Bảng 3.4 : Công tác thực hiện phản hồi về phân luồng hồ sơ
4.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
4.2.1 Các giải pháp cụ thể trong từng bước của quy trình thủ tục hải quan nhập
nhập khẩu
Khâu nhận chứng từ từ người xuất khẩu
Để hạn chế tối đa thiếu chứng từ, chứng từ bị sai sót, nhầm lẫn, Cơng ty có thể yêu cầu bên đối tác gửi trước bản sao chứng từ qua Email. Nhân viên của Công ty sẽ kiểm tra thật kỹ những nội dung và chứng từ mà đối tác gửi trước, nếu thấy có vấn đề gì thì phản hồi thơng tin ngay để kịp thời sửa chữa, bổ sung. Nếu tất cả các chứng từ đã đầy đủ và chính xác mới thơng báo cho bên XK gửi bộ chứng từ hoàn chỉnh.
Bên cạnh đó Cơng ty cũng phải đơn đốc phía đối tác gửi bộ chứng từ cần thiết đúng thời gian, tiêu chuẩn để việc thực hiện hợp đồng được thuận lợi.
Khâu chuẩn bị hồ sơ hải quan
Tờ khai hải quan trước khi gửi tới cơ quan hải quan thì cần được kiểm tra một cách kỹ càng, chính xác các thơng số hạn chế các sai sót để rồi sau khi truyền tới hải quan tránh phải làm lại, thay tờ khai hải quan. Nếu để xảy ra việc thay tờ khai thường xuyên sẽ mất đi lịng tin cũng như để lại ấn tượng khơng hay về hình ảnh Cơng ty đối với cơ quan hải quan.
Các nhân viên phòng XNK cũng cần chú ý tới thời gian để đi làm thủ tục hải quan. Nhiều khi gần hết giờ hành chính nhân viên mới đi xin dấu hải quan do đó vội vàng khơng mang đủ các giấy tờ hoặc đến nơi thì cơ quan hải quan không làm việc nữa, như vậy sẽ rất mất công sức đi lại vất vả và tốn thời gian.
Đăng kí tờ khai và phối hợp với cơng chức hải quan
Cơng ty hiện vẫn đang tiến hành cả hình thức khai hải quan truyền thống và khai hải quan từ xa. Như vậy sẽ gặp nhiều rắc rối trong việc quản lý hồ sơ, hồ sơ
lưu trữ không được hệ thống. Cơng ty cần chuyển sang sử dụng một hình thức khai hải quan để tiện quản lý giấy tờ và dễ dàng trong khâu thực hiện.
Khi khai hải quan phải áp đúng mã hàng hóa mà cơng ty thấy phù hợp với hàng mà cơng ty nhập về. Bên cạnh đó nếu mặt hàng mà công ty nhập về là hàng mà công ty đã từng nhập trước đó, cơng ty có thể tham khảo lại những tờ khai về mặt hàng đó mà đã được cơ quan hải quan cho thông quan để tham khảo mã hàng, thuế suất.
Cần phải cập nhật thông tin thường xuyên về hàng hóa, tỷ giá. Áp mã thuế phù hợp với hàng hóa, các thơng tin trên tờ khai cần được khai cụ thể, tỉ mỉ và chính xác để cán bộ hải quan có thể dễ dàng nhận diện được loại hàng công ty nhập, tạo thuận lợi trong khâu phân luồng hồ sơ.
Đối với những hồ sơ bị phân luồng đỏ, thì DN nên tự giác thực hiện việc xuất trình hàng hóa cho cơ quan hải quan kiểm tra và thực hiện các yêu cầu của cơ quan hải quan đưa ra, phối hợp với nhân viên kiểm tra để cơng tác kiểm tra nhanh chóng, mang lại hiệu quả cao, không tốn thời gian của cả hai bên.
Khâu nộp thuế và lệ phí
Thường xun kiểm tra theo dõi tình hình nộp thuế của doanh nghiệp, ln mang theo các giấy tờ chứng minh doanh nghiệp đã nộp thuế khi xuống làm TTHQ tại chi cục hải quan. Ngồi ra kế tốn của cơng ty cần nên thường xun kiểm tra tình hình nộp thuế của DN mình để tránh tình trạng đã nộp thuế rồi mà khi nhân viên hải quan kiểm tra vẫn báo là chưa nộp.