấn đề cơ bản sau đây:
Thứ nhất, thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ
về cơng việc. Có ba loại kiến thức mà các thành viên trong tổ chức cần phải tích lũy trong suốt thời gian làm việc là: kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên môn hẹp và kiến thức cần thiết để xử lý các tình huống xảy ra. Kiến thức cơ bản làm nền tảng cho chuyên môn. Kiến thức chuyên môn hẹp là những kiến thức cần thiết phải có để thực hiện cơng việc, nếu khơng có đầy đủ kiến thức chuyên mơn hẹp thì CBCC khó có thể thực hiện tốt cơng việc của mình. Những kiến thức cần thiết để xử lý các tình huống xảy ra là kiến thức cần phải có liên quan đến cơng việc mà các thành viên đang đảm nhận để xử lý tình huống một cách tốt đẹp, hiệu quả. Ví dụ, một người làm cơng tác tổ chức cán bộ của một cơ quan thuộc ngành giáo dục cần có kiến thức rộng, cơ bản về quản lý nguồn nhân lực, về tổ chức bộ máy hành chính, về quản trị nhân sự và cũng rất cần phải có những kiến thức cần thiết về cơng tác tổ chức cán bộ của ngành giáo dục với những đặc thù riêng của ngành. Đồng thời, cũng phải trang bị cho mình những kiến thức về quan hệ, giao tiếp, văn hóa, về đặc điểm tổ chức của địa phương nơi họ công tác...
Thứ hai, khơng ngừng rèn luyện để hồn thiện, nâng cao kỹ năng thực
hiện công việc. Nếu kiến thức là sự hiểu biết về cơng việc thì kỹ năng chính là cách thức làm việc, là tổ chức triển khai công việc, là trả lời câu hỏi: làm cơng việc đó như thế nào? Người có kỹ năng làm việc là người tổ chức tốt công việc, làm việc một cách thành thục, trơi chảy có kết quả tốt. Người chưa có kỹ năng làm việc thường vụng về. Không biết phải triển khai công việc như thế
nào, làm việc hay gặp trục trặc và kết quả làm việc thường không cao. Kỹ năng làm việc không phải là thứ “trời cho”, mà do tập rèn mất nhiều thời gian mới có được.
Thứ ba, xây dựng quy trình cơng việc. Cơng việc cần được chia thành
các phần việc nhỏ khác nhau và được sắp xếp tiến hành theo trình tự cần thiết nhất định. Khi thực hiện các thao tác để hồn thành từng phần việc nhỏ, thì từng bước, các thành viên đã thực hiện hồn thành các phần việc theo trình tự được sắp xếp theo quy định và kết quả là cơng việc được hồn thành theo những chuẩn mực đã đề ra từ trước. Ví dụ, để tổ chức triển khai một khóa học theo kế hoạch, cần thiết phải đưa ra tất cả các phần việc theo trình tự từ xây dựng kế hoạch chi tiết, phân công công việc, ra quyết định, phát giấy triệu tập học viên, mời giảng viên, dự trù kinh phí, chuẩn bị văn phịng phẩm, tổ chức lớp học, khai mạc, theo dõi lớp, đánh giá, bế mạc, thanh quyết toán, làm báo cáo. Tất cả các phần việc được chia nhỏ và xác định cụ thể làm như thế nào, để các thành viên dễ dàng thực hiện theo yêu cầu.
Thứ tư, chú ý các yếu tố bổ trợ khác như: môi trường làm việc, cách
thức lãnh đạo, quản lý, thái độ làm việc, tình trạng sức khỏe, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, xử phạt đều là những yếu tố có tác dụng ảnh hưởng trực tiếp đến tính chuyên nghiệp của các thành viên. Là yếu tố bổ trợ, nhưng chúng có vai trị rất lớn đối với tính chun nghiệp, như chế độ đãi ngộ thấp, khơng có tính cạnh tranh, thì khó có thể nói đến sự nhiệt tình, tận tụy lâu dài đối với cơng việc.
Để xây dựng tính chun nghiệp cho đội ngũ CB, GV, NV không nên chú trọng yếu tố này, xem nhẹ yếu tố kia, mà cần phải chú ý xây dựng, phát triển tất