CHƯƠNG 7 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC SỔ KẾ TỐN
7.2.2. Các loại sổ kế toán
Sổ kế tốn là cơng cụ để ghi chép, tổng hợp thơng tin kế tốn một cách có hệ thống trên cơ sở chứng từ gốc nên sổ kế tốn có rất nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của đối tượng kế toán. Để thuận tiện trong việc sử dụng các loại sổ có nội dung, kết cấu và hình thức khác nhau, cần thiết phải phân loại sổ kế toán theo những đặc trưng chủ yếu nhằm mục đích lựa chọn các loại sổ thích hợp với cơng tác kế tốn và tổ chức quản lý ở đơn vị.
a. Sổ tổng hợp và chi tiết
Trong thực tế, người ta chỉ quan đến nội dung ghi chép, do đó, sổ sách kế toán cũng chia sổ kế toán theo nội dung ghi chép và được chia thành 2 loại:
- Sổ kế toán tổng hợp: là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo các tài khoản như sổ cái chẳng hạn.
- Sổ kế toán chi tiết: là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo tài khoản cấp 3, 4 hoặc sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán với người mua,…
b. Sổ tờ rời và đóng quyển
Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ, sổ kế toán được chia thành hai loại: sổ đóng thành quyển và sổ tờ rời.
- Sổ tờ rời: là những tờ sổ để riêng lẻ (kẹp trong các bìa cứng) theo một trình tự
nhất định để tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng. Sổ tờ rời có ưu điểm là dễ phân cơng ghi sổ. Tuy nhiên sổ tờ rời rất khó bảo quản, dễ tự tiện thay đổi, bớt tờ sổ nếu không được theo dõi chặt chẽ.
- Sổ đóng thành quyển: là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành những
quyển tập nhất định. Loại sổ này có ưu điểm là giữ được các tờ sổ khơng thất lạc; ngăn ngừa được tình trạng tự ý thêm bớt, thay đổi tờ sổ. Tuy nhiên, nếu
Chương 7. Sổ kế toán và hình thức sổ kế tốn Trang 108
khối lượng ghi chép lớn thì loại sổ này khó phân công công việc cho nhiều người.
Trong thực tế, sổ đóng thành quyển được sử dụng cho các loại sổ quan trọng như: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ kho, sổ cái,… Sổ tờ rời được sử dụng cho các loại sổ cần theo dõi chi tiết, các nhật ký chứng từ, các bảng kê,…
c. Sổ chi tiết theo nội dung kinh tế
Căn cứ vào nội dung kinh tế, sổ kế toán được chia thành các loại: Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết tài sản cố định; Sổ chi tiết thanh toán; Sổ chi phí sản xuất kinh doanh; Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa; Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ cái,…
d. Sổ ghi chép theo thời gian và theo hệ thống
Căn cứ vào phương pháp ghi chép của sổ. Theo cách phân loại này, có 3 loại sổ chủ yếu là: sổ ghi theo trình tự thời gian, sổ ghi theo hệ thống và sổ liên hợp.
Sổ ghi theo trình tự thời gian: là dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,… Kế toán căn cứ vào thời gian phát sinh chứng từ để phản ánh vào các sổ này, không ghi theo từng đối tượng kế toán, chỉ phản ánh số phát sinh của các nghiệp vụ.
Sổ ghi theo hệ thống: là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo tài
khoản như sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản,… Loại sổ này giúp hệ thống hóa thơng tin theo từng đối tượng kế toán ở mức độ tổng hợp hoặc chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính.
Sổ kết hợp: là sổ kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, ví dụ như
sổ nhật ký – sổ cái. Theo đó, trên cùng một trang sổ, nó vừa theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, vừa phản ánh quan hệ đối ứng của các tài khoản được hệ thống theo từng đối tượng kế toán.
e. Số kế toán tổ chức theo kết cấu sổ
Căn cứ vào kết cấu của sổ, sổ kế toán được chia thành các loại sổ: sổ kết cấu kiểu hai bên, sổ kết cấu kiểu một bên, sổ kết cấu nhiều cột và sổ kết cấu bàn cờ.
Sổ kết cấu kiểu hai bên: Là sổ kế toán mà mỗi trang sổ chia thành hai bên để
phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản. Sổ kiểu hai bên thường được mở cho các khoản thanh tốn, vì các khoản nợ và thanh tốn nợ thường phát sinh ở các thời điểm khác nhau và ghi nhận trên cơ sở chứng từ khác nhau nên cần theo dõi riêng, mặt khác tài khoản thanh tốn cũng thưởng có số dư ở hai bên. Sau đây là mẫu sổ kết cấu kiểu hai bên:
Mẫu sổ kết cấu kiểu hai bên
Nợ Tài khoản: XXX Có Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày
Chương 7. Sổ kế tốn và hình thức sổ kế toán Trang 109
Sổ kết cấu kiểu một bên: Là sổ mà phần ghi Nợ tài khoản và phần ghi Có tài
khoản nằm cùng một bên trang sổ. Sau đây là mẫu sổ kết cấu kiểu một bên:
Mẫu sổ kết cấu kiểu một bên Tài khoản: XXX Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày Nợ Có
Sổ kết cấu nhiều cột: là loại sổ dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách
mở nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong một trang sổ.
Mẫu sổ kết cấu nhiều cột Tài khoản: XXX Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng
Ghi Nợ (hoặc Có) tài khoản Tổng số Chia ra Số Ngày tháng Khoản mục 1 Khoản mục 2 …
Sổ kết cấu kiểu nhiều cột thích hợp cho việc phân tích, tổng hợp số liệu của các đối tượng như doanh thu, chi phí.
Sổ bàn cờ: là loại sổ lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát
sinh kiểu bàn cờ. Theo đó, kết cấu của sổ gồm nhiều dòng, nhiều cột, mỗi cột hay mỗi dòng là một tài khoản đối ứng. Các sổ của hình thức nhật ký chứng từ đều có kết cấu theo loại sổ này.
Mẫu số kết cấu kiểu bàn cờ
TK ghi Có TK ghi Nợ TK… TK… TK… TK… TK… TK… TK… TK… TK… TK… TK… TK… Cộng Có
Chương 7. Sổ kế tốn và hình thức sổ kế tốn Trang 110