3.3. Phân tích thực trạng quy trình đàm phán nhập khẩu thiết bị máy móc từ
3.3.2. Quy trình đàm phán nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của
công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh Hà Nội.
3.3.2.1. Lập kế hoạch
Đối với đối tác Hoa Kỳ, tùy vào mối quan hệ và mục tiêu đàm phán mà công ty sử dụng những chiến lược đàm phán khác nhau. Chẳng hạn:
Năm 2013 công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN đã sử dụng chiến lược đám phán kiểu mềm để đàm phán với đối tác là hãng Labnet của Hoa Kỳ nhằm đạt thỏa thuận giảm giá bán xuống từ 2- 3%. Hai bên đã đi đến thỏa thuận giảm 2,5% giá bán sản phẩm. Và năm 2014 công ty sử dụng chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc để đàm phán khi xin gia hạn thêm thời gian giao hàng 10 ngày. Nếu nhượng bộ đồng ý thì cơng ty sẽ bị thiệt hại không nhỏ khi không giao hàng đúng hạn cho các khách hàng của mình. Chiến lược đàm phán kiểu cứng cũng được sử dụng nhưng rất ít.
Về kế hoạch nhân sự: tùy vào từng đối tác mà công ty vạch ra kế hoạch đoàn đàm phán gồm bao nhiêu người và thành phần như thế nào. Chẳng hạn khi đàm phán với những đối tác mới thì thành phần đồn đàm phàm thường rất đơng đảo. Do là đối tác mới nên còn nhiều vấn đề liên quan đến đối tác mà công ty chưa nắm bắt được hết. Đồn đàm phán nhất thiết phải có Trưởng phòng kỹ thuật tham gia để đáng giá xem chất lượng sản phẩm có tốt hay khơng. Hoặc chun viên về pháp lý sẽ giúp công ty tránh khỏi những vướng mắc về pháp lý khi làm hợp đồng, tránh khiếu nại, khiếu kiện trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này.
Đối với các đối tác lâu năm, hai bên đã khá hiểu về nhau thì đồn đàm phán được rút gọn chỉ có Giám đốc và trợ lý, hoặc Phó Giám đốc cùng Trợ lý Giám đốc đi đàm phán. Cũng có khi trưởng phòng kinh doanh XNK tiến hành đàm phán qua thư tín, điện thoại.
Ngồi ra, việc lập kế hoạch về địa điểm và thời điểm tiến hành đàm phán cũng được các nhà quản trị công ty quan tâm. Địa điểm đàm phán có thể tại cơng ty hoặc tại trụ sở của đối tác ở Hoa Kỳ.
Và cuối cùng, Công ty sẽ hoạch định một chương trình làm việc phù hợp. Do đó, có thể thấy cơng tác lập kế hoạch đàm phán được các nhà quản trị của công ty cổ phần XNK REXCO tương đối chi tiết, tỉ mỉ.
3.3.2.2. Tổ chức đàm phán
* Chuẩn bị đàm phán
Trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào thì cơng tác chuẩn bị ln đóng vai trị rất quan trọng.
Chuẩn bị thông tin đàm phán
Chuẩn bị thông tin trước khi tiến hành đàm phán là một việc mà công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO luôn thực hiện khi tiến hành đàm phán với các đối tác Hoa Kỳ cho dù đó là khách hàng quen biết lâu năm. Đối với các công ty quen thuộc, cơng ty chủ yếu tìm hiểu về các thơng tin liên quan đến hàng hóa như chất lượng sản phẩm, giá cả của công ty đưa ra, giá của đối thủ cạnh tranh, thơng tin về thị trường…Cịn nếu công ty đàm phán với các đối tác mới thì cơng ty chuẩn bị thêm các thông tin về công ty như định hướng kinh doanh của công ty trong tương lai, quy mô vốn kinh doanh, cơ cấu tổ chức, nhân lực,…để có thể hiểu thêm về đối tác.
Thơng tin chuẩn bị trước mọi cuộc đàm phán với đối tác đều do nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thu thập, nghiên cứu và phân tích. Các thơng tin cần thiết được thu thập từ các nguồn như:
+ Thông tin đăng tải trên website của đối tác. + Các bảng báo giá, chào hàng mà đối tác gửi đến. + Tài liệu từ lưu trữ nội bộ của công ty.
+ Và từ nguồn khác như: sách báo, tạp chí chun ngành…
Cơng tác chuẩn bị thông tin của cơng ty được coi là vấn đề thường gặp khó khăn trong cơng tác chuẩn bị cho q trình đàm phán.
Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán
Cách tiếp cận mà công ty sử dụng khi đàm phán với các đối tác thường là cách tiếp cận hợp tác. Tuy nhiên, để hợp tác với đối tác trên bàn đàm phán thì địi hỏi việc chuẩn bị các chiến thuật, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng.
- Kỹ thuật mở đầu đàm phán: tạo bầu khơng khí tin tưởng hợp tác với các đối tác.
- Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin: các nhà quản trị sẽ tiến hành bàn bạc với nhau để đưa ra các câu hỏi hiệu quả, xây dựng kỹ năng lắng nghe và cách trả lời câu hỏi phù hợp.
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: các nhà quản trị, đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra, hoặc nhằm làm vơ hiệu hóa ý kiến của đối tác.
Chuẩn bị nội dung đàm phán
Trước khi đàm phán công ty thường xác định một cách chi tiết các nội dung cần bàn bạc trong cuộc đàm phán đó. Các thương vụ khác nhau thì nội dung đàm phán là khác nhau. Khi đàm phán với các đối tác có quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung về giá sản phẩm, thời gian giao hàng hóa; cịn các nội dung khác được thực hiện như các hợp đồng đã ký trước đó. Cịn với các đối tác mới thì các nội dung đàm phán cần chuẩn bị sẽ nhiều điều khoản hơn bao gồm: tên hàng, số lượng, giá cả hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, điều kiện thanh tốn, thưởng phạt trong q trình thực hiện hợp đồng, các điều kiện khiếu nại tranh chấp, điều khoản trọng tài…
Chuẩn bị nhân sự đàm phán
Về vấn đề chuẩn bị nhân sự đàm phán cho cuộc đàm phán với đối tác Hoa Kỳ thường do Giám đốc quyết định. Đối với các hợp đồng quan trọng thì Giám Đốc thường trực tiếp tham gia. Cịn đối với các hợp đồng bình thường thì Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc hoặc trưởng phịng kinh doanh XNK đàm phán, cịn những hợp đồng bình thường thì đồn đàm phán của cơng ty thường khơng cần chuyên gia pháp lý. Hiện nay, cơng ty khơng cần sử dụng phiên dịch vì các thành phần chính của đồn đàm phán đều có khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo.
Chuẩn bị địa điểm và thời gian đàm phán
Một số địa điểm tiến hành đàm phán như:
+ Trụ sở của Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Láng Hạ- Đống Đa- Hà Nôi.
Thời gian đàm phán sẽ do hai bên cùng thống nhất thỏa thuận với nhau nhưng thơng thường là vào giờ hành chính.
Khi địa điểm đàm phán là tại Việt Nam thì cơng ty có thể chủ động lựa chọn thời điểm cho cuộc đàm phán. Cơng ty chủ động lên lịch sau đó bàn bạc với đối tác để xác định thời gian thuận tiện cho cả hai bên.
Chuẩn bị chương trình làm việc
Đối với đối tác là Hoa Kỳ, họ rất q trọng thời gian nên cơng ty có những chương trình làm việc nhanh chóng, tránh kéo dài thời gian để tránh gây mất cảm tình với đối tác.
* Tiến hành đàm phán
Tùy thuộc vào từng thương vụ, từng đối tác mà cơng ty áp dụng các hình thức đàm phán khác nhau một cách linh hoạt. Có khi chỉ phải gặp mặt trực tiếp 1 lần hai bên đã đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng nhưng cũng có khi để ký kết được hợp đồng hai bên còn phải đàm phán thêm qua điện thoại hoặc thư tín thì hợp đồng mới được ký. Dưới đây là tổng hợp các hình thức đàm phán chính mà cơng ty đã sử dụng thành công khi đàm phán ký kết hợp đồng. Bảng 3.5: Các hình thức đàm phán của cơng ty từ 2013- 2015 Đơn vị tính: lần Năm Hinh thức đàm phán Tổng Trực tiếp Qua thư tín Qua điện thoại
Số lần Tỷ lệ(%) Số lần Tỷ lệ(%) Số lần Tỷ lệ(%) 2013 3 50 2 33,3 1 16,6 6 2014 2 25 2 25 4 50 8 2015 3 33,3 3 33,3 4 44,4 9
(Nguồn:Phòng hợp đồng kinh doanh XNK)
Qua báo cáo trên ta thấy: Công ty áp dụng tất cả các hình thức đàm phán với các đối tác Hoa Kỳ. Trong đó, hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụng nhiều nhất trong 2 năm gần đây.
Năm 2013 hình thức đàm phán trực tiếp chiếm 50%, đàm phán qua thư tín chiếm 33,3 % và đàm phán qua điện thoại chiếm 16,6%. Năm 2014 hình thức đàm phán trực tiếp chiếm giảm cịn 25%, đàm phán qua thư tín cũng giảm cịn lên 25% và đàm phán qua điện thoại tăng lên 50 %. Năm 2015 hình thức đàm phán trực tiếp chiếm 33,3 %, đàm phán qua thư tín tăng lên 33,3% và đàm phán qua điện thoại giảm còn lên 44,4 %. Việc lựa chọn hình thức đàm phán bằng thư tín và đàm phán qua điện thoại trong thời gian gần đây không những mang lại những hiệu quả mà cịn giúp cơng ty tiết kiệm được những khoản chi phí đáng kể.
* Kết thúc đàm phán Bảng 3.6: Bảng tổng hợp kết quả đàm phán từ 2013- 2015 Đơn vị tính: cuộc đàm phán Đối tác Kết quả đàm phán 2013 2014 2015 Thành công Thất bại Thành công Thất bại Thành công Thất bại Hãng Labnet 3 0 3 0 3 0 Hãng Geokon 1 0 2 1 2 0 Hãng Thermo Scientific 1 0 1 0 2 0 Hãng Agilent 1 1 1 0 2 0 Tổng 5 1 7 1 9 0
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp của phòng kinh doanh XNK )
Theo báo cáo của phịng kinh doanh XNK thì số lượng. giao dịch đàm phán giữa công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO và các đối tác Hoa Kỳ liên tục tăng lên. Năm 2013 tổng số cuộc đàm phán của công ty là 6 giao dịch trong đó có 5 cuộc đàm phán thành cơng và 1 cuộc đàm phán thất bại. Năm 2014 tổng số cuộc đàm phán là 8 cuộc trong đó có 7 cuộc đàm phán thành cơng chỉ có 1 cuộc đàm phán thất bại. Năm 2015 tổng số cuộc đàm phán tăng lên 9 cuộc và khơng có một cuộc đàm phán nào là thất bại. Số lương giao dịch đàm phán thành công, các bên đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng tăng lên đồng thời số đàm phán không đi đên thỏa thuận chung giảm xuống chứng tỏ kinh nghiệm đàm phán của công ty ngày càng được nâng cao.
3.2.2.3. Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau mỗi cuộc đàm phán thì cơng ty lại họp và đánh giá kết quả của cuộc đàm phán, xem xét những cái gì đã đạt được, những cái gì chưa đạt được. Qua các cuộc đàm phán, các đàm phán viên cũng có thêm kinh nghiệm và tự rút ra bài học cho bản thân. Chẳng hạn sau đàm phán không thành công giữa công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO với hãng Labnet năm 2013 thì cơng ty cũng đã nhân ra những mặt cịn yếu trong cơng tác đàm phán đó là chỉ chú ý đến những mục tiêu đàm phán của công ty mà chưa quan tâm đến đối tác do đó hai bên khó đi đến thỏa thuận chung. Cũng từ việc nhận ra mặt hạn chế mà những lần đàm phán sau công ty cũng sẵn sàng nhượng bộ để đối tác đạt được mục tiêu họ mong muốn mà cơng ty vẫn có lợi.