2.2.1. Khảo sát hiện trạng
Qua quá trình khảo sát hệ thống mua bán hàng hóa tại Cơng ty, tơi đã thấy được hiện trạng mua bán hàng của hệ thống bao gồm các vấn đề như sau:
- Quản lý mặt hàng
Công ty kinh doanh trong lĩnh vực nội thất, với các mặt hàngnhư: giường ngủ, bàn ghế, tủ các loại và một số mặt hàng khác, chúng được trưng bày trong cửa hàng. Thông tin các mặt hàng này (tên mặt hàng, giá bán) đượclưu vào một cuốn sổ riêng để tiện cho việc quyết định giá bán sau này. Đa số các sản phẩm nội thất là những mặt hàng có giá trị lớn nên giám đốc là người trực tiếp lựa chọn, quyết định mua mặt hàng gì khi hết hàng hoặc có nhu cầu mua thêm mặt hàng gì cho đợt kinh doanh sắp tới.
- Quản lý nhà cung cấp
Với đặc thù của lĩnh vực kinh doanh là sản phẩm đa dạng, phong phú, Công ty phải mua hàng ở nhiều nhà cung cấp khác nhau, một trong số đó có: tập đồn kỹ nghệ gỗ Trường Thành, nệm Vạn Thành, Công ty nội thất 190. Công ty là đại lý cấp 1 tin cậy của các nhà cung cấp này trong một thời gian dài và việc quản lý các thông tin nhà cung cấp (tên, địa chỉ, số điện thoại) được ghi vào một cuốn sổ để tiện cho việc đặt hàng và thanh tốn trong q trình mua hàng.
Thơng thường thì nhà cung cấp gửi mẫu hàng qua e-mail, giám đốc sẽ lựa chọn mẫu hàng trước và gửi e-mail, hoặc trực tiếp gọi điện thoại cho nhà cung cấp để đặt hàng. Sau khi đã đặt hàng thành công, tùy vào nhà cung cấp mà Cơng ty được hưởng các chính sách giảm giá, chiết khấu khác nhau và vận chuyển hàng về kho công ty.
- Quản lý kho hàng
Sau khi đã vận chuyển hàng về kho, nhân viên thủ kho phải làm thủ tục nhập kho tại kho của Cơng ty. Mỗi lần nhập kho thì lập một phiếu nhập, phiếu nhập được tổng hợp từ những hóa đơn mua hàng và được lập theo quy định của pháp luật. Phiếu nhập do thủ kho lập và chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng, tình trạng của hàng nhập về. Trong quá trình kiểm tra hàng để nhập kho, nếu sản phẩm không đúng quy cách hay chất lượng như trong đơn đặt hàng thì thủ kho sẽ báo lại cho giám đốc biết, để kịp thời thông báo cho nhà cung cấp biết và trả lại hàng hóa đó.
Cơng ty có 1 kho để chứa tất cả các mặt hàng nhập về, do 1thủ kho quản lý. Cuối mỗi tuần, thủ kho sẽ tiến hành kiểm hàng và lập phiếu kiểm hàng trong kho để biết mặt hàng nào đã hết hoặc gần hết để báo lại cho giám đốc và mỗi khi trên cửa hàng có yêu cầu mặt hàng nào đó, thủ kho kiểm tra xem trong kho có mặt hàng đó khơng, nếu có thì lập phiếu xuất để xuất mặt hàng đó lên cửa hàng.
- Quản lý khách hàng
Đại đa số khách hàng đến với Công ty là khách đi qua đường và được người quen giới thiệu hoặc thông qua các tờ rơi của cơng ty. Họ tìm kiếm và quyết định mua những sản phẩm mà họ cần khi ghé thăm cửa hàng. Khi khách hàng mua sản phẩm, thông tin của họ (tên, địa chỉ, số điện thoại) được ghi vào một cuốn sổ riêng do nhân viên bán hàng lập để tiện cho việc thanh toán và giao hàng.
- Quản lý bán hàng
với khách hàng để tìm hiểu thơng tin về nhu cầu của họ (loại sản phẩm, tính năng, mẫu mã, kích thước, màu sắc, hãng sản xuất, chất lượng, giá cả), những điều mà họ mong muốn ở sản phẩm của Công ty. Sau khi đã nắm bắt, hiểu rõ được nhu cầu của khách hàng, nhân viên bán hàng kiểm tra trong cửa hàng có còn mặt hàng như khách yêu cầu nữa hay khơng. Nếu có thì giới thiệu những sản phẩm đó, nếu khơng có thì cũng thơng báo lại cho khách biết.
Sau khi khách hàng đã quyết định chọn mua sản phẩm, nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn, trên hóa đơn thể hiện các thơng tin như: tên Cơng ty, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại của bên bán; tên người mua hàng, tên đơn vị, địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh tốn, mã số thuế của bên mua; tổng số hàng, tên hàng hóa - dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, cộng tiền hàng, thuế suất GTGT, tổng cộng tiền thanh toán, chữ ký của người mua hàng, người bán. Hóa đơn này gồm 2 liên, liên 1 dùng để lưu, liên 2 gửi cho khách hàng. Tùy vào số lượng hàng mua hay khách quen của cửa hàng mà Cơng ty áp dụng các chính sách giảm giá, chiết khấu khác nhau.
Khách hàng có thể thanh tốn 100% hoặc đặt cọc trước 20% tổng giá trị của hàng hóa. Lúc này, nhân viên bán hàng lập phiếu thu cho số tiền đặt cọc này. Số cịn lại được thanh tốn khi Công ty giao hàng tận nơi cho khách. Nhân viên bán hàng hướng dẫn sử dụng hàng cho khách, đồng thời nhận tiền mà khách hàng thanh toán, cùng với các hóa đơn chứng từ giao lại cho kế tốn.
Cơng ty có một đội ngũ lái xe thường trực, bao gồm: xe ben, ơ tơ tải nhỏ, xích lơ, xe máy, mỗi khi cần thì có thể huy động đội ngũ lái xe này. Tùy vào mặt hàng, khối lượng sản phẩm, địa chỉ của khách mà quyết định lựa chọn phương tiện vận chuyển cho phù hợp. Ở đây, Công ty giao hàng tận nơi và chịu 100% chi phí vận chuyển cho khách hàng.